Привет всем читателям! Меня зовут Дима, я продуктовый дизайнер в одной из команд Домклик.

В рабочей рутине дизайнера встречи занимают важное место. Как ещё общаться с коллегами, налаживать рабочие связи и узнавать интересные новости из офиса? Особенно, когда работаешь удалённо, как я.

5 месяцев назад я пришёл в Домклик и приятно удивился тому, что встречи действительно хорошо организованы! В прошлом у меня был другой опыт: собрания часто затягивались, проходили без чёткой повестки, а кто-то мог опоздать или вовсе не прийти. Поэтому раньше я шёл туда как на каторгу. Сейчас я стал тем самым человеком, который подключается заранее и встречает остальных участников.

Оглавление

• Что такое встречи в IT

• Продуктовые встречи

• Дизайнерские встречи

• Другие встречи

• Выводы в цифрах

Я рассчитываю, что статья будет интересна не только опытным IT-специалистам, но и новичкам. Поэтому постараюсь объяснять некоторые термины, чтобы всем было понятно.

Что такое встречи в IT

Встречи (митинги, созвоны, коллы) — это собрания, на которых члены команды обсуждают задачи, делятся информацией и решают вопросы.

Многие сотрудники в Домклик работают удалённо, поэтому для созвонов мы используем сервис видеоконференций SaluteJazz. Если же все участники находятся в офисе, то можно забронировать переговорку и пообщаться там.

Разработка программного обеспечения в нашей компании ведётся по Agile. Это гибкий подход, при котором каждый короткий цикл разработки направлен на улучшение продукта. Такой цикл называется спринт. В моей команде спринт начинается в понедельник и длится 2 недели. Мы выбираем набор задач, которые нужно выполнить за этот период и работаем над ними.

Развитием каждого продукта занимается продуктовая команда, которая состоит из специалистов разных направлений.

• Владелец продукта (Product Owner, PO, ПиО) — знает всё о продукте и управляет командой со стороны бизнеса. Он находит лучший баланс между целями бизнеса, потребностями клиентов и возможностями разработки.

• Эксперты клиентского опыта (Customer Journey Experts, CJE) — изучают опыт взаимодействия клиентов с продуктом. Они исследуют сценарии поведения пользователей и выдвигают гипотезы для улучшения продукта. Ближайший аналог — менеджер продукта.

• ITAL (IT Area Lead, ИТАЛ) — отвечает за работу нескольких команд разработчиков, решает архитектурные вопросы.

• Backend-разработчики — создают внутреннюю логику работы сервиса. Пишут код, который обрабатывает данные и обеспечивает работоспособность продукта.

• Frontend-разработчики — делают видимую пользователю часть сервиса. «Оживляют» дизайн-макеты.

• Аналитик — собирает метрики продукта, составляет отчёты, проводит A/B-тесты.

• Продуктовый дизайнер — проектирует логику взаимодействия пользователя с продуктом и визуальный облик интерфейса. Стремится создать удобный и привлекательный интерфейс, соответствующий бизнес-целям.

У дизайнеров разных команд в Домклик количество и типы встреч могут отличаться. Расскажу о тех, в которых участвую сам и которые есть у большинства. Их можно условно разделить на 3 группы.

Продуктовые

Регулярные встречи, повторяющиеся в каждом спринте. Они регламентированы по времени, составу и повестке. Основная цель — синхронизация команды и повышение прозрачности рабочих процессов. На этих встречах собираются все участники команды.

Дизайнерские

Помимо работы в продуктовых командах дизайнеры входят в состав дизайн-отделов. В компании их 6 и у каждого свой лид (руководитель). Мы регулярно встречаемся как в рамках отдела, так и на общих встречах всех дизайнеров компании.

Другие

Встречи, которые не относятся к продуктовым или дизайнерским, но всё равно важны для текущей работы.

Продуктовые встречи

Ретроспектива (ретро) ? ~ 1 час

Каждый спринт начинается с ретроспективы — встречи, на которой обсуждаются события предыдущих двух недель. Здесь можно не только обсудить рабочие вопросы, но и поделиться личными переживаниями. Можно похвалить друг друга за работу в прошедшем спринте, или, напротив, указать на тревожные моменты.

Цель ретро — проанализировать прошедший спринт, понять, что сработало хорошо, а что пошло не так, и найти пути решения тупиковых ситуаций.

В нашей команде ретро проводится в Miro, онлайн-доске для совместной работы. Сначала все участники заполняют стикеры по мотивам событий прошедших двух недель. Затем каждый по очереди комментирует свои стикеры и делит их на положительные и отрицательные. Это может быть всё, что угодно: похвала коллегам, приветствие новичка, технические трудности или даже жалобы на погоду.

