Каждый собственник вне зависимости от размеров своего предприятия хочет, чтобы его прибыли росли. Рост прибыли подразумевает рост самого бизнеса, увеличение штата сотрудников, средств труда, повышения управленческой нагрузки. Для эффективной деятельности предприятия в данном случае нужна будет автоматизация бизнес-процессов всех уровней. Иначе никак.
Автоматизация – это проект, выводящий компанию на новый уровень взаимодействия с сотрудниками, клиентами, партнерами. От его успеха или провала напрямую зависит успех на рынке и прибыль, поэтому на этапе запуска проект нужно оценить, поставить задачи, наметить пути и сроки их реализации.
Что такое метод оценки проекта
Проект – это предприятие внутри компании, которое носит временный характер. Оно действует ровно до тек пор, пока ведется работа по созданию продукта или услуги. Начинается всегда с идеи и приходит к своему финалу, когда:
проект достиг своих целей;
появляется ясность, что целей проекта не достигнуть;
проект потерял свою актуальность в глазах заказчика и на рынке.
Чтобы избежать рисков, то есть не выйти за рамки бюджета, не провалить сроки, не сделать некачественный продукт, не разработать никому не нужные «фичи», нужна оценка проекта (ОП).
ОП – способ выяснить насколько высока вероятность выполнения задачи в определенные сроки, причём, качественно и не выходя за рамки бюджета.
Оценка проекта делится на:
оценку идеи. Этап формирования бизнес-а и концепта продукта. Она помогает обоснованию решения на запуск проекта, а также важности её для бизнеса.
оценку проекта. Это можно и нужно делать на любом этапе от планирования до завершения. Она служит для корректировки хода проекта, чтобы не сбиться с пути.
Методы оценки проекта
Методов оценки проектов много, Каждая компания, разрабатывает свои методы, подходящие под конкретные условия бизнеса. По этой причине команды выбирает те методы, которые максимально подходят по специфике проектов, по их сложности и продолжительности.
В работе по проекту должны учитываться :
запланированные сроки;
четкое следование ТЗ;
устав проекта;
системы по оценке и переоценке ресурсов: временных, финансовых и прочих.
В противном случае деньги будут потрачены, а проект сольётся, не достигнув цели.
Основной причиной появления проблем с реализацией является отсутствие системы оценки и фиксирования договорённостей без расстановки приоритетов в задачах.
Методы бывают количественные и качественные. В каждом есть свои инструменты для реализации оценки.
Как собственник видит автоматизацию своего бизнеса
Собственники бизнеса, в своём большинстве, думают об автоматизации бизнеса то как о неприятной необходимости, приводящей к неоправданным затратам, то как о панацее, которая избавит от всех насущных проблем. Что их всех объединяет, так это то, что она вызывает у них подозрение. Думается, что зря.
Скорее всего такие собственники видят автоматизацию с узкой позиции и у них нет возможности оценить все её преимущества для своего бизнеса, всей многогранности и пользы. Благодаря IT технологиям понятие расширилось, и давно уже вышла за пределы автоматизированных цехов, плотно освоившись в офисах компаний, взяв на себя почти все функции управления бизнес-процессами.
Автоматизацию сейчас следует рассматривать как комплекс мероприятий, которые позволят масштабировать бизнес на всех уровнях управления и производства услуг или товара.
Чтобы автоматизация приятно легла на плечи любой компании, она должна быть к месту, целесообразной, неперегруженной и доступной в отношении оборота предприятия и продукта.
Теоретически бизнес и бизнес-процессы понятия равнозначные, так как любой бизнес сам по себе процесс, где всё можно разделить на подпроцессы, этапы и описать. И, соответственно, в таком представлении бизнес можно автоматизировать. Но по факту на предприятиях существует много активностей, которые нельзя назвать бизнес-процессами, а процессов либо нет вовсе, либо они не оптимизированы. Следовательно, вся работа носит стихийный характер.
Вдруг становится очевидным, что под автоматизацию попадает большой подготовительный этап, требующий анализа, описания и подготовки, выявленных «сырых» бизнес-процессов.
Собственник в автоматизации должен видеть три важных универсальных цели, которые актуальны для любой компании.
Практическая и очевидная цель – это экономия. Вложив деньги в ПО, предприятие может применить его, как на уменьшение затрат, так и на повышение производительности труда.
Ускорение и упорядочение бизнес-процессов для автоматизации основная задача. Иначе зачем городить весь этот огород. Она волшебным образом делает процессы отлаженными и прозрачными, сокращает время по каждой операции, определяет четкие этапы, сроки и ответственных товарищей.
Увеличивается прозрачность бизнеса. Автоматизация создаёт единую информационную систему. Внутри ее:
персонал работает с клиентами и друг с другом, не конфликтует из-за дележа клиентов, следует индивидуальному KPI;
клиенты получают своевременное обслуживание с высоким качеством;
руководитель видит фактический результат деятельности сотрудников.
Автоматизация реально помогает масштабированию бизнеса, практически безгранично, так как появление новых бизнес-процессов легко встраивается в существующую работающую систему.
Как реальный масштаб может быть определен только на этапе оценки проекта
Для оценки масштаба проекта существует 2 основных критерия:
Число пользователей, которые будут автоматизированы.
Сложность, нетипичность, характер процессов, подлежащих автоматизации.
Приведем парочку примеров.
У одной организации есть множество простых и типовых процессов. В этом случае внедрение автоматизации делится на этапы, что упрощает организацию процесса внедрения
У второй компании процесса, например, всего два, но при этом они имеют сложную разветвленную структуру. Происходит автоматизация нестандартных процессов, которые влияют на работу всего предприятия и вовлекается много заинтересованных лиц.
Видение масштаба появляется в период оценивания проекта, когда:
Ставится цель, планируются пути достижения.
Ставится и обосновывается проблема проекта.
Определяют глубину раскрытия темы.
Определяют количество информационных источников и насколько целесообразно их использовать.
Обозначают бюджет на реализацию проекта.
Определяют процессы, которые необходимо автоматизировать.
Анализируют выбранные способы работы по цели на соответствие проекту.
В результате проведенной оценки проявляется масштаб проекта и реальное видение результата на основе анализа рынка, конкурентов, потребителей (как сильно нужен им продукт), ценовой категории, возможностей компании по реализации проекта и т.д.,
Для того чтобы проект по автоматизации бизнеса дал необходимые результаты, а оценка не выглядела чистой формальностью требуется экспертная оценка проекта. Данную работу могут провести специалисты, имеющие большой опыт подобной деятельности. Это будет независимый взгляд со стороны, позволяющий увидеть все процессы вашего бизнеса и определить реальные временные рамки внедрения автоматизации.
Наша цель - создать умные и интеллектуальные системы, способные анализировать, прогнозировать и автоматизировать процессы, чтобы ваша компания вышла на новый уровень успеха.