Нередко на старте разработки цифрового продукта присутствует неопределенность - действительно ли проект принесет ту выгоду бизнесу, как запланировано, удастся ли уложиться в сроки и многое другое. Поэтому, прежде чем вкладываться в новую идею, проект или технологию нужно получить подтверждение, что они действительно сработают и будут востребованы у пользователей. Процесс проверки при этом должен быть достаточно быстрым и не затратным.
Меня зовут Анастасия Борознова, я начальник управления инновационных технологий ПГК, выпускница НИЯУ МИФИ и Бизнес-школы Сколково. В статье расскажу о том, как можно снизить неопределенность и риски на старте реализации цифровых продуктов, повысить мотивацию сотрудников к генерации идей по внедрению изменений и существенно увеличить скорость тестирования этих идей при помощи Proof-of-concept подхода - быстрой разработки прототипов.
Для начала немного теории
Что такое Proof of Concept? Проверка концепции (англ. Proof of concept, PoC) – это разработка небольших прототипов/опытных образцов (PoC-продуктов) для проверки идей, методов, технологий на осуществимость, востребованность, работоспособность с минимальными финансовыми и временными затратами.
PoC-продукты не являются полноценными цифровыми продуктами в отличие от минимальных жизнеспособных продуктов MVP, а всего лишь подтверждают возможность и целесообразность создания таковых. Реализация Proof of Concept продукта — это, скорее, исследование, чем разработка реального промышленного IT-решения.
У PoC-продуктов есть свои преимущества и недостатки. К плюсам можно отнести высокую скорость реализации (которая достигается за счет фаст-трека по запуску продукта в работу и использования фреймворков, простых/быстрых инструментов, в том числе low/no-code) и ее низкую стоимость, а также возможность с минимальными рисками проверить идею или технологию на работоспособность, целесообразность внедрения, востребованность со стороны пользователей и наличие “узких мест”. Плюс ко всему, наличие успешно запущенного и протестированного PoC-продукта существенно упрощает и ускоряет получение инвестиций на его дальнейшее развитие - разработку целевой системы. Недостатками или, лучше сказать, особенностями PoC-продуктов является ограниченная функциональность, ограничения по количеству пользователей и нагрузкам, также в процессе реализации PoC-продуктов может использоваться нецелевой технологический стек.
Но, несмотря на наличие указанных выше ограничений, Proof-of-concept-подход является признанной мировой практикой.
Предпосылки
В последние годы Первая грузовая компания активно развивает цифровую разработку. Создаются новые цифровые продукты, оптимизируются бизнес-процессы, внедряются передовые технологии и подходы. Развивается и цифровая культура: для всех сотрудников, в том числе для бизнес-экспертов, проводятся вебинары на IT-темы, поощряются новаторство и стремление к внедрению изменений.
В какой-то момент объем идей по созданию цифровых продуктов сильно вырос, и мы столкнулись с низкой пропускной способностью в части их реализации. Хотя эти бизнес-гипотезы обладали высоким потенциальным экономическим эффектом, для их реализации требовалось пройти стадию инициации проекта, предварительно оценить трудоемкость разработки и нужный состав команды, проработать альтернативы, провести приоритизацию, после чего подготовить технико-экономическое обоснование, карту рисков, дорожную карту, утвердить проект архитектуры, согласовать выделение ресурсов, собрать команду… Это могло занимать месяцы. И даже после того, как этот долгий путь пройден, остается вероятность возникновения сложностей. Например, продукт окажется невостребованным у конечных пользователей, и проект придется закрыть.
Чтобы ускорить проверку бизнес-гипотез и минимизировать риски, собрали команду прототипирования, которая занялась разработкой прототипов/PoC-продуктов, позволяющих тестировать гипотезы быстро и дешево.
Как собирали Dream team
С момента принятия решения о создании отдела прототипирования в ПГК, который мы между собой называем Dream team, до первой встречи всех участников команды в полном составе прошло около 6 месяцев. Сложность найма заключалась в специфике работы команды, то есть в многозадачности (предполагалась работа над несколькими проектами параллельно) и высоком темпе работы (большинство кандидатов искали работу в выделенных продуктовых командах, планомерно разрабатывающих один продукт). Но на собеседованиях мы делали акцент на том, что работа в этом отделе позволит получить разносторонний опыт, поучаствовать в реализации большого количества интересных проектов, освоить новые инструменты и технологии. В итоге супергероев мы нашли.
В настоящий момент отдел прототипирования состоит из 8 человек:
Руководитель команды с проектным бэкграундом и глубокими знаниями в области IT занимается анализом поступающих идей и инициатив, их приоритизацией, планирует ресурсы, распределяет задачи, контролирует сроки, подводит итоги прототипирования совместно с заказчиками;
Аналитики собирают бизнес-требования, формируют технические задания на разработку, обучают пользователей и проводят пользовательское тестирование;
Инженер данных/Data scientist решает задачи по получению и подготовке данных, написанию алгоритмов;
Дизайнер проводит экспресс UX-исследования, разрабатывает дизайн-концепции, кликабельные прототипы;
Разработчики создают не только бэкенд, но и упрощенный фронтенд PoC-продуктов.
Как работаем
Чтобы лучше понять, как сейчас работает Proof of Concept-подход в компании, какой результат в итоге достигается, предлагаю пробежаться по основным этапам реализации PoC-продуктов.
Инициация
Появляется идея, которую требуется протестировать, оформляется простой паспорт инициативы, в котором указывается ключевая информация (описание проблемы, цель реализации, ожидаемый эффект, показатели эффективности/критерии успешности прототипа). Оформленный паспорт инициативы отправляется команде прототипирования.
