Сложно работать рационально. Иногда кажется, что мир сошел с ума. Порой вы ни в чем не видите смысла. А подчас все вокруг выглядит, как заговор. Если присмотреться получше, то это, в некоторой степени, является правдой. Дэн Ариэли — король нерационального поведения. Не в том смысле, что он более неразумен, чем вы или мы. Просто он провел впечатляющее количество исследований на эту тему. И готов поделиться информацией!

Дэн – поведенческий экономист в Университете Дьюка и, по версии Нью-Йорк Таймс, -популярнейший автор, написавший три замечательных книги:

1. Предсказуемая иррациональность: скрытые силы, формирующие наши решения^?
2. Потенциал иррациональности: неожиданные выгоды пренебрежения логикой^?
3. (Честная) правда о нечестности: как мы лжем всем, особенно себе ^?

В последнее время он обратил свое внимание на нашу неразумность в использовании времени. Он помог в создании нового интеллектуального приложения-календаря Timeful.

Что особенно ценно, данные из Timeful помогают узнать о вещах, которые работают на продуктивность, или не делают этого.
Автор статьи позвонил Дэну, чтобы выяснить, что он может рассказать об оптимизации распределения времени и о том, как быть рациональными и успевать больше.

1) Мир работает против вас

Это не теория заговора и шапочка из фольги совсем не нужна. Мы проводим большую часть времени, взаимодействуя с внешней средой, у которой есть собственные интересы.

Рекламные щиты и телеобъявления провоцируют на покупки. Ссылки в интернете просят кликнуть по ним. Уведомления на смартфоне так и манят.

Недостаток нашего времени заключается в постоянном агрессивном звучании зазывных песен, исполняемых притаившимися вокруг нас Сиренами.

Дэн:

Мир не оказывает на нас постоянного благоприятного воздействия. Представьте, что вы гуляете по улице, и каждый магазин старается выудить у вас деньги прямо сейчас. У вас в кармане лежит телефон, и каждое приложение желает получить порцию внимания незамедлительно. Многие сущности, окружающие нас, действительно жаждут, чтобы мы ошибались в их пользу. Поэтому жить в мире становится все сложнее.

Если бы вы следовали каждому указанию, поступающему сегодня извне, вы бы разорились, растолстели и оказались совершенно сбиты с толку.

Это выглядит так, словно мы окружены замышляющими козни мошенниками: воришками нашего времени, внимания, производительности.

А что помогает карманникам завладеть чужой собственностью? Ваша рассеянность.

Дэн:

У меня есть друг-фокусник, который обворовывает людей во время своего шоу. Он говорит, что в начале карьеры ему обычно приходилось толкать людей, чтобы отвлечь их. Он слегка ударял их, они теряли концентрацию, и это позволяло ему завладеть их часами. Сейчас он понял, что лишить людей возможности сосредоточиться можно просто задавая им вопросы.

В современном мире отсутствие плана, целей или системы представляет опасность, потому что обстоятельства не соблюдают нейтралитета.

Так каков же тогда первый шаг в сторону производительности?

2) Контролируйте свое окружение или оно станет контролировать вас

Разумеется, мы не можем влиять на внешние условия повсюду, но это доступно нам чаще, чем мы привыкли думать.

Если вы избавитесь от рассеянности и заведете ежедневник, то увидите, что ситуация стала более благоприятной для продуктивности.

Дэн:

Согласно одному из крупнейших уроков социологии последних 40 лет, окружение имеет значение. Если вы идете в буфет, и он оборудован одним способом, вы станете есть одни блюда. А если он организован иначе, вы попробуете совсем другие кушанья. Нам кажется, что мы самостоятельно принимаем решения, но внешние условия имеют на нас огромное влияние. Поэтому мы должны думать о том, как их изменить.

Что объединяет, согласно исследованию, наиболее эффективных программистов?
Не опыт, не зарплата и не время, потраченное на проект.
Их наниматели создали среду, не отвлекающую от работы.

Из книги «Тишина: власть интровертов в мире, неспособном замолчать»:

… лидеры в большинстве случаев работают в компаниях, предоставляющих своим работникам максимальную приватность, личное пространство, контроль над физической средой и защиту от вмешательства.

Исследование показывает, что рассеянность делает нас тупыми.

Ваше окружение должно делать нужные вещи простыми для исполнения и усложнять все лишнее.

Что произошло, когда Google положил M&M`s в контейнеры, а не оставил их в открытой таре? За месяц их потребление сократилось на 3 млн. штук.

