Пролог

Первое, на что хочется надеяться, что вы не будете бегло просматривать статью с известным образом в голове… Мол давай поведай мне про сообщения в чате.

 И это нормальная реакция, потому что тема уже слишком обыденная…  Но все же я решил поделиться накопленным опытом и болью.

Вступление

Современный мир уже давно изменил форму общения. И перепиской в чате никого не удивишь.

И соответственно деловое общение частично тоже перешло, что называется, в чаты. Но что мы знаем об этом? И как мы пишем и должны писать сообщения?

У сообщения есть много характеристик и много возможностей поддерживают современные мессенджеры. И для делового мира - это уже конечно не новое в плане коммуникации. Но есть моменты, с которыми хочется поделится исходя из опыта. 

Все советы, которые я дам в этой статье, старайтесь применять, но в рамках разумного! Не стоит писать сообщение и исследовать целый день, а правильно ли ты его написал.

Сейчас никого не удивишь, что мы получаем сообщение из одной точки планеты в другую как бы мы далеко не находились. В этом нам помогает технология доставки. Быстрая и удобная. И ежедневно мы получаем и отправляем тонны сообщений. Но обо всем по-порядку.

Доставка сообщения, скорость доставки

Сообщение доставлялось раньше неделями, если не дольше. Например, письма по почте ждали неделю, а то и дольше. Телеграммы на почте приходили быстрее…

Но время доставки сообщения сейчас - меньше секунды. Вы даже можете видеть порой статус, что вам пишут сообщение. И это меняет представление о переписке. Она стала максимально приближена к живому общению по телефону или друг с другом лично.

Не отправка сообщения

Но вот пишет человек сообщение … Но не отправляет. Обычно это происходит по двум причинам

1. Перехотелось/перестало быть актуальным. Да, иногда в процессе написания, ты уже понимаешь, что либо уже поздно, либо уже не актуально, что ты хочешь написать. Бывает, ты пишешь весьма агрессивный ответ…. И в процессе написания осознаешь, что погорячился и стираешь.

2. Техническая. Пропал интернет, сел телефон, вы стали вне доступа сети, по которой отправляли сообщения. Но собеседник иногда не в курсе, и может обидется. Старайтесь после такого прерывания указать причину вашего молчания, особенно если долго не отвечали, а ваш ответ был ожидаемым. Это относится и к первому пункту.

Адресат сообщения

В зависимости от того, кому мы собираемся написать сообщение, зависит и специфика текста сообщения, его нормы, его стиль, его качество, его содержание. Нельзя отправлять сообщение «Привет! Как дела?», если адресат – ваш руководитель и таких дружеских отношений у вас нет. Нужно четко понимать, кому ты пишешь, какое отношение имеет к тебе человек. Соблюдать субординацию.

Тело сообщения

Когда мы пишем само сообщение или только собираемся, мы должны знать какими характеристиками оно обладает. А нужно ли вообще писать, может позвонить?

Вот список особенностей:

1. Приветствие. Хоть это и не живая беседа, всегда лучше поприветствовать в начале. 

2. Иногда можно спросить есть ли у человека время на беседу, чтобы попусту не писать, не отвлекать.

3. Смысл. Ты должен знать, что ты хочешь донести и какую мысль хочешь описать.

4. Разбито на логические куски/предложения

5. Не быть запутанным и сложным, понятным собеседнику

6. Максимально чистое и не обременено не нужными фразами

7. Орфография/Пунктуация. Следите за грамотностью сообщения

8. По возможности не разбивать сообщение на несколько сообщений, если можно уместить текст сообщения в одном. То есть например, мы пишем пять предложений, связанных логикой… Не надо их отправлять по одному. Напишите, разбив на абзацы или что-то подобное в одном сообщении. Вы сэкономите время вашему собеседнику, когда он будет отвлекаться 5 раз вместо одного. А время - деньги. Да и потом, целое сообщение - представляет что-то единое и целое и соответственно так и воспринимается как что-то целое.

9. Вежливость. Будьте вежливы как в жизни, ведь это почти живое общение.

10. Интонация. Если вы передаете интонацию, эмоцию, то делайте это максимально корректно.

11. Если только начинаете писать сообщение и так получилось, что вы вернулись к человеку спустя какое-то время, то сначала старайтесь ввести в контекст беседы, чтобы человек понимал некие предпосылки разговора. Напомните суть вчерашней беседы, если вы ее окончили вчера и хотите продолжить сегодня.

