Привет! Меня зовут Артём Курносенко, я руковожу проектным офисом в компании Smartex^{[ссылка удалена мод.]}. В статье поделюсь универсальным подходом к распределению своего рабочего времени по проектам. Также в конце статьи вы найдете простую утилиту, позволяющую примерно сразу начать применять наш подход. Статья будет полезна различным менеджерам, включая project, product, program, sales, а также тимлидам и руководителям отделов.

Надеюсь, что данный материал поможет вам в работе! Заранее приглашаю всех, кому не безразлична эта тема, в комментарии к статье для обмена мнениями, знаниями и опытом.

А зачем вообще считать?

Давайте сразу зафиксируем три ключевых термина, которыми будем активно пользоваться:

• под термином трекинг времени будем понимать логирование персоналом своего рабочего времени на отдельные задачи или проекты «в прямом эфире» в режиме секундомера с помощью специальных программ-трекеров времени;

• под термином списание времени будем понимать отражение персоналом своих фактических трудозатрат на отдельные задачи или проекты уже после их понесения (например, списание времени в конце рабочего дня);

• под термином учет времени будем понимать общий процесс трекинга времени и списания времени персоналом в организации.

Как правило, все современные системы учета времени (Hubstaff, Clockify, Harvest, плагины и нативные трекеры в Jira, Asana, ClickUp, Redmine и т.п.) из коробки имеют как функцию живого трекинга времени, так и ретроспективного списания времени. При этом трекинг времени считается более объективным способом учета времени (при условии, что сотрудник вовремя включает, выключает и переключает трекер на актуальную задачу). Процесс списания времени всегда сопряжен с субъективной оценкой персоналом своих трудозатрат, понесенных в прошлом на отдельные задачи или проекты, что безусловно вносит определенную погрешность оценки при учете времени.

Еще не скоро развеется дым ожесточенных холиваров на тему этичности, современности и эффективности мониторинга рабочего времени сотрудников в компаниях. Но здесь хотелось бы аккуратно обойти эти темы стороной и взглянуть на данную проблему немного с другого ракурса.

Возьмем абстрактную компанию Y (X уже заняли). Предположим, что аналогично моей компании, в Y ведется работа одновременно по множеству проектов заказной разработки ПО и предоставлению DevOps услуг. В таком случае учет времени в компании Y позволит решить как минимум 3 важные проблемы:

1. для проектов с фиксированным бюджетом руководство Y сможет довольно точно мониторить затраты на проект на протяжении всего его жизненного цикла, контролировать эффективность проекта в любой точке во времени и принимать управленческие решения при наступлении заранее заданных условий на проекте;

2. для проектов формата T&M (time and materials) точная информация о количестве часов, потраченных каждым специалистом на проект или этап проекта, является крайне необходимой для взаиморасчета компании Y со своими клиентами;

3. при раздельном учете сотрудниками рабочего времени, потраченного на коммерческие проекты и на иные внутренние активности компании (внутренние проекты, встречи сотрудников с ментором или руководством, собеседования с кандидатами, тимбилдинги и т.п.) руководство компании Y сможет запросто посчитать показатель утилизации сотрудников и в дальнейшем управлять им.

Таким образом, учет времени в компании – задача куда более интересная, чем унылое слежение за сотрудником из-за спины и недовольное хрюканье при его отвлечениях или недоработках. Хотя многие зачастую отождествляют эти 2 процесса, что не совсем корректно.

Ну и казалось бы: выпускаем с завтрашнего дня на весь Y приказ о поголовном трекинге времени и живем счастливо, ведь трекинг – более объективный способ учета времени, чем списывание. И для многих ролей в компании трекинг времени довольно хорошо подойдет для решения всех проблем. Например, для разработчиков, тестировщиков, аналитиков. Но для некоторых ребят, таких как менеджеры, трекинг времени не подойдет. И все потому, что

Менеджер – это Волк

Рассмотрим ситуацию на примере менеджера проектов. Хороший менеджер должен уметь молниеносно переключаться между своими проектами по много раз за день. Работа менеджера напоминает игру «Ну, погоди!» из детства тех, кому за 30. В игре вы управляете Волком и должны ловить куриные яйца в корзину. Яйца скатываются в хаотичном порядке от четырех куриц-несушек, сидящих по разным углам экрана.