После этого участникам даётся пара минут и три точки, чтобы проголосовать за плохие стикеры, которые обязательно требуют решения. Мы обсуждаем самые «популярные» стикеры и совместно ищем способы улучшения выбранных пунктов. В результате по горячим следам разбираем и решаем тревоги и проблемы членов команды, оцениваем и корректируем рабочие процессы.

Ретро для меня как дизайнера — это возможность увидеть, что беспокоит коллег, понять, какие проблемы и ограничения могут повлиять на мою работу. Благодаря таким обсуждениям можно сократить время на личные уточнения и наладить процесс взаимодействия с командой.

Дизайн-предпланирование ? ~ 30 минут

После ретроспективы, в первый понедельник спринта я встречаюсь с бизнесом (владелец продукта и CJE), чтобы распланировать мои задачи. Мы смотрим результаты моей работы за прошедшие 2 недели: какие задачи закрыты, а что ещё в процессе и почему.

В нашей команде очень дружелюбная атмосфера, поэтому коллеги со стороны бизнеса учитывают мою текущую загрузку и цели как дизайнера. Поэтому количество задач на спринт может быть разным. Если остаётся время, можем обсудить текущие макеты или мои концепты, которые ещё в процессе проработки.

Планирование спринта ? ~ 30 минут

Эта встреча завершает первый день спринта. Ведущий CJE показывает нам доску в Jira (сервисе для отслеживания задач) и подводит итоги спринта. Мы обсуждаем цель спринта: если она не выполнена, разбираемся, почему так получилось.

После закрытия спринта в Jira анализируем диаграмму сгорания задач (burndown chart). Она наглядно показывает темп выполнения задач и позволяет увидеть просадку производительности, если она случилась. Это помогает корректировать оценку схожих задач в будущем. Владелец продукта и CJE рассказывают разработчикам о задачах нового спринта и ставят его цель. В этот момент можно изменить набор задач на спринт (бэклог) и поменять их приоритет в зависимости от сложности и важности.

На планировании я получаю представление о краткосрочных целях команды, вижу какие фичи будут разработаны в ближайшее время и могу оценить для себя дополнительные трудозатраты. Например, на дизайн-ревью разработки.

Стендап (дэйли) ? ~ 15 минут

Стендапы проводятся каждый день, кроме первого дня спринта. Они обязательны для всей команды и проходят в первой половине дня.

Ведущий CJE показывает доску в Jira с задачами команды и каждый рассказывает, что сделал вчера и чем будет заниматься сегодня. На встрече можно подсветить проблемы и блокеры, с которыми столкнулся в работе, и узнать о планах коллег на день. Также можно сообщить о скором отпуске или рассказать последние рабочие новости.

Стендапы особенно полезны для тех, кто работает удалённо. Они помогают оставаться в контексте и чувствовать себя частью команды. Я особенно ценю рассказы CJE — они позволяют понять, как наш продукт развивается со стороны бизнеса и какие цели команда преследует в ближайшей перспективе.

Бизнес-груминг ? ~ 1 час

Груминг (англ. grooming — уход, причёсывание) — это встреча, на которой мы «ухаживаем» за бэклогом: расставляем приоритеты задач. В нашей команде бизнес-груминг проводится перед грумингом с разработкой.

Встреча проходит по вторникам. В ней участвуют владелец продукта, CJE, аналитик и дизайнер. Поскольку наша команда отвечает за несколько продуктов, каждый CJE рассказывает о задачах по своему направлению, которые вынесет на обсуждение с разработчиками.

Некоторые задачи не требуют дизайн-макетов и предполагают чисто технические доработки. Их нужно рассмотреть, обсудить и, если нужно, исправить описание, чтобы задача была понятной для исполнителя. Если для задачи уже есть дизайн, то мы с курирующим CJE презентуем его. Я объясняю логику пользовательского сценария и обосновываю дизайнерские решения. Остальные участники могут оставить свои комментарии и предложить корректировки.

Совместное обсуждение задач помогает учесть все аспекты: пожелания бизнеса, технические детали и возможные ограничения, что позволяет лучше подготовить задачу к реализации. На этом этапе задача может остаться с изначальным условием, а может кардинально измениться или вообще быть отменена.

Благодаря бизнес-грумингу каждая задача становится готовой к следующему этапу — грумингу с разработкой.

Груминг ? ~ 1 час

Груминг с разработкой проходит каждую среду и обязателен для всей команды. На этой встрече CJE показывают разработчикам задачи из бэклога, которые нужно выполнить в ближайшее время. Если задача предполагает наличие дизайн-макета, мы обсуждаем и его. На этом этапе разработчики могут обозначить технические ограничения и оставить комментарии по макету. Вопросы касательно визуала остаются на усмотрение дизайнера.

