При внедрении готовых ERP-систем 53 % компаний испытывают серьезные трудности, которые требуют изменения бизнес-процессов и организационных подходов, и 44 % компаний сталкиваются с существенными техническими проблемами. В серии статей раскладываем по полочкам, что такое ERP-система, чем она выгодна, как определить необходимость ее внедрения, что нужно знать при выборе поставщика платформы и как ее внедрить.

Понятие ERP-системы пришло из США и дословно переводится как планирование ресурсов предприятия — Enterprise Resource Planning. Академически это выглядит так: «ERP — это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения (ПО), обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности».

Каждый поставщик может понимать разработанную им систему по-своему, исходя из ее направленности и решаемых задач. Например, одна ERP-система больше подойдет для ритейла, но не подойдет для нефтеперерабатывающего предприятия. Более того, каждая компания и ее сотрудник, который пользуется платформой, представляют ее по-своему, исходя из той части, с которой они соприкасаются в работе.

В своей сути ERP – это информационная система для управления всеми бизнес-процессами и ресурсами компании на основе единой базы данных. 

Для чего нужна ERP-система

Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.

С ростом компании те отдельные процессы, управление которыми раньше занимало минимум времени, трансформируются в большие объемы информации. В связке с другими бизнес-процессами разрозненные информационные потоки требуют огромного административного штата для их объединения и анализа. Поэтому ERP-система требуется не малому, а среднему и крупному бизнесу.

Как понять, что компании нужна ERP-система

Обычная история наших заказчиков выглядит следующим образом. В какой-то момент становится ясно, что все основные процессы автоматизированы, а эффективность работы не повышается. 

Выясняется, что каждый процесс находится в своей отдельной информационной системе. Для их связки сотрудники вручную вводят данные в каждую систему, а затем руководство вручную собирает продублированные данные для анализа деятельности всей компании. В принципе, такая механика работы продуктивна до определенного момента. Главное – определить момент достижения максимальной эффективности до его наступления, а не тогда, когда менять механизмы процессов нужно будет в режиме аврала.

Ни одна из информационных систем никогда не сообщит, что настал момент, когда компания доросла до того уровня, когда нужна ERP-система. Мировой опыт показывает 4 основных признака, которые позволят это понять:

Данных для принятия взвешенного управленческого решения становится недостаточно.

Любое решение в бизнесе имеет последствия, которые в конечном итоге выливаются в финансовые потери или, наоборот, в доходы. Качество решения зависит от информации, на которой оно основывается. Если данные устаревшие, неполные или некорректные, решение будет неправильным или несбалансированным. 

Основные причины противоречивости информации: 

• критически важная информация разбросана по отдельным сотрудникам и отделам; 

• отсутствуют регламенты для сбора данных; 

• сбор информации проводят сотрудники с различными ролями и в разное время.

При наличии ERP-платформы, подходящей под ваши бизнес-процессы, вы можете централизовать все данные. Вся информация создается каждым сотрудником и отделом в единой системе в режиме реального времени. Это означает, что данные, которые могут понадобиться вам и кому-либо еще в компании, всегда являются максимально точными и актуальными.

Недостаток интеграции между ИТ-системами приводит к сбоям в работе и мешает росту компании.

Каждая ИТ-система предъявляет свои требования к формату данных, построена в разное время и на различных технологиях, принципах и языках программирования. Это отражается на работе сотрудников, которые взаимодействуют словно на разных языках, и на скорости взаимодействия. 

ERP-система объединяет отдельные функции в одном интегрированном и понятном пространстве. ERP-система работает как переводчик, говорящий на нескольких языках программирования, чтобы обеспечить совместную работу и согласованность.

Ваши клиенты недовольны обслуживанием.

Если клиенты жалуются или уходят, стоит задуматься об эффективности. Это связано со спросом, перевешивающим предложение, поздними поставками, медленным обслуживанием или просто общим ощущением, что у бизнеса нет ресурсов или времени, чтобы заботиться о каждом клиенте. 

Когда бизнес вырос до уровня среднего или крупного, ERP превращает недовольных клиентов в лояльных. Клиенты начинают чувствовать улучшение обслуживания и проживают изменения вместе с компанией.

Вы используете устаревшие системы.

Согласно исследованию Veeam 2020 Data Protection Trends Report, главным барьером цифровой трансформации бизнеса являются устаревшие технологии. Если компания все еще работает с системами ручного ввода или бумажными документами, то в постпандемический период она точно окажется за бортом. 

Кроме того, ИТ-системы в компании могут быть довольно современными, но дезинтегрированными. В таком случае каждый отдел создает свой информационный бункер, данные из которого выходят дозированно или некорректно. Если интеграция отдельных систем крайне затратна или невозможна, то необходимо менять их на единую ERP-систему.