Дэн:

Недавно Google провел эксперимент. Обычно M&M`s в их Нью-Йоркском офисе лежат в корзинах. Они пересыпали их в чаши с крышками. Открыть контейнеры было нетрудно, но это сократило потребление M&M`s в офисе Нью-Йорка на 3 млн. в месяц.

Итак, вам нужно управлять своим окружением. Как следить за своим ежедневником?

3) Записывайте все дела

Ненадежность наших мозгов известна всем, но мы по-прежнему постоянно доверяем им, стараясь запоминать что-то и выполняя задачи в уме. Это плохо.

Что исследование из приложения Timeful поведало Дэну?

1. Большинство людей не фиксируют то, что им нужно сделать.
2. Когда вы что-то записали, то, скорее всего, это выполните.

Если что-то действительно важно, запишите это. Напоминания, заметки и ежедневники — это хорошие инструменты.

Профессор из Стенфорда Дженнифер Аакер указывает на исследование, демонстрирующее, что ежедневник способен сделать вас счастливее:

… часто встречается разница между тем, как люди, по их словам, хотят потратить свое время, и их реальными поступками… определите однажды действия и людей, с которыми вы хотите бывать чаще, и необходимость учитывать часы станет критической.

Когда вы помещаете что-то в расписание, вы, скорее всего, действительно это сделаете.

Частично это объясняется тем, что вам уже не нужно принимать решение, стоит ли этим заниматься, ведь все было обдумано заранее.

Итак, вы записываете все, что нужно сделать. Стоит ли выполнять задачи строго по списку? Это абсолютно не обязательно.

4) Смысл в том, когда и что вы делаете

Часы в сутках никогда не были равны между собой. Что удалось выяснить Timeful Дэна о наиболее продуктивном времени?
У вас есть 2—2,5 часа максимальной активности в день, начинающиеся через пару часов после пробуждения.

Дэн:

… оказывается, большинство людей производительны в первые два утренних часа. Не сразу после подъема с постели, а например, если вы встаете в 7, то будете максимально продуктивны где-то с 8.00 до 10:30.

В эти два часа вам следует работать над наиболее сложными для осмысления заданиями. Большими проектами. Задачами, которые действительно продвигают дела вперед.

Но чем же, как выяснил Дэн, большинство людей занимаются на этом отрезке времени?

Электронной почтой и Фейсбуком.

Вам нужно беречь данный промежуток для важных дел. Обозначьте эту часть своего дня как «неприкосновенное время».
Итоги, подведенные Дэном, совпадают с данными другого исследования, которое также гласит: от 2,5 до 4 часов после пробуждения являются временем, когда ваш мозг наиболее сообразителен.

Исследования показывают, что концентрация внимания, память, возможность ясно мыслить и учиться могут варьироваться между 15 и 30% на протяжении дня. Большинство из нас находится в лучшей форме в течение первых двух с половиной часов после пробуждения.

В ходе нашего интервью эксперт по силе воли, Рой Баумейстер, отметил, что раннее утро также является временем, когда вы наиболее дисциплинированы.

Чем позже просыпаются люди, тем больше возникает проблем с самоконтролем. Многие неприятности происходят вечером. Диеты нарушаются именно во время ужина, а не за завтраком или в середине утра. Импульсивные преступления совершаются после полуночи.

При изучении гениев выяснилось, что большинство из них создали свои лучше работы в первой половине дня.

Итак, вы должны формировать свое окружение и беречь часы максимальной активности. А чего вам следует избегать?

5) Четыре всадника Апокалипсиса производительности

Исследование Дэна обнаружило 4 вещи — убийцы времени:

1) Собрания

Все мы знаем, что встречи крадут время и плодятся, как кролики. Где выход?
Разметьте свое рабочее время в ежедневнике. Вы работаете над презентацией? Выделите на это часы.

Если в это время кто-то устраивает собрание, можете сказать, что это противоречит вашим планам. Так оно и есть. Ваша работа имеет значение.

В расписании должны быть записи обо всем, что нужно сделать, а не только о вклинивающихся встречах и звонках.

2) Электронная почта

Многие люди проводят слишком много времени в своих почтовых ящиках вместо того, чтобы сделать что-то действительно ценное.
Вот как запретить почте брать верх над вашей жизнью.

3) Многозадачность

Избавьтесь от рассеянности и занимайтесь только одной задачей в текущий момент времени. Без всяких исключений, многозадачность снижает продуктивность.

