Развитие технологий подарило человечеству возможность работать в любое время и в любом месте. К концу 2019 года концепции гибкого подхода к организации рабочего пространства получили широкое распространение и стали все чаще использоваться при проектировании офисных помещений.

Пандемия COVID-19 заставила считать массовые скопления людей, в т. ч., в бизнес-центрах, источником опасности для здоровья, и весь мир в экстренном порядке стал организовывать так называемые "домашние офисы".

На данный момент мы находимся в переходном периоде. Сотрудники постепенно возвращаются в офис (но не в полном составе), однако использование рабочих помещений сопровождается множеством требований в отношении социальной дистанции и санитарной обработки рабочих мест.

Согласно опросам, в России на данный момент около 45% сотрудников уже работают в гибридном режиме, при этом соотношение рабочего времени в офисе/дома составляет 25/75. Многое зависит от сферы занятости и роли сотрудника, однако в сфере ИТ можно смело говорить о поддержании "гибрида" 60% специалистов. В целом, сотрудники, перешедшие на этот режим, оценивают его комфортность в 7-9 баллов из 10.

К каким же выводам мы пришли за это время?

Вывод 1. Работу можно выполнять откуда угодно

Достижения в области технологий позволили многим людям выполнять свою работу удаленно. При этом Gallup отмечает, что, хотя некоторые сотрудники работают исключительно дома, все большее число сотрудников разделяют рабочие часы между выполнением задач и домашним хозяйством, что заставляет работодателей пересматривать критерии оценки эффективности их работы.

Вывод 2. Работа может быть не такой рутинной

Исследователи отмечают, что сегодня значительная часть рутинных задач и задач по обработке больших объемов данных выполняется специальными алгоритмами и роботами. На долю человека остаются нестандартные задания, при этом требования к организации рабочих мест заставляют свести к минимуму отвлекающие факторы.

Вывод 3. Понимание алгоритма групповой работы над задачей

Исследование профессора Алекса Пентланда (MIT) выявило три основных фактора, определяющих эффективность команды:

• энергичность — количество взаимодействий и характер обмена информацией между членами группы;
• вовлеченность — распределение коммуникаций между членами группы. Чем больше членов группы участвуют в общении, тем выше производительность команды.
• исследование — общение, которое члены группы реализуют за пределами команды.

По мнению исследователей из MIT, понимание значений этих параметров критически важно для генерации новых идей и разработки алгоритма взаимодействия при географическом распределении членов рабочих групп.

4 причины, не позволяющие полностью отказаться от офисных помещений

Сегодня многие задаются вопросом, нужны ли вообще офисные помещения. Поскольку режим удаленной работы оказался более эффективным, чем предполагалось, идея полностью виртуальных компаний получила широкое распространение.

Однако существует, как минимум, четыре причины, по которым офисные помещения будут по-прежнему востребованы.

1. Скорость принятия решений

В то время как видео-конференц-связь полностью обеспечивает потребности стандартных совещаний, для некоторых видов деятельности требуется такой режим высокоскоростного взаимодействия, который поддерживается языком тела, мимикой и особым, "телепатическим", способом обмена идеями, что возможно только при личном общении. К таким задачам относятся разработка продукта, "мозговые штурмы", выработка стратегии и обсуждение болезненных или сложных тем.

2. Обучение и наставничество

Иногда работа требует знаний, выходящих за рамки книги, вебинара или обучающего видео. Многие реальные навыки наиболее эффективно могут быть получены именно в неформальной, неструктурированной среде. Это сложно обеспечить в режиме удаленной работы.

3. Корпоративная культура

По мнению Рекса Миллера ("Измени свое пространство, измени свою культуру"), рабочее пространство само по себе является носителем корпоративной культуры. Другими словами, места для работы, проведения конференций, приема пищи, отдыха и т. д. отражают ценности компании, влияя на модели поведения и взаимодействия сотрудников.

По словам президента SonicRim Удэя Дандавате, "речь всегда идет о чувстве идентичности. У каждой компании есть свои идеалы, услуги и продукты. Люди предпочитают находиться в среде, с которой они могут себя идентифицировать".

4. Связь между людьми

Для удовлетворенности жизнью людям необходимо социальное взаимодействие. Учитывая тот факт, что большую часть дня мы проводим на работе, нам нужна значимая и прочная связь с коллегами. Хотя чаты и ВКС частично удовлетворяют эту потребность, они не могут полностью заменить личное общение.

Преимущества и недостатки гибридного режима работы

Преимущества:

• расширение географии поиска персонала;
• возможность решать часть задач за счет сотрудников, находящихся в декретном отпуске;
• устранение транспортных проблем при поездках в офис/из офиса;
• смещение фокуса с формального соблюдения регламентов операционной деятельности на конкретный результат;
• снижение расходов на аренду и проведение офлайн-мероприятий;
• автономия, оптимальный баланс личного и рабочего времени, творческая свобода;
• возможность заниматься физическими упражнениями в перерывах между выполнением задач.