Какие выгоды ERP-система дает бизнесу

ERP-система – это продукт, который компания приобретает за свой счёт. Ее внедрение рассматривается как инвестиция, которая должна принести прибыль. Ни один производитель ERP-системы не гарантирует, что она принесет компании рост доходов. И это касается не только ERP-систем, но и любых ИТ-решений. Однако все плюсы внедрения опосредованно влияют на прибыль:

Экономия на ИТ-системах

Вместо того чтобы тратить ресурсы на несколько разрозненных систем, каждая из которых нуждается в специализированной поддержке, инфраструктуре, лицензиях, обучении сотрудников, можно сосредоточить все затраты на одной ERP-платформе. Она состоит из модулей, которые заменяют разрозненные системы на интегрированные части. 

Если ERP-систему разрабатывать с нуля под запросы конкретной компании, в нее можно включить сторонние системы и сервисы, с которыми будет удобно работать бизнес-партнерам, поставщикам, клиентам и иным контрагентам.

Полная прозрачность

ERP обеспечивает руководству полный доступ к каждому бизнес-процессу любого подразделения 24/7. Например, можно ежедневно отслеживать запасы, включая запланированные поставки и поставки, находящиеся в пути. Имея полную картину об объемах запасов, можно точнее контролировать оборотные средства.

Автоматизация отчетов и сильное планирование

ERP создает единую унифицированную систему отчетности для всех процессов. Она автоматически генерирует полезные отчеты и аналитику в любое время. С ней руководству не придется вручную собирать электронные таблицы и письма. 

Таким образом, платформа освобождает время на стратегическое планирование, более качественный анализ и сравнение показателей отделов. ERP-система помогает найти в аналитике те тенденции, которые раньше не замечали и даже не имели шанса заметить.

Рост эффективности

Сама по себе ERP – не панацея. Важно не только соответствие специфике бизнеса, но и правильное внедрение. Согласно исследованию 315 поставщиков готовых ERP-систем, доля внедрений, успех которых был лишь частичным, оценивается на уровне от 25 до 41 процентов в зависимости от отрасли. Подходящая ERP существенно сокращает затраты времени и усилий на рутину. 

Обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов – это ключевая часть бизнеса. ERP-система переводит фокус внимания сотрудников с ведения реестров клиентов на построение и поддержание отношений с клиентами. 

Как показывает статистика, 84 процента клиентов разочаровываются в компании, если не получают достаточно ответов на запросы. ERP дает сотруднику все необходимые сведения и историю клиента прямо в момент обращения. С ней сотрудники занимаются не бюрократией, а привлечением и удержанием клиентов. Клиенты чувствуют преимущества ее внедрения, даже не зная об изменениях в компании.

Защита данных

Едва ли найдется информационная система, которая может дать абсолютную гарантию безопасности данных. Персональные данные клиентов и сотрудников, электронные письма, интеллектуальная собственность, финансовые данные, счета, контракты – чем больше систем обрабатывают эту информацию, тем сложнее отследить риски. ERP-система вводит единые стандарты доступа, ввода и вывода данных и централизованное хранение информации. 

Однако чем больше доля рынка готовой ERP-системы, тем чаще она подвергается хакерским атакам. Предпочтительнее будет разработка собственной ERP-системы, доступ к кодовой базе которой будет только у вас. Если ERP-система для вашей компании разработана с нуля, хакеры не смогут найти копии системы, чтобы предварительно проверить ее на уязвимости.

Продуктивность совместной работы

Часто интерес к совместной работе отделов или сотрудников угасает, поскольку передача данных требует множества рутинных операций или по причине психологического климата в компании. Единая система автоматизирует доступ к информации, устраняет негативный опыт человеческого фактора и ускоряет коммуникацию внутри компании.

Единые бизнес-процессы

Готовые ERP-системы разрабатываются в соответствии с лучшими отраслевыми практиками. Это позволяет предприятиям стандартизировать свои собственные процессы. 

Однако на деле предприятию приходится делать сложный выбор: либо долго и затратно настраивать и дорабатывать ERP-систему под стандарты предприятия, либо с болью настраивать собственные бизнес-процессы под стандарты ERP-системы. 

Существует третий путь – изначально разрабатывать систему под собственные бизнес-процессы.

Масштабируемость

Независимо от того, расширяете ли вы свою клиентскую базу, выходите на новые рынки, внедряете новые процессы, отделы или продукты или иным образом масштабируете свой бизнес, при правильном выборе поставщика ERP-платформа подстраивается под изменения.

Поскольку ERP-система внедряется во все процессы компании, список преимуществ может увеличиваться в зависимости от специфики. На рынке разработаны десятки и сотни готовых решений, которые загоняют покупателей в рамки подписок, скорости обновлений и поддержки, закрытого функционала и архитектуры – в рамки одного поставщика. Только разработка собственной ERP-системы дает максимальные возможности без каких-либо ограничений. 

О том, как выбрать производителя ERP-системы, какие вопросы ему задать, чтобы не потерять деньги, и что стоит учесть при планировании внедрения, читайте в следующих статьях.