Мы уже разбирали “Одностраничный устав ООО с двумя директорами электронно и открытие счёта в банке дистанционно” и “Хороший договор — короткий договор”, теперь поговорим про счёт.
Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят.
Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.
Счета, которые взрывают мозг
Не заставляйте клиента думать и суетиться!
Счёт в формате картинки или сканированный в pdf. Убейтесь, сволочи, об стену, кто так делает. Всегда требуем прислать в формате, где можно легко копипастить реквизиты.
В счёте два банковских счёта. АААА… на какой платить?!
Нет назначения платежа. Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.
НДС указан мелким шрифтом не на самом видном месте. Ой… опять оплатили сумму без НДС.
Не сказано, что НДС не облагается. Ой… а в платёжку автоматом подставилось: “включая НДС”.
Полно лишней информации.
Нет телефона и email кому задавать вопросы.
Реквизиты не совпадают с теми, что подставляются по ИНН и БИК.
Факты о счёте
Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.
Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.
Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.
Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае. Следовательно, нет требований закона что там должно быть.
Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.
Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.
В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.
Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.
В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.
Минимальный набор что должно быть в счёте
Для оплаты по безналу плательщику нужно:
ИНН получателя.
Расчётный счёт получателя в банке и БИК этого банка.
Назначение платежа.
Сумма с указанием без НДС или с НДС и суммой НДС.
Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения. Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:
7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.
Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.
Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.
Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.
В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.
При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес. ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.
Назначение платежа
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
В счёте не помешает указать
Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты. Стоит указать в счёте:
Номер и дату счёта. Они нужны, чтобы ссылаться и искать счёт в базе.
Фактический адрес, если к вам приезжают.
Наименование плательщика без его реквизитов.
Логотип для красоты и солидности.
Адрес ЛК получателя, где доступны все копии документов в электронном виде, включая акт сверки, который так любят запрашивать, отвлекая нашего бухгалтера от работы.
Телефон и email, чтобы они всегда были под рукой.
Почтовый адрес, куда не перешедшие на ЭДО динозавры должны отправлять свою макулатуру, губя природу.
QR-код для загрузки реквизитов в мобильное приложение банка, чтобы не копипастить реквизиты. Пока такая фишка есть только в мобильных приложениях банков физлиц, но, надеюсь, когда-нибудь появится и у юрлиц.
Прочую реально полезную информацию.
Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?
Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма.
Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
Реквизиты плательщика помимо его наименования.
Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.
Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.
Итог, пример нашего счёта
Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.
apapacy
Наверное у всех по разному. Но я обычно встречал что соотношение счетов к договору и стче ов которые сами договор как 1 к 10 или даже к 100. В результате если на счете нет подписи руководителя то как бы за что платим. Завтра окажется что не та цена или не тот товар. И как с этим быть?
И вот фраза в стиле казнить нельзя помиловать.
Ваш договор не будет зачислен автоматически. Что это? Он не будет зачислен автоматически но будет зачислен вручную?.. Или он автоматически не при каких условиях не будет зачислен? В первом случае зачем плательщика знать об этом? Во втором на каком собственно основании?
itsoft Автор
Что вам даёт подпись? Если компания и её руководитель редиски, то они и с подписью так поступят. Счёт ведь не оферта, никаким законом не регламентируется. Они вам скажут, что цена изменилась. Более того, вы можете в ютубе посмотреть кучу роликов того же канала Движение про автосалоны, как там обманывают с ценой. Там все подписи есть.
У нас и у любой компании такой объём счетов, что я как руководитель не в теме что там и сколько стоит. Раньше там был скан моей подписи и печати. Но за 20 лет никогда это не пригодилось. Пока писал эту статью решил соптимизировать и удалить.
Если вам нужно зафиксировать цену, то лучше это делать договором и сметой. Там будут подписи двух сторон. Ну или исходите из того, что цена на сайте является офёртой. У нас все цены на сайте. А полно конкурентов, у которых на сайте цен нет или есть цена на размещение сервера с мощностью, например, 300Вт, но нет цены за превышение. Ну так не работайте с мутными исполнителями.
FDA847
В договоре часто прописывают такие пункты:
Поэтому да, юридическую силу такие документы имеют даже без ЭЦП.
Да и суды уже давно принимают к рассмотрению любые документы, отправленные с официальной почты организации (на её домене).
itsoft Автор
Так а в чём сила счёта? Вас исполнитель-редиска и скажет, что да, цена на дату была такой. Но вы же не оплатили его прям в этот день. А на следующий день она изменилась.
Там же не стоит вопрос, что они отрицают факт направления счёта.
Хотя никто им не мешает и с подписью и печатью сказать, что они этот счёт не отправляли. Ну или ошибка какая-то.
Гарантию даёт только УКЭП или ЭДО. А скан печати с подписью можно на любой документ прилепить и сделать pdf, но доказать, что счёт был действительно подписан руководителем далеко не факт, что получится.
FDA847
В счёте обычно прописывают срок действия и условия изменения цены. Хотя если цена зависит, например, от курса доллара, то это всё прописывается в договоре. И собственно в договоре указывают момент согласование поставки. Как правило, это дата выставления счёта. Поэтому при наличии нормального договора просто там поменять цену на следующий день не удастся.
itsoft Автор
Не обычно. Если вам это нужно, то, конечно, пропишите. Но я считаю это очковтирательство, что счёт действителен 10 дней. Это какое-то давление на клиента. У меня сразу возникает мысль — а ну нафиг вообще с такими связываться.
Если на товар это ещё можно понять в виде формулировки, что резерв товара держится в течение 48 часов. То когда я такие формулировки вижу в счёте на бухгалтерско-юридические услуги, то у меня негативные эмоции.
FDA847
Срок действия счёта это гарантия со стороны продавца/исполнителя о фиксации цены. Да, он может нарушить свои же условия, но это уже другой вопрос. В таком случае просто можете с ним не работать.
Но если по истечению данного времени счёт не был оплачен, то извините, цена может измениться. И не важно какие на то причины.
Поэтому хорошим тоном является указание срок действия, чтобы было потом меньше взаимных претензий.
А у Вас по сути пустой счёт. Там ни идентификатора заказчика, ни полных реквизитов, ни срока действия, ни подписей.