В мае 2024 года в Калининградской области прошел IT-фестиваль KODE Waves. Мы получили опыт, проанализировали его и решили поделиться с теми, кто идет по тому же пути.

Зачем проводить региональную IT-конференцию, если есть федеральные

Сначала расскажем, почему мы вообще решили провести мероприятие и какие цели у нас были, ведь из этого складывается концепция ивента. В нашем случае команда организаторов состояла из двух участников:

• АНО «Цифровое развитие» — подразделение регионального Минцифры, которое развивает IT-сообщество, поддерживает местных IT-специалистов и IT-компании, создает экосистему для развития Калининградской области как IT-хаба.

• KODE — IT-компания с сильным брендом и глубокой технологической экспертностью, у которой много социальных связей в IT-сообществе по всей России.

Мы познакомились друг с другом, наладили связи и узнали, чем каждый из нас может быть полезен на пути к общей цели. Благодаря слаженной работе мы все заработали удачный кейс в копилку опыта, а в следующем году используем его как планку, которую можно поднять выше и сделать еще лучше.

Региональная конференция — всегда крупное событие для сообщества. Калининград не избалован именитыми спикерами и сильными IT-ивентами, сказывается географическое положение. Но при этом в регионе есть несколько крупных IT-компаний, сотрудники которых хотят развиваться, иметь классный нетворкинг и доступ к новым технологиям. 

Почему конференция нужна сообществу:

• Когда вокруг классная среда для профессионального развития, сотрудники не хотят уезжать в столицу или другие города, потому что все необходимое есть у них дома.

• Легче привлекать свежую кровь: инвестиции растут вместе с ростом сообщества и IT-инфраструктуры.

• IT-специалисты формируют спрос, потому что готовы платить за более качественный сервис, а значит и предложение во всех сферах выходит на уровень выше.

Зачем компании организовывать конференцию:

• Чтобы быть среди тех, кто развивает сообщество внутри региона, оставаться на виду и считаться одним из центров прогрессивного комьюнити.

• Чтобы поддержать IT-специалистов — как штатных, так и тех, кто в ней не работает. Исключительно забирать специалистов с рынка и ничего не давать взамен — не лучшая долгосрочная стратегия. Вместо этого можно вкладываться в обучение сообщества в целом. 

Чтобы организовать региональную IT-конференцию, понадобится вложить много сил. Зато именно вы получите все «сливки»!

Определиться с концептом

Мы сразу решили, что будем стартовать с однодневного мероприятия, чтобы проверить свои силы и узнать, как откликнется аудитория на наш фестиваль.

Наши партнеры KODE — гуру мобильной разработки, а в регионе достаточно мобильных разработчиков, которым будет интересна эта тема, поэтому на ней мы и сосредоточились. Первую секцию посвятили мобильной разработке: речь шла об инновациях, которые определяют будущее индустрии. Мы постарались найти доклады, которые показывают новые технологические тренды, анализируют их потенциальное влияние на бизнес-стратегии, модели поведения и пользовательский опыт.

Также мы понимали, что большая часть нашей аудитории — представители других ролей: аналитики, дизайнеры, QA и проджект-менеджеры, которым тоже нужны новые знания, нетворкинг и топовые спикеры. Поэтому мы решили сделать вторую секцию для максимально широкой аудитории: про инженерные и технологические инновации, но уже за пределами мобильности. Здесь мы решили собрать доклады об ИИ, машинном обучении, больших данных, AR/VR и других темах, которые формируют технологическое завтра. В нашем представлении эти темы важны всем, кто связан с развитием IT-проектов, потому что редкая беседа в индустрии обходится без обсуждения этих технологий.

Все это позволило нам легко привлечь аудиторию через интересных спикеров и небанальные темы. Но обратная связь показала, что участникам не хватило хардовой информации по своим направлениям. Вот некоторые отзывы:

• «Доклады были больше полезны для разработки. Для QA, аналитиков или ПМ было мало, что послушать».

• «IT-мир раскрывался на конференции с многих сторон, но совсем не была затронута тема проектирования и дизайна интерфейсов, продуктового дизайна».

• «Было бы неплохо выделить и другие сферы, помимо разработки. Например, тестирование и дизайн».

Мы и сами понимаем, что более прикладные доклады для каждой роли сделают конференцию привлекательнее для большего количества участников, поэтому в следующем году докладов и секций будет больше.

Найти помощь и партнеров

Если вы горите идеей организовать собственную конференцию, но у вас не хватает ресурсов — будьте открыты к коллаборациям. Мы сделали интерактивные зоны, чтобы участники не скучали в свободное от докладов время, и пригласили партнеров — IT-компании, которые развивают свой HR-бренд в регионе. Чтобы интерактивные зоны не превратились в ярмарку вакансий, мы заранее попросили партнеров не хантить людей, а заявлять о себе через технологии, в которых они хороши. 

Кто был и что делал:

• «Велогород.Online» приготовил зону кибервелоспорта. Участники фестиваля крутили педали по виртуальным горам и равнинам и управляли персонажем-велосипедистом в многопользовательской онлайн-игре.

• Калининградский 3D-центр MiTiM демонстрировал, как создаются вещи на 3D-принтере. Участники фестиваля печатали селфи и подставки под телефоны. 

• Платформа для создания сайтов flexbe учила всех желающих собирать сайт на конструкторе.

• Инносети разыгрывали карьерную консультацию за участие в небольшом квизе о хард и софт-скиллах.

• СБЕР знакомил с первым интеллектуальным AI-помощником для вузов на базе большой языковой модели Сбера — GigaChat, который помогает студентам, абитуриентам и сотрудникам находить ответы на вопросы во время обучения. 

• Клуб виртуальной реальности ARENA Wonderland привез оборудование для развлекательных и обучающих AR/VR-игр.

Все это возымело эффект: после конференции участники оставили фидбэк о том, что хотелось бы больше интерактивных стендов — значит, такой формат интересен.

Привлечь топовых спикеров

Если ваша компания не такая известная, как Яндекс или ВКонтакте, а у конференции еще нет большой узнаваемости, нужно смотреть правде в глаза: звездные спикеры не будут гореть желанием к вам приехать.

Есть три пути, чтобы заполучить их:

1. Выделить очень-очень-очень большой бюджет на гонорары.

2. Долго прогревать их и рассказывать, что вы делаете космическую конференцию, на котором соберется замечательная аудитория.

3. Найти амбассадора вашей конференции. Им может стать человек, хорошо знакомый с вашей компанией, который может за вас поручиться. У него должно быть много социальных связей в IT, а также богатый опыт по организации мероприятий и участию в них.

Мы пригласили давнего друга оргкомитета фестиваля Алексея Гладкова, одного из самых известных мобильных разработчиков. Алексей согласился сделать программную часть, помог собрать звездный состав спикеров с интересными темами, провалидировал их на соответствие концепции, а когда доклады и презентации были готовы, участвовал в прогонах и давал фидбэк. В общем, стал нашим полноценным программным директором, который открыт и понятен аудитории. 

В результате мы собрали много положительной обратной связи о выступлениях: 

• «Мне очень зашел доклад про AI-трансформацию код-ревью. Спасибо спикеру за подробный рассказ от и до. Пощупать и заплатить денег, чтобы внедрить себе, хотелось прямо в зале».

• «Мне очень понравилась лекция про Web3, про нейронки от Битрикс, лекция Леши Плаксина очень захватывающая».

• «Доклады в хард-секции по мультиплатформе. Спикеры поделились полезным опытом и дали вдохновение попробовать новые технологии».

Рассчитать количество участников

Когда организатор конференции планирует количество гостей, он исходит из своих KPI. Они могут фокусироваться на разном: например, величине сообщества в регионе или желаемой конверсии. Мы исходили из размера сообщества в Калининградской области и опыта коллег в проведении похожего мероприятия для геймдев-индустрии. Также мы учли ограничения площадки и получили предполагаемое число участников — 350 человек.

Но в результате мы поняли, что могли бы получить в два раза больше аудитории. Запрос у специалистов оказался настолько сильным, что нам пришлось ограничить количество выданных билетов. Это дало волну хейта, но мы решили, что лучше сделаем супер-качественное мероприятия для меньшего количества человек, чем разочаруем 600 айтишников.

Организовать нетворкинг

Обычно участники конференций сильно устают, потому что переваривают огромное количество информации и в короткие перерывы бегают из зала в зал. Мы выдвинули гипотезу о том, что многие приезжают на мероприятия не только за знаниями, а в том числе за общением и вдохновением.

Поэтому мы сделали конференцию на берегу Балтийского моря и очень хотели, чтобы участники попали в расслабленную атмосферу с классным нетворкингом, получили позитивные эмоции и приятно пообщались. Мы назвали KODE Waves фестивалем, а еще планировали соблюсти баланс между вдохновением и знаниями:

• Сделать большие перерывы между докладами — минимум по 20 минут.

• Организовать комфортное пространство для обсуждения докладов.

• Сделать зоны, в которых можно расслабиться и пообщаться.

• Вынести основной поток докладов на свежий воздух, чтобы шелест морских волн задавал нужный тон.

В итоге у нас получилось не все из того, что запланировали:

• Перерывы между докладами шли по 10 минут, и этого времени не хватало на отдых и общение.

• День выдался холодным, и аудитория замерзала во время докладов на открытом воздухе.

• У тех, кто пришел в компании знакомых или друзей, не было поводов для общения с другими людьми. Стаканчики для нетворкинга не сработали: все просто пили из них кофе и не обращали внимания на зеленые, желтые и красные наклейки, обозначающие уровень открытости к диалогу.

В следующем году мы учтем эти нюансы. Из плюсов — наша гипотеза сработала: обратная связь показала, что участникам действительно был важен нетворкинг и обмен знаниями в располагающей к этому обстановке.

Что еще было важно для аудитории

Вишенка на торте для организатора мероприятий — это получать фидбэк после окончания проекта. Мы отправили участникам анкету и спросили, что понравилось, а что не очень. Вот какие пожелания высказали ребята:

• Доклады должны быть для представителей всех направлений, которые приехали на конференцию.

• Необходим по-настоящему вкусный кофе и состав позиций в меню для аллергиков.

• Перемещение по всему пространству конференции, еда, интерактивы — все должно проходить без очередей и дополнительных рамок досмотра.

• Расписание должно идти четко по таймингу без задержки. Перерывы должны быть дольше десяти минут, чтобы все успели передохнуть и поучаствовать в нетворкинге.

• В лекториях должно быть просторно и не многолюдно. Здорово, если слушателю не придется сидеть в одном лектории весь день. 

• Участникам нужен чат в Telegram для общения.

• Партнерам на интерактивных стендах нужно раздавать мерч — хотя бы стикерпаки.

Все эти пожелания мы учтем в 2025 году и постараемся сделать KODE Waves еще круче и полезнее. А пока набираемся опыта и рефлексируем ?

Делитесь в комментариях, с какими трудностями в организации региональных IT-конференций вы сталкивались, и что помогало вам провести такое крупное и важное событие.