Что делать, если ваш руководитель не может найти для вас 5 минут?

Привет, Хабр! Меня зовут Мария Архипова, я работаю в департаменте информационных технологий РСХБ-Интех и активно занимаюсь развитием soft skills в ИТ. Иногда ИТ-специалисты сталкиваются с трудностями в коммуникации как внутри своих команд, так и с другими отделами. Я начала исследовать различные подходы к улучшению коммуникаций на примере своей команды в РСХБ и в этой статье хочу поделиться опытом.

Итак, вопрос, который может волновать каждого ИТ-специалиста: «Что делать, если руководитель не может найти для вас 5 минут».

Во-первых, не стоит обижаться и опускать руки. Не надо думать, что это он с вами не хочет встречаться. Скорее всего, руководитель просто перегружен. Воспользуйтесь случайной встречей в коридоре, лифте или на обеде. Начните свою речь с самой главной мысли и уложитесь в 5 секунд. Ещё раз повторю. Самое важное. Сразу начать с главного. Не нужно вводных, предысторий, вступительных слов. Сразу. Начните. С главной мысли.

Если вы затронули действительно важный вопрос, то ваш руководитель заинтересуется и уделит вам время, чтобы выслушать ваши предложения.

«Я так и делаю», — скажете вы. На самом деле нет. Большинство из нас привыкло начинать издалека и объяснять ход своих мыслей от начала до настоящего момента. Мы так привыкли. Потому что нас так учат. Так нам подают информацию в школе, университете и даже дома. Нам объясняют. Описывают причину, из которой логичным образом проистекает следствие. Не ходи по лужам, а не то промочишь ноги и простудишься. Если ты будешь читать в транспорте, то испортишь зрение.

И если раньше негативные последствия такого способа коммуникации были не особенно заметны, то сейчас все изменилось.

Мир перегружен информацией. Количество информации, которое сегодня потребляет человек, невозможно сравнить с тем, что было даже 30 лет назад, и эти объемы только растут.

Среднестатистический руководитель проводит в среднем 5 часов встреч ежедневно. За это время его мозг переполняется информацией, и у него остается очень мало свободного внимания. Поэтому, когда вы начинаете рассказывать свое предложение «от печки», то руководитель очень быстро теряет интерес и переключается на другой вопрос. У вас есть 3-7 секунд, которые называют «первый момент истины», чтобы захватить внимание вашего шефа. Procter & Gamble ввели понятие First Moment of Truth — FMOT, именно столько времени нужно человеку, чтобы принять решение о покупке, когда он впервые видит товар. В 2021 году платформа Netflix провела исследования, которые показали, что уже в первые 5 секунд человек понимает, будет он смотреть ТВ-шоу или нет.

Сразу начать с главной мысли — это единственный способ уложиться в отведенное время. Казалось бы, банальный совет. Но не все так просто. Проанализируйте, как обычно вы строите свою речь. Понаблюдайте за коллегами и друзьями. Готова поспорить, что в большинстве случаев они начинают издалека.

Недавно на встрече один из моих коллег пустился в подробное объяснение причин, приведших к проблемной ситуации, которую нам необходимо было разрешить. Я попыталась сэкономить его и мое время, попросив его опустить объяснения и перейти к обсуждению предлагаемого решения проблемы. Но он отказался, ответив мне, что желает постепенно подвести меня к решению, иначе я не пойму. Хорошо, что такое бывает нечасто.

Распространено мнение, что если хорошо и подробно объяснить, то собеседник согласится с выводом.

Однако в современном мире зачастую собеседник не способен удержать внимание, чтобы дождаться этого вывода и уж тем более понять его. Не говоря уже о том, что жалко тратить время на то, что может быть ясно и так.

К сожалению, годы практики закрепили в нас именно такой подход к подаче информации — от причины к следствию, и нужно прикладывать осознанные усилия, чтобы сделать иначе.

Барбара Минто, консультант МакКинзи, внедрила в бизнес-лексикон термин «Пирамида Минто», который описывает особенности коммуникации позволяющей быстрее и точнее донести свою мысль до собеседника.

Если вы всерьез займетесь этим, результат не заставит вас ждать. Посмотрите на примеры писем. Какое письмо легче понять?

Письмо 1. (Фрагмент реальной рабочей переписки, из которого удалены названия систем и фамилии сотрудников)

Общее понимание реализации есть у всех, мы проговорили с вами работы на стороне системы Х. Вы, как и другие команды, ранее заложили высокие оценки на реализацию. По итогу проработки требований, вероятно, оценки нужно будет пересматривать в меньшую сторону.

Напишите тогда, пожалуйста, какие именно есть ограничения и что именно должно повлиять на увеличение оценок, а аналитик в ответном письме даст комментарии в рабочем порядке.

Предлагаю не привязываться к формальной части в ситуации, когда есть взаимопонимание и уже идет активная фаза работ.

Письмо 2. (Новая формулировка письма 1, созданная специально для этой статьи)

Напишите, пожалуйста, какие именно требования повлияли на увеличение оценок. Аналитик в ответном письме даст комментарии в рабочем порядке.

По окончании проработки требований всем командам нужно будет пересмотреть оценки, вероятно, в меньшую сторону.

Готовясь к встрече с руководителем, помните про 5 секунд, которые у вас есть, чтобы привлечь его внимание. Этого достаточно, чтобы донести суть вопроса, который вы предлагаете решить.

Если это действительно важно, то руководитель найдет время, чтобы слушать вас дальше. Но не стоит расслабляться. Переходите сразу к тому, как вы предлагаете решить вопрос, что для этого нужно (ресурсы) и почему такой способ самый эффективный (если спросят).

И только в конце, если спросят, можете рассказать, как вы к этому пришли.

Я рекомендую использовать такой подход даже в ежедневном общении. Это позволит вам быстрее договариваться, сэкономить время и избежать лишних конфликтов из-за недопонимания.

Будьте лаконичны, берегите чужое внимание, а истории о том, как вы придумали оригинальное решение проблемы, вы сможете рассказать на тимбилдингах, за кружкой чая в компании друзей или здесь, если вы часть команды РСХБ.