Веб-клиент 3CX – это интерфейс пользователя / оператора колл-центра 3CX, который в последнее время получает множество улучшений. Но в этой статье мы хотим рассказать про различные статусы присутствия пользователя, которые устанавливаются в веб-клиенте. Используют ли ваши сотрудники эти статусы эффективно?

Статусы присутствия

Если вы начали использовать 3CX недавно или ранее не сталкивались с системами UC – статусы позволяют сотруднику изменять правила обработки входящих вызовов в зависимости от:

  • времени суток

  • занятостью рабочими вопросами (вручную)

  • по событиям календаря (автоматически)

При правильном использовании статусов, звонки и сообщения не будут мешать вам сосредоточиться, например, проводить презентацию. С другой стороны, статус позволяет контролировать поступающие звонки, а не отправлять их “в пустоту”. Например, если человек находится в отпуске, правило, связанное со статусом, перенаправит звонки указанным коллегам по отделу.

В 3CX доступны следующие статусы:

  • Available (Доступен)

  • Away (Отсутствует)

  • Do not disturb (Не беспокоить)

  • Lunch (Обед)

  • Business Trip (Командировка)

Два последних статуса – настраиваемые и их можно переименовать. Подробнее об этом ниже.

Опции статуса

Чтобы изменить статус вручную, нажмите на своем аватаре. Здесь же можно выбрать и временный статус, который будет активен только указанное вами время. Это удобно, если вы знаете, что будете заняты, например, два часа. После двух часов статус автоматически вернется к предыдущему. 

Собственное сообщение статуса

Непосредственно в строке статуса есть значок карандаша, нажав на который можно ввести какое-либо информационное сообщение (до 120 символов). Оно будет показано остальным пользователям, и коллеги будут подробнее знать о вашей доступности.

Пользовательские статусы

Как было сказано, у двух статусов (“Обед” или “Командировка”) можно изменить название в соответствии с вашими требованиями (в разделе “Настройки” > “Статус”). Это полезно, когда в вашей деятельности есть систематические, но нестандартные перерывы - например, работа вне офиса с клиентами. Кроме того, собственный статус можно использовать, когда в определенное время пользователь хочет заблокировать PUSH уведомления.

Например, находясь в офисе, сотрудник не хочет получать звонки в мобильное приложение. В этом случае можно создать пользовательский статус, скажем, “Доступен без PUSH” - и входящие вызовы будут приходить только на настольный IP-телефон, но не в приложение. Это удобно и не раздражает!

Правила переадресации вызовов

Как было сказано, статусы выполняют две функции одновременно - уведомляют коллег о вашей доступности и включают соответствующие правила перенаправления вызовов. В правилах переадресации сотрудник определяет:

  • Что делать с неотвеченными внешними и внутренними вызовами.

  • Куда направить вызов, если добавочный номер занят или недоступен.

Вызов можно просто завершить (это не всем понравится), но можно направить своему коллеге, а также в очередь или группу вызовов. Разумеется, звонок можно переключить и на голосовой ящик. При этом пользователь получает e-mail уведомление с вложением - звуковым файлом голосовой почты. 

Специфические параметры правил

Иногда полезно, чтобы ваш мобильный телефон звонил одновременно с добавочным номером 3CX. Например, если вы часто выходите из офиса, гораздо удобнее, когда звонок дублируется и на “мобильник”. Для этого в настройках статуса “Доступен“ и “Обед“ установите опцию “Также звонить на мобильный“.

Кроме того, можно включить получение нескольких параллельных звонков на ваш добавочный номер. Это часто используется у сотрудников в небольших компаниях, которым одновременно могут дозваниваться несколько клиентов. Важно, чтобы IP-телефон сотрудника поддерживал несколько SIP-линий. Все современные телефоны поддерживают как минимум 2 линии.  

Исключения в правилах переадресации

Автоматическая маршрутизация вызовов – это очень удобно, но не всегда “работает”. В любом правиле могут быть исключения - например, что делать, если к вам звонит член семьи или очень важный клиент? Для таких случаем в настройках правил есть раздел “Исключения”.

Например, если у вас установлен статус DND, а к вам звонит руководитель, нехорошо, если его переключит на другого сотрудника. Поэтому укажите внутренний и внешний номер директора в списке исключений и установите, как должен обрабатываться такой звонок. Обычно в этом случае нужно игнорировать все “блокирующие” статусы.

Также в исключениях можно использовать маску номера. Например, если вы хотите запретить все внешние вызовы на номер руководителя, создайте на его номере исключение и укажите в поле номера звездочку *.

Автоматическое переключение статусов

В веб-клиенте вы также найдете планировщик статусов. Он весьма полезен, если сотрудник работает неполный рабочий день или в другое время, отличающееся от общих часов работы организации (которые централизованно устанавливаются на сервере 3CX). Собственное расписание позволяет автоматически изменять статус сотрудника в определенное время и день недели. Можно указать несколько интервалов в течение для и использовать групповые операции “Добавить” и “Очистить” для быстрой настройки.

Переключение статуса 3CX из календаря Windows 365

Если в вашей организации используется сервис Microsoft 365, можно автоматически обновлять статус пользователя 3CX в зависимости от статуса "Показать как" в календаре Microsoft 365. Например, если вы запланировали совещание в Outlook, в нужное время ваш добавочный номер 3CX включит статус “Не беспокоить” и телефон не зазвонит. По окончании совещания статус номера вернется в установленный ранее (однако, если в 3CX включен статус “Business Trip/Holiday”, события в календаре Microsoft игнорируются).

Соответствие статуса календаря Microsoft “Показать как” статусу пользователя 3CX:

  • “Busy” или “Working Elsewhere”“Do Not Disturb”.

  • “Out of office” или “Away”“Away”.

Подробнее о настройке синхронизации статусов можно узнать в Руководстве по интеграции с Microsoft 365.

Управление приветствиями

Когда вы устанавливаете тот или иной статус, не забывайте о ваших приветственных сообщениях голосового ящика. Например, насколько актуально ваше стандартное приветствие (когда вы просто не успели снять трубку), если вы надолго уехали в отпуск? Это легко решается - в веб-клиенте (раздел “Настройки > Приветствия”) можно записывать и устанавливать отдельные приветствия для каждого вашего статуса.

Заключение

Использование веб-клиента для работы со статусами интуитивно понятно. Но не забывайте, что статусы можно устанавливать во всех приложениях 3CX - мобильных для iOS и Android, и настольных для Windows и macOS. Своевременно обновляемые статусы - хороший тон в деловых коммуникациях!

Комментарии (0)