Администратор выгружает список активов в Excel, распечатывает ведомость, берёт ручку — и идёт по этажам. На каждом этаже сверяет глазами, что стоит на столе, с тем, что написано на бумаге. Возвращается, вносит пометки руками. Если что-то не сошлось — идёт ещё раз. Через неделю, а то и две, ведомость с галочками и вопросительными знаками ложится на стол ИТ-руководителю.

Большинство компаний проводят инвентаризацию именно так — и это в 2026 году. Об автоматизации все, конечно, слышали, но непонятно, что конкретно менять и в каком порядке.

Эта статья — пошаговый разбор перехода к мобильному сканированию: как подготовить данные и периметр, замаркировать активы, провести обход с телефоном, свериться и закрыть расхождения. Мы — команда SimpleOne ITAM, разрабатываем систему управления ИТ-активами. В версии 1.8.0 выпустили функциональность мобильной инвентаризации — и написали этот гайд на основе того, как это работает у нас. 

Что такое мобильная инвентаризация и зачем она нужна

Мобильная инвентаризация — это способ проводить учётный обход с телефоном вместо бумажной ведомости. Исполнитель открывает задачу в системе прямо на телефоне, наводит камеру на штрихкод актива — данные фиксируются в системе сразу, не нужно возвращаться к компьютеру и переносить результаты руками.

Основной выигрыш — скорость. Особенно это ощутимо на складах с большим количеством активов, где заполнение ведомости вручную растягивается на несколько дней. 

Сам процесс инвентаризации при этом не меняется: задача, список активов, сверка, разбор расхождений — всё остаётся. Меняется только то, чем фиксируют результаты обхода.

Штрихкод, QR или RFID: чем маркировать активы

Прежде чем идти по шагам, стоит разобраться с выбором технологии маркировки — от этого зависит, насколько удобным будет само сканирование.

Штрихкод — самый распространённый и дешёвый вариант. Наклейки стоят копейки, печатаются на любом офисном принтере, считываются камерой смартфона. Главный минус: требует прямой видимости и точного наведения — на загроможденной складе или если наклейка повреждена, придется повозиться. На металлических поверхностях штрихкоды держатся хуже, чем QR.

QR-код хранит больше данных и лучше восстанавливается при частичном повреждении — у него встроенная коррекция ошибок. Читается под углом, работает даже если часть метки залита или оторвана. По стоимости сопоставим со штрихкодом, печатается так же. Если маркировка только выстраивается, QR — разумный выбор на перспективу.

RFID — другой уровень автоматизации. Метки считываются без прямой видимости, через коробки и стеллажи, пачками за одно поднесение считывателя. Инвентаризация большого склада, которая со штрихкодами занимает день, с RFID может занять час. Но входной порог высокий: метки дороже, нужен специальный считыватель, на металлических объектах требуются специальные метки. Оправдано на крупных складах с высокой оборачиваемостью, где скорость критична.

Для большинства ИТ-подразделений, которые инвентаризируют оборудование в офисе или небольшом складе, штрихкоды или QR — достаточное решение: дешево, не требует специального оборудования, работает с телефоном.

Шаг 1. Подготовка данных и периметра

Перед началом обхода нужно понять, что именно вы собираетесь там найти. В задачу на инвентаризацию заранее добавляется список активов, которые по учётным данным должны находиться в выбранной локации. Именно по этому списку система потом будет определять, что найдено, что пропало и что оказалось лишним. Если список пустой — обход превращается просто в сбор данных без выводов.

Активы добавляются из тех записей, что уже есть в системе. На этом этапе не нужно специально приводить реестр в порядок или искать дубли — инвентаризация и покажет, где что не так. Типичная картина: в задачу добавили 20 активов, а по итогу обхода насчиталось 100 отсканированных единиц. Это значит, что на складе обнаружилось 80 позиций, которых в учёте там не было. Разбираться с этим — уже следующий шаг, после закрытия задачи.

Периметр одной задачи на инвентаризацию — как правило, одна локация: склад или отдельное расположение. Сканирование идёт только по ней; под каждую дополнительную локацию создаётся отдельная задача. Роли тоже настраиваются заранее: у исполнителя должен быть доступ к задаче в системе — с телефона он будет открывать именно её.

По итогам этого шага: задача создана, локация выбрана, список активов загружен, исполнитель имеет доступ к задаче с мобильного устройства.

Шаг 2. Маркировка и подготовка к сканированию

Сканирование работает только тогда, когда на каждом активе есть читаемая метка, однозначно связанная с записью в системе. Если актив есть в реестре, но на нём нет наклейки, телефон его не распознает: придётся вводить идентификатор вручную, что на большом складе быстро превращается в ту же ручную работу, от которой уходили.

Метка генерируется на основе уникального идентификатора актива в системе и привязывается к его записи при создании. Это делается один раз: распечатал, наклеил — и актив готов к сканированию во всех последующих инвентаризациях.

Перед обходом стоит проверить состояние наклеек. На активах, которые давно стоят на складе, метки могут быть повреждены, залиты, оторваны или закрыты другим оборудованием. Такие активы лучше перемаркировать заранее — иначе во время обхода придётся отвлекаться и терять ритм.