Иногда груминг проходит достаточно «жарко», но это всегда уважительный и конструктивный обмен мнениями. Основная цель — найти оптимальное решение, которое позволит улучшить продукт с минимальными затратами ресурсов. Поэтому так важно быть вовлечённым в процесс обсуждения.

Мне всегда интересно слушать диалог разработчиков, даже если речь идёт не о моих макетах или я что-то не понимаю. Иногда на встрече звучат новые для меня термины из сферы разработки. Обычно я их записываю и иду гуглить после встречи. «Ручки», «ифчики», «методы» — даже поверхностное понимание того, как работает код, помогает дизайнеру лучше понимать разработчиков и находить решения, которые устраивают всех.

После обсуждения каждой задачи разработчики оценивают трудоёмкость в стори-поинтах. Это абстрактная единица измерения сложности задачи. Такая оценка позволяет не привязываться к конкретным срокам и учитывает неопределенность задачи. Стори-поинты помогают команде планировать спринт и оценивать, какие задачи реально выполнить за этот период.

В результате груминга формируется бэклог оценённых задач, которые можно будет брать в следующих спринтах. Некоторые сложные задачи могут быть вынесены на дополнительный технический груминг для более детального обсуждения.

Демо ? ~ 30 минут

Итоговая встреча спринта, которая проводится в пятницу. Участвует вся команда, а также представители смежных команд, взаимодействующие с нашим продуктом. На демо CJE показывают функциональность, которую мы выпустили за последние 2 недели. Владелец продукта подводит итоги спринта, рассказывает о достигнутых целях и планах на ближайшее время.

Эта встреча не только знакомит всех с последними изменениями в продукте, но и повышает мотивацию участников. Осознание того, что твоими решениями пользуются люди, очень вдохновляет и заряжает энергией.

Дизайнерские встречи

Дизайн-синк (синхронизация) ? ~ 1 час

В нашем дизайн-отделе было несколько форматов этой встречи. На мой взгляд, остановились на самом удачном и интересном.

Каждую неделю в течение часа мы по очереди показываем лиду и другим дизайнерам отдела макеты, над которыми работали в последнее время. Принято вводить слушателей в контекст фичи, рассказывать о логике продукта и объяснять свои решения. Здесь можно попросить мнения со стороны, если есть сомнения. По ходу или в конце рассказа другие дизайнеры и лид могут задавать вопросы или комментировать макеты.

Эта встреча позволяет участникам синхронизироваться между собой и лучше узнавать особенности продуктов каждого дизайнера. Дизайн-лид видит, чем занимаются его подчинённые, и также глубже погружается в каждый продукт.

Для меня эта встреча — отличный способ обмена опытом. Можно увидеть подходы других дизайнеров, получить ценную обратную связь от лида и коллег.

Встреча по редизайну продуктов ? ~ 1 час

Проводится раз в две недели и сейчас особенно актуальна. Домклик переходит на новую дизайн-систему и мы занимаемся масштабным редизайном наших продуктов.

На встрече обсуждаем с дизайнерами нашего отдела те сложности, с которыми столкнулись при редизайне. Фиксируем обратную связь по элементам дизайн-системы, создаём быстрые концепты и примеряем наработки коллег к своим продуктам. Например, по итогам нескольких встреч родился сайдбар, который стал частью нашей дизайн-системы.

Дизайн-демо ? ~ 1 час

Дизайн-демо проводится раз в две недели для всех дизайнеров компании. Здесь мы показываем результаты редизайна крупных сервисов, новые фичи, вышедшие в прод, и рассказываем, как они работают.
Обычно после выступления следует большой блок вопросов и предложений. Чувствуется высокая вовлечённость дизайнеров: коллеги активно обсуждают визуальные и логические решения других команд. Для выступающих дизайнеров дизайн-демо — это возможность подвести итоги проделанной работы и получить обратную связь от коллег.

Встреча помогает налаживать коммуникацию между дизайнерами и повышать единообразие наших продуктов.

Дизайн-дайджест ? ~ 1 час

Ежемесячная встреча всех дизайнеров компании с дизайн-директором. Проводится в конце месяца. Направлена на повышение прозрачности работы дизайнеров в компании.
На встрече обсуждаем итоги месяца и дальнейшие планы.

Обычно состоит из нескольких блоков: новости от дизайн-директора о ситуации в компании, деятельности направления дизайна и выступления нескольких лидов дизайн-отделов на разные темы.

Приём обращений по дизайн-системе ? ~ 1 час

Нашу дизайн-систему разрабатывает отдельная команда дизайнеров и разработчиков. Тем не менее каждый дизайнер может вносить свои предложения и подсвечивать баги. Для этого у нас есть чат быстрого реагирования и эта встреча.

