Друзья и коллеги, всем здравствуйте!
Началась настоящая весна, приблизив нас еще на один шаг к лету. А лето – это время долгожданных отпусков! Наверное, многие из вас перед отпуском задумывались над простыми вопросами – сколько дней отпуска у меня осталось, сколько отпускных я получу, в какие дни оптимально будет взять отпуск. В свою очередь перед руководителями всегда стоит вопрос мониторинга баланса ресурсов, на работе присутствующих, и ресурсов, восстанавливающих силы «на югах и дачах». О том, как в компании организовать оперативное получение "отпускной" (и не только) информации далее и пойдет речь.
Теперь сотрудники не будут постоянно "терроризировать" бухгалтерию большим количеством вопросов по таким важным для них поводам, иначе это может быть накладно.
Управление отпускной информацией - это «фрагмент» нашего внутреннего корпоративного портала Компании "Актив", который призван делать жизнь сотрудников «более лучше» и к разработке которого имеет отношение ваш покорный слуга. Система называется «Мои отпуска» (рабочее название прижилось), но со временем к ней мы нарастили функционал по всем типам событий, которые встречаются в трудовой деятельности предприятий. И даже повторили (в упрощенном варианте) часть 1С логики, которая дает полезные для сотрудников цифры.
Итак, вначале общее описание.
Как и большинство внутренних сервисов, система представляет собой Web-приложение с доменной авторизацией, интеграцией через API с 1С и другими сервисами. (Стек: Asp Net Core 2, Entity Framework Core и Angular js, MS SQL). Имеется набор ролей для управления уровнем доступа к данным и действиям. Но обо всем по порядку.
При входе в раздел отпусков корпоративного портала главный экран отображает рабочий период, оставшиеся дни отпуска, отгулы, события на согласовании (т.е. некий ЭДО функционал). Для части событий действуют правила согласно ТК РФ, но при этом понятно изложены в интерфейсе. Например, каждое первое число нового рабочего периода автоматически начисляются 28 положенных дней отпуска, для «новеньких» – свои дополнительные правила, за сдачу донорской крови автоматически добавляются дни отдыха. Также легко можно увидеть, соблюден ли необходимый «единый отпуск 14 дней» и доступна ли дополнительная отпускная премия. При этом есть дополнительные типы событий "для внутреннего пользования", например:
Для руководителей система отпусков дает возможность просмотреть дерево отделов и сотрудников в его управлении. Можно вывести сводные данные по всем событиям отдела и посмотреть пересечения. Причем построение структуры происходит внутри сервиса, и даже если реальная рабочая структура несколько отличается от формальной – это не проблема.
Самый популярный кейс:
Шаг 1. В голове сотрудника возникает желание отправиться в отпуск. Я описываю кейс на примере этого приятного события, при этом система позволяет оформлять намного больше типов событий (полный список ниже).
Шаг 2. Сотрудник заходит в систему (это можно сделать в том числе и со смартфона), видит, сколько дней ему предстоит отдыхать и выбирает (довольно гибко, с возможностью взять отпуск «взаймы») требуемые ему дни. При необходимости сотрудник может также задействовать накопленные дни отдыха.
Шаг 3. На этом этапе, еще до отправки отпускной заявки на согласование, сотрудник имеет возможность увидеть, сколько отпускных ему положено. «Возможно, и не стоит брать пару дней отпуска между майскими праздниками…».
Жмем кнопку «Отправить заявку» и ждем согласования.
Вообще, для подсчета финансов есть отдельный поп-ап - калькулятор. В нем выводятся абсолютно все выплаты (авансы, зарплаты, премии, отпускные, больничные, компенсации, командировочные и т.д.), осуществленные за прошедшие несколько месяцев и прогнозируемые на несколько месяцев вперед.
Шаг 4. Руководитель получает "напоминалку" со ссылкой на согласование/отклонение отпускной заявки своего сотрудника.
Шаг 5. В случае, если руководитель согласовал заявку, в бухгалтерию (в определенную 1С форму) уходит информация о типе, датах и других параметрах отпускной заявки, после чего уже распечатывается бумажное формальное заявление.
Теперь главное - качественно отдохнуть!
Выше я представил базовый сценарий, однако правило запроса-утверждения-проведения по бухгалтерии актуально для большинства событий.
Всего типов событий у нас двенадцать. И список постоянно пополняется, для каждого есть свои дополнительные правила и логика в системе.
Ежегодный оплачиваемый отпуск.
Отпуск за свой счет.
Учебный отпуск.
Больничный – тут у бухгалтерии расширенные права на управление событиями, чтобы можно было откорректировать пост-фактум согласно официальным данным.
Дополнительный день отдыха.
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни (в двойном размере или в одинарном с предоставлением одного дня отдыха).
Обучение.
Выставка/конференция.
Удаленная работа.
Встреча с партнерами.
Командировка.
Донация крови (В день сдачи крови сотрудники могут выйти на работу, а могут и не выходить, но день дополнительного отдыха ему все равно гарантирован, даже если день сдачи был в выходной, и оригинал справки работодатель должен забрать).
Информация о временном диапазоне любого события попадает на общий корпоративный портал, где в списке сотрудников по отделам всегда можно увидеть даты и причину отсутствия человека, а также запланированные отсутствия, что заметно помогает в организации внутреннего взаимодействия коллег. Также в планах "прикрутить" дублирование событий в календарь Outlook.
Что касается праздников, тут система забирает актуальные даты праздников по API со стороннего сервиса и учитывает их при расчете отпусков, приходящихся на праздничный период.
Отдельно, но кратко опишу раздел Отчетов. Доступ к нему открыт не только для бухгалтерии, но также и для руководителей в пределах их отделов, и для рядовых сотрудников на уровне списка их событий.
В сводных таблицах с различными фильтрами можно получить все события сотрудника/отдела за все время работы в компании.
Админка есть, куда без нее). Там настраиваем все роли, правила уведомлений о событиях, различные напоминания для бухгалтерии и руководителей, корректируем правила расчетов, конфигурируем структуру компании и много другое.
Подводя итог, скажу, что система работает уже не первый год, активно используется всеми сотрудниками, постоянно дорабатывается, и сложно представить сейчас рабочие процессы без нее. Мы сняли часть нагрузки с бухгалтерии, дали доступ к полезной информации сотрудникам и упростили ( в том числе для удаленной работающих) регистрацию трудовых событий, дополнив нашу внутреннюю эко-систему.
Сейчас абсолютно понятно, что мы сделали это не зря.
Приглашаю всех делиться в комментах своими кейсам и наработками по вопросам учета трудовых событий сотрудников, а также буду рад вопросам по реализованной в Компании «Актив» системе учета событий.