Подготовка устройства занимает несколько минут: зайти в систему с телефона, открыть нужную задачу и убедиться, что камера читает метки. Если система работает только онлайн, заранее проверьте покрытие сети на складе — об этом подробнее в разделе про офлайн ниже.

По итогам этого шага: все активы промаркированы, телефон с открытой задачей готов к работе.

Шаг 3. Проведение инвентаризации

Задача открыта на телефоне. Исполнитель может посмотреть список активов, добавленных в задачу, — но во время сканирования перед ним только видоискатель камеры. Навёл на метку — система показала карточку актива. Переходишь к следующему.

При сканировании возможны четыре сценария, и исполнителю полезно понимать каждый до начала обхода:

1. Актив есть в задаче и метка считалась — система фиксирует его как найденный.

2. Актив есть в системе, но в задачу не добавлялся — например, кто-то принёс оборудование с другого склада. Он тоже отсканируется и получит свой статус.

3. Метка считалась, но в системе такого актива нет вообще — попадёт в ведомость как неопознанная позиция. Так выплывает оборудование, которое никогда не заводили в учёт.

4. Актив-партия — позиция, которая учитывается количеством, а не поштучно. После считывания метки открывается окно для ввода количества. Если исполнитель не знает об этом заранее, первое такое окно вызывает замешательство.

Если метка повреждена и камера её не читает, идентификатор можно ввести вручную прямо с телефона. Это резервный вариант, не основной поток работы.

Несколько человек могут сканировать одновременно, каждый со своего телефона, — все результаты пишутся в одну задачу. На складе с большим количеством активов удобно делить его на зоны: так проще контролировать прогресс и не сканировать одно и то же дважды. В любой момент можно открыть вкладку со списком уже отсканированных активов — он показывает, что реально прошло через камеру в текущей сессии, и отличается от исходного списка задачи.

По итогам этого шага: все доступные активы отсканированы, данные записаны в задачу без ручного ввода в таблицы.

Шаг 4. Сверка и закрытие

Когда сессия сканирования завершена, система автоматически формирует ведомость — её можно скачать и передать ответственному. В ведомости отражается полная картина: какие активы найдены, какие не найдены, какие оказались лишними.

Дальше начинается разбор расхождений. Система показывает факт, но не принимает решений: если актив не найден, нужно выяснить — он списан, перемещён или просто лежит в углу, куда не дошли. Если найден лишний — либо его перенесли без обновления учета, либо он вообще не был зарегистрирован. По каждому расхождению ответственный принимает решение: подтвердить текущее местонахождение, инициировать перемещение или поставить на учёт.

Данные в системе обновляются вручную — автоматического обновления записей активов по итогам инвентаризации нет. Инвентаризация выявляет расхождения, но не меняет учётные данные без подтверждения человека. После того как все расхождения разобраны и данные скорректированы, задача закрывается, ведомость остаётся в системе как зафиксированный результат цикла.

Отдельно про офлайн

Большинство мобильных решений для инвентаризации работают онлайн — данные уходят в систему в момент сканирования. Это удобно, но создаёт зависимость от сети. На складах это реальная проблема: зоны приёмки, дальние стеллажи, подвальные помещения — покрытие Wi-Fi нестабильно, а 4G пробивается через бетон плохо.

Варианта решения два. Первый — проверить покрытие сети до начала обхода и расставить точки доступа там, где связь проседает. Второй — выбрать систему с офлайн-режимом: она сохраняет данные локально на устройстве и синхронизирует их при восстановлении соединения. Это сложнее технически — нужно обрабатывать конфликты при слиянии данных, особенно если несколько человек сканировали одновременно, — но на складах с плохой сетью без офлайна работать некомфортно.

Как это устроено в SimpleOne ITAM 1.8.0

Мобильная инвентаризация встроена в модуль ITAM, отдельного приложения нет. Исполнитель открывает браузер на телефоне, заходит в систему и работает с задачей там же, где её создавал администратор с компьютера. Сканирование идёт по штрихкодам — QR-коды в текущей версии не поддерживаются. Офлайн-режима нет: нужен стабильный доступ к сети во время обхода. Периметр одной задачи — один склад; инвентаризация по нескольким расположениям одновременно в мобильном режиме появится в следующих версиях как отдельный тип задачи.

Резюме

Переход к мобильному сканированию не требует отдельного проекта внедрения. Нужен телефон с доступом к системе, промаркированные активы и задача с заполненным списком. Первый обход по новой схеме обычно занимает столько же времени, сколько привычный — но следующий уже заметно быстрее, потому что реестр становится точнее, а расхождений меньше.

Самое трудоемкое в переходе — привести в порядок маркировку. Если половина активов на складе без наклеек или с нечитаемыми кодами, никакая система не поможет. Именно с этого и стоит начинать.

Как вы проводите инвентаризацию сейчас? Расскажите в комментариях: сколько времени уходит на один цикл, сколько человек задействовано и где чаще всего возникают расхождения.