То, что может быть измерено, поддается управлению. Питер Друкер

Любому нормальному программисту по причине здоровой лени наверняка хочется работать меньше и при этом получать лучшие результаты. Поэтому неудивительно, что посты с фишками на тему тайм-менеджмента и самомотивации стабильно выходят на Хабре в топ. Беда в том, что даже следуя всем этим советам сразу вы не поймете — а как поменялась эффективность и что именно на нее повлияло? Ведь чтобы отследить изменение эффективности, ее для начала нужно хотя бы измерить!

Под катом — история и итоги моего 4-месячного эксперимента по выстраиванию собственной системы продуктивной работы на основе ключевых показателей эффективности (Key Performace Indicatiors, KPI). Если коротко — такой подход может превратить интенсивную работу в подобие веселой RPG, где призом за достижение определенных показателей и «прокачку» персонажа будут реальные деньги одновременно с растущим качеством жизни.

Кстати, все что потребуется для применения этой «хитрой» системы — мобильный телефон и Excel.

Поехали!

Для начала хочу процитировать хорошую статью российского гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского, который считает, что контроль за временем совершенно необходим.

Масштабы потерь времени при отсутствии контроля

Вы, уважаемый читатель, являетесь владельцем небольшого капитала — капитала личного времени. К сожалению или к счастью, тут нет миллионеров. Если оптимистично предположить, что вам осталось еще 50 лет активной жизни, то вы владеете капиталом в 440 тыс. часов. За вычетом времени на сон — 290 тыс. часов. При этом, в отличие от денежного капитала, капитал времени невозобновляем. Вы не можете заработать больше времени — вы можете только более или менее эффективно распоряжаться уже имеющимся.

Безжалостная статистика гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 минут. Благодаря этому только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день — 12 % вашего капитала. Утекает бесполезно и безвозвратно.

Мало того, что вас грабят, грабят среди бела дня, грабят нагло и беззастенчиво. Насколько эффективно вы распоряжаетесь тем немногим, что остается? Когда вы принимаете управленческие решения типа «выделить столько-то времени на такой-то проект», на какую информацию вы опираетесь? Дает ли вам ваша личная бухгалтерия достоверные данные — сколько времени на что вы тратили, и какую отдачу в итоге получили?

Конечно, можно управлять и без достоверной информации. Вы едете на автомобиле, стекла заляпаны краской, зеркала заднего вида отсутствуют как класс. На основании голой интуиции вы крутите руль, но колеса поворачиваются не сразу, и не всегда в ту же самую сторону. Печально, но факт — именно так большинство профессиональных управленцев управляет своим самым дорогим, чрезвычайно ограниченным и абсолютно невозобновимым капиталом — своим временем.

Вот примерно с таким настроем я и занялся тайм-менеджментом. Поскольку заниматься подобными вещами без конкретных целей бесполезно, для начала коротко обрисую исходные предпосылки на момент старта эксперимента. Я занимаюсь фрилансом, сам формирую свой рабочий график и мне нужно очень грамотно им управлять. Стандартные календари, списки дел и т.п. — это все прекрасно, без них никуда. Но они не решают проблему сбалансированного распределения времени. Регулярно я натыкался на одни и те же грабли. Либо я «не догружал» свой график проектами при наличии избытка свободного времени и сил и соответственно зарабатывал меньше, чем мог бы. Либо наоборот, набравшись сил я брал на себя излишне большую нагрузку и потом от этого страдало качество жизни (ну, вы сами знаете как это бывает — со сном, с продуктивностью, с отношениями). К тому же я иррационал, не могу работать каждый день как заведенный по фиксированному жесткому графику, и это тоже не упрощает планирование. Поэтому задачи ставились такие:

1) Понять, в каком режиме и сколько времени я могу работать со стабильной продуктивностью изо дня в день. Для этого необходимо замерить фактическое время, которое я уделяю тому или иному виду деятельности.

2) Узнав свои максимальные и оптимальные показатели, строить планы по собственной загрузке (на месяц/неделю) исходя из оптимальных цифр.

3) Получить не интуитивные, а четко измеримые и наглядно отображаемые показатели продуктивности своей работы.

На удивление, реализация всего лишь первого пункта уже оказалась мега-значимой! Таким образом я на себе проверил известный эффект, который давно знают спортсмены и тренеры. Если начать вести журнал и записывать туда результаты тренировок, то они будут расти быстрее, чем без журнала. Осознанность — могучая сила. Значит, для замера фактически затраченного времени мне было нужно найти какой-то удобный таймер. Точнее, умный трекер активности. Который всегда будет под рукой (в виде приложения в телефоне) и данные из которого я потом свободно смогу выгрузить например в Excel для собственных расчетов.

Подобных программ я пересмотрел почти два десятка, пока не нашел ту, в которую практически влюбился. Пока я рассматривал все предущие варианты, уж было подумал, что придется делать свою программу. К счастью, не пришлось — нашел такую, которая отвечала моим идеальным представлениям! И написана она нашим соотечественником, Сергеем Заплитным.

aTimeLogger работает на iOS/Android, позволяет ставить цели и следить за их достижением, выводит разные красивые графики, синхронизирует данные через облако, делает выгрузки в CSV/HTML и позволяет работать с данными через REST API. Просто сказка! :) И еще в процессе подготовки этой статьи Сергей откликнулся на мой запрос о доработке REST API и внес туда ряд улучшений, за что я ему очень признателен.

