Повседневная реальность завода состоит из накладных, отчетов, табелей, пыльных цеховых архивов на огромных площадях. Производство тратит миллионы на бумагу, пока другие оптимизируют и экономят. При этом переход на СЭД для предприятия уже становится вопросом выживания в конкурентной среде.

В статье пропишем путь миграции в цифру и разберемся, как сделать его наименее болезненным.

Зачем заводу внедрять СЭД

Производства переходят на электронный документооборот, чтобы автоматизировать движение договоров, отчетов, заявок, а также оптимизировать кадровые процессы. На производстве СЭД легализует и делает прослеживаемым то, что раньше оформлялось на бумаге и терялось на столах согласующих.

Когда у рабочего появляется потребность в материалах или новой оснастке, он устно передает свой запрос непосредственному руководителю, обычно мастеру, а тот — начальнику цеха. Именно его удобно автоматизировать в системе. Начальник цеха становится тем, кто создает электронный документ от лица работника: требование на выдачу материалов со склада, заявку на ремонт станка, замену инструмента или спецодежды, на перемещение ТМЦ между цехами.

Договоры с партнерами и поставщиками сначала проходят несколько согласований, подписываются, отправляются контрагенту. СЭД облегчает работу кабинетного менеджмента. Документы создаются из шаблонов за пару минут, уходят согласующим по прописанному маршруту и не теряются. Система показывает, у кого находится договор и какой у него статус.

Встроенные модули аналитики собирают данные и формируют отчеты. Все это происходит автоматизированно.

Еще одна актуальная потребность заводов — кадровый электронный документооборот (КЭДО). Производству с несколькими цехами, сменным графиком и большой текучкой кадров возня с бумагами обходится дорого. Заявления на отпуск, дополнительные соглашения, листки нетрудоспособности, приказы о приеме можно перевести в электронный вид.

При использовании мобильных приложений рабочему не нужно уходить с линии, чтобы оформить бумагу, согласовывать тоже можно прямо с телефона. Документы обрабатываются и подписываются автоматически, без беготни между цехом и кабинетом.

При этом:

1. Процессы ускоряются.

2. Освобождается место на полках архивов.

3. Документы прослеживаются.

4. В системе легко найти нужное.

Почему возникают сложности при внедрении СЭД на производстве

Сложная структура

Обычное производство — это целая сеть цехов, складов и административных корпусов. Отдельные площадки могут быть разбросаны по территории, расположены в соседних населенных пунктах. Если у компании 30-40 предприятий в разных регионах, СЭД должна учитывать регламенты каждого из них.

Консервативность процессов: нет привычки работать «по-цифровому»

Обычно дела обстоят так:

1. На завод приходит партия сырья с бумажными накладными.

2. Сырье развозят по производственным участкам. Накладные копируют и отправляют туда же — каждую копию в свой цех.

3. Цех производит партию изделий, проводит по ним испытания. Все фиксируется на бумаге.

4. Документы после испытаний копируются и отправляются на следующий производственный участок (другой цех или даже завод).

Акты приемки, накладные, протоколы и другие бумаги только множатся от этапа к этапу. Половина задержится в пути или потеряется. Бумаги много, с ней неудобно, её сложно отследить, еще труднее найти потом нужное в архиве.

Здесь нужно менять не только софт, но и привычки, культуру взаимодействия на всех уровнях.

Сложно обосновать бюджет на внедрение ПО перед руководством

Это головная боль любого инициативного менеджера, который хотел бы перевести завод на СЭД, но сталкивается с непониманием руководства.

• «Зачем что-то внедрять, если и так работает?»

• «Никто не будет этим пользоваться»

• «Слишком сложно и дорого»

Для таких случаев мы в Directum составили целый гайд «Как обосновать внедрение СЭД». Он поможет ответить на каверзные вопросы топ-менеджмента и привести положительные примеры внедрения электронного документооборота на других предприятиях.