На встрече лид и дизайнеры команды дизайн-системы отвечают на вопросы и принимают обратную связь по элементам. Это созвон необязательный, но он очень полезен, поскольку позволяет получить оперативные ответы и избежать потенциальных вопросов в будущем. Также приём обращений помогает оставаться в курсе вектора развития дизайн-системы.

Другие встречи

One-to-one (тет-а-тет, 1:1) ? ~ 30 минут

Проходит в формате один на один с руководителем. У меня такие встречи проводятся раз в две недели с дизайн-лидом и ежемесячно с владельцем продукта моей команды.

Темы для обсуждения могут быть самые разные: рабочие достижения, личные цели, текущие сложности и задачи, вопросы о зарплате и даже погоде за окном. Можно пожаловаться на правки, похвалить коллег и договориться об отпуске.

Встреча направлена на повышение мотивации, снятие психологических барьеров у дизайнера и выстраивание доверительных отношений с руководителем. В моём случае 1:1 всегда проходит на позитивной ноте: подводим итоги, фиксируем договорённости, обсуждаем рабочую атмосферу в коллективе.

Эта встреча одна из важнейших для поддержания хороших отношений и повышения продуктивности работы.

Рабочие созвоны ? ~ от 5 минут до 1 часа

Созвоны для решения конкретных задач — это основа нашей повседневной работы, особенно в условиях удалёнки.

С бизнесом обсуждаем логику работы нашего сервиса и проводим брейнштормы. С разработчиками чаще всего обсуждаем технические возможности и ограничения. С другими дизайнерами — обмениваемся опытом и согласовываем решения. Чтобы рабочие встречи были максимально эффективными, я всегда к ним готовлюсь, собирая вопросы и предложения.

Неформальные встречи ? ~ от 30 минут до 1 часа

В нашем дизайн-отделе проходит ряд неформальных созвонов, которые направлены на тимбилдинг и сближение коллектива. В конце рабочего дня в пятницу желающие могут собраться на 30 минут и поболтать на любые темы. Можно обсудить новый сериал или игру, поговорить о философии или настольных играх. После такого общения приятно закрыть ноутбук и отправиться на выходные.

В последнее время проводим встречи с заранее определённой тематикой. На одной из них играли в правдивые и ложные факты о собеседнике, а на другой — показывали презентации о своих путешествиях.

Дизайнеры нашего отдела работают из разных городов и могут никогда не встретиться в жизни. Поэтому для меня очень ценно иметь возможность узнавать коллег не только с профессиональной, но и с личной стороны.

Лекции и вебинары ? ~ 1 час

Обучающие встречи могут быть на уровне всей компании или конкретно для дизайнеров. Они необязательные и каждый может самостоятельно решить посещать их или нет. Темы варьируются: от ответов на вопросы по ДМС от HR и презентаций отдела кибербезопасности до лекций по текстам и разработке.

Особенно запоминаются встречи с приглашёнными спикерами для дизайнеров. За прошедший год к нам в гости приходило несколько именитых дизайнеров и специалистов из других сфер. Эти встречи хочется пересматривать. Из самого интересного отмечу лекцию по нейросетям и вебинар по проведению исследований пользовательского опыта.

Townhall (таунхолл) ? ~ 2,5 часа

Ежеквартальная встреча с директором компании для подведения итогов квартала. На встрече узнаём от руководства об успехах и результатах компании за 3 месяца.

Сотрудники рассказывают о крупных запусках и обновлениях, делятся целями и планами.
Встреча помогает узнавать о ситуации в компании на самом высоком уровне и чувствовать свою причастность к созданию удобных и полезных продуктов.

Выводы в цифрах

Если вы дочитали до этого момента, то наверняка думаете, что дизайнеры в Домклик только и делают, что созваниваются. Они вообще работают?

Мне стало интересно понять, какую часть работы дизайнера в Домклик занимают встречи. Я проанализировал последние 3 месяца и получил любопытные цифры. В августе потратил на созвоны примерно 18% рабочего времени, в сентябре — 16%, а в октябре — 19%. В среднем менее 20%.

Каждый месяц на работу «руками» дизайнеру остаётся около 80% рабочего времени. В среднем это 132 часа из 165. Немало, правда?

Кроме того, встречи — это важная и неотъемлемая часть рабочего процесса. Неправильно было бы рассматривать их отдельно от основных обязанностей. Ведь совокупность встреч и других рабочих активностей и создаёт нашу работу как целое. Ценность специалиста определяется не только его профессиональными навыками (хард-скиллами). Сейчас не менее важны и софт-скиллы: способность коммуницировать, договариваться и ориентироваться в корпоративных правилах. Поэтому не бойтесь общаться, это ключ к развитию.

Спасибо, что дочитали! А сколько времени занимают созвоны у вас? Пишите в комментариях ?