Как часто испытываем разочарование, увидев в важном документе досадную ошибку, после отправки электронного письма?

Как часто забываем в спешке удалить из документа правки, прочие артефакты, потенциально ослабляющие позицию на ближайшей встрече с контрагентом?

Вместо вступления

Технологии профессиональной подготовки документов содержат широкий спектр инструментов (правки, макросы, версии, поля пользователя, внедрённые объекты, … ).

Профессиональные инструменты оставляют скрытые артефакты внутри документа, потенциально опасные для автора документа, когда в бизнес-процессе контрагента присутствует OSINT.

Открывая приложенный к письму документ, привычно, на автомате делаю две операции:

• просматриваю свойства документа;

• включаю показ правок.

Много раз этих простых действий было достаточно, чтобы узнать:

• кто готовил документ;

• сколько людей его редактировало;

• где хранится документ в сети источника;

• каков был предыдущий контрагент и на каких условиях …

Оставим тему угроз от скрытых артефактов в электронных документах профессионалам OSINT.

Много лет назад, в «прошлой жизни» была попытка решить задачу интеллектуальной защиты в документах.

Ниже по тексту инкарнация 15-летнего опыта, но на несколько ином смысловом уровне.

Постановка задачи

Требуется организационно-техническое решение для снижения интеллектуальных рисков от скрытых артефактов в собственных исходящих документах.

Решение задачи

Общая постановка содержит две подзадачи:

1. Автоматическое обнаружение скрытых артефактов в документах до точки не возврата;

2. Автоматическое удаление скрытых артефактов в случае обнаружения без потери содержания и форматирования.

Заметим, у современных офисных пакетов уже есть функции, в той или иной степени выполняющие требуемую вычислительную задачу. Однако, они часто выпадают из поля зрения пользователя в силу ограниченной функциональности и низкой системности - алогично «размазаны» внутри GUI.

Таким образом, задача относительно просто решается через лёгкую модернизацию уже существующего офисного пакета:

• усиление системности, концентрацией внимания пользователя на имеющихся возможностях;

• дополнение функциональности до приемлемого уровня.

Другими словами, чтобы решить поставленную задачу достаточно москитной доработки в любом офисном пакете.

В данном конкретном случае донором выбран Apache OpenOffice 4, далее AOO — открытый код, прогрессивная лицензия без оплаты.

Искомая функциональность присутствует в AOO на втором-четвёртом иерархических уровнях в разных частях GUI.

Для активации оповещения интеллектуальной защиты в AOO надо сделать 4 (четыре) щелчка мышью:

1. Меню: «Сервис»;

2. Субменю: «Параметры»;

3. Закладка диалога «Безопасность»;

4. Кнопка «Параметры» на панеле «Безопасность».

Большой уровень вложенности, разброс функций по разным частям GUI естественно рассеивает внимание пользователя, снижает частоту обращения пользователя к функциям интеллектуальной защиты документов.

Очевидное решение — совмещение функций обнаружения и удаления скрытых артефактов на первом клике в рамках единого окна.

Очевидное решение — расширение стандартного набора функций штатными средствами разработки.

Очевидное решение — VintageOffice, далее VO, созданный на основе AOO, содержит на тулбаре кнопку, помеченную стилизованным глазиком, отражающим зрачком замочную скважину. Кнопка открывает единое окно.

Кнопка расположена в зоне концентрации внимания команд «не возврата» - «сохранить», «отправить письмо», «печать», «pdf».

Офисный пакет с функциями интеллектуальной защиты персональных документов оформлен как самодостаточная единица распространения.

Сборка произведена для платформы MS Windows.

Минимальные требования: MS Windows XP.

Вместо заключения

Смущение.

Просматривая уже отправленное письмо с многостраничным документом, вдруг, замечаешь в нём «рабочие», если можно так сказать, комментарии, сделанные собственной рукой в процессе редактирования черновика.

— Да, не переживай! Просто глаз «за мылился» от многократных просмотров одного и того же текста. Ошибка из серии «смотрю и не вижу» — успокаивают опытные товарищи.

Смущение на грани отчаяния.

Приходит понимание, что ответного письма уже не будет, а контакт можно удалить из записной книжки.

Смущение на грани отчаяния. Оно проходит.

Вероятно, существуют более эффективные методы страхования рисков присутствия в документах скрытых объектов с компрометирующей информацией.

Однако, найденное решение устраивает заказчика.

Желающие уменьшить риски срытых артефактов в собственных документах загружают свободно VO в разделе Download VintageOffice ниже.

About VintageOffice

VintageOffice содержит ряд москитных модернизаций, выполненных в угоду собственной потребности:

1. Работа с архивами. Корректное открытие кириллических документов [.doc, .xls], созданных ранее 2000 года;

2. Защита архивных документов. Отключение функций сохранения документов в архивных форматах без кодовой страницы;

3. Легко читаемый, современный Arial по-умолчанию вместо антикварного Times;

4. Удалены слабо популярные поисковые системы Euroseek, Excite, Hotbot, Lycos;

5. Интегрирована поисковая система Яндекс;

6. Заблокирован модуль обновлений;

7. Добавлен модуль интеллектуальной защиты документов.

Download VintageOffice

VintageOffice_4.1.6_Win_x86_install_ru.exe ( 134,8 MB )

На условиях APL-v2.0

• Установка VO производится с ограниченным функционалом;

• Полная функциональность включается автоматически после инсталляции Java Runtime Environment (JRE) v8+;

• Рекомендуется Oracle JRE 8 или совместимый пакет.