У организации могут быть сотни регламентирующих документов (РД), ЛНА, положений, инструкций, но самый популярный корпоративный стандарт все равно остается устным и выглядит так: «Привет, подскажи, а как это делается?». С этого и начинаются трудности: работник зависит от занятости коллег, знания остаются в головах отдельных сотрудников, а на один и тот же вопрос приходится отвечать снова и снова.

И чаще дело в том, что пользоваться РД просто неудобно, потому что никто не уверен, где хранится актуальная версия, когда ее обновляли, можно ли доверять всему объему информации. К тому же сами документы часто сложные для восприятия. Они объемные, перегружены формулировками и не всегда хорошо структурированы. В результате официальные форматы проигрывают устным договоренностям.

Проблему подсвечивает поколение Z. Они приходят с иным пользовательским опытом, привыкли находить нужное через поиск, быстро получать ответ и сразу переходить к действию. Но это уже не только их ожидания, такой сценарий становится нормой для цифровой рабочей среды.

Поэтому новичок и рассчитывает, что правила работы можно найти самостоятельно. Если же приходится вспоминать, в какой папке лежит файл, сверять даты и переспрашивать коллег, у многих пропадает желание разбираться, и они медлят или уходят. Проблема не в нежелании людей читать, а в том, что официальный источник информации не выполняет свою задачу.

Когда корпоративное знание превращается в сакральное

Трудности создают не зумеры, чаще они просто с ними сталкиваются. Там, где опытный сотрудник помнит нужный документ, знает, у кого уточнить изменения и по привычке открывает правильную версию, новичку приходится проходить этот путь с нуля. И затронуть это может не только поколение Z: те же проблемы возникают у любого нового специалиста, который знакомится с процессами и правилами компании.

Регламентирующие документы — правовая основа для взаимодействия. Они задают правила, определяют, кто и что делает, кто за что отвечает и на какие требования опираться в спорной ситуации. Если сотруднику приходится восстанавливать эти данные через коллег и личный опыт, часть корпоративного знания по‑прежнему держится на людях, а не на документах.

Неудобство начинается с плохого подхода

РД могут полностью отвечать требованиям, но оставаться неудобными для повседневных задач. Например, нужный тезис приходится искать в документе на несколько десятков страниц, сам файл среди папок на локальном диске, а ответственного уточнять у коллег. В результате вместо выполнения рабочих задач сотрудник тратит время на то, чтобы просто разобраться в требованиях.

Если для создания, согласования, поиска и использования РД нет удобных инструментов, часть работы неизбежно уходит в ручной режим.

При этом не стоит отказываться от подробных документов только потому, что сотрудники привыкли к коротким форматам. Для повседневной работы эту информацию можно дополнительно представить в более удобном виде, например, в короткой инструкции с ключевыми действиями и ссылкой на полный документ.

Если сложности возникают еще на этапе разработки и организации работы с РД, полезно начать с базовых принципов: какие документы нужны компании, как их формировать, распределять роли и выстраивать жизненный цикл. Эти вопросы, например, разбирают на курсе по методологии управления регламентирующими документами.

С какой стороны подступиться

Нет смысла переписывать или создавать новые регламенты, пока не проанализирована и не выстроена сама логика работы.

Проведите экспертизу с учетом требований законодательства, специфики бизнес‑процессов и отчетности, а также рисков, которые возникают, если необходимые документы отсутствуют.

Результатом станут понятные ответы на вопросы «Какие документы действительно нужны сотрудникам», «Какие дублируют друг друга», «Где информация устарела, а где ее, наоборот, недостаточно», «Какие процессы приходится описывать заново и почему?». Такая аналитика покажет, что именно нужно изменить, прежде чем компания бросится массово создавать что‑то новое и актуализировать старое.

Разработайте шаблоны. Нужно принять за правило формат того, как должны выглядеть и быть устроены РД. Из базовых правил:

• понятная структура и небольшие смысловые блоки;

• простой и однозначный язык;

• отдельные инструкции для конкретных процессов и ситуаций.

При разработке нового РД важно определить, какой вид документа подходит для конкретной функции, вида деятельности или операции. От этого зависит, что именно попадет в документ и насколько подробно нужно описывать процесс. Затем выстраивают структуру в соответствии с моделью процесса, а уже после этого формируют текст.

