«Кому война, а кому мать родная», — казалось бы, какой повод вспомнить эту поговорку в 2022 году? Однако любой кризис даёт кому-то шанс на рост — так и пандемия позволила вырасти некоторым видам бизнеса. Например, несмотря на некоторое сопротивление рынка и работников компаний, растёт сегмент bossware: различных следилок за сотрудниками, снимающих скриншоты, клавиатуру, видео, заставляющих «ловить» бегающие картинки раз в 15 минут и т.д. Вероятно, если в компании идут на установку такого ПО, руководству стоит оценить ситуацию с доверием и готовиться искать новых сотрудников, а заодно задаться вопросом, почему «те» не согласились, а «эти» — согласились. Bossware — гораздо большее зло, чем польза, и использовать его в компании настоящее преступление против самого себя. Хотя, конечно, в российских компаниях объём такого ПО растёт и прямо сейчас можно назвать 5-7 (а то и 10) вендоров, которые поставляют ПО на нашем рынке.

Но, с другой стороны, у удалённой, разъездной, мобильной работы есть очевидные «побочки», которые нужно перекрывать хоть каким-то контролем. Хотя бы потому что человеческая психика устроена таким образом, чтобы идти по пути наименьшего сопротивления, а человеческое сознание жадное само по себе: почему бы не полевачить за счёт работодателя? И если для удалённых менеджеров и разработчиков вполне годятся Jira, CRM, GitHub и отчёты, то для курьеров и мобильных сотрудников нужно какое-то простое и надёжное решение без тыкания в кнопки. Короче, GPS.

В решениях мониторинга местоположения и передвижения на базе GPS нет ничего нового: на российском и мировом рынке комплексные дорогостоящие решения много лет поставляются для сельского хозяйства, логистики и транспортных перевозок, медиков, спасателей, выездных инженерных бригад и проч. Однако все эти системы характеризуют два упомянутых слова: комплексные и дорогостоящие. Большинство из них слишком дороги для малого (а зачастую и среднего) бизнеса, при этом большая часть функциональности оказывается невостребованной. Поскольку мы внедряем нашу CRM-систему в разных компаниях, нам приходилось сталкиваться  с запросами на простые облачные GPS-решения. Окей, есть запрос — сделали удобный облачный сервис. Но у малого бизнеса вопросы не иссякают. Поговорим о GPS в таких компаниях. 

Чем хороши GPS-решения для малого бизнеса?

Сперва опишу «внешнюю» работу сервиса, то есть то, как он выглядит для пользователей. У диспетчера — рабочее место диспетчера (карта + настройки + интерфейс), у мобильного сотрудника — трекер (или смартфон Android) с установленным приложением. С помощью GPS-модуля смартфона или трекера фиксируются координаты сотрудника, далее посредством интернет-соединения они передаются на сервер GPS-сервиса, диспетчер видит местоположение, геозону, скорость, локацию, трек каждого сотрудника и т.д. Больше никаких способов контроля: не читаются сообщения и мессенджеры, не прослушиваются голос и личные переговоры и проч. Отношения максимально прозрачные и честные: мобильный сотрудник работает вне офиса, его задача выполнять работы на определённой территории или на заданном маршруте, именно это и проверяется. Сошёл с маршрута, покинул геозону или локацию — будь добр объяснить изменения в своих рабочих задачах. А если, получив в работу заявку, ты поехал домой на перекус, это вообще попахивает саботажем.

Но хоть справедливость и доверие приятны, это не основное преимущество GPS-трекинга для малого бизнеса.

Простое внедрение, обучение, поддержка

Много лет мы разрабатываем CRM-системы и как никто знаем, что обучение персонала — тот ещё бином Ньютона. Как правило, это кропотливый и небыстрый процесс, который составляет важную часть внедрения. А вот нашим решением GeoMonitor можно начать пользоваться через 3 минуты после регистрации личного кабинета в сервисе. Мы это проверяли сами на себе: например, наша сотрудница, не участвующая в разработке и тестировании, заводит тестовый портал сервиса и сама ищет все настройки и фичи. Получается очень быстро. Обучение пользованию сервисом фактически проходит в два этапа: обучение диспетчера и инструктаж мобильного сотрудника на предмет того, какие кнопки не нажимать и какую программу не удалять (а вы думали?). 