Качество

В итоге, нужно следить за качеством сообщения. Сообщение должно не пугать, не быть головоломкой. Быть вашим маленьким детищем.

Проверка сообщения

В первую очередь, когда написал сообщение, подумай, а нужно ли его исправить, подкорректировать? И до отправки старайся максимально его проверить. Даже если ты отправил сообщение и понимаешь, что оно не идеально, то поправь его. Сейчас многие мессенджеры поддерживают редактирование уже отправленного сообщения. Или удаление у получателя. Удали, предварительно скопировав, и напиши новое. Проверяй сообщение перед отправкой. Это элементарная гарантия качества.

Причины написания сообщения

Тут много разных причин можно написать, но главная, что вы хотите что-то человеку донести, донести какую-то мысль или просто ответить на какой-то вопрос или комментарий. Старайтесь не писать без причины и соблюдать некое спокойствие собеседника, ведь лишнее сообщение – это отвлечение от текущих дел и переключение внимания. Понимайте суть вами написанного и четкую причину. Старайтесь не троллить и не бесить человека пустышками.

Количество

Каждый день мы можем писать очень много сообщений. Даже непрерывно мы можем писать и писать сообщения и их отправлять… Остановитесь. Посмотрите пункт о «Причинах написания сообщения».

Возможно, завтра вы напишите его. Поставьте таймер, если сообщение ждет по времени. Не нагружайте коллег вашим желанием сообщить все новости на свете.

Реакция

Тут три основных типа реакций от адресата:

1. Неожидаемая. Не удивляйтесь, но на ваше сообщение, может быть, реакция, которую вы не ожидали. И вас могут нахлынуть эмоции… И в ответ вы должны не спешить, быть предельно внимательны и учитывать все предыдущие пункты. Человек написал вам не то… Перечитайте ваши сообщения, может, вы действительно сами спровоцировали и прежде написали и не объяснили суть дела правильно. А так же бывает, что вы задали два вопроса, а получили ответ на один.

2. Ожидаемая. Тут все проще. Вы понимаете, что вас поняли. По крайней мере судя по ответу/контексту беседы.

3. Никакая. Не удивляйтесь, но и такое бывает. Нет никакой реакции на ваше сообщение. Возможно, на вашу тираду сообщений. Тут причин много, и они разные/не однозначные. Возможно, что человек забыл, не знает, что ответить, не считает нужным, а может и вовсе так и должно быть и это вполне ожидаемая реакция, потому что иногда сообщения имеют просто информативный характер.

Нет реакции, может еще и потому, что сообщение не дошло. Нет реакции, может собеседник ждет еще какой-то информации от вас. Может вы и ничего не спрашивали?

Область вопросов и ответов

Этот пункт, по сути, относится к Тексту сообщения. Но я выделил его отдельно, чтобы заострить внимание на том, что иногда выбирают неправильную область для ведения беседы. Нет понимания того, кому ты пишешь. Значит надо найти правильного адресат и соответствующую ему область.

Ответ на сообщение

Внимательно прочтите сообщение. Поймите, что автор хотел спросить, донести и определите ждет ли автор вашей реакции, вашего ответа. Старайтесь не игнорировать сообщение, если оно больше носит вопросительный характер, причем вопросы более конкретные, чем риторические.

Если ответ вы не можете дать сейчас и вернетесь с обратной связью позже и понимаете по контексту беседы, что от вас этого ожидают сейчас, то просто так и напишите как есть. Напишите, что вернусь через час или завтра, когда все узнаете. И собеседник переключит внимание на свою работу дальше, понимая, что не скоро получит ответ.

Неотправленные сообщения

Порой мы не то чтобы не хотели отправлять сообщение, а просто написали и забыли. Поэтому мониторьте иногда ваши последние актуальные чаты.

Ведение беседы посредством сообщения

Сто раз подумайте, стоят ли миллион строк - одного звонка. Если вы видите, что уже сообщениями не можете объяснить ситуацию, не можете как-то ясно обозначить вашу позицию, то попробуйте просто позвонить. Но про телефонные разговоры… Это уже другая статья.

