Одна из основных задач системной и бизнес-аналитики: сбор требований по проекту.
Сбор требований имеет разные этапы и виды:
изучение предметной области;
интервью с заказчиками;
интервью с конечными пользователями (если мы работаем над внутрикорпоративной системой)
изучение аналогичных систем.
Эту статью я хотела бы посвятить непосредственно общению с заказчиком: как установить положительный контакт с заказчиком и эффективно проводить созвоны.
Первое, о чем я хотела бы сказать, нельзя забывать, что заказчики- это такие же люди. Вспоминаем немного психологии и применяем ее в деле.
Опоздать всегда удаётся вовремя
Истина стара- никогда не опаздывайте на созвон. Если ситуация критическая- необходимо предусмотреть это заранее и оповестить ваших собеседников.
Улыбайтесь, вас снимают!
Всегда подключайтесь на внешние созвоны с включенной камерой. Обеспечьте тишину, выглядите опрятно, отложите распитие напитков и курение вейпов- казалось бы, это те критерии, про которые можно даже не говорить- само собой разумеющееся!!! Но вы не представляете, насколько часто, на самом деле, коллеги из команды разработки подключаются без камер на внешние созвоны, похлюпывают в микрофон горячим чаем, пыхтят вейпом! (притом это далеко не джуны, а вполне состоявшиеся специалисты). Такие ситуации приходилось наблюдать в разных командах. Я лично не раз слышала замечания заказчиков в сторону коллег о том, что они даже не представляют, как выглядит человек с черной иконкой на экране за полгода плотного общения! Установить визуальный контакт- очень важно!
Не забываем про время
При планировании вопросов на интервью, выбирайте то количество вопросов, которое сможете обсудить в выделенное время- задерживать коллег сверх времени, также не красиво, как и опаздывать на созвон.
Далее переходим к подготовке к созвону. Возьмем за пример этап уточнения выделенных функциональных требований.
Когда на проекте уже определены границы, выделены функциональные требования, расставлены приоритеты по реализации, начинается этап детального обсуждения выделенных функциональных требований. К данным созвонам следует очень тщательно подготовиться.
План вопросов
При подготовке к интервью следует выделить одно или несколько функциональных требований, которые будут обсуждаться на ближайшем интервью с заказчиком. Очень важно соблюдать приоритет требований. Не пренебрегайте приоритетом требований в силу объемности требований! Нельзя брать сначала в работу небольшое требование с низшим приоритетом, надеясь, что над ним будем немного работы: “быстренько опишу, а дальше вернусь к более сложным”. На проектах случаются ситуации, когда требования, которые имели высший приоритет влияли на требования, которые имели низший приоритет. Иногда, требования с низшим приоритетом теряют актуальность при проработке решения требований с высшим приоритетом. Для расстановки приоритета требований очень удобно использовать схемы типа User Story Map и возвращаться к данной схеме на протяжении всей работы над проектом.
Поработайте над требованиями
Выделенные к обсуждению требования следует тщательно проработать. Здесь обязательна детальная проработка требований. В этом поможет составление сценариев использования - Use Case. При проработке пользовательских сценариев старайтесь затронуть максимальное количество возможных кейсов. Никогда не забывайте про человеческий фактор при работе с системой- выделите те места, где человек при пользовании может совершить ошибку, должна ли система ограничивать и предусматривать ошибки пользователей, либо это уходит в допущения и возможные риски? Обязательно проговорите это с заказчиками и зафиксируйте.
Подготовить для заказчиков вопросы к обсуждению
Обязательно подготовить вопросы к обсуждению в текстовом виде. Отправьте вопросы заказчику предварительно для того, чтобы он смог ознакомиться с повесткой созвона. Возможно, заказчикам потребуется подключить каких-либо дополнительных ответственных лиц на созвон. Согласуйте, за какое время отправлять вопросы, обычно это необходимо делать за день ДО или чуть ранее- сроки зависят от интенсивности работы над проектом. Это не дает вам гарантии, что заказчики ознакомятся с вопросами заранее, но вы со своей стороны должны предоставить возможность тщательно подготовиться заказчикам к созвону.
Уточните результат
При получении договоренности, если ответ был не сразу получен и долго обсуждался в ходе созвона, проговорите еще раз договоренности и получите подтверждение. Подводить итог по требованию хорошо начинать с фраз:”коллеги, фиксирую договоренности по данному вопросу….”.
В ходе диалога и получения ответов на вопросы, тезисно фиксируйте договоренности. Я использую для этого файл с общим доступом, в котором были зафиксированы вопросы.
Не надейтесь на свою память
Запишите созвон. Созвон с заказчиком в среднем длится около 1 часа.Не надейтесь на свои суперспособности зафиксировать и запомнить все во время созвона!!! Я рекомендую при описании требований еще раз прослушать созвон- зачастую, открываешь для себя новые вопросы. Заказчик может вскользь упомянуть о каком-либо действии системы (не относящемся к обсуждаемому вопросу напрямую), но вы в процессе интервью можете упустить и не услышать заметку заказчика, в силу сосредоточенности на получении ответа на основной вопрос. Такие заметки вскользь от заказчика могут содержать в себе ряд дополнительных функциональных требований.
Также, рекомендую вести запись созвона с экраном- так при повторном просмотре вам будет легче ориентироваться в записи.
При записи созвона, предполагайте, что возможно, данным материалом придется поделиться с командой разработки, например, дизайнерами для внесения правок, либо разработчиками- для уточнения каких-либо технических требований. Поэтому при записи созвона я советую воздержаться от перехода по различным вкладкам, открытии личных сообщений и т.д.
Для записи созвона я советую установить отдельную программу, а не пользоваться функцией zoom-записи. Я использую для этих целей OBS Studio- она бесплатная, нет ограничения по времени, есть возможность записи экрана или только звука, как вам удобно.
Всем спасибо!
По окончанию созвона (опять вспомним элементарные правила этикета) поблагодарите коллег за уделенное время! Обозначьте сроки, когда будет готово описание обсуждаемых вопросов.
И только, убедившись, что отключились от созвона, можно развязать галстук и заварить чашечку ароматного чая!