Неделю назад я сидел в «Джонджоли» со старым приятелем, он руководитель проектного офиса в крупной оценочной компании. С серым лицом он рассказывал, что считает дни до отпуска, страшно устал от цифр, от войны менеджеров за время оценщиков и аналитиков, от попыток развести поезда бронирований и избежать аварии.

Недавно, говорит, вообще был номер: эксперт-аутсорсер заявил, что его пригласили на проект интереснее, и забирайте оценку как есть. Оценку забрали, но ресурсов доделывать её без перегрузок других сотрудников не было. Сроки пришлось двигать, а мой друг приобрёл дёргающийся глаз.

Мы с командой оцифровывали сквозной процесс управления проектами с CRM и документооборотом в крупной компании КСК. Там не было таких проблем, но процессы похожи. Делюсь кейсом, может быть, он поможет таким же уставшим чувакам.

CRM, СЭД и управление проектами в едином контуре

В системе связаны CRM, управление проектами и проектная документация. Сквозной процесс работы над проектом выглядит так:

Менеджер КСК ГРУПП создаёт в CRM договор на оказание услуг в рамках цикла продаж. Там он прописывает даты начала и окончания проекта, формирует сроки и параметры каждого этапа, фиксирует запланированную стоимость и вносит плановые трудозатраты.

Затем система создаёт на каждый этап отдельный паспорт проекта для дальнейшего планирования работ в рамках этого этапа. Менеджерам не нужно создавать множество индивидуальных карточек, прописывать и распределять задачи вручную. 

Агрегатор всей информации о проекте и контроль финансов

Паспорт этапа — это карточка, в которой собраны все важные данные: дата начала и окончания работ, стоимость, ответственные руководители и исполнители. 

Это главный рабочий инструмент менеджера — в него он вносит дополнительную информацию и трудозатраты, с его помощью контролирует ход работы. Расскажу подробнее.

● Сначала по каждому этапу вносятся плановые показатели трудозатрат, чтобы в будущем, когда специалисты зафиксируют фактически потраченные ресурсы, увидеть разницу.

● Далее руководитель проекта указывает в паспорте этапа эксперта, период его работы и способ расчёта — по затраченным часам или фиксированной оплате.

Если руководитель планирует, что исполнитель потратит на этап 100 часов, то система умножит эти часы на ставку и покажет общую стоимость его работы. Формулы расчёта и ставки менеджеры регулярно актуализируют.

● После старта работ по этапу из паспорта проекта автоматически создаются задачи для конкретных исполнителей за каждый месяц работы. Распределение задач менеджеры контролируют на диаграмме Ганта.

Учёт трудозатрат внутренних и внешних специалистов

Исполнитель вносит фактически затраченное время в табеле — отдельной странице, где выведены все проекты с его участием. Перейти в табель можно из конкретной задачи или из своего профиля. 

Для внешних экспертов мы тоже сделали личные профили, но с ограниченными функциями. Они могут только вносить время, просматривать свои задачи и общаться с руководителем проекта.

В «Первой Форме» можно настраивать права пользователей, поэтому для разных групп открыт доступ только к определённым страницам или задачам. Например, исполнители не могут просматривать информацию о стоимости этапов работ. 

Зафиксированные часы подтягиваются в паспорт проекта и автоматически умножаются на ставку. Там руководитель проекта видит текущий финансовый результат и сравнивает с запланированным, контролирует сроки и доступный бюджет.

Прозрачная подробная отчётность

Сама формирует отчёты, например, по группе компаний или по отдельному исполнителю. Менеджеры часто пользуются отчётом по букированию специалистов — матрицей, в которой отражается занятость всех сотрудников.

Для ориентации в показателях есть фильтры: 

● по отделам, 

● показателям, 

● руководителям проектов, 

● периоду, 

● исполнителям, 

● типам трудозатрат и другим параметрам.

Результаты внедрения проектного управления

КСК ГРУПП автоматизировала управление проектами и собственными ресурсами. Теперь менеджеры:

● получили инструмент контроля занятости исполнителей на проектах и планирования нагрузки на производство,

● корректно рассчитываются с исполнителями в условиях незавершённого производства.

● видят правдивый финансовый результат и трудозатраты по каждому проекту,

● перестали сами формировать отчёты.