Существует множество правил письменной коммуникации, относящихся к оформлению и содержанию сообщений в деловой переписке, но есть не менее важные принципы, которыми регулируется письменная речь. И это, конечно же, правила русского языка.

В этой статье сотрудники Copywriting Department краснодарской студии Plarium задаются вопросом «Как правильно писать деловые письма?» и сами же отвечают как и почему.

Приветствие

— Почему не стоит писать «Доброго времени суток!»?

— Для ответа на этот вопрос вспомним о падежах русского языка. По традиции для прощания используется форма родительного падежа: [желаю] хорошего дня, доброй ночи. А для приветствия — именительного: добрый день, доброе утро. С развитием медиаиндустрии понеслось: в ночных эфирах появилось «Доброй ночи» (ну не скажешь же при приветствии «Добрая ночь!», в самом деле). С появлением интернета в качестве приветствия стали использовать и «Доброго времени суток», что также является ошибкой.

«Привет всем!» и «Привет, Маша!»

— Почему в одном случае запятая нужна, а в другом нет?

— В первом случае мы имеем дело со словом-дополнением. Оно отвечает на вопросы косвенных падежей (кого? кому? кем? о ком?).

Привет (кому?) всем!

Во втором случае «Маша» — это обращение, которое по правилу отделяется запятой.

Привет, (кто?) Маша!

При путанице возникает грубая пунктуационная ошибка, ай-яй-яй.


С сайта 301-1.ru

Склонение фамилий

— И тут правила есть? Это важно?

— Конечно! Например, вы обращаетесь к коллеге или подрядчику и неправильно пишете его фамилию. Пойдет ли это на пользу деловым отношениям?

Вот несколько правил, чтобы не попасть в такую ситуацию:

• Не склоняются фамилии на -аго, -ако, -яго, -ых, -их, -ово: Шамбинаго, Плевако, Дубяго, Красных, Долгих, Дурново.
• В большинстве случаев склоняются иностранные фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.
• Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Анатолия Федорчука, письмо Ольги Федорчук, просьба супругов Федорчук. Отступления от правила наблюдаются в тех случаях, когда фамилия созвучна с названием животного или предмета (Гусь, Ремень), во избежание непривычных или курьезных сочетаний, например: «У господина Гуся», «гражданину Ремню». Нередко в подобных случаях в официально-деловой речи сохраняют фамилию в начальной форме (ср.: тренироваться у Станислава Жук).

Правила оформления письма

— Есть ли какие-то неочевидные правила?

— Есть правила, подходящие для оформления текстов. Если их нарушить, большого греха не будет, это вам не -ться/-тся, которые могут для кого-то чувствительного стать последней каплей. И все же общее впечатление от недооформленного текста может ухудшиться.

1. Не путать дефис и тире
Дефис используется внутри сложных слов.

Кто-либо, где-то, во-первых

Тире используется внутри предложений (набирается комбинацией alt+0151).

Москва — столица России.

— На это мало кто обращает внимание.

— Если текст аккуратный, этого действительно никто не замечает. Но мы добиваемся как раз гладкости восприятия. Если есть в чем-то разнобой, при чтении это чувствуется.

— Окееей.

2. Избегать обилия знаков препинания
— Причина проста: мы все считываем с пунктуационных знаков интонацию, а многоточие и восклицательный — примеры сильных, ярко выраженных эмоций, которые переводят корреспонденцию в статус сильно экспрессивной, и корреспонденция перестает быть деловой. То же самое делает капс.


С сайта 301-1.ru

— Кстати, бывают тексты, в которых нет никаких знаков, кроме многоточий.

— И впечатление от таких текстов далеко от того, какое впечатление должны производить письма на твоих коллег. =)

3. Быть осторожнее с названиями праздников
Мало кто знает, но прописная/строчная буква в них тоже регулируется правилом: с большой пишется только первое слово (если в названии есть имя собственное, то и оно, конечно, тоже пишется с большой).

День морского флота
День святого Валентина
Новый год

Есть особые праздники, в которых с большой пишется не только первое слово — и это влияние традиции.

День Победы

— Это все надо запомнить?

— Запомнить важно вот что: если это праздник, то это не значит, что в его названии все должно писаться с большой. И еще: если вы задаетесь вопросом, как правильно писать «день рождения», то важно знать, что этот праздник в русском языке за праздник не считается — прописные вообще не нужны.

— А вот это обидно…

— Тут уже каждый решает сам, на чьей он стороне в противостоянии правил языка и традиций письма. Но важно знать, как писать правильно.

И напоследок

В нашем посте уже проскользнула мысль о противостоянии правил и традиций написания. Этот бой идет уже давно. Следы одного из таких сражений — в письмах каждого из нас. Согласно правилам русской пунктуации запятая после «С уважением…» и подобных формул ставиться не должна. Но существует традиция постановки запятой, которую мы переняли из правил иноязычной корреспонденции. Как вам такое? =)


С сайта multiurok.ru/blog

Что почитать

Есть блоги о русском языке, о которых нельзя молчать. К этому посту мы подобрали тематические публикации со странички «Великий русский» в Инстаграме:

Смертные грехи в деловой речи

«Мой портфолио» — это не ошибка

Что писать в примечании к больничным

Роспись vs подпись

Где писать инициалы — до фамилии или после

Теперь вы знаете все, но это неточно. Приятной переписки!