Спойлер: СЭД правда оптимизирует и ускоряет процессы, а останавливать производство не придется — показателен, например, кейс внедрения нашего продукта на химическом предприятии «Аммоний», где мы перевели в цифру 80% документооборота.

С чего начать внедрение документооборота на предприятии

Для начала посмотрите, с чем придется иметь дело. Вот примерный план разведывательного аудита.

1. Какие документы и в каком объеме ходят по компании?

Многие на этом моменте очень удивляются. Крупный производственник до внедрения СЭД за год может оформлять более 3 млн экземпляров первичных учетных документов на бумаге. Невероятно дорого, а еще постоянный риск потерять контроль над их движением.

2. Кто участвует в процессе? Как они привыкли работать с документами и что их не устраивает?

Офисные сотрудники (бухгалтеры, логисты, менеджеры) и производственный персонал (мастера, кладовщики, водители) работают по-разному. Также нужно учитывать уровень цифровой грамотности персонала, привычный на конкретном участке подход к обработке документа.

Поговорите с сотрудниками и выясните, как сейчас идут процессы, что из этого важно обязательно отразить в СЭД, а от чего, наоборот, хотелось бы избавиться.

3. Где застревают документы?

Бывает такое, что договор зависает на недели, и никто не знает, на чьем столе он сейчас находится. Важно найти эти «узкие горлышки» и уделить им особое внимание. Посмотрите еще раз на весь бизнес-процесс целиком и подумайте, что можно тут улучшить. Именно его вы потом и отразите при настройке маршрута документа.

4. Что можно сразу перевести в цифру?

В первую очередь это договоры и первичная учетка:

• накладные на отпуск материалов;

• акты выполненных работ;

• требования;

• счета-фактуры.

Оцифровка этих документов обычно дается легче, потому что их не требуется подписывать в цехах. Подумай, что еще это может быть на вашем производстве.

5. Что нужно, чтобы подготовить персонал к переменам?

Внедрение СЭД на заводе невозможно без обучения сотрудников. Нужны единые регламенты и постоянный контакт со специалистами филиалов. Иногда система не начинает работать как нужно, пока не будут синхронизированы требования всех подразделений.

Предварительно разведайте настроения в коллективе. Как персонал относится к нововведениям? Нормально, когда среди работников есть сомнения и сопротивление переменам. Лучшее заранее подумать, как вы будете с этим бороться.

Саботировать цифровизацию документов должно быть невыгодно и неудобно для сотрудников, иначе они продолжать делать то, что привычно. Здесь важно заручиться поддержкой руководства. Переход на СЭД должен быть принципиальной позицией на самом верху.

На что обращать внимание при выборе СЭД для завода

Если вы внедряете на заводе электронный документооборот не для галочки, а чтобы действительно решить проблему, отталкивайтесь от настоящих «болей».

Мобильное приложение или суперапп?

Корпоративные чаты в мессенджерах есть у всех предприятий. Это удобный способ донести информацию до персонала и обсудить рабочие проекты. Суперприложения сочетают в себе возможности для коммуникации с доступом к корпоративным сервисам. Сотрудник может решить любую задачу в одном окне.

Через наш суперапп Directum Omni, можно, например, отправить заявку на обучение, уточнить информацию через ИИ-помощника, написать в бухгалтерию, согласовать отсутствие на рабочем месте, получить нужную справку или выписку, узнать текущий баланс ДМС. При желании добавить можно любые требуемые возможности.

Вот что говорит о нашем супераппе исполнительный директор Directum Константин Истомин:

«Omni работает и на мобильном, и в вебе, бесшовно интегрируется с информационными системами компании. Главная фишка Omni — это возможность дотянуться до всех сотрудников, включая тех, у кого на рабочем месте нет компьютера. Тот самый "синий воротничок" на производстве теперь может через смартфон получить доступ ко всем корпоративным сервисам».