Недостатки:

• формализация общения, узкоцелевая коммуникация, недостаток актуальной новостной информации о событиях в компании, потеря общих ценностей и целей;
• сложности с адаптацией новых сотрудников в корпоративной культуре;
• сложности в организации рабочего процесса в домашних условиях;
• отсутствие необходимой компьютерной грамотности;
• сложности с сохранностью и доступом к рабочим файлам на общих рабочих местах;
• сложности с обеспечением безопасности и технической организацией рабочего процесса;
• сложности с оценкой эффективности сотрудников;
• сложности с согласованием рабочего графика с другими сотрудниками (при работе в группах);
• сложность контроля за соблюдением рабочих часов (переработки).

При этом, по мнению российских HR-специалистов, переход к гибридному режиму работы заставил компании вплотную заняться проблемой выгорания сотрудников. Проблемы коммуникаций ведут к увеличению количества запросов к ключевым сотрудникам с хорошим знанием бизнес-процессов, а также к ответственным сотрудникам, которые обеспечивают своевременную реакцию на запросы, поскольку находятся на рабочем месте в установленные графиком часы. Большое количество запросов (при этом частично нецелевых) приводит к проблемам в выстраивании приоритетов между задачами, а также к эмоциональной и физической усталости таких сотрудников.

Основные задачи, которые необходимо решить при переходе на гибридные рабочие места

1. Удаленная работа с гибким графиком и частичной занятостью

Еще до пандемии число работающих на дому неполный рабочий день значительно выросло. Пандемия коронавируса усилила эту тенденцию. Задача управления в будущем будет заключаться в составлении эффективного расписания занятости сотрудников. С точки зрения командной работы, предпочтительнее, чтобы все члены группы находились в офисе в одни и те же дни. С точки зрения расходов на арендную плату, регулярное использование помещений в течение рабочей недели позволяет обеспечить оптимальную загрузку офиса.

2. Общее рабочее место

Термин "загрузка" определяется как процент рабочих столов, используемых в определенный момент времени. До пандемии многие руководители компаний отмечали, что сотрудники используют менее половины рабочих мест. Сегодня увеличение числа работающих на дому еще больше усилит этот тренд.

Учитывая стоимость аренды недвижимости, коэффициент использования 25-50% считается неудовлетворительным. Оптимальным решением для поддержания рентабельности становится совместное обезличенное рабочее место. Так компания может повысить коэффициент использования и предоставить необходимое рабочее пространство, уменьшив при этом занимаемую площадь.

3. Использование технологий для управления общим рабочим местом

До недавнего времени понять, как помещения и рабочие места использовались фактически, было довольно сложно. Однако с появлением датчиков присутствия и развития беспроводной связи ситуация меняется. Сегодня специалисты по планированию загрузки рабочих мест собирают подробные почасовые данные об их использовании, которые можно анализировать для определения моделей использования и пиковых нагрузок. В этом им помогают следующие инструменты:

• пропускные системы. Использование карточек доступа является полезным источником данных для определения количества людей, находящихся в здании в определенный день. Рекомендуемое оборудование: панельные компьютеры Qbic, SIP-домофоны Fanvil.
• точки доступа Wi-Fi. Современные точки доступа Wi-Fi могут собирать данные о местоположении подключенных беспроводных устройств. Как правило, эти данные анонимны и очень полезны для понимания интенсивности использования зданий, этажей, зон и рабочих пространств. Рекомендуемое оборудование: сетевое оборудование Wi-Tek.
• датчики движения. Датчики, установленные на каждом рабочем месте, предоставляют точные и детализированные данные о загрузке по дням недели, часам и отделам. Рекомендуемое оборудование: датчики занятости Qbic.
• датчики окружающей среды. Датчики измеряют температуру, влажность, оценивают уровень углекислого газа, условия освещения и уровень шума.
• стереоскопические камеры. Эти оптические датчики, установленные над дверными проемами или в коридорах, могут точно и анонимно подсчитывать количество людей, входящих и выходящих из определенного места (конференц-зала, коворкинга, офисного помещения). Рекомендуемое оборудование: сетевые камеры Milesight.
• интеллектуальное освещение. Современные системы освещения включают в себя датчики движения, которые могут определять, какие части здания используются чаще или реже. Хотя эти системы недостаточно совершенны для детального подсчета пользователей, они могут предоставить полезную сводную информацию о схемах использования помещений.

Аналитика позволяет убедиться, что переход на совместное использование рабочих мест не приводит к их недостатку. При этом руководство компаний должно, при необходимости, разъяснять сотрудникам, что сбор таких данных не будет нарушением конфиденциальности в силу их обезличенности и анонимности.