Поскольку сервис изолирован от остальных компонентов ИТ-инфраструктуры, он функционирует практически беспроблемно, не воздействует на другие программы, не зависит от них и просто выполняет свою работу. Быстрый старт обеспечивает быструю окупаемость инвестиций в ПО. А вот если GPS-сервис является частью масштабной системы, он переносит все её «детские» болезни и проблемы, а это, конечно, критично. Во многом именно поэтому мы выступаем за отдельное приложение, а например, не модуль в нашей CRM. Хотя, при желании, RegionSoft CRM и RegionSoft GeoMonitor можно интегрировать между собой, получив в результате крутое комплексное решение.

Первоначальные затраты незначительны

Стоимость владения решением (не только нашим, почти любым, но мы рассмотрим конкретно наши сегодняшние цены) складывается из стоимости подписки на сам сервис (SaaS) и стоимости доработки под ваши персональные задачи (опционально, если она вам нужна). Так вот, на топовом тарифе «Бизнес» GeoMonitor на 10 сотрудников обойдётся в 53 162 р. в год (с учётом скидки 15%, которая действует при оплате подписки за год), то есть в 443 рубля на одного сотрудника в месяц. По сравнению с эффектом от внедрения это чисто символические расходы. 

А эффект вот какой: как показывает практика внедрения RegionSoft GeoMonitor, использование GPS-мониторинга снижает затраты, связанные с различными приписками удалённых сотрудников  на 15-20%. Это работает на основе оперативного обнаружения фактов приписки объёмов работ со стороны сотрудников, а также за счёт повышения дисциплины от понимания того, что работа сотрудника контролируется. Сотрудникам нечего предъявить против реальных фактов, зарегистрированных системой, — попытки обмануть работодателя (а заодно и клиента) зачастую проваливаются.

Да, одна из основных функций — борьба с «рабочим фродом»

Увы, когда сотрудник работает «в полях», вне офиса или хоум-офиса, особенно с использованием автомобиля, соблазн воспользоваться ситуацией велик. Сотрудник начинает резко верить в себя и свою суперсилу, полагая, что успеет «полевачить», сделать свои дела или каким-то образом перехитрить и клиента, и работодателя (например, «забыть» трекер у клиента и вернуться за ним через 2-3 лишних часа). GPS-трекинг помогает фактически удерживать сотрудника на месте выполнения задачи и напрямую влиять на продуктивность. Даже наличие трекера уже дисциплинирует, не говоря уж об активном контроле сотрудников со стороны диспетчера или руководителя сервисной бригады на каждом этапе выполнения задания.

Пример из реальной практики

Чтобы понять, как это работает и почему повышает эффективность, давайте рассмотрим пример из реальной практики. Представим, что у нас сервисная компания, которая занимается монтажом и обслуживанием оборудования. Поступила заявка от клиента на ремонт оборудования. Руководитель сервисной службы (или диспетчер) создаёт заявку в фирменном портале сервиса, указывает адрес, где установлено оборудование, его тип, характер работ, контактные данные ответственных лиц, назначает дату и время начала работ. При этом, система поддерживает 2 типа распределения заявок между сотрудниками: исполнитель назначается диспетчером, либо сотрудники сами принимают заявки в работу из стека нераспределённых. Действует принцип "кто успел, того и заказ".

Диспетчер видит на карте местоположение всех сотрудников и их статусы, и, основываясь на этих данных, может обоснованно назначать исполнителей заявок.

Исполнитель получает новое задание по заявке на своем смартфоне, прокладывает маршрут к адресу назначения, меняет статус на "в пути".

По прибытии на адрес исполнитель меняет статус на "в работе". При этом, прибыв на адрес, он может сделать фотоотчёт неисправного оборудования, а по факту выполнения работ - фотоотчёт результатов, где он может отфотографировать исправленное оборудование или подписанный заказчиком акт выполненных работ. Фотоотчёт сразу становится доступен диспетчеру на стороне офиса.

По окончанию работ исполнитель Завершает заявку и меняет статус на "свободен".

В процессе работы над заявками, диспетчер отслеживает все изменения в режиме онлайн, контролирует дедлайны, фотоотчёты и может собирать историю перемещения сотрудников в рамках исполнения заявок. Таким образом можно посчитать затраченное время, километраж, исполнение дедлайнов и т.д.

Геозоны и локации решают

Одно дело, вы видите сотрудника на карте города (например, Нижнего Новгорода), другое — вы видите его в закреплённом районе, т.е. в геозоне (например, в Сормовском районе города Нижнего Новгорода), третье дело — вы видите, что он точно в нужной локации и, скорее всего, занят делом (например, ремонтирует оборудование на территории завода «Красное Сормово»). Собственно, нормальный GPS-сервис должен уметь «видеть» мобильного сотрудника на общей карте, в закреплённой геозоне и в конкретной локации клиента.