Как перейти с бумаги на СЭД: правильная последовательность шагов

Переход на СЭД на заводе может занимать 2-12 месяцев. Обычно наши клиенты проходят через несколько этапов.

Назначаем ответственного, формируем команду

Внедрение должно происходить не между делом. Правильно собрать отдельную команду специалистов из разных отделов и цехов.

У логистов, производственников, бухгалтеров свои подходы к работе с документацией. Важно учитывать привычные для них сценарии при настройке. Без постоянного контакта с профильными специалистами велик шанс получить неудобно настроенную систему, которой никто не хочет пользоваться.

Обязательно выберите ответственного, который будет «вести» процесс.

Стартуем «пилот»

Не стоит запускать СЭД сразу на всем заводе. Контролировать процесс и отслеживать проблемы гораздо проще в пределах одного цеха. В таких масштабах удобно собирать обратную связь и оперативно вносить коррективы.

В этом случае вы не остановите производство, если что-то пойдет не так. Чтобы минимизировать риски, для старта «пилота» можно выбрать склад или вспомогательное подразделение.

Вносим коррективы

В процессе, скорее всего, окажется, что не учли типичный маршрут согласования для какого-то из подразделений или нужно добавить, например, возможность утверждения заявок на материалы. Одни функции не предусмотрели, другие не продумали до конца, а выяснилось это только после старта. Такое встречается в проектах часто. Это не значит, что СЭД не работает как надо или совсем не подходит вашему заводу.

Здесь важно без паники собирать информацию, анализировать ее, обсуждать с командой «пилота» и разработчиками. Дорабатывать и вносить улучшения нормально. Вносите правки после старта, настройки интеграций, подключения новых подразделений и всегда, когда есть необходимость.

Подключаем смежные системы

Платформы для электронного документооборота можно интегрировать с 1С, ERP, CRM, почтой и другими системами, которыми вы пользуетесь в работе. Тогда получится сэкономить еще больше времени. Данные будут подтягиваться автоматически.

Продумываем доступ без ПК

Административный персонал имеет постоянный доступ к компьютеру. Бухгалтер, юрист, логист, инженер, дизайнер будет пользоваться СЭД с ПК. Сотрудникам на конвейере, сортировке или в другом производственном цехе тоже нужен доступ к системе, но компьютера на их рабочем месте нет.

Удобны приложения, которые ставятся на планшет или смартфон.

Знакомим персонал с системой

Правильно проводить прицельное обучение, адаптированное под каждую категорию пользователей. Хорошо работает практический тренинг с рассмотрением типичных служебных ситуаций. Пропишите их в памятках и расскажите, где можно найти эту информацию.

Теперь «зверь» уже не так страшен.

Чтобы упростить адаптацию, многие производства первое время параллельно ведут бумажный и электронный документооборот.

Снова дорабатываем и масштабируем

Когда «пилот» выглядит уверенно и жизнеспособно, можно расширять электронный документооборот на другие отделы производства, а потом и филиалы.

Какие ошибки мы видели в реальных проектах

Как понять, что внедрение СЭД на заводе достигло своей цели

Затея с переходом на СЭД удалась, если:

1. Согласование происходит быстрее. В кейсе «Титан-2» наш продукт ускорил этот процесс в 2 раза.

2. Бумага задействуется в документообороте все реже. Этот переход будет постепенным, но количество бумажных копий должно падать от месяца к месяцу.

3. Сотрудники считают, что работать стало проще и удобнее. Опросите персонал. Например, после внедрения Directum СЭД+ на ПЗЦМ бухгалтеры отметили снижение ошибок при выгрузке данных в ФНС.

 Отнеситесь к процессу внедрения электронного документооборота на предприятии как к инвестиции в оптимизацию и будьте готовы дорабатывать систему. Многое будет зависеть от качественного проведения предварительного аудита и учета специфики завода. С учетом этих моментов получится перейти с бумаги в цифру с минимальным количеством срывов и ошибок.