Недавно наш СЕО Олег Балбеков рассказал о том, как мы заботимся о сотрудниках. С технической точки зрения этот процесс спрятан в нашу внутреннюю систему управления — Evrone ERP. Про неё мы и решили сегодня рассказать.

Evrone ERP отличается от классических систем планирования ресурсов. Она создана программистами для программистов. Её используют не бухгалтеры и отдел кадров, а менеджеры проектов, тимлиды, аккаунты, sales-менеджеры, руководители, эйчары — все, кто помогает программистам делать свою любимую работу.

Эта система будет полезна командам разработки, продуктовым командам, digital-агентствам, аутсорс-разработчикам и всем, кто создаёт цифровые и креативные сервисы. Нам она помогает делать нашу ежедневную работу качественно, сохранять стабильность и растить команду, не раздувая штат менеджеров и побочных отделов.

Evrone ERP — это модульный веб-сервис, который объединяет разные процессы:

• Evrone ERP Core — планирование и учёт трудозатрат.

• Evrone Challenge — проверка квалификации кандидатов и сотрудников.

• Evrone GitObserver — контроль за доставкой кода.

• Evrone Care&Attention — забота о сотрудниках.

• Evrone Bookkeeping — аккаунтинг и контроль оплат.

• Evrone Time Tracking — сбор и проверка трудозатрат.

• Evrone Production Calendar — контроль праздников и выходных.

Что делает Evrone ERP?

Облегчает рост команды и компании

Пока ваша команда небольшая — организационных проблем почти нет. Но как только она выросла до 20 человек, данных становится так много, что можно запутаться. Расчёт трудозатрат в Excel, согласование отпусков и больничных в мессенджерах, а про план развития навыков думает, пожалуй, только сам сотрудник.

Evrone ERP избавляет от ручного управления процессами, поэтому можно расширять команду и продавать больше, не боясь облажаться в менеджменте.

Помогает принимать решения на основе данных

С помощью ERP можно быстро достать цифры и отчёты, на которые раньше уходили дни. Все данные по трудозатратам, ключевым финансовым показателям постоянно обновляются, поэтому вы можете принимать решения на основе актуальных метрик.

Упрощает процессы

Иногда не нужно изобретать велосипед. Можно использовать шаблонные и понятные процессы, чтобы сфокусироваться на разработке или продукте. 

Финансовые, управленческие, HR-процессы в модулях Evrone ERP основаны на мировых best practices, они улучшают условия работы для сотрудников и упрощают управление. А главное — экономят время.

Избавляет от бюрократии в общении

Чем больше людей, тем больше бюрократии. Мы спрятали её под капотом Evrone ERP, чтобы сотрудникам осталось только обсудить конкретные решения.

Например, можно не искать, к кому обратиться по поводу отгула или компенсации рабочих трат. Несколько кликов и нужный руководитель получит автоматическое уведомление с предложением согласовать запрос. 

Что в ядре Evrone ERP?

Планирование трудозатрат и зарплата

Главная функция ядра нашей ERP — планирование и учёт трудозатрат для аккаунт-менеджеров и руководителей направлений. Они могут заводить отдельные проекты, прикреплять к ним сотрудников, планировать их работу. Система корректно отобразит график, предупредит про конфликты с другими проектами и расхождения плана с фактом. 

Если сотрудники отметят дополнительные затраты на работу, система отправит ответственным по проекту руководителям уведомления, чтобы согласовать или отклонить эти расходы.

Расчет заработной платы сотрудников и внешних контрагентов продолжает функцию планирования. ERP учитывает трудозатраты, помнит про особенности ТК РФ, знает о праздниках и выходных, следит за отгулами и больничными, рассчитывает зарплату по фиксированной или почасовой ставке. Бухгалтерия имеет удобный доступ к данным по каждому человеку, а сотрудники автоматически получают уведомления о начислении и перечислении зарплаты.

Соцпакет и мотивация

Чтобы сэкономить время на обсуждении индексации зарплаты на отдельных интервью, мы добавили автоматическое повышение ставок. Так вы сможете быстро реагировать на изменения рынка труда, а каждый сотрудник может видеть когда и на сколько вырастет его вознаграждение.

Кроме зарплаты в ядре можно управлять соцпакетом. Мы решили дать сотрудникам управлять им самостоятельно: кто-то потратит на лечение, кто-то купит эргономичное кресло для работы из дома. Каждому, в зависимости от грейда и стажа, начисляется сумма на год, сотрудники заполняют заявки на компенсации и получают выплаты в рамках этого лимита. 

В профилях сотрудников есть специальные поля для адреса, размера одежды и информации о детях. Эти данные нужны для подготовки подарков и корпоративного мерча. HR-отделу больше не нужно бегать к каждому, чтобы спросить размер футболки, уточнить адрес доставки или количество детей для отправки новогодних подарков. 

HR, корпоративная культура и оценка персонала

Все сотрудники в системе взаимосвязаны: кто-то будет куратором или ментором, кто-то руководителем. Чтобы поддерживать получившуюся структуру, система позволяет устраивать автоматизированный ежегодный ассессмент. Он поможет определить, все ли соответствуют своим должностям, выполняют нужные функции.

Периодически данные нужно обновлять. Это нужно для работы системы в целом или, например, если клиент просит актуальные CV сотрудников на проекте. Evrone ERP собирает такие заявки и автоматизирует сбор запрашиваемых данных.

