ICL (одна из крупнейших IT-компаний в России) перевела часть своих подразделений с Microsoft 365 на платформу «Яндекс 360» для бизнеса. О том, как тестировали систему и организовали миграцию 3 тысяч сотрудников, Хабру рассказал заместитель руководителя службы информационной безопасности ICL Services Антон Мерцалов. Также он поделился первыми выводами о переходе.

Как указал Мерцалов, долгое время ICL использовала Microsoft 365. На платформе были завязаны бизнес-операции, внутренняя коммуникация и взаимодействие с клиентами. В рамках подписки компания также работала с Exchange, Teams и остальным набором инструментов. Позже компания решила мигрировать на облачную платформу от российского вендора и начала искать простое решение, работу с которым быстро освоят 3 тысячи сотрудников. Также решение должно было соответствовать требованиям безопасности и легко интегрироваться с системами, уже надстроенными над Microsoft 365. В марте ICL проанализировала рынок облачных платформ, часть решений отсеяла по критериям безопасности. В итоге выбирали между «Яндекс 360» для бизнеса и другим конкурентным сервисом, название которого не уточняется.

Пилотный запуск и тестирование

Перед полноценным переходом всей компании на новую платформу нужно было сравнить и протестировать оба варианта на небольшой группе сотрудников. ICL запустила пилотный проект, чтобы понять, какой функционал она теряет в связи с отказом от подписки на Microsoft 365 и чем может его заменить. Суммарно на пилот выделили два месяца.

Первый этап — подготовительный. ICL сформировала команды сотрудников и приоритизировала их текущие задачи, чтобы выделить время на участие в тесте. Среди участников были разработчики, маркетологи, инженеры, менеджеры разного уровня, в том числе по продажам, специалисты по информационной безопасности, специалисты поддерживающих подразделений. Помогли тестировщики: они очень старались «сломать» платформы.

Дальше ICL решила вопросы с доступами, организовала рабочие пространства на новых платформах и разработала два объёмных чек-листа: по информационной безопасности и юзабилити. В компании, у которой много клиентов и сотрудников, даже маленькая ошибка может привести к потере репутации. Поэтому ICL пристально оценивала операционные риски, «под микроскопом» рассматривала новости о сервисах. Команде «Яндекса» задавали огромное количество вопросов о безопасности. Почти два месяца прорабатывали документацию, составили кастомный договор, хотя на старте это казалось невозможным, указывает Мерцалов.

Чек-лист по юзабилити состоял более чем из 100 пунктов и включал бизнес-кейсы, которые сотрудники выполняют ежедневно: отправить письмо, добавить вложение, организовать конференцию с коллегами. Большая часть задач лежит на поверхности, но компании нужно было глубоко проверить платформы, поэтому для каждого кейса прописали малейшие детали. Например, удобно ли синхронизировать конференцию в календарях, можно ли поделиться записью встречи с участниками, насколько легко прикрепить файл к письму. 

Второй этап — тестирование. Пилот был построен таким образом: 100 участников — по 50 на каждую платформу. Пользователи, тестирующие «Яндекс 360» для бизнеса, не могли работать с платформой конкурента, и наоборот. Это помогло избежать сравнений «лучше — хуже».

«Системы тестировали примерно четыре недели. Сотрудник выполнял задачу, прописанную в бизнес-кейсах, — например, провести конференцию в Яндекс Телемосте, — и заполнял чек-лист по юзабилити. В нём отмечал уровень удобства при работе с инструментом. Неудобства комментировал в отдельной строке, описывая, что именно не получилось», — указал Булат Давлетшин, менеджер проектов ICL Services.

Кто-то из сотрудников на время теста полностью переносил задачи по проектам в экосистему «Яндекс 360» для бизнеса, другие выполняли по одному-двум кейсам. По итогам тестирования сервисы «Яндекс 360» получили больше положительных оценок. Среди сильных сторон сотрудники отметили:

• интуитивно понятный интерфейс;

• единую экосистему, нет лишних точек контакта, дополнительных окошек в интерфейсе — просто авторизуешься через корпоративный аккаунт и работаешь в сервисах.

