Привет, Я Бохан Дмитрий — руководитель отдела инновационных проектов компании ПГК Диджитал. Моя работа — вместе с командой развивать продукты Первой грузовой компании. Делать доставку грузов в вагонах более удобной и эффективной. А поддерживать порядок в процессах и коммуникациях с командой мне помогает ретроспектива (ретро). 

Проведение ретроспективы с командой действительно является ценной практикой в сфере гибкого управления проектами. Проведение ретро особенно популярно в ИТ-проектах, где необходимы постоянные улучшения.

Зачем проводить ретроспективы с командой? 

Ретроспективы служат важным механизмом для команд, чтобы задуматься о своей недавней работе и выявлять области для улучшения. Создавая безопасное пространство для открытого обсуждения, ретроспективы побуждают членов команды свободно делиться своими мыслями, проблемами и идеями. Это способствует культуре прозрачности, доверия и сотрудничества в команде. Кроме того, ретроспективы помогают в следующих направлениях:

1. Непрерывное улучшение: определение того, что прошло хорошо, и что можно было бы сделать лучше, позволяет команде постоянно совершенствовать свои процессы и практики.

2. Вовлечение команды: с участие членов команды в процессе принятия решений  дает им новые возможности и увеличивает их чувство владения проектом.

3. Решение проблем: выявление проблем и препятствий своевременно не позволяет им расти и сорвать проект.

Инструменты для ретро

Подготовка и проведение эффективных ретроспектив требует некоторых важных инструментов и методов:

1. Подготовка: до встречи собирайте соответствующие данные, такие как показатели проекта, отзывы команды и любые заметные инциденты. Используйте эту информацию, чтобы структурировать обсуждение во время ретро.

2. Запланируйте встречу: ретроспективы происходят в конце каждого спринта, обычно длятся 1-2 часа для стандартного двухнедельного спринта. 

2. Frameworks: используйте шаблоны, которые даем ниже

3. Назначьте фасилитатора (лидера), который гарантирует, что все участники сосредоточены на ретро, поощряет участие всех членов команды и ведет разговор к действенным результатам.

Лидеры играют важную роль и продвигают следующие улучшения процесса:

1. Лидерство: лидеры задают тон ретроспективам, продвигая культуру открытости, уважения и подотчетности.

2. Поддержка: важно оказывать эмоциональную поддержку команде, без поддержки ретро не достигнет своих целей.

3. Расширение прав и возможностей: поощрение членов коллектива, готовых взять на себя ответственность за процесс улучшения, дает им возможность активно способствовать успеху команды.

4. Последующее наблюдение / поручения: лидеры должны следить за поставленными поручениями и предоставлять необходимые ресурсы или помощь для обеспечения их успешной реализации.

Включив эти элементы в свои ретроспективы, вы можете стимулировать значимые улучшения в процессах и производительности вашей команды. В конечном итоге использование этих элементов приводит к большему успеху проекта и удовлетворению команды.

Ретроспективы без четкого понимания цели, с отсутствием психологической безопасности, когда участники не чувствуют себя комфортно, выражая свое мнение или признавая ошибки, рассматриваются командой как бесперспективные встречи. Члены команды могут счесть их, как скучные повторяющиеся встречи, без осязаемых решений. Команды могут застрять в дискуссиях, не продвигаясь к действенным планам изменений. Сосредоточение на постепенных шагах, использование разных подходов в проведении ретроспектив, способствует объединению команды, подчеркиванию ценности ретроспективы в успехе проекта. Сделав ретроспективы привлекательными, актуальными и ориентированными на действия, команды могут полностью использовать свой потенциал для продвижения позитивных изменений. А помогут  в этом, шаблоны ниже: 

Frameworks (Шаблоны) 

Игра 1: Почему вы пришли на ретро? Исследователи, покупатели, отдыхающие, заключенные (ESVP)

Команде с помощью стикеров необходимо определиться с ролью, с которой они пришли на ретро: 1. Исследователи оптимистичны и взволнованы тем, что узнают из ретроспективы. 2.Покупатели заинтересованы в том, чтобы узнать, что происходит, и быть частью группы. 3. Отдыхающие приходят просто, чтобы отвлечься от работы на время, но не очень заинтересованы в улучшении чего-либо. 4. Заключенные не хотят быть здесь, они приходят только потому, что их руководитель или коллеги настаивают на их участии.

