Здравствуйте! В прошлой статье мы рассмотрели, почему менеджеры задач не делают нас продуктивными. В этой будет только практика: мы попробуем планировать дела таким образом, чтобы реально достигать поставленных целей.

Небольшое замечание: в моей программе My day planning пока реализованы самые базовые функции, поэтому кроме неё будем использовать Trello и Excel. Trello требует регистрации, но доступен на разных устройствах. Нам достаточно бесплатной версии этой программы. Если нет Excel, можно использовать LibreOffice Calc, таблицы в Google Docs или OnlyOffice. Другой вариант – завести Яндекс Диск или облако Mail.ru. Эти сервисы позволяют не только хранить файлы, но и создавать и редактировать в онлайновой бесплатной версии Microsoft Office.

План действий:

1. Ставим цели.
2. Определяем главную задачу на день.
3. Планируем день или часть дня.
4. Контролируем движение к цели.

Ставим цели

Грамотное планирование начинается с целей. В прошлой статье мы обсудили, что нам нужно видение и цели, которые сгруппированы по времени и сферам жизни. Для этого создадим в табличку, как показано ниже:



Для удобства я создал заранее файл Excel: Цели.xlsx.

Каждый столбец соответствует одной сфере жизни. Сфер жизни не должно быть больше 7. Это не только потому, что человек может обрабатывать в уме максимум 7 элементов. Если сфер жизни много, то вы будете распыляться, а контроль над делами будет затруднён. В табличке я уже написал 6 сфер жизни. Вы можете использовать готовые или создать свои.

В первой строке записываем, как мы видим себя в конкретной сфере жизни. Видение — это наша сокровенная мечта. Её не надо ограничивать никакими рамками. По этой причине не нужно задумываться, хватит ли нам времени и наших способностей для её осуществления. Многие идеи первоначально казались людям бредом, но со временем приходило понимание, что при наличии желания всё достижимо.

На следующих строках пишем долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные задачи. Важно, чтобы долгосрочные цели служили осуществлению видения, среднесрочные — достижению долгосрочных целей, а краткосрочные — среднесрочных. Такое подчинение целей друг другу и видению позволяет не сбиться с пути и правильно выбирать первоочередное.

Эта таблица позволила мне увидеть слабые места и даже белые пятна в моей системе целей. В некоторых сферах жизни у меня не было ни целей, ни видения. После того, как я всё же заполнил таблицу, появилось ощущение повышения контроля над жизнью в целом.

Использование таблицы целей позволяет увидеть слабые места в системе целеполагания.

Таблица целей работает только в том случае, если к ней регулярно обращаться, перечитывать и уточнять цели. В My day planning я планирую дополнительно добавить напоминание регулярно просматривать таблицу, а также проверку, что каждая цель соответствует критериям, например, SMART.

Выделяем главную задачу на день.

После создания системы целей на сцену выходит My day planning. На каждый день следует выделить одну и только одну задачу, которая принесет наибольший результат и послужит скорейшему достижению цели. Этой задаче следует выделить большую часть дня, обязательно утром.

1 день = 1 самая важная задача.

Поясню, в чём здесь хитрость. Непродуктивные люди далеко не лентяи. Просто разные дела не только имеют разную ценность, но и принесут различные результаты. Существует принцип «20 на 80», иначе называемый «принцип Парето». Согласно этому принципу, выполнение всего 20% дел даст 80% результата. Только вдумайтесь: мы можем не работать над подавляющим большинством задач и получить почти весь результат!

Но мы поступим хитрее: из 20% дел снова ещё раз выделим 20% дел, которые принесут нам наибольший результат. Этот процесс будем повторять, пока не останется 1 задача. Например, у нас 100 задач. Мы выделили 20 задач. Из этих 20 задач — 4 задачи. Из 4 задач выбрали одну. Сделать за день 3-5 важных задач порой трудно, но с одной мы справимся наверняка.