Первый месяц я просто привыкал к использованию программы, настраивал ее под себя и собирал начальные данные в режиме «как есть». Очень удобно, и вообще не напрягает. Тыкнул в нужную иконку и занимайся любым делом. А если отметить текущую активность забыл — программа сама регулярно может напоминать об этом через заданные промежутки времени. Естественно, ночью никаких напоминаний нет, это тоже гибко настраивается. В Android версии также есть автоматизация при помощи интеграции с Tasker. И это реально важно, потому что поначалу очень легко забыть про контроль времени и надолго залипнуть в какой-то ерундовой деятельности.

В итоге через 3 недели ее расслабленного использования сделал несколько выводов:

1) Я знал, что с режимом сна и недосыпом у меня были проблемы. Но не представлял, что ТАКИЕ. Неудивительно, что при росте нагрузки по работе организм с определенного момента просто начинал жестко тупить и потом просто «выключался». Поэтому я быстренько завел себе ежедневные, недельные и месячные цели по сну в режиме «обязательно достичь этих показателей за период». И при планировании смотрел, насколько я от них отстаю или наоборот, насколько их обгоняю. По итогам всего эксперимента могу сказать, что это оказался самый главный показатель :)

Отображение прогресса в достижении целей может выглядеть вот так (пример с официального сайта):



А вот так выглядит отчет по достижению цели по сну за одну из недель:



2) Обратная сторона медали: когда мне казалось, что я работал мало, я работал много. А когда мне казалось, что я работаю нормально — я работал ОЧЕНЬ МНОГО. Увидев цифры, я начал ставить себе цели по проектам другого типа: НЕ превышать запланированный лимит ежемесячной работы. Таким образом и не придется красть время у сна, и научиться точнее оценивать трудоемкость и выгодность различных проектов (в пересчете на час рабочего времени). И то и то безусловно полезно.

3) Так же с удивлением обнаружилось, что у меня все-таки есть солидный запас свободного времени, который я по-прежнему могу тратить или на что-то полезное, или на ерунду. Что здорово, незаписанное время наглядно показывается в программе. Тогда я решил не обманывать себя и по возможности честно записывать время, потраченное на развлечения. В итоге выяснилась очередная неожиданная и забавная вещь. Как я ни организовывал работу, а организм прямо-таки требует определенное количество часов на всякие хобби-развлечения также, как и на сон. Там минутка, тут две, где-то еще десять… В общем, организм свое возьмет и я решил что бороться с этим бесполезно и даже вредно. Ну в самом деле — лучше работать чтобы жить, а не наоборот. Поэтому я стал заранее планировать время на отдых. И отдыхать начал лучше, с чистой совестью. И от работы отвлекаться стал меньше, и начинать ее стало проще.

Вот так может выглядеть отчет, который показывает незаписанное время:



4) Время на различного рода переговоры было также сильно недооценено. Ох, напрасно я не считал эти часы за чистое рабочее время. Все-таки нужно их учитывать при планировании и составлении сметы, либо ощутимо сокращать.

В итоге, я пришел к тому, что расчертил небольшую табличку в Excel и стал планировать загрузку своей недели исходя из общего количества часов, которые я могу потратить на тот или иной вид деятельности или проект. Естественно, сделал 2 таблички: для отдыха и для работы. Ну и оставшееся время можно заполнить чем угодно на свой вкус, люблю я свободу выбора :) Выглядит это примерно так.



Теперь у меня получается легче балансировать график работы на уровне дней недели и недели, а не на уровне отдельных задач. В конце концов, не сильно важно, сколько минут я потрачу на каждую из десятка задач по проекту, если он будет сделан как надо и в срок. Общие показатели важнее. Естественно, можно нарисовать графики соотношения работы и отдыха, да и вообще чего душа изволит. Excel — тоже очень могучая программа :)

Например, можно контролировать график сна:



Или баланс работы, отдыха и свободного времени:



Ну и вишенка на тортике — возможно загрузить в Excel данные прямо с серверов aTimeLogger для анализа, через REST API и надстройку для Excel Power Query (к сожалению, только под Windows). Таким образом можно сделать себе «приборную доску» (dasboard) и вывести на нее расчет по всем показателям эффективности. У меня они отражают в основном соотношение между запланированными показателями и реально достигнутыми. И для меня это один из самых увлекательных моментов. Т.к. настроить себя на работу с подходом «а вот я сейчас так поработаю, что достигну вот этого показателя влет и обгоню свой график» у меня получается намного легче, чем рассуждая «ну, что-то я слабо поработал, много отдыхал, надо бы еще поработать». Плюс, что очень важно — наглядное отображение прогресса опять-таки у меня сильно влияет на мотивацию. В общем, как в луших MMORP: наглядные прогресс бары и детальная статистика прокачки персонажа рулят.

Для любителей веб-программирования уже готово базовое описание REST API. Кстати, для просмотра разнообразных графиков без какого-либо программирования готовится к выпуску новая версия aTimeLogger с веб-приложением timetrack.io.

Вместо заключения (поскольку все только начинается): изучать себя таким образом оказалось весьма интересно и продуктивно. К сожалению, интуиция в менеджменте нас часто подводит, как подводила меня не раз до внедрения данной системы. К счастью, IT и в этом вопросе предлагает интересные возможности по улучшению. Надеюсь, что эта статья поможет кому-то сделать свою собственную интересную систему управления временем и насладиться ее плодами. В конце концов, не так уж это и сложно. Всем желаю в этом удачи и успехов! И помните:

То, что может быть измерено, поддается управлению. Питер Друкер