После компания начала полномасштабную миграцию в «Яндекс 360» для бизнеса.

Миграция на новую платформу

На текущий момент ICL интегрировала «Яндекс Почту», «Телемост» и «Мессенджер». В общей сложности переезд занял три месяца, включая пилот. Как отмечает Мерцалов, это нормальный срок, чтобы подключить к новой платформе 3 тысячи человек.

В рамках подготовки ICL заранее подготовила аккаунты, чтобы пользователи в одно утро зашли в свою почту на новом домене и стали использовать сервисы «Яндекс 360». Письма из старых ящиков каждый сотрудник переносил сам согласно заранее прописанным подробным инструкциям, какой контент и куда нужно отправить. ICL решила не использовать API и не переносить архив писем массово, чтобы минимизировать риск потери информации.

«Мы предусмотрели несколько способов миграции в зависимости от объёма рабочей переписки. Тем, у кого накопились архивы за 10–15 лет работы, помог сборщик почты от Яндекса. Он автоматически отправлял письма из других ящиков на новую почту. Но даже с ним перенос занял несколько дней: в одном ящике могло лежать порядка 30 тысяч писем», — указал Булат Давлетшин, менеджер проектов ICL Services.

Во время переезда компания готовила материалы по работе с новой платформой. Инструкции «Яндекса» адаптировали под задачи подразделений, учитывая корпоративные ограничения. Например, в них разъяснили, как установить приложение «Телемоста»: сотрудникам нельзя просто скачать его через браузер, таковы требования безопасности ICL. При появлении вопросов команда «Яндекс 360» оказывала соответствующую поддержку.

«Большие встречи для нескольких подразделений мы до сих пор проводим в Teams. Мешает ограничение "Телемоста" — не более 40 участников конференции. Но знаем, что команда "Яндекс 360" выпустила обновление и появилась возможность проведения вебинаров. Трансляции в "Телемосте" теперь можно проводить на 10 000 человек. Будем тестировать», — добавил Мерцалов.

Сотрудники реагировали на миграцию по-разному. По словам Мерцалова, те, кто адекватно смотрел на ситуацию, понимали, что замена платформы неизбежна. Они уже научились решать свои задачи на новых инструментах. При этом он отметил, что переход на новые сервисы — всегда стресс, поэтому у некоторых сотрудников долго наблюдались стадии отрицания и гнева.

Компания старалась это нивелировать и собирала обратную связь. Раз в неделю проходили обсуждения новых сервисов, новостей и впечатлений. Также была организована цепочка решения вопросов сотрудников. ICL создала специальную команду поддержки, собиравшую все вопросы и помогавшую пользователям. Информация об ошибках передавалась уже во внутреннюю техническую поддержку. Если компания понимала, что не может решить вопрос на своей стороне, то передавала тикет в «Яндекс», где его прорабатывали.

Сотрудники, особенно те, кто участвовал в пилоте, начали уверенно пользоваться сервисами «Яндекс 360» для бизнеса уже через две недели после полноценной миграции, заверил Мерцалов. Они освоили не только веб-версию, но и мобильные приложения.

Первые выводы

«У Microsoft 365 широкий функционал: компания уже очень давно на российском рынке. Конкурировать с ними трудно, но возможно. Для нас в первую очередь важно, как вендор реагирует на вызовы и вопросы, какие у него планы по развитию системы.

Команда "Яндекс 360" впечатлила нас осознанным подходом к построению дорожной карты, а ещё качеством и скоростью коммуникации. Отзывчивые коллеги буквально впитывают контекст нашего бизнеса, чтобы реализовать нужные нам функции. Они открыты к диалогу, настроены на сотрудничество и предлагают новые решения. Есть внятный roadmap продукта, в который оперативно вносят доработки, обнаруженные во время и после пилота. Мы сами сервисная компания и очень хорошо понимаем, насколько это важно, ведь помимо инструмента мы приобретаем ещё и сервис», — заключил Мерцалов.