Главную задачу нужно записать в My day planning в разделе «Цели на день». Туда же можно записать менее важные задачи, которые нужно не забыть выполнить.

Планируем день или часть дня.

В прошлой статье мы обсудили, что одного списка дел мало — нужно также оценить, сколько времени выделить на каждую задачу. После оценки времени обычно оказывается, что успеем сделать меньше, чем хотелось бы.

Планировать новый день советую с вечера, так у вас мозг настроится за время сна на работу, разложив задачи по полочкам и подбирая биоритмы дня. В плане дня выделяем время на главную задачу, семью и отдых. Остальное время заполняем менее важными задачами.

Чтобы было время на семью и отдых, это время нужно запланировать.

Чтобы план дня был гибким, между задачами желательно ставить небольшие перерывы. В этом случае не страшно, если мы закончим работу на несколько минут позже.

My day planning имеет раздел «План дня», куда вписываются задачи, сколько времени они займут, и их ценность. Есть 4 ценности:

1. Задачи, которые непосредственно относятся к цели. Например, цель – «запустить интернет-магазин» и задача «создать сайт для магазина».
2. Задачи, косвенно помогающие в достижении целей. Для цели «запустить интернет-магазин» это может быть «изучить маркетинг по книге Х». Изучение маркетинга не является частью работы по запуску магазина, но упрощает достижение цели.
3. Задачи, не продвигающие к цели, но необходимые для выполнения. К сожалению, мы не можем двигаться к цели 24 часа в сутки: нам нужно есть, спать, отдыхать, проводить время с семьёй и друзьями. Иногда возникают проблемы, которые требуют нашего вмешательства и не могут быть поручены другим: поломка программы или компьютера поздно вечером, потекла труба и нужно срочно починить до приезда сантехника и т. д.
4. Задачи, выполнение которых уводит нас от достижения цели. Например, нужно работать над проектом, а мы сидим за телевизором.

Планирование дня в условиях высокой неопределённости.

В идеале нужно планировать весь день целиком. Однако бывают ситуации, когда неопределённость слишком велика, чтобы оценить время на задачу. В таком случае обычно можно сделать план на полчаса, один, два или три часа вперёд. Соответственно, мы планируем в My day planning часть дня и следим, чтобы главная задача на день были выполнена, и большая часть дня пошла на задачи 1 и 2 ценности.

Можно планировать часть дня, но следите, чтобы главное на день было выполнено.

Главное в такой ситуации — вначале прикинуть, что лучше делать, а потом уже действовать. В противном случае будете хвататься за первую попавшуюся задачу.

Вначале планирование, потом действие.

Контроль движения к цели.

Когда мы идём по улице, мы смотрим, куда идём, есть ли препятствия на пути и т. д. Если мы едем в машине, мы следим за дорогой, дорожными знаками и навигатором. Также и с планированием: недостаточно просто поставить задачи и цели, должна быть обратная связь.

Как мы оцениваем свой или чужой труд? По результату: есть он или нет. Мы спрашиваем: «Что у вас получилось? Как дела? Получается или нет?». Это естественно для нас, поэтому движение к цели будем контролировать через достижение результатов.

Здесь нам понадобится Trello, который мы будем использовать для ведения электронной отчётности. Представьте себе школьную доску, на которую наклеено несколько столбцов карточек. Вся доска посвящена достижению некоторой цели. Каждая карточка соответствует одной работе или небольшой цели. Столбцы карточек отвечают на вопрос «Как дела?». Один столбец карточек — запланированные задачи, другой — задачи, над которыми идёт работа, третий — выполненные задачи. Структура карточек схематично показана на таблице ниже.



Мы создаём в Trello доску, и даём название «Достичь цели Х» («Накопить Х руб. на квартиру», «закончить вуз» и т. д.). На самой доске создаём столбцы:

1. Запланировано
2. В работе
3. Делегировано
4. Выполнено

Обычно карточка вначале находится в столбце «Запланировано». Когда работа началась, она перетаскивается в список «В работе» или «Делегировано». Когда цель достигнута — попадает в список «Выполнено».