Игра 2: Три поросенка

Команде с помощью стикеров необходимо определиться с тем, на что стоит обратить внимание в проекте: 

• Солома - > Что мы делаем, что немного дрожит, но все еще работает?

• Палки - > Что мы делаем, что имеет достойный фундамент, но могло бы быть еще лучше?

• Кирпичи - > Какие процессы выстроены действительно хорошо?

Игра 3: Start / Stop / Continue (Начать / Прекращать / Продолжать)

Команде с помощью стикеров необходимо определиться с тем, какие задачи в проекте нужно начать, остановить или продолжить в следующем спринте: 

• СТАРТ - > Что команда должна начать делать?

• СТОП - > Что команда должна прекратить делать?

• ПРОДОЛЖИТЬ - > Что команда должна продолжать делать?

Игра 4: Выпусти пар (Разозлило / Расстроило / Порадовало)

Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про эмоции, которые испытывали в рамках спринта: 

• Разозлило (Mad) – что вас разозлило в этом спринте?

• Расстроило (Sad) – что вас расстроило в этом спринте?

• Порадовало (Glad) – что вас порадовало в этом спринте?

Игра 5: 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed For)

Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про изменения, которые были в рамках спринта: 

• Понравилось (Liked) – Что понравилось в прошедший спринт? В частности, что получилось лучше, чем ожидалось;

• Научился (Learned) – Что нового вы узнали за прошедший спринт? Это могут быть как и технические навыки, так и личностные;

• Не хватало (Lacked) – Что вам не хватало для продуктивной работы? Например: “Не хватало детализации задач...”,“Не хватало рабочих тестовых стендов...”;

• Хотелось бы (Longed For) – Какие вещи/артефакты команда хотела бы иметь во время спринта, которые были недоступны? Например, чтобы владелец продукта был больше погружен в команду.

Игра 6: Письмо в будущее

Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про изменения, которых хочет добиться за период: 

• Идея - попросите участников написать письмо о своих успехах на данный момент или о том, каких результатов они ожидают в будущем на определенный период времени (месяц или три месяца).

• Поощряйте их писать в светлом ключе и фокусироваться на достижениях и результате, а не на описании проблем..

Игра 7: Опиши спринт, как фильм

Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про спринт с помощью образов: 

• В этом упражнении вы просите всех описать последний спринт так, как будто это название фильма, команда, как герои боевика или злодеи, или спринт, как историческое событие.

• Например, если участники команды работали над тем, чтобы запуск мобильного приложения прошел гладко, вы можете получить ответы вроде: "Финальный отсчет", "Ухабистая дорога к релизу", "Спринт из ада", "Большой крах", "Дорога к восстановлению" и т.д.

Игра 8: Расскажи, про свое состояние

Команде с помощью стикеров необходимо рассказать про свою производительность и настроение.

Бонусная игра! Игра 10: Выбери мем и расскажи о нем

Каждый выбирает мемы под свое состояние! И рассказывает с помощью мемов о том, как прошел спринт. Специально для этого мы подготовили библиолетку мемов. 

Поручения - важный завершающий этап ретро. 

Безусловно, сосредоточение исключительно на процессе без учета конечной цели может привести к неэффективности и упущенным возможностям для улучшения. Например, ретроспективы эффективны только тогда, когда команды знают, что идеи, озвученные на ретро, будут осуществлены.

Крайне важно понимать, что методологии не являются жесткими догмами. Они предназначены для адаптаций, которые помогают организовать и облегчить эффективные процессы управления. Лидеру важно быть проницательным и гибким, не жестко придерживаться набора правил, а стараться выбирать лучше инструменты и практики, подходящие к ситуации и моменту. 

Наличие четкой цели и структуры для ретроспектив, подчеркивает, как ретро должно стать встречей не только для обсуждения проблем, но и создания действенных планов улучшения посредством экспериментов.

Четкое понимание того, что ретроспектива – это стадия «плана» цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act), которая задает тон для экспериментов и постоянного улучшения, а не ожидает немедленных глобальных решений, возникших на собрании.

Уточнение цели ретроспективы, как средства для создания планов, может помочь команде избежать ловушки простого разочарования без достижения значимых результатов. Фиксация плана в виде поручений подчеркивает важность ориентированных на действия планов, полученных от ретроспектив. 

Переходите в наше пространство Miro и копируйте себе понравившиеся шаблоны.