4) «Структурированная прокрастинация»

Что такое структурированная прокрастинация? Это выполнение мелких заданий, дающих нам чувство движения вперед, вместо глубокой работы, которая действительно способствует прогрессу.

Дэн:

Итак, создание списков дел и вычеркивание пунктов по мере завершения является примером этого. Поскольку такие задания легко посчитать, они дают нам чувство, что мы чего-то добились. Но реальные достижения требуют времени. Прогресс не всегда бывает линейным. Большие проекты никогда не приносят немедленного удовлетворения. Действительно сложные вещи не дают нам такого же чувства моментального удовольствия, но они дарят нам настоящее ощущение победы и прогресса, когда мы завершаем работу над ними. Но я не думаю, что их много.

Избегайте этой четверки и вы увидите скачок производительности в стиле 20/80.

Итак, вы прогрессируете. Вы более продуктивны в течение дня. Но все мы устаем и иногда скучаем. Чем же лучше заняться в такие моменты?

6) Нет, вам не нужно отвлечься на проверку почты

Вы говорите себе, что стоит зайти в почту, чтобы восстановить силы, и работать после этого лучше. Проблема в том, что это неправда.

Погружение в работу и «выныривание» из нее требует времени. Ценой переключения между занятиями является снижение успеха деятельности.

Дэн:

Люди думают, что проверка почты освежит их. Это не так. Если вам хочется освежиться, закройте глаза, помедитируйте, подышите глубоко или подумайте о чем-то важном. Реальность состоит в том, что единственно верным путем к выполнению задач является закрывание почты и фокусировка внимания на том, чем вы занимаетесь.

Действительно, исследование показало, что частая проверка почты может временно снизить уровень вашего интеллекта сильнее, чем употребление наркотиков.

Постоянные обращения к почте сокращают умственные способности в среднем на 10 IQ-пунктов. Для мужчин это воздействие оказывается втрое пагубнее, чем курение марихуаны.

Из книги: «Ваш мозг за работой: стратегии преодоления рассеянности, восстановления концентрации и энергичной деятельности в течение всего дня»:

Исследование, проведенное в Лондонском университете, обнаружило, что постоянное использование почты и текстовых сообщений снижает умственные способности в среднем на 10 пунктов во время прохождения теста на IQ. Для женщин эта цифра составляет 5 баллов, а для мужчин — 15. Сходным эффектом обладает бессонная ночь. На мужчин это влияет втрое сильнее, чем употребление марихуаны.

Некоторые из вас скажут: «Но я же должен проверять почту!» Да, должны. Но не так часто.

Как пишет Cal Newport: «Поверхностная деятельность защищает вас от увольнения. Глубокая работа помогает добиваться продвижения по службе».

И электронная почта — это мельчайшее из занятий. Мы отправили человека на Луну без электронки. И почта может подождать, пока вы заняты важными делами.

Итак, Дэн дал нам множество советов. Как нам совместить все это и стать более рациональными?

Итоги

Советы Дэна:
1. Мир не настроен помогать вам в достижении ваших долгосрочных целей. Пассивность не приведет к желаемому результату.
2. Следите за тем, что вас окружает, или среда начнет контролировать вас. Оптимизируйте свое рабочее пространство согласно тому, что нужно выполнить.
3. Записывайте то, что необходимо сделать, в ежедневник. У вас больше шансов заняться тем, что зафиксировано на бумаге.
4. У вас есть два часа максимальной производительности, обычно они приходятся на раннее утро. Берегите это время и используйте его мудро.
5. Собрания, электронные письма, многозадачность и структурированная прокрастинация являются главными убийцами времени.
6. Нет, вам не нужен перерыв на проверку почты. Смена занятий снижает эффективность, так как требует переключения мышления. Чем чаще вы это делаете, тем ниже будет ваша производительность (о 7 причудливых исторических способах достижения поразительной продуктивности можно прочитать здесь).

Вам не нужно считать каждую минуту. Вам не следует убиваться над потерянными секундами. Это едва ли улучшит ситуацию.
Среди нас нет непогрешимых. Вот, что говорит Дэн о балансе работы и личной жизни:

Я борюсь за это каждый день. Мы с вами заняты этим интервью, а ведь сегодня суббота.
Итак, никто не идеален. Но советы Дэна помогут нам стать искуснее в распределении своего времени.

P.S. Рекомендуем ещё одну статью по теме — Формула провала: как перестать саботировать себя.

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult.