И рассказываем, чтобы сэкономить Ваше время

Чтобы перелезть через этот высоченный забор понимания, как же все-таки работает сейчас КЭДО в Битрикс24 мы:

• Просмотрели 384 минуты видеоуроков и роликов

• Прочитали 23 статьи и публикации

• 6 раз начинали переписку с тех. поддержкой с информации о том, что наша очередь для ответа 120 и выше, и в итоге дожидались ответа

• Промучали как минимум 7 разработчиков с вопросами

И в итоге наконец-то поняли, как же оно работает, что можно реализовать и чего пока не хватает. Расскажем в этой статье, чтобы вы не проходили все эти пути.

Для информации: мы компания, которая занимается внедрением и настройкой Битрикс24, 1С и их интеграция.  Если вы хотите узнать «а может ли Б24 делать вот так….» или «мы хотим, чтобы в Битриксе было вот так….» - пишите нам, мы подключимся!

Начну с вводной информации, что же такое КЭДО?

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Каждый сотрудник, работающий в компании, подписывает большое количество кадровых документов. По ощущениям, с каждый годом этих документов все больше и больше.  Кадровые документы начинаются от приема на работу, отпусков, и заканчиваются ознакомления с различными приказами. То есть кадровые документы существуют в каждой компании, где есть хотя бы 1 сотрудник.

Как выглядит кадровый документооборот на бумаге в организациях?

Сотрудник отдела кадров формирует документы на сотрудников, печатает их, приглашает к себе сотрудников на подпись, собирает подписи, подписывает их у руководителя компании, передает в архив.

И это схема простого пути, например, для приказа на командировки или доверенность, и сотрудники находятся в одном офисе.
Если документ должен быть подписан в 2х экземплярах, один остается у сотрудника, второй у работодателя, и сотрудник с отделом кадров расположены в разных офисах или даже городах, схема будет выглядеть намного сложнее:

Сотрудник отдела кадров печатает трудовой договор в 2х экземплярах, отправляет курьерской службой сотруднику. Сотрудник получает, подписывает, и отправляет обратно два экземпляра. Далее сотрудник кадров подписывает трудовые договоры у руководителя компании, ставит печать, один экземпляр также курьерской службой направляет сотруднику, а второй в архив. На такой пусть может уходить и месяц.

Сервисы для КЭДО

Сейчас на рынке большое количество сервисов, которые помогают компаниям перейти от бумажных документов к электронным, вот некоторые из них:

• Контур

• 1С

• Битрикс24

• и другие...

Как выглядит КЭДО в Б24?

В Битрикс24 есть ряд преимуществ и ряд недочетов. С одной стороны, сделано много для упрощения работы, с другой стороны есть недоработки.

Итак, для начала нужно загрузить документ, который будет отправлен на подпись. Сразу удобно то, что документы могут быть в разных форматах.

Далее нужно выбрать код документа, это обязательный этап при работы с КЭДО и он уже списком внесен:

А далее начинается квест с участниками процесса, так как необходимо участие нескольких человек.

Компания – тут все понятно, выбираем свою организацию

Провайдер – всегда будем выбирать Госключ.

Подписывающий от лица компании – сотрудник, у которого есть Усиленная квалифицированная электронная подпись (та самая, которая выглядит как флешка), это руководитель компании или тот, кому сделали доверенность и дубликат подписи.

Согласующий – специалист, который получит документ для согласования. Например, документ должен согласовать руководить отдела кадров. Можно не выбирать

Кто будет заполнять – исполнитель, который будет проверять, все ли данные сотрудников, которые могут потребоваться есть в системе. Если документ подгрузили полностью заполненный, то эта роль и не нужна. Если документ подгрузили шаблоном, чтобы Битрикс24 заполнил персональные данные сотрудника (должность, снилс и т.д.), этот человек будет проверять, что все данные заведены в карточке сотрудника или введет их вручную. Можно не выбирать.

Следующий этап – выбор сотрудника, которому отправиться этот документ на подпись. С чем мы тут столкнулись – нужно добавлять сотрудников по одному и вручную. Если направляем на 1-2 сотрудников, проблем нет (у нас маленькая компания, все друг друга знают, сверяться со штатным расписанием не нужно). А если мы отправляем документ на 10-20-40 сотрудников, тогда появляется очень большая сложность добавить всех сотрудников по очереди, свериться со штатным расписанием, актуальность данных. «Квест» – мягко сказано

Направляем документ на согласование, подписание руководителем и после он направляется на подписание сотруднику. У сотрудников есть ровно сутки на ознакомление и подписание документа. Почему только 1 сутки? А можно 2 суток?

Если сотрудник не успел подписать, документ удаляется и нужно будет проходить снова все этапы заведения документа, подписывать его руководителю. Не совсем удобно, что такой короткий срок.

Что сделано из автоматизации?

Можно загрузить шаблон документа и выбрать поля, которые crm заполнит на большое количество сотрудников.

Например, лист ознакомления можно отправить на 20 человек, Битрикс сам подставить данные сотрудников из карточки и сотруднику отдела кадров не нужно заполнять вручную лист на 20 человек. Хорошо? Да!

Удобно? Пока нет :-)

На скриншоте видно, что нужно наловчиться и привыкнуть верно подставлять поля в документ, чтобы не было слишком больших пробелов между Фамилия Имя Отчество, и поля не съезжали по уровню.

Подписание сотрудником

Битрикс24 пришлет уведомление о поступлении документа на подписание. Далее сотрудник переходит в приложение на мобильном телефоне Госключ и подписывает. Пошагово не будем расписывать, так как это есть и так в большом количестве гайдов и порядок действий стандартный. Просто скажем, что тут процесс очень быстрый и простой.

Подписанные документы

Все подписанные документы будут храниться в облаке Битрикс24. Но при переходе организации на КЭДО нужно сразу определиться, где архив будет дополнительно храниться в организации. Все сервисы (или основная часть) сразу предупреждают, что все документы храниться до тех пор, пока система используется. Определенные кадровые документы должны храниться в архиве 50 и 75 лет. Так как существует большая вероятность за такой период смены системы, то нужно сразу определить, какой архив вы будете вести.

В битрикс24 подписанный документ можно сохранить архивом, который будет состоять их следующих документов:

Тут все тоже в соответствии с законом, есть документ wredc_data.xml

В каком случае может сработать такая система?

У нас небольшая организация и есть сотрудники, которые работают в других городах. Битрикс24 мы используем уже пару лет. И нам действительно было легко запустить КЭДО, так как к программе все привыкли, старт простой, большое количество настроек не понадобилось, сотрудники быстро установили себе приложения Госключ и разобрались с подписью. Сотрудники на удаленке больше не приезжают в офис на подписание документов, иногда мы теряли по 2 часа рабочего времени из-за документов, а на подписание документов с сотрудниками из других городов мы больше не тратим деньги (в среднем по 500р. на один документ), время на курьерскую службу и длительное ожидание документов.

Поэтому чисто по математике на внедрение КЭДО у нас в компании мы потратили 0 рублей, даже сэкономили несколько тысяч на доставке документов (сколько точно мне так и не рассказали).

А теперь давайте пройдемся по недостаткам

Нам показалось, что для крупных организаций они очень существенные.

Во-первых, нет возможности настроить бизнес-процессы. У нас есть руководители групп, с кем их подчиненные в первую очередь должны согласовывать отпуска. Мы хотели настроить автоматический выбор непосредственного руководителя, чтобы сотрудники случайно не накосячили, а руководители случайно не согласовали чужие отпуска.

Вторая большая проблема – нет никакой связи с бухгалтерией. Для расчета отпуска кадры «вручную» информируют бухгалтерию. Нет даже возможности поставить какую-то галочку, что об этом документе нужно проинформировать сотрудника бухгалтерии, не говоря уже о полной интеграции с расчетом.

Номер три: нельзя настроить шаблоны, чтобы у сотрудников под рукой были бланки. Есть только поле, где в хронологическом порядке отображаются последние использованные документы. Это не решает проблему доступности заявлений и простотой их подачи, а это большая часть кадровых документов. История о том, что сотрудник дергает 5 человек в поисках заявлений и отвлекает кадровика продолжает жить.

Вывод (чисто наш и чисто на нашем опыте)

КЭДО в Б24 выглядит как заготовка для чего то большего… Трудно придумать для чего он может быть использован в таком виде, как реализовано сейчас, если только для сбора подписей сотрудников. Основная часть работы по составлению документов, информирования других отделов остается неизменной. Но в случаях, если у вас несколько подразделений или сотрудники на удаленке – да, смело можно пробовать.

Брать Битрикс только ради КЭДО финансово кажется идеей не очень, потому что данная функция сейчас есть начиная от тарифа Профи. КЭДО можно запустить, если вы уже используете его для других задач.

Для крупных компаний, где необходимо автоматизировать процессы нужны системы, которые автоматически составляют документы, рассчитывают ЗП, проверяют длительность отпусков и тут лучше смотреть в сторону других систем. Для сравнения мы изучили данные процессы в 1С и напишем об этом отдельную статью.