Геозоны и локации помогают создавать своеобразные виртуальные границы на карте, отображаются в треках и обеспечивают решение большинства проблемных ситуаций, например, защищая сотрудника от клеветы клиента. Наличие геозон и локаций в сервисе отслеживания местоположения эффективно влияет на производительность мобильного сотрудника.  

Работы становится больше

Сейчас большинство рынков конкурентные, чисто ценовой фактор работает всё меньше, на первое место выходит сервис. Клиент, особенно в сфере B2B, особенно адекватный (а не смотрящий в руки в ожидании отката) предпочтёт того, кто быстро приезжает, хорошо работает, корректно общается — в любой сфере: ИТ-аутсорсинг, автопомощь, страхование, инженерные услуги, обслуживание оборудование и т.д. GPS-сервис не просто помогает отслеживать местоположение сотрудников, но и предоставляет пользователю пул данных, который можно использовать для более эффективной диспетчеризации (а значит, для большего охвата клиентов), обучения мобильных работников и планирования. 

Также GPS-сервис позволяет проактивно реагировать на проблемные ситуации: например, диспетчер может увидеть, что мобильный сотрудник застрял в пробке и задерживается, связаться с клиентом и предупредить о задержке до того, как он начнёт вам нервно названивать. Или наоборот, можно удивить клиента и незадолго до прибытия сотрудника на территорию клиента позвонить и предупредить, что специалист подъезжает — чисто психологически это сглаживает время ожидания, производит впечатление заботы о клиенте, повышает лояльность, а главное, даёт дополнительный комфорт клиенту.

Кроме этого, можно разработать алгоритмы работы с клиентами выездного отдела продаж: например, закрепить разные геозоны за менеджерами разной квалификации и распределять рабочее время на более перспективных клиентов. 

Так какой GPS-сервис выбрать малому бизнесу?

Всё зависит от целей.

GeoMonitor поддерживает как аппаратные трекеры (носимые и автомобильные), так и трекеры на основе смартфонов. Какой выбрать вам - решайте сами. Если для вас главное — транспорт и всё, что с ним связано, то вам нужен аппаратный трекер, подключаемый в CAN-шину авто. Вы получите решение, которое будет мониторить расход топлива, километраж, трек автомобиля и т.д. 

Если же для вас в центре стоит клиент и человек (курьер, инженер, аутсорсер, бригада и т.д.), то вам подойдёт надёжное и удобное решение на основе носимого аппаратного трекера или софтверного трекера для смартфона (GeoMonitor Tracker), который обеспечит вас необходимыми данными и поможет безопасно управлять бизнес-процессами, связанными с мобильными сотрудниками. 

В любом случае, тестирование демо-версий таких решений дело гораздо более простое, чем тестирование CRM-системы или другого бизнес-ПО. Поэтому рекомендация очевидна: берите смартфоны, открывайте браузер и тестируйте все решения, которые вы рассматриваете. А заодно попутно оценивайте, какие функции вам действительно нужны.

Важно, что вместе с таким сервисом компания получает повышение уровня безопасности, оптимизацию операций, связанных с передвижением мобильных сотрудников, постоянную связь с сотрудником без звонков, мониторинг поведения сотрудника без вмешательства в его переписку, переговоры и прочую аудиовизуальную информацию (для диспетчера сотрудник — немая точка на карте), предотвращение нарушений дисциплины, приписок и даже краж. Такая вот маленькая инвестиция в спокойную работу. Вся совокупность этих преимуществ становится быстро заметна клиентам и они начинают работать с вами как с надёжным партнёром.

Скажу честно: любой мало-мальский контроль может вызвать возмущение сотрудников, привести к лишним разговорам и порой неадекватным решениям. И я не буду разводить демагогию про «тому, кто честно работает, нечего бояться», потому что знаю, что работать честно и безупречно 8, 9, 12 часов не может никто, даже робот. Контроль в компаниях есть всегда (отчёты, KPI, матрицы, планы и т.д.), у него разные формы. GPS-сервис — адекватная форма для выездных сотрудников. В остальном, анализируйте, насколько далеко вы готовы заходить в контроле за сотрудниками и избегайте управленческой паранойи, это может быть вредным для развития вашей компании.  

Алексей Суриков

Главный разработчик RegionSoft