«За подписку дарим чек-лист», «так, надо подготовиться к отпуску и составить чек-лист», «коллеги, чтобы вам было проще войти в проект, расшарили чек-лист». Это слово уже стало мейнстримом и используется в разных контекстах.

Чек-лист (англ. checklist) — структурированный список задач, элементов, свойств, факторов, полезный инструмент, помогающий упростить и упорядочить работу. Перекочевало оно в русский язык, конечно же, из английского.

Всем привет, я — Саша Комбаров, исполнительный директор в веб-студии. Мы любим браться за сложные, нестандартные проекты. Чтобы разработать продукт высокого качества мы составляем чек-листы на каждый этап разработки. Решили рассказать, как именно это делаем и что это дает. А в конце материала делюсь красивыми чек-листами.

Откуда пошли чек-листы

Возникновение этого удобного инструмента связано с авиацией. В 1930-х американская армия заказала новые самолеты — тяжелый бомбардировщик Boeing Model 299. Испытания прототипа прошли неудачно: аппарат остановился в воздухе, упал и загорелся. Над новым самолетом сразу повисло клеймо: человек не может им управлять. В этом есть доля правды, так как управление было сложнее, чем на других самолетах того времени. Производитель самолетов не сдался и не снял их с производства, а придумал контрольные списки с четкими указаниями, что, как и когда делать пилотам. И даже сейчас летчики пользуются чек-листами:

Зачем использовать чек-лист

Авиация и IT-сфера во многом похожи. Забыл о каком-то важном этапе разработки, не протестировал функционал, упустил одну из маленьких задач — ожидай проблем в конце. Как и в пилотировании самолета, важно выполнять задачи одинаково хорошо. В этом и помогают чек-листы. 

Не стоит также забывать, что возможности человеческого мозга не безграничны. Иногда сложно держать нужную информацию в уме в правильном и структурированном порядке. Успех работы над проектом в нашей команде напрямую зависит от всех этапов начиная от предпроектной аналитики и заканчивая версткой и тестированием. 

Чек-листы помогают сделать работу соответствующую стандартам, не упустив важных мелочей. 

Мы работаем с чек-листами на весь проект и отдельными для каждого этапа: от предпроектной аналитики до проверки проекта после запуска.

Как реализовали на проектах 

В своей работе используем сервисы Google. Чек-листы составляем в Google Таблицах, это — удобно, доступ есть у всех, кто участвует в проекте. 

Из чего состоят наши чек-листы? 

• В таблице мы прописываем этапы разработки: от предпроектной аналитики до деплоя и запуска веб-сервиса или мобильного приложения.

• Каждый из этапов разбиваем на подэтап. Например, этап «Аналитика» содержит такие подэтапы как предпроектная аналитика, разработка интерактивного прототипа, подготовка технического задания. Каждый подэтап мы также детализируем.

• Напротив каждого подэтапа прописываем основные задачи. Так, каждый из членов команды понимает, что требуется сделать для выполнения задачи.

• В следующем столбике указываем комментарии, которые помогают лучше ориентироваться в пунктах этапов проекта.

• Также указываем ссылки на регламент, чтобы уж точно ничего не забыть :)

Используем чек-листы не только на проектах, но и при декомпозиции задач разработчикам в Трекере. Это — отличный способ разобрать задачу и расставить акценты.

Почему нужно использовать чек-листы

1. Чек-листы помогают систематизировать и организовать процесс разработки, что способствует более структурированному и эффективному выполнению задач.

2. Использование чек-листов позволяет не упустить важные компоненты и функциональности продукта, так как все этапы и особенности указаны и могут быть последовательно проверены.

3. Чек-листы позволяют обеспечить высокое качество разработки, так как они включают в себя все необходимые этапы тестирования, проверки соответствия требованиям и учет основных стандартов веб-разработки.

4. Использование чек-листа позволяет сэкономить время и ресурсы, так как нет необходимости каждый раз создавать новый план разработки с нуля – достаточно взять готовый чек-лист и адаптировать его под конкретные потребности проекта.

