06.02.2018 15:58
okozintsev 0 8 Источник

В организациях каждый день сталкиваются с огромным количеством документов: договоры, акты, счета, технические задания, информационные письма, конечно часть документов может формировать бухгалтерская система, но договоры, акты, технические задания и письма по прежнему формируются вручную. Чтобы автоматизировать процесс формирования организационно-распределительных документов, можно, специально для вашего предприятия, сформировать базу данных шаблонов типовых документов. Для этого воспользуемся системой Pilot-ECM, которая позволяет автоматизировать процесс заполнения документов.



Предварительные настройки системы Pilot-ECM


Более подробно о системе:



Системы Pilot-ECM и Pilot-ICE используют один и тот же сервер, если необходимо — можно создать единую базу данных всех документов предприятия.
Pilot-ECM автоматически публикует исходные файлы документа в нередактируемом формате XPS, который можно подписать электронно цифровой подписью.
Pilot-Server может работать как в локальной сети предприятия, так и через интернет, клиентские приложения Pilot-ECM и Pilot-ICE поддерживают оффлайн режим работы, аналогично таким сервисам как Dropbox, Яндекс.Диск и OneDrive.


Для организации работы предприятия в системе Pilot-ECM, необходимо подготовить инфраструктуру:


  • установить на сервер Pilot-Server
  • установить Pilot-myAdmin на рабочее место администраторам
  • установить Pilot-ECM на рабочие места пользователям и администраторам

Выполнить настройки системы на рабочем месте администратора. Для того, чтобы можно было автоматически заполнять организационно-распределительные документы, необходимо сформировать базу данных шаблонов, о том, как создать шаблон документа будет написано ниже.


Настройка шаблона документов в Microsoft Word


Необходимо создать файл и определить его свойства, которые будет заполняться в Pilot-ECM.




Вызываем окно дополнительных свойств.



Определяем и добавляем дополнительные свойства.
Затем добавляем в документ дополнительные поля.
Главное меню — Вставка — Текст — Экспресс-блоки



Добавление поля



Выбираем свойства документа, заданные пользователем. Необходимо выбрать поле DocProperty и выбрать необходимое свойство поля.

Добавляем нужное количество полей и сохраняем документ для добавления его в качестве шаблона.


Настройка шаблона документов в LibreOffice


Главное меню — Файл — Свойства




Выбираем место в документе, куда нужно вставить поле.
Затем нажимаем Ctrl+F2 или Главное меню — Вставка — Поле — Ещё поля …



Закладка “Сведения о документе” Тип — Особо


Настройка конфигурации


Необходимо добавить шаблон документа в Pilot-ECM (потребуются права администратора БД). Заходим в Сервис-Настройки-Управление шаблонами документов.
Добавляем новый шаблон и выбираем его тип.



Затем добавляем исходный файл.



Настройка соответствия типа документа и полей карточки шаблону документа выполняется в меню Сервис — Настройки — Управление общими настройками.
Необходимо выбрать или добавить конфигурацию ECM-документы — Автозаполнение полей файлов.
Необходимо выбрать организационную единицу (можно указать всю организацию или какой-то из её отделов).
Затем заполнить Описание конфигурации с помощью формата XML.
Пример конфигурации:


<AutoFillSettings>
    <Type Name="out_contract">
        <Fields Extensions="doc, docx">
            <Field PilotAttr="description" FileField="description" />
            <Field PilotAttr="total_value" FileField="total_value" />
        </Fields>
    </Type>
</AutoFillSettings>

Необходимо определить тип документа Pilot-ECM, расширение файлов и сопоставить поля из карточки Pilot-ECM со свойствами шаблона.


Название типа и атрибутов можно посмотреть в Pilot-myAdmin.



Демонстрация работы


Кейс 1. Создание нового документа



При создании нового документа, свойства обновятся автоматически и шаблон будет заполнен.


Кейс 2. Редактирование карточки документа


Если вы поменяете что-нибудь в карточке документов, то вам необходимо выполнить команду:”Обновить поля файлов”, в результате документ будет обновлён и поля изменены.



Заключение


В результате простых действий, без программирования, можно создать и использовать базу данных шаблонов документов. В результате мы экономим время на поиске информации и очень быстро создаём или изменяем документы, для этого нужно только заполнить или изменить карточку документа и нажать одну кнопку “Обновить поля файлов”.



Демонстрация обновления полей в документе

Комментарии (0)