Приоритизация
В рамках этапа проводится приоритизация инициатив, требующих быстрой проверки, с учетом потенциальных эффектов, наличия необходимых ресурсов и возможных рисков реализации. После этого инициативы берутся в работу.
Уточнение бизнес-требований и формализация
На этом этапе мы проводим интервью с заказчиками, уточняем бизнес-требования, определяем функциональные границы PoC-продукта (выбираются наиболее важные функции, требующие тестирования), формируем образ результата и критерии успешности реализации PoC-продукта, составляем дорожную карту.
Проектирование
Здесь мы проводим UX-исследования, при необходимости разрабатываем вайрфреймы (дизайн-макеты с упором не на визуальную составляющую, а на структуру и содержание), формируем упрощенное техническое задание на разработку решения.
Разработка, внутренние тесты и отладка
В рамках этого этапа разрабатываем IT-продукт, проводим его внутреннее тестирование и отладку.
Пользовательское тестирование
К пользовательскому тестированию привлекаем фокусную группу пользователей, определяем его срок проведения, упрощенно прописываем сценарии. По итогам тестирования получаем обратную связь от пользователей, формируем бэклог целевого продукта.
Зачастую для ускорения процесса некоторые из описанных выше этапов идут параллельно.
Подведение итогов
Это финальный этап. Мы создаем краткий отчет о реализации PoC-продукта, в котором IT-команда и бизнес-эксперты дают заключение по дальнейшей судьбе инициативы.
По итогам проверки концепции возможны следующие варианты:
Инициатива признается неработоспособной, нецелесообразной для дальнейшего развития, работы прекращаются;
Инициатива признается работоспособной, востребованной и целесообразной к реализации. В этом случае все наработки, полученные в ходе ее прототипирования, включаются в бэклог существующего или запланированного целевого проекта;
Инициатива признается работоспособной, востребованной и целесообразной к реализации, запускаются процессы ее оценки, проработки и реализации в целевом виде как отдельного проекта.
В среднем реализация одного PoC-продукта сейчас занимает до полутора месяцев, но мы стремимся улучшить эти показатели, повысив скорость разработки через внедрение новых инструментов и подходов и улучшение качества планирования ресурсов.
Команда работает в режиме недельных спринтов (задачи ведутся в Jira), также проводятся стендапы, технические и расширенные демо и ретроспективы. Все артефакты по PoC-продуктам бережно собираются в Confluence.
В части технологического стека и инструментов команда использует в основном Python, SQL, Airflow, Excel, Qlik и Figma. Также в арсенале команды есть no/low-code решения, такие как Bubble.io, Tilda, Adalo, Glide и другие. Более того, ведется постоянный мониторинг появления новых инструментов и фреймворков, позволяющих быстро собирать цифровые продукты, команда их тестирует и внедряет в работу.
В своей работе команда прототипирования руководствуется рядом принципов, в частности:
Анализ потенциальных бизнес-эффектов перед стартом реализации инициатив;
Максимальная клиентоориентированность (помощь бизнес-заказчикам в оформлении паспорта инициативы, консультация в части возможностей ИТ-технологий, максимальная прозрачность статуса и сроков работ);
Соблюдение требований информационной безопасности при разработке решений;
Недопущение простоя ресурсов за счет их оперативного перераспределения между проектами и задачами.
Достижения
На текущий момент команда прототипирования полностью реализовала 18 PoC-продуктов. Часть из них дополнила существующие цифровые продукты, часть стала отдельными IT-системами, также есть прототипы, дальнейшее развитие которых сочли нецелесообразным.
В портфолио команды есть прототип онлайн-калькулятора трудозатрат по бизнес-процессам компании, прототип ИТ-сервиса, позволяющий отслеживать наличие на складах запасных частей, необходимых для ремонта вагонов, прототипы систем для контроля качества планирования перевозок, для оценки средней скорости движения вагонов по сети и многие другие. Мы получаем от бизнес-заказчиков позитивные отзывы на реализованные прототипы, что для нас важно и ценно.
Суммарный потенциальный экономический эффект развития реализованных PoC-продуктов оценивается экспертами более чем в 0,5 млрд рублей в год.
Не стоим на месте
Сейчас работа команды прототипирования налажена, мы отслеживаем ряд метрик эффективности, среди них количество поступивших идей и реализованных прототипов, T2M, уровень удовлетворенности бизнес-заказчиков и участников команды. Мы стараемся их улучшить, поддерживать положительную динамику.
Кроме того, перед командой стоит задача по выстраиванию процессов работы с PoC-продуктами после завершения проверки идей. Некоторые реализованные прототипы используются бизнес-экспертами в качестве рабочих инструментов, потому что они, даже являясь нецелевыми IT-системами, повышают эффективность процессов, автоматизируют ручной труд и облегчают жизнь сотрудникам. Для таких решений планируется разработать схему перевода прототипов в полноценные IT-продукты, в том числе проведение аудита архитектуры и ревью кода, интеграцию в общий IT-ландшафт компании, передачу на поддержку.
И в заключение
Использование подхода Proof-of-concept дает бизнесу ряд преимуществ: мотивация сотрудников к новаторству и изменениям повышается, при этом нежизнеспособные и нецелесообразные идеи отсеиваются на раннем этапе, а сэкономленные время и ресурсы задействуются для реализации проверенных идей. Таким образом процент успешных и эффективных проектов увеличивается, появляются прорывные продукты, позволяющие обогнать конкурентов. Когда проверка концепции новых идей становится обычной практикой в компании, скорость цифровизации и развития бизнеса существенно возрастает.
P.S. IT-команда ПГК активно набирает сотрудников и стажеров. Посмотрите наши вакансии по ссылке. Вдруг нам окажется по пути? :)