5. Чек-листы упрощают командную работу, так как каждый член команды может видеть текущий прогресс и состояние разработки на основе выполненных пунктов чек-листа.

6. В случае использования чек‑листов, вероятность пропуска каких‑либо ошибок или проблем снижается, так как все необходимые проверки и тесты уже включены в список задач.

Как оформить чек-лист 

Исходя из нашего опыта, мы собрали несколько советов и полезных ресурсов, которые помогут вам составить работающие чек-листы: 

• Поручите составление чек-листа проектному менеджеру, так как он обладает глубоким пониманием проекта и сможет подробно описать все необходимые пункты.

• Выберите удобный формат для чек-листа. Наш предпочтительный вариант - таблица. Создайте простую таблицу с тремя столбцами: первый столбец для этапов, второй для описания задач, третий для примечаний. Дополнительно можно добавить информацию, специфичную для работы над проектами в вашей компании: регламент, сроки, часы работы.

• Каждый чек-лист должен быть сфокусирован на конкретной тематике и стремиться решить определенную задачу. Не пытайтесь объединять в одном списке различные области вашей работы – это только приведет к путанице. Рекомендуется создавать отдельные чек-листы для тестирования или для условных этапов, которые применимы не на всех проектах.

• Разбивайте задачи на более простые и понятные, чтобы справляться с ними легче.

• Одна из самых ценных особенностей чек-листов – их адаптивность. Если вы не успеваете выполнить задачу или необходимо добавить/удалить какой-то этап, не впадайте в отчаяние :) Чек-лист всегда можно изменить и адаптировать к любым обстоятельствам проекта.

• Начните каждую рабочую неделю, планерку и совещание с обновления чек-листов. Это поможет фиксировать промежуточные результаты и планировать предстоящие задачи.

Сервисы для тех, кому не нравятся Google Таблицы, предлагаем несколько альтернатив: 

• Canva. Если вы ищете красоту, то вам подойдет этот инструмент; 

• 365done. Этот конструктор чек-листов на все случаи жизни также отличается удобством и привлекательным дизайном. Вы можете создать несколько чек-листов с описанием задач для разных членов команды;

• Checkli. Если ваши проекты осуществляются на английском языке или вы работаете с международной командой, то этот ресурс будет идеальным. Здесь вы можете заполнять чек-листы онлайн, делиться ими с другими, встраивать в свой сайт и сохранять в виде файла. При оформлении чек-листа можно добавлять баннеры и объединять пункты в разделы для удобства заполнения;

• Notion. Это сервис для создания заметок, текстовых документов, списков дел, баз данных, таблиц, канбан-досок, баз знаний и совместной работы над проектами.

Закрепим на вредных советах?

1. Открывайте чек-лист впервые, когда завершаете весь проект. Ведь зачем тратить время на проверку и контроль, когда можно прыгнуть сразу в бассейн готовности и в нём окунуться!

2. Составляйте проверочные листы от руки и ни за что ни с кем ими не делитесь. Пусть только ваша рука знает все секреты и покрывает чек-листы таинственными иероглифами.

3. Пусть каждый, кто работает над проектом, создает свой чек-лист, в котором указывает только то, что ему хочется. В конце концов, кто-то должен контролировать, чтобы проект был как смесь пирожного с брокколи - каждый получит свое!

4. Указывайте в листах только этапы, прописывать конкретные задачи нет смысла. Предоставьте свободу творчества и фантазии – пусть каждый сам решает, каким образом выполнить задачу «Сделать круто!».

5. Не составляйте чек-листы вовсе. Держите всю информацию о проектах в голове. Ведь кто-то сказал, что нас всех нагрузить информацией, словно суперкомпьютер? Глупости! 

Ну и конечно же делюсь нашими чек-листами:

1. Чек-лист по тестированию дизайна

2. Чек-лист разработки предпроектной аналитики

Успехов!