Кроме этих списков карточек я дополнительно создаю ещё два: «Информация» и «Новости». В списке информация я кладу карточки с подробным описанием той цели или сферы жизни, для который создал доску: зачем мне нужна эта цель, что я хочу получить. Назначение карточки в этом списке может быть любым. Например, можно создать карточки «Зачем мне эта цель», «Критерии достижения цели» или «Общий план достижения цели».

Список карточек «Новости» — это новости для себя любимого: фиксирую основные или важные достижения на пути к цели. Этот список напоминает Твиттер, и каждая карточка в нём соответствует одной новости. Пример карточки «25 янв 2016 Опубликована статья в Мегамозг».



Теперь можно создавать карточки. Название карточки — название цели или задачи. После создания карточки кликните по ней для её открытия. Карточка имеет поле «описание» («Description»), которое расположено сразу после заголовка. Обычно я использую это поле для подробного описания задачи и критериев её достижения. Если достижение цели можно разбить на шаги, добавляю список (кнопка Checklist) и прописываю план. Комментарии (раздел Activity) я использую как лог. Когда я что-то сделал по задаче, я тут же пишу это в комментарии. Потом я вижу историю своей работы. Когда я вижу лог, я понимаю, что работа идёт, а время потрачено не зря. Этот факт позволяет мне поддерживать мотивацию.



Обратите внимание: не нужно писать каждую мелкую задачу в Trello — пишите крупные. Мы используем Trello как отчётность или журнал, чтобы контролировать движение к цели. С мелкими задачами можно возиться в менеджере задач — он идеально походит для этого.

Сейчас я описал самый минимум действий в Trello, чтобы можно было контролировать свою работу. Если не лениться определять границы задачи и писать в лог, что сделано, вам потом будет очень легко отчитаться перед руководством и самим собой. Подробнее о работе в Trello будет в одной из следующих статей.

Пара слов о самомотивации.

Наша система не будет полной, если мы не уделим никакого внимания мотивации. Мотивация служит топливом для выполнения задач и самодисциплины. Если мотивации нет, то всё, что я выше написал, бесполезно.

Про мотивацию и самодисциплину надо писать отдельно, а сейчас я поделюсь простым, но эффективным приёмом. Создайте заметку «Мои достижения в 2016 году». Прикиньте, что первое туда можно записать. Прикинули? Запишите! Я сделал то-то. В прошедшем времени, как будто это уже сделали.

Несмотря на простоту, приём рабочий по следующим причинам:

1. При повторном прочитывании как бы сделанного за год автоматически будет срабатывать стратегическое планирование: вы будете заранее пытаться достичь целей на год, а не во второй половине декабря.
2. Что вы себе представите при чтении списка предстоящих достижений? Правильно: праздничный стол, ёлку, Путина и, главное, то, что вы сами довольны прошедшим годом. Ну как тут не постараться для себя любимого, тем более, что эта картина будет вызывать приятные эмоции?

Хорошо сделать такой список не только на год, но и на месяц и неделю. Когда вы видите, что цели выполнены или выполняются (лог в карточке в Trello), появляется мотивация продолжить работу и довести начатое до конца.

На сегодня пока всё. Сердечно благодарю вас за интерес к моей статье. На базе своих наработок разрабатывается программа My day planning, которая должна помогать человеку планировать правильно. Я создал доску в Trello, чтобы все желающие могли следить за её развитием. Для просмотра этой доски регистрация не требуется. Скажу честно: я ещё очень далёк от того, чтобы называть себя продуктивным. Но потратить жизнь впустую не хочу. Буду признателен, если поможете мне в тестировании наработок по управлению временем, поделитесь, что прижилось, а что нет. Мне важно знать слабые места. Мои контакты — в профиле.