Как вы уже наверняка поняли аналогию, Волк – это менеджер, 4 курицы – его проекты, яйца – часы, которые Волк тратит на каждый из своих проектов. В данной аналогии Волку (менеджеру) нужно знать не только общее количество собранных за игру яиц (т.е. часов, потраченных на работу), но и количество собранных яиц в разрезе каждой курицы (часов, потраченных на каждый проект). Согласитесь, что в Волчьем режиме работы использовать тайм-трекер и переключать его каждый раз, как только Волк меняет свое положение – гиблое дело, которое снизит продуктивность Волка и быстро уничтожит его мотивацию собирать яйца. 

Таким образом, трекинг времени менеджеру не подходит. Остается только списание времени. 

По опыту наблюдений за собой и за своими коллегами, была замечена следующая тенденция при списании менеджерами своего рабочего времени:

1. в первые дни своей работы менеджер старается каждый вечер честно вспоминать весь свой прошедший рабочий день и на глаз расставляет часы на каждый из проектов, занося их в соответствующую графу системы учета времени;

2. такой рутинный процесс под конец рабочего дня будет отнимать заметную часть времени и сил менеджера, и вскоре он начнет распределять время по проектам в разрезе недели, вспоминая в пятницу все свои недельные активности и пытаясь угадать, сколько времени они заняли по каждому проекту;

3. по прошествию времени менеджер заметит, что его руководство следит только за фактом списания времени, но никак не следит за точностью вносимых данных, что может сподвигнуть менеджера начать списывать рандомные значения часов на проекты в рамках объема своего рабочего времени.

Признаюсь, что оказавшись на 3-м этапе списания времени на одном из своих предыдущих мест работы, я успешно генерил случайные значения часов по проектам, в сумме дающие что-то около требуемых 40 часов в неделю. При этом руководство ставило мое постоянство в пример другим менеджерам. Не горжусь этим этапом своей жизни, но уверен, что во многих компаниях списывание времени менеджерами в какой-то момент также превращается в своего рода профанацию.

Так как же считать яйца?

Ответ довольно прозаичен. Для корректного списания времени на проекты надо

1. вести свой рабочий онлайн-календарь, отмечая в нем те временные интервалы, в которых вы занимаетесь конкретно одним проектом (как минимум – планировать в календаре свои встречи с коллегами по проектам);

2. экстраполировать информацию за прошедшую рабочую неделю из календаря на всю рабочую неделю по предлагаемому ниже подходу.

Теперь по порядку.

Начнем с первого пункта про ведение онлайн-календаря. Работа менеджера, как правило, сопряжена с большим количеством встреч по своим проектам в течение дня: стендапы с командой, проектирование функционала с заказчиками, кик-оффы, пресейлы, one-on-one с ментором, демонстрации для клиентов, встречи с руководством и так далее. Не сильно ошибусь с предположением, что порядка 50% времени менеджера уходит именно на встречи. Также убежден, что большинство менеджеров и так методично ведет свои рабочие онлайн-календари и шерит их со своими коллегами. Если же вдруг вы до сих пор еще не отмечаете все ваши встречи в онлайн-календаре, то нет ни единой причины не начать это делать уже сейчас во избежание ошибок и накладок в рабочем расписании. Кроме рабочих встреч, также будет полезным забивать в онлайн-календаре тайм-слоты, когда вы сами хотите сконцентрироваться на какой-либо задаче без отвлечений на другие задачи (например, работая по Pomodoro) – так у вас точно будет время на задачу, которую вы давно откладывали, а ваши коллеги будут знать, что вас лучше не беспокоить в это время. Таким образом, скрупулезное ведение онлайн-календаря важно не только для рассматриваемого подхода списания времени, но также является производственной необходимостью в работе менеджера.

