Слышала от многих разработчиков, что они не любят рабочие встречи. Говорят: "Пустая трата времени", "Митинги бесполезны", "А работать то когда?". Так вот, если у вас такие встречи, то вы явно что-то делаете не так.

Первое правило встречи — Отменяйте встречу, если можно решить вопрос в чате

Долой встречи ради встреч и встречи на каждый чих. Если думаете, что можно обойтись без встречи, отменяйте!

Попытайтесь решить проблему в чате

Возможно за пару сообщений вы все разрулите. Можно подготовить документ, и показать его в чате другим людям, спросить асинхронный фидбек. И дело в шляпе.

Если проблему не удается решить в чате, подумайте еще раз

Перед тем как ставить встречу, нужно понять, действительно ли это лучший способ решить вопросик. Встречи обычно помогают

1. Решить что-то быстро (коммуникация в чате можно длиться целый день, потому что каждый человек отвечает когда ему удобно, поэтому получается большой пинг).

2. Решить сложную проблему, описание/способы решения которой долго набирать на клавиатуре.

3. Обсудить вопрос, который требует real time дискуссии.

Если вы не решаете проблему, подходящую под описание выше, скорее всего митинг не нужен.

Ладно, Вы поняли, что без встречи не обойтись. Ну погнали.

Опишите ожидаемый результат

Встреча без результата — время на ветер. Определитесь, что вы хотите получить/решить/до чего договориться.

Расскажите об этом участникам встречи. Люди должны знать, зачем будут тратить свое время. Чем раньше, тем лучше! Это поможет всем придерживаться плана во время митинга. Еще участники могут заметить, что вопрос можно решить и без митинга. Или подсказать, кого еще нужно добавить или убрать из списка приглашенных. Все это можно сделать, только зная, в чем собственно цель.

Добавьте agenda и pre-read

В описании митинга опишите, какой план действий. Например на какие вопросы хотите ответить, какие темы обсудить.

Контекст это хорошо. Если у вас есть документ с описанием задачи, графики, данные, приложите ссылки в agenda чтобы участники ознакомились с содержимым заранее. Тогда во время встречи люди будут уметь представление, что к чему. Что гораздо эффективней, судорожно пытаться пересказать документ на 5 страниц за 5 минут встречи.

Следите за временем

Часто (особенно если много людей или сложная тема) можно не успеть достичь результата, если не следить за временем. Тот, кто организует митинг, следит за временем.

Чтобы все успеть, распишите количество времени выделенное для обсуждения каждого вопроса из agenda и следите за каждым маленьким блоком во время встречи. Если видите, что не успеваете с каким-то блоком, напомните участникам, что у вас осталось мало времени и надо бы прийти к консенсусу.

И да, разбивать на блоки реально работает, потому что можно быстро понять, что вы не успеваете. Когда если нет понимания, сколько времени обсуждается конкретный вопрос, то есть большой риск только к концу встречи понять, что ничего не успели.

Не обсуждайте то, что не ведет к достижению результата митинга

Часто участники начинают обсуждать вещи вроде бы и связанные, но не обязательные для решения конкретной задачи. Как организатор встречи Вы должны следить на направлением дискуссии и пресекать все попытки поговорить о чем-то не первой важности.

Пример:

Задерживается запуск продукта X, цель митинга понять, как ускорить запуск

• [кто-то]: У нас не получается сделать фичу Y

• [Вы]: Это блокирует запуск?

• [кто-то]: Нет

• [Вы]: Тогда давайте обсудим это позже/после того как обсудить все блокеры/обсудим в чате/ обсудим никогда

Не забудьте про Next Steps

Если нет Next steps — не ясно что делать дальше и как двигать продукт/задачу. Старайтесь уходить со встречи с четкими next steps на которые согласились все участники встречи (это важно!). Иначе, если митинг прошел, а действий не было, скорее всего вы никуда не продвинулись/не продвинетесь.

Напишите meeting summary

Для Вас, как создателя встречи, встреча не заканчивается на моменте, когда все разошлись. Хорошая встреча заканчивается, когда Вы (или кто-то еще) записал краткое содержание встречи и следующие шаги и поделился с участниками. Так вы

• Получится hold people accountable on next steps

• Вы обезопасите себя тем, что запишите все о чем вы договорились. Чтобы никто потому не сказал: "Не помню, значит не было".

• Тем, кто не был на встрече будет видно, до чего вы договорились.

Отменяйте неважные встречи. Без сожалений

Тут все просто. Отменять встречи, которые не кажутся важными нужно без сожалений. Смело предлагайте решить проблему в чате/по почте и тд. Или позвать кого-то другого, если кто-то будет полезнее Вас.

Готово

Вы прекрасны! Теперь ваша встреча эффективна и на нее даже хочется пойти!