Цифровое рабочее место как средство повышения продуктивности сотрудника

Развитие цифровых информационных экранов и интеграция различных корпоративных систем позволили использовать целый ряд устройств и технологий, повышающих удобство работы сотрудников. Особый интерес представляют следующие:

• системы бронирования рабочих мест, номеров в гостиницах, переговорных комнат;
• информационные экраны, установленные в каждой переговорной и интегрированные с календарями компании, позволяют сотрудникам мгновенно оценивать доступность помещений и бронировать их, а также отмечать свое присутствие на встречах, повышая точность данных об использовании помещений;
• информационные экраны в коворкингах отображают информацию о доступных рабочих местах, позволяя сотруднику зарезервировать место для краткосрочного использования;
• системы навигации отображают планы этажей, обеспечивая помощь в навигации для сотрудников и посетителей;
• визуальные системы регистрации посетителей.

Рекомендуемое программное обеспечение: Door Tablet, Meeting Room App.

Руководящие принципы для создания гибридного рабочего места

На какие различия в использовании индивидуальных и совместных рабочих пространств следует обратить внимание?

Чистые столы и шкафчики

В гибридном офисе сотрудники не могут оставлять личные вещи в рабочих областях. Некоторые компании предоставляют небольшие временные шкафчики или ящики для хранения вещей.

Открытая планировка рабочего места и фокус-комнаты

Использование столов так называемой открытой планировки и скамеек стало популярной заменой кабинетам. Многие считают, что это создает более активную и живую рабочую среду. Пандемия коронавируса приостановила реализацию этой концепции, поскольку она не обеспечивает соблюдения социальной дистанции между сотрудниками.

Кроме того, одним из важных ее недостатков, отмечаемых еще до пандемии, считается отсутствие уединения и частые прерывания работы, что мешает сосредоточиться на конкретной задаче. Решением этой проблемы могут стать больший размер отдельного рабочего пространства, возможность использования экранов конфиденциальности между сотрудниками, а также наличие в офисе рабочих мест разного типа (открытые пространства + фокус-комнаты).

Нужно учесть, что внеплановые, неструктурированные встречи также имеют большое значение для обмена информацией и развития новых идей. Для этого нужно обеспечить наличие рабочих пространств с акустическими экранами на 2-3 человека для коротких импровизированных обсуждений (мягкие диваны/кресла или раскладные столы и стулья). Также следует рассмотреть возможность установки простых в использовании больших мониторов для облегчения совместного использования экранов ноутбуков.

Бронирование рабочих мест

Такая практика предоставления рабочего места подразумевает использование помещений в течение коротких периодов времени (несколько часов или дней). Это позволяет обеспечивать рабочей площадью тех сотрудников, которые находятся в офисе не постоянно или неполный рабочий день.

Кварталы

Один из удобных вариантов планирования рабочих мест для групп и отделов — это "кварталы", то есть, закрепление групп рабочих мест за отделом. Сотрудники могут выбрать любое рабочее место в пределах своего отдела.

Преимущества этой практики:

• упрощение поиска коллег в офисе;
• анализ использования рабочих мест на уровне отдела.

К недостаткам "кварталов" можно отнести:

• уменьшение числа случайных встреч между сотрудниками разных отделов, что уменьшает возможности для возникновения случайных идей;
• необходимость поддержания сбалансированного использования рабочих мест, требуемых для каждого отдела;
• ограничения по использованию пространства. Если все сотрудники отдела договариваются о совместной работе в офисе в определенные дни, в это время им может потребоваться больше рабочих мест, чем при работе по графику бронирования.

Облачные информационные системы

Чтобы общее рабочее пространство было эффективным, документы и файлы должны быть доступны в электронном виде. Кроме того, желательно обеспечить доступ к ним из любой локации. Для этого компании нужно обеспечить наличие индивидуальных профилей сотрудников, чтобы исключить их привязку к конкретным компьютерам. Наконец, использование облачных информационных систем упростит переход между рабочими местами, а также между домом и офисом.

Заключение

Сегодня мы переживаем настоящую революцию в организации рабочего пространства. Пандемия коронавируса ускорила эту тенденцию, поскольку людям пришлось найти новые способы выполнения работы. Однако на данный момент аналитики еще не располагают достаточным количеством данных, чтобы оценить эффективность этих изменений. Должно пройти некоторое время, прежде чем бизнес придет к полному пониманию и эффективному использованию гибкого рабочего пространства. В целом, крупные российские компании не отмечают глобальных изменений оборота компаний в худшую или лучшую сторону при переходе на гибридный режим.

По мнению экспертов, эффективность перехода на "гибрид" во многом зависит от фазы развития конкретного департамента, то есть, наличия новых сотрудников, которые находятся на стадии освоения корпоративной культуры, и степени определенности целей работы. Также среди важнейших факторов эксперты отмечают уровень культуры и опыта руководителей групп и компаний, отлаженность бизнес-процессов и наличие электронного документооборота.

Тем не менее, масштабный эксперимент по переходу на "удаленку" можно считать успешным: несмотря на то, что "домашний" режим имеет очевидные недостатки, нельзя недооценивать его преимущества с точки зрения как сотрудников, так и работодателей, в т. ч., более благоприятные условия для работы и значительную экономию времени и средств.