Второй пункт куда более интересный. Подход заключается в том, что мы экстраполируем данные из календаря о занятых на прошедшей неделе тайм-слотах на всю рабочую неделю менеджера. Но делаем это аккуратно.

Опишем основные terms of service, с которыми нужно согласиться перед применением подхода:

• подход не оценивает эффективность менеджера – для этого потребуются совершенно другие методы;

• подход требует аккуратного ведения своего рабочего календаря менеджером (см. пункт 1 в начале раздела), в т.ч. указывать в названии каждой встречи название проекта, к которому она относится;

• подход лучше всего работает для сотрудников «на ставке», работающих заранее определенный в трудовом договоре объем часов в день;

• подход позволяет получать списанные часы менеджера еженедельно в конце рабочей недели, т.е. данные о трудозатратах менеджера на текущей неделе будут доступны только в конце недели (например, в пятницу).

Как обещал в начале статьи, прилагаю простой Калькулятор трудозатрат, собранный в обычном Google Spreadsheets. Он реализует все условия рассматриваемого подхода и рассчитывает трудозатраты в разрезе каждого проекта на неделю. Рассмотрим данные условия в привязке к Калькулятору трудозатрат.

Перед  началом работы с Калькулятором трудозатрат необходимо убедиться, что в календаре на прошедшей неделе полный порядок: во всех рабочих днях есть встречи,  все встречи имеют указания проектов, к которым они относятся, нет пересекающихся по времени встреч. 

На листе «ИНФО» Калькулятора трудозатрат представлена подробная информация по его настройке и использованию. Для начала работы перейдите на лист «НАСТРОЙКИ» и внесите основные данные:

1. названия проектов, над которыми вы работаете (до 25 проектов);

2. названия задач, в которые будет списано время на проекты;

3. указание проекта для «прочих» задач, к которому будут относиться все встречи, не относящиеся напрямую ни к какому конкретному проекту и не содержащие слова-исключения из п. 6 – как правило, под подобные задачи заводится внутренний проект, в который сотрудники списывают время на внутренние коммуникации, обучение, собеседования кандидатов, различные корпоративные события и т.п.;

4. уникальные метки (не более 10 шт.), по которым Калькулятор трудозатрат сможет соотнести встречу с конкретным проектом (кроме проекта для «прочих» задач): метки могут состоять из одного или нескольких слов и встречаться в качестве подстрок в любом месте названия встречи;

5. для каждого проекта – указание примерного соотношения времени, затрачиваемого на встречу со временем, которое тратится на проект вне встречи;

6. метки-исключения, которые позволят Калькулятору трудозатрат идентифицировать нерабочие встречи и не брать их в расчет (например, «Out of office», «Обед», «Отпуск» и т.п.);

7. время начала вашего рабочего дня;

8. количество рабочих часов в день.

На листе «Sheets2GCal» с помощью одноименного плагина Chrome происходит импорт информации из вашего календаря по встречам за неделю, на основании которой Калькулятор трудозатрат далее составляет отчет о трудозатратах.

Сам отчет представлен на последнем листе «ОТЧЕТ» и содержит в себе 2 таблицы:

1. общую информацию о фактических и нормированных (экстраполированных Калькулятором) трудозатратах на проекте за неделю;

2. детальную информацию о трудозатратах на проектах в разрезе каждого рабочего дня, с указанием времени начала и времени окончания работы над задачей проекта – такое разбиение зачастую требуется для списания времени по каждому рабочему дню c помощью той или иной системы учета времени.

Перенести полученные данные из отчетных таблиц в используемую в вашей компании систему учета времени – дело техники. Чтобы не делать это каждый раз вручную, можно создать (или попросить своих коллег создать) простой скрипт, который будет переносить данные из Калькулятора трудозатрат в соответствующие поля системы учета времени.

На этом всё. Благодарю, что дочитали статью до конца! Буду очень рад конструктивным обсуждениям данной задачи и способов ее решения в комментариях к статье.

Всем счастливого и легкого списывания! ?