Чтобы нанимать и распределять сотрудников на проекты, мы создали в системе своего рода маркетплейс. Sales-менеджеры и аккаунты могут создавать там заявки на нужных сотрудников в проект, а рекрутеры и ресурс-менеджеры — отвечать на эти заявки и закрывать позиции подходящими или новыми сотрудниками. ERP учитывает уровень подготовки (определенный с помощью Evrone Challenge), знание английского языка, часовой пояс, время, когда освободится сотрудник (если он подходит, но занят на других задачах), и рассчитывает потенциальную экономическую эффективность.

Система также следит за мотивацией персонала. Кураторы и менторы получают автоматические уведомления о проведении тет-а-тетов, на которых обсуждают с сотрудниками текущую рабочую ситуацию. Так можно узнать мотивационный статус, удовлетворенность, риск выгорания, риск ухода, эффект от ухода и зафиксировать всё в ERP. Это помогает удерживать сотрудников и работать с лояльностью и корпоративной культурой.

Финансовые показатели

Конечно, одна из важнейших функций в Evrone ERP — учёт основных метрик. Они помогают руководству понять, всё ли в порядке, и своевременно реагировать на негативные тенденции в развитии. Мы предусмотрели такие показатели не только в рамках компании целиком, но и в разрезе отдельных проектов, команд, направлений и сотрудников в нужные отрезки времени.

Руководителям доступны коэффициент эффективности, оборотный капитал на сотрудника, оборотный капитал и прибыль, количество сотрудников по группам эффективности, среднюю внешнюю ставку.

Что автоматизируют дополнительные модули?

В зависимости от размера команды и текущих задач вы можете выбрать дополнительные модули. Каждый из них упрощает целую группу связанных процессов. 

Все модули связаны и обмениваются информацией с ERP Core и между собой.

Evrone Challenge — проведение интервью и грейдинг

Сервис помогает экспертам проводить входящие интервью по шаблону и фиксировать результаты в карточке сотрудника. Можно провести одно интервью или два отдельных и сравнить мнения. Эксперты оценивают каждый вопрос отдельно, записывают заметки, общий комментарий по итогам интервью и вердикт. По результатам кандидату предварительно выставляется грейд.

По аналогии с входящими интервью, сервис использует ту же механику для испытаний сотрудников. В данном случае интервью проводится двумя экспертами, которые определяют квалификацию сотрудника.

Процесс получается централизованным и гарантирует единый подход ко всем: сотрудники знают, как именно поднять и доказать свой грейд, повысить зарплату, а кандидаты оцениваются справедливо, без отдельных предпочтений.

Evrone GitObserver — контроль доставки кода

Этот модуль контролирует, как и когда сотрудники и внешние контрагенты отправляют код в репозитории. Он своевременно реагирует на задержки и оповещает о них самих авторов и их кураторов. Если сервис обнаружит проблему или критические изменения в метриках, он сразу привлечёт руководителя высокого уровня для оценки ситуации и решения возникших проблем.

Таким образом мы уменьшаем риск потери кода, который был написан, но не отправлен в репозиторий.

Evrone Care&Attention — забота о сотрудниках и лояльность

Сервис заботы о сотрудниках работает на удержание и следит, чтобы каждый получил внимание от компании.

Он ведёт учёт точек взаимодействия, которые появляются автоматически в рамках обмена данными в системе (сотрудник получил повышение, потратил соцпакет) или вручную (мы провели мероприятие). Специальный показатель учитывает все точки взаимодействия и показывает уровень заботу о всех сотрудниках или каждом в отдельности. 

Благодаря такому индексу заботы можно находить выгорающих или забытых сотрудников и работать с их лояльностью.

Evrone Bookkeeping — финансовые задачи и результаты

Этот модуль помогает аккаунт-менеджерам на всём этапе работы со счётом: от создания до полной оплаты. Он автоматически напомнит о пропущенных периодах оплаты, подготовит заявку на создание счёта, отправит её в бухгалтерию, примет и зафиксирует в системе.

Мониторинг оплат позволяет следить за статусами всех счетов и вовремя реагировать на задержки.

Сервис анализирует всю работу над счетами и показывает реальные показатели эффективности проектов, сравнение финансового плана и реальной картины. Таким образом мы можем быстро реагировать и снижаем риск убытков и кассовых разрывов.

Evrone Time Tracking — сбор трудозатрат

Часто команды пользуются давно привычными им сервисами, например, Jira, Yandex.Tracker. Этот модуль собирает зафиксированные трудозатраты из таких сервисов для ERP Core, где эти данные помогают рассчитать зарплату и много других метрик.

Также он проверяет трудозатраты по нескольким параметрам и автоматически запрашивает уточнения у сотрудников.

Итоговые данные о трудозатратах можно упаковать в индивидуальный отчёт для заказчика, чтобы показать, на что были потрачены рабочие ресурсы.

Все эти функции упрощают работу аккаунт-менеджеров, а значит они могут вести больше проектов одновременно, не совершая ошибок и не теряя данные.

Evrone Production Calendar — выходные и праздники

Сервис собирает из доверенных источников информацию о государственных праздниках, дополнительных выходных и предпраздничных днях. Это помогает избежать ошибок в расчете зарплат, трудозатрат и доступных ресурсов.

Хочу такую штуку себе

Мы долго думали, стоит ли выводить получившуюся систему наружу. Опыт эксплуатации внутри компании показал жизнеспособность идеи, проект готов увидеть свет. Сейчас мы можем развернуть для вас Evrone ERP и провести необходимое обучение сотрудников. Получить представление о том, как это делается можно под спойлером.

Надеемся, что наш опыт, реализованный в этой системе поможет бизнесу и сделает жизнь разработчиков немного лучше. Также мы будем рады услышать мнение сообщества о том, какие фичи будут полезны в такой ERP. Ждём вас в комментариях.