Интонация

Для выражения своих эмоций при разговоре мы используем интонацию. А что же здесь? Оказывается, тут все прозаично. Обычно собеседник знает как вы общаетесь в жизни и так же и представляет ваши слова, как будто вы их говорите вживую. Так устроено наше подсознание, воображение - рисовать образы. Поэтому интонация сама придет и ее ничем как кроме повторяющихся восклицательных знаков не передашь. И кстати о них и о КАПСЛОКЕ… Не переусердствуйте когда пишите. Наличие повторяющихся знаков восклицания слишком действуют на подсознание как агрессия, а применения КАПСЛОКА, дают понять, что вы делаете большой акцент. Я не говорю, что делать так вообще нельзя. 

Помните, статья - обобщающая. Некая инструкция-размышление к применению.

Смайлы

Смайлы уместно использовать, но не всегда. Смайлы действительно выражают наши эмоции и придают окраску нашему сообщению. Но не увлекайтесь вставлять при каждой возможности, старайтесь быть более четким в словесных формулировках. Смайлы – это дополнение. А в некоторых случаях, например, при общении с руководством, вообще избыток. Их лучше не использовать так же, если разговор идет о серьезных вещах.

Стиль, форма, содержание

Все важно. Важно придерживаться делового стиля и вежливой формы общения. И главное, сообщение – должно иметь содержание.

Характер угрозы/негатива/невежа, мотивации в сообщении

Иногда мы пишем сообщения в агрессивной форме. Мы пытаемся человеку сказать, что “Я уже тебе тысячу раз говорил, а ты не понял”. Тут… по сути все так же как и в жизни - но сообщения обычно остаются в телефоне как доказательство вашей вспыльчивости. Имейте ввиду это. И эти сообщения могут использоваться против вас же при каком-нибудь разборе обстоятельств. В любом случае, тут важно понять, что деловое общение - это общение по делу. Вы должны решать проблему, а не раздувать. Искать способы решения, точки соприкосновения. Ваша цель - не сама переписка, а решение каких-то насущных вопросов и проблем компании. И сведение личных счетов и агрессия во основном не ведут к мотивации собеседника, а вызывают лишь страх и потерю интереса к вам.

Время сообщения

Каждое сообщение имеет свое время. Нельзя отправлять сообщение ночью, если даже это важно. Оцените, насколько это важно и срочно. Подумайте, что вы разбудите человека и испортите его сон. Вы просто дадите человеку понять, что не спите и решили написать сообщение, которое могло и утра подождать?! Конечно, если что-то срочное и заранее обговорен регламент, то тут нет проблем и нужно отправить сообщение.

Срок жизни сообщения

В силу того, что обмен сообщениями стал мгновенным, мы перестали писать большие длинные сообщения, и смысл в них порой узнать дела в моменте, узнать что-то про текущий момент, текущее состояние дела. Завтра уже может быть не важны вопрос или суть сообщения. Сообщение – оно обычно про здесь и сейчас.

Но так же могут быть и сообщения указания - сделать что-то и через неделю предоставить отчет. В таком случае, тут уже просто ставим напоминание, что нужно вернуться к разговору.

Оставленные без внимания сообщения (понимаю, что немного повторяю предыдущие пункты)

Вот одна из больных тем. Бывает часто, что вы пишите собеседнику, а никакой реакции в ответ не получаете. Вы еще раз пишите на следующий день или чуть позже, но что-то уже другое… И предыдущее (часами ранее или вчерашнее) сообщение просто игнорируется и ответ идет на ваше последнее. Такая невнимательность со стороны собеседника – не серьезное отношение к делу. И чтобы избежать такой невежливости нужно иногда перечитывать сообщения, и определять, какие из них были пропущены, оставлены без ответа. А со стороны спрашивающего тоже можно сделать поправку и просто вежливо переспросить о предыдущем вопросе.

Голосовые сообщения

Вид сообщений, который мы пропустим в этой статье. Но скажу пару моментов

• стоит обмениваться голосовыми когда это обычное дело и это удобно для получателя.

• если у вас нет возможности написать большой текст и вы хотите донести информацию голосом, то имейте ввиду, что прослушать голосовое сообщение иногда бывает гораздо сложнее, нежели прочитать текстовое.

• все остальные правила, что описаны для обычных текстовых сообщений так же относятся и к голосовым, за редким исключением.

Итог

В целом, обмен сообщениями - это аналог живого разговора, но со своими особенностями. Это так же важно, так же имеет значение и это неотъемлемая часть жизни современного не только делового общества. И чтобы быть понятым и адекватным собеседником в чате, нужно знать приведенные правила и особенности. Знать и стараться применять. Цените время и уважайте коллег.

Всем пока. И не забудьте поставить лайк и репостнуть статью.