На связи Анна Астахова, директор по развитию ИТ-интегратор «Белый код». В этой статье расскажу, как можно адаптировать такой инструмент как BI под задачи конкретного бизнеса. Например, вы хотите видеть, сколько звонков совершают менеджеры по продажам, кто из них эффективнее. Внутри примеры таких задач с дашбордами.
Заказчик: многопрофильный ИТ-холдинг X-Com.
Задача: подключить BI-систему и настроить дашборды, чтобы топ-менеджеры компании могли отслеживать и анализировать продажи.
О компании
X-Com работает на российском рынке информационных технологий более 25 лет. Ключевые направления деятельности: системная интеграция, ИТ-сервис и аутсорсинг, поставка и сопровождение программно-аппаратных средств, копировально-печатного оборудования и расходных материалов, а также собственное производство серверов, рабочих станций и компьютеров. Также есть интернет-магазин XCOM-SHOP, который входит в TOP‑30 крупнейших интернет‑магазинов России и ТОП‑5 компьютерных. В ассортименте более 120 тысяч товарных позиций.
С чем обратился заказчик
Топ-менеджерам компании удобнее оценивать результаты с помощью дашбордов. Настроенные графики и диаграммы, для которых можно задавать периоды и другие показатели, быстро показывают реальную картину. Это важно в контексте бизнеса, чтобы быстро принять решение.
Также компания наращивает оборот, как следствие, растет нагрузка на внутренние системы. Сегодня в каталоге десятки тысяч SKU, а в день отгружаются несколько тысяч заказов. Это сотни миллионов строк вычислений, которые дают серьезную нагрузку на базу 1С при составлении отчета. Если кто-то из пользователей запускал формирование отчета, это влияло на работу остальных. Например, заказ мог в этом случае открываться дольше обычного, а это увеличивало время ответа клиентам и в итоге могло сказываться на прибыли.
Что сделали
Кроме стандартных, мы разработали дашборды с учетом потребностей и специфики клиента. Например, подключили к 1С облачный сервис для коммуникаций, который фиксирует входящие и исходящие звонки. Мы связали информацию с конкретными менеджерами отдела телемаркетинга в 1С, а в BI появился соответствующий дашборд. Он показывает эффективность работы сотрудников, результаты по продажам. Руководитель на основе этих данных может попросить сотрудника, который лучше справляется, помочь другому.
В другом отделе необходимо было отслеживать срок действия лицензий. Так как компания сотрудничает с множеством поставщиков, сотрудникам приходилось тратить много времени на то, чтобы вручную отсеивать тех, у кого закончилась лицензия. Сейчас в BI-системе есть соответствующий дашборд «Лицензии» и удобный календарь, где есть данные по конкретному месяцу.
Для отчета по сопоставлению номенклатуры поставщика мы также сделали доработку, которая позволяет расширить ассортимент. Стандартный механизм сопоставления в 1С работает с артикулами и категориями. Благодаря доработке и сопоставлению большего количества данных (номенклатура, данные менеджеров), в BI-системе выводятся варианты от поставщиков, которые можно сопоставить по производителю, группе, подгруппе или товару. При этом названия в разных справочниках могут отличаться, поэтому мы настроили возможность процентного совпадения, которое можно менять.
Один из дашбордов помогает компании следить за количеством непроданного товара. Например, если товар более 2 месяцев лежит на складе, он попадает в отчет. Так руководители могут быстрее оценить ситуацию и продумать варианты решения, чтобы компьютеры или комплектующие не зависали среди непроданных товаров.
Чтобы в компании было меньше «висяков», в BI-системе настроен дашборд по зеленым строкам. За менеджерами по продажам закреплены конкретные товары. Если товар заканчивается, то сотруднику необходимо его заказать, но в таком количестве, чтобы не осталось лишнего.
Особенности проекта
Одна из особенностей проекта — большой объем данных. Это привычно для BI, но может создавать нагрузку на сервер, в результате увеличивается время выгрузки данных, которые нужны для аналитики. Поэтому мы провели дополнительную работу, чтобы сократить время выгрузки в 3 раза. Для этого, в частности, настроили передачу данных нескольких справочников в файлы CSV напрямую из SQL, используя более удобный формат для аналитики. Один такой справочник занимает более 500 гигабайт. Таким образом, снизилась нагрузка на 1С, а сам процесс переноса данных для BI идет быстрее.
Результат
Первый результат, который получила компания, — это снижение нагрузки на базу 1С. Процессы, связанные с отчетностью, не нагружают систему, это позволяет пользователям работать с базой без перебоев. Для компании с большим количеством операций и данных это важный результат.
Также у руководителей есть инструмент, с помощью которого можно быстро понять ситуацию, оценить ключевые показатели, отследить процессы. Вся информация концентрировано и удобно представлена в виде инфографики. Необходимые данные в несколько кликов выгружаются из любого дашборда в Excel или PDF. Это помогает контролировать ситуацию и принимать быстрые, но взвешенные решения.
Следующий шаг в нашей работе — рассылка отчетов с данными на почту ответственным за направление пользователям. Это еще одна возможность автоматизации и уменьшение нагрузки на 1С.