Правильный учет оплачиваемого времени критически важен для многих сфер. Желаете ли вы улучшить процедуры биллинга, или ищете возможность сэкономить затраты, необходимо понимать факторы расчета оплачиваемого времени. 

Почасовая модель оплаты применима к разнообразным сферам деятельности, ведь это более рыночный и честный способ взаимоотношения работника и работодателя. Работник продает свое время компании, а компания его покупает. 

Вот несколько примеров отраслей с этой моделью:

• Консультирование и PR;

• IT;

• Юридические консультации;

• Креативная сфера (копирайтинг, дизайн, и т.д.);

• Сбор и обработка данных;

• Административные услуги;

• Бухгалтерский учет, и т.д.

Для данной модели учет времени – важнейшая метрика расчета и контроля эффективности ведения бизнеса. На первый взгляд, в таком расчете нет ничего сложного: умножьте количество отработанных часов на часовую ставку, и все. Увы, на деле это значительно сложнее. В уравнении участвует еще несколько переменных, которые могут по-разному влиять на результат. К примеру, довольно часто вмешиваются следующие факторы:

• Разные ставки для разных клиентов;

• Разные почасовые ставки для разных работников;

• Необходимость связать оплачиваемое время с дополнительными выплатами (бонусами, премиями, и т.п.).

Отличный пример расчета вознаграждения сотрудника с почасовой оплатой можно взять здесь (и скачать калькулятор на основе Excel) или здесь (имеются разные типы калькуляторов). 

Вопросы для самопроверки 

Когда дело касается цифр, начать лучше со слов. Или с вопросов, направленных на «приведение в равновесие» ценности работы и затраченных на ее выполнение усилий. 

• Легко ли клиентам получить подробный счет и понять, за что берется оплата?

• Хорошо ли оптимизирован процесс расчета?

• Могут ли быть ошибки из-за человеческого фактора?

• Правильно ли сбалансированы оплачиваемые и неоплачиваемые часы?

Это всего несколько вопросов, требующих ответа, если ваш успех в целом определяется оплатой за работу. Такая основа помогает, с одной стороны, избежать завышенных счетов и ставок, а с другой – обеспечивает точность расчета оплаты в зависимости от затраченных усилий и квалификации исполнителя. Держа в уме ответы на эти вопросы, вы сможете вести расчеты намного проще. 

Общее руководство по учету оплачиваемых часов

Расчет оплаты затраченного времени базируется на простой формуле: полученная от клиента оплата должна покрывать зарплату работника и сопутствующие деловые расходы. 

Таким образом, структурирование времени наемного сотрудника или подрядчика должно начинаться с определения, что в конкретной области является оплачиваемым временем. Это определение должно быть четко задокументировано. 

Далее, для выполнения задач, нужно предпринять следующие шаги: 

1. Определить цели взимания оплаты.

2. Соотнести эти цели с затрачиваемым временем и ресурсами.

3. Вести учет рабочих часов в реальном времени. 

4. Регулярно пересматривать данные.

5. Определить аспекты, нуждающиеся в улучшении. 

6. Проверять и переоценивать запланированные затраты времени. 

7. Повторять циклы «обновления». 

Также рекомендуем ознакомиться с этой статьей – в ней вы найдете больше информации о коэффициентах использования времени в бизнесе и правильном расчете. 

Некоторые дополнительные или регулярные платежи также можно «привязать» к оплачиваемым часам в соответствии с действующим контрактом. Этот вариант доступен при использовании качественного программного обеспечения по учету времени – в счетчике нужно только применить нужные настройки к различным типам работ. 

Коммуникация: считать или не считать?  

Коммуникация – неотъемлемая часть работы над совместными проектами, которая также требует времени и ресурсов. Стоит отметить следующие форматы: 

• Переписка по email;

• Видеоконференции;

• Совещания всех типов;

• Регулярное общение по телефону. 

Многие бизнесы и агентства не учитывают время, затраченное на коммуникацию, при выставлении счета. Это не самое мудрое решение, а в некоторых случаях оно даже пагубно для бизнеса, так как приводит к выгоранию. Намного эффективнее определить деловую коммуникацию как часть оплачиваемой услуги и включить ее в счет наряду с «обычными» часами, потраченными на выполнение рабочих задач. 

Повышайте ставки 

Расширение вашей активности по всему перечню платных услуг – самый выигрышный сценарий. Чем ценнее ваш вклад – тем выше ваша оплата. Однако, касаясь внешних факторов, влияющих на прибыльность в проектах, нельзя игнорировать вопрос неоплачиваемого времени. 

Чтобы повысить ставки к оплате, владельцам бизнеса и подрядчикам необходимо удерживать процент неоплачиваемого времени на низком уровне. Тогда можно получить больше прибыли. 

Именно применение специального программного обеспечения для учета времени наиболее эффективно для правильного баланса оплачиваемых и неоплачиваемых часов и прозрачности в расчетах.  

Используйте счетчик времени в полную силу

Правильно подобранное устройство должно вести точный учет времени, рассчитывать оплаты, выставлять счета и обеспечивать всеобъемлющее достижение поставленных задач. Такое устройство быстро приносит результат и помогает развивать сотрудничество в рабочих отношениях благодаря прозрачности и надежности данных. 

Одним из главных достоинств при использовании счетчиков времени является их способность точно различать типы работ. К примеру, автоматический счетчик позволяет сразу выделить и предоставить полную информацию по таким типам, как: 

• Оплачиваемые часы, непосредственно относящиеся к работе над проектом;

• Административная рутина;

• Нерабочее время (отпуска, больничные, и т.п.)

Дополнительное преимущество при внедрении автоматического учета времени – возможность выставления счетов. Это способствует максимальному повышению продуктивности, а также позволяет хранить данные для дальнейшего анализа отделом HR. При помощи автоматических процедур становится намного легче и рассчитывать выплаты, и определять рабочие механизмы для карьерного повышения. 

Выводы 

• Оплачиваемые часы – важнейшая метрика во многих сферах, продающих «время специалиста» (услуги и консультирование). 

• Бизнесы чаще всего используют учетные ставки для выставления счетов, основанных на продуктивности работы. 

• Биллинг на основе стоимости также важен для определения политики компаний в плане компенсаций и карьерного роста.

• Чтобы повысить конкурентоспособность, нужно постоянно отслеживать соотношение оплачиваемых и неоплачиваемых часов. 

• Автоматический учет времени при помощи специального программного обеспечения позволяет считать оплачиваемые часы точнее и опираться на объемы именно потраченного, а не только заявленного времени. 

• При правильном балансе оплачиваемого и неоплачиваемого времени прибыль будет расти.