В качестве основы полезно действующие требования внешнего регулирования. Например, при разработке положения об архиве можно опираться на примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 11.04.2018 № 42, а при разработке требований к хранению документов — на приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Это помогает учитывать обязательные требования уже на этапе подготовки документа.

Чтобы подход не зависел от навыков каждого автора, имеет смысл заранее подготовить библиотеку готовых блоков и шаблонов. Типовые разделы, термины, формулировки и элементы структуры можно использовать повторно.

Закрепите ответственных. Методологическая служба или отдел качества должны отвечать за актуальность и непротиворечивость документов. Они должны вести реестр, следить за сроками пересмотра, организовывать отмену устаревших версий и их хранение.

Но зона ответственности не ограничивается ведением готовых документов. Закрепленные сотрудники также анализируют, какие процессы требуют регламентации, рассматривают потребность в новых РД и определяют, нужен ли для конкретного процесса отдельный документ.

Инициатором регламентации может выступать любое структурное подразделение. На первом этапе оно описывает, какой процесс нужно регламентировать, зачем это необходимо, и кто участвует в процессе. Дальше он переходит к экспертной комиссии.

Создайте единый реестр РД со всей информацией о документах: статусе, версии, сроке действия, ответственных и связанных документах. Такой реестр помогает быстро определить, какие документы действуют сейчас, а какие требуют пересмотра.

Для ведения можно использовать Excel‑таблицу. Но по мере роста регламентной базы поддерживать такой реестр вручную становится сложнее, так как данные нужно регулярно обновлять и проверять. Поэтому при большом количестве РД стоит автоматизировать его ведение.

Как автоматизировать управление регламентирующими документами компании

Цифровые решения, в том числе современные СЭД/ECM‑системы, помогают выстроить управление РД как единый сквозной процесс. В его основе контроль всего жизненного цикла документа от инициативы и предварительной оценки необходимости регламентации до разработки, согласования, введения в действие и внедрения.

Что должна уметь современная система работы с РД:

• Готовить проекты документов с помощью ИИ. Генеративные модели сформируют черновик на основе запроса сотрудника и заданных источников — внутренних стандартов, нормативных актов, методических рекомендаций и ГОСТов. Но результат все равно будет требовать проверки ответственным специалистом.

• Автоматически контролировать сроки действия. Система заранее уведомит ответственных о необходимости пересмотра документа. В зависимости от результата его продлевают отменяют или выпускают новую редакцию.

• Настраивать права доступа. Сотрудники получают доступ к тем документам, которые нужны им для работы, а актуальные версии открываются из единого информационного пространства.

• Ускорять согласование и утверждение. Маршрут можно настроить заранее, чтобы документ автоматически направлялся нужным согласующим, без ручной передачи на каждом этапе.

• Знакомить сотрудников с РД в электронном виде. Списки ознакомления формируют по подразделениям, должностям или группам сотрудников, а факт ознакомления фиксируется в системе. Для такого подхода используют инструменты электронного подписания.

• Хранить архивные документы в СЭД/ECM‑системе без утраты из рабочего доступа. Устаревшие РД переводят в архив с сохранением истории и срока хранения. Для документов с длительными сроками хранения используются специализированные электронные архивы.

В том случае, когда в компании уже используется корпоративная СЭД/ECM‑система, проверьте, насколько она поддерживает весь описанный процесс работы с регламентирующими документами. Если таких возможностей нет, потребуются дополнительные доработки, интеграции и участие специалистов вендора.

В Directum СЭД+ для этой задачи предусмотрено решение «Регламентирующие документы». Оно подключается при приобретении соответствующей лицензии и развивается вместе с основной системой, поэтому его обновления выходят в рамках общего релизного цикла.

Если вы планируете автоматизировать управление РД или хотите оценить возможности уже используемой СЭД, запросите демонстрацию и посмотрите, как строится работа.

Считается, что зумеры не читают длинные документы. Но много ли миллениалов с удовольствием изучают 40 страниц регламента, если им нужен ответ на один вопрос?

Совет: если в очередной раз пришлось спрашивать, искать и зарываться, не останавливайтесь на найденном ответе. Предложите зафиксировать его в инструкции или дополнить существующий документ. В итоге и следующий сотрудник найдет нужную информацию сам, и опытному коллеге не придется отвечать на один и тот же вопрос в десятый раз.