Привет, Хабр! На связи Лера, технический писатель в Авито. В своих статьях продолжаю делиться кратким содержанием книг, связанными с продуктивностью и работой мозга. Сегодня поговорим про книгу Дэвида Аллена — Getting Things Done (или «Как привести дела в порядок»). 

Мне особенно понравилась эта книга, потому что Аллен напоминает, что «успевать все и быть структурным» — это не врожденная особенность, а навык и дисциплина, которую нужно нарабатывать. 

Дэвид Аллен — американский консультант по продуктивности, автор методики Getting Things Done (GTD) и основатель компании David Allen Company, специализирующейся на обучении управлению временем и задачами. До выхода книги Аллен более двадцати лет консультировал топ-менеджеров, стартапы, госструктуры и крупные корпорации вроде Microsoft, Oracle и NASA. Книга написана аж в 2001 году. 

Главная идея Аллена проста: наш мозг — плохое место для хранения задач, но отличное место для генерации идей. Чтобы работать спокойно и продуктивно, нужно выгрузить всё из головы во внешнюю систему — и действовать по чёткой структуре из пяти шагов.

Содержание:

• О чём и для кого книга

• Управлять жизнью — это не делать всё сразу, а знать, что ты делаешь и зачем

• Каким делом заняться прямо сейчас?

• Учимся планировать: структурно, а не хаотично

• С чего начать: время, место и инструменты

• Итоги

О чём и для кого книга

Если вы ловили себя на мысли, что день прошёл, а ощущение выполненных дел всё равно не приходит — вы не одиноки. Кажется, мы всё время что-то делаем: отвечаем на сообщения, перепрыгиваем с задачи на задачу, держим в голове десятки «не забыть». Но чем больше стараемся всё контролировать, тем сильнее ощущаем, что контроль ускользает. Мы живём в постоянном потоке информации, и наш мозг просто не создан для того, чтобы удерживать всё это одновременно. 

Аллен называет это открытыми циклами — всем�� вещами, о которых мы думаем, но не доводим до конца. Именно они, а не сами задачи, создают стресс и ощущение бесконечной спешки. Мозг тратит энергию не на действие, а на то, чтобы не забыть.

Поэтому Календарь и обычные списки дел не спасают, если всё равно живёшь в режиме тревожной многозадачности. Нужна не жёсткая дисциплина, а новая система, которая позволит действовать спокойно и ясно — как вода, реагирующая на внешние раздражители пропорционально, без лишних волн.

Идея книги проста:

Вы не обязаны держать всё в голове. Чтобы быть эффективным, достаточно знать, что ничто не потеряется.

С этого начинается философия Getting Things Done — искусства действовать спокойно и по делу в мире, где кажется, что времени никогда не хватает.

Управлять жизнью — это не делать всё сразу, а знать, что ты делаешь и зачем

Чувство контроля — не роскошь, а базовое условие продуктивности. Только когда вы уверены, что всё зафиксировано и обработано, можно по-настоящему думать, творить, быть креативным. Дэвид Аллен предлагает начать не с скорости, а с системы. Вот, какие шаги нужно предпринять:

1. Собрать

Первое, что нужно сделать, — вытряхнуть из головы всё, что там крутится. Задачи, обещания, тревожные мысли, идеи, «надо бы позвонить» — всё. Аллен советует выгрузить это в одно место: блокнот, приложение, заметку, лист бумаги — неважно куда, важно, чтобы ни одна мысль не осталась в голове.

Когда всё записано, мозг успокаивается. Это как убрать стопку случайных бумаг со стола — наконец видно, с чем ты работаешь. Этот этап не про анализ, а про освобождение внимания.

2. Обработать

Дальше начинается разбор полётов. Каждый пункт в списке нужно «распаковать». Что это за дело? Нужно ли его делать вообще? Можно ли сделать это прямо сейчас? Аллен предлагает задать себе ключевой вопрос:

Какое следующее действие нужно, чтобы сдвинуть это дело с места?

Если это займёт меньше двух минут — сделайте дело сразу. Если нет — решите, куда это попадёт: в план, календарь, список ожидания или в корзину. Так абстрактные «надо бы» превращаются в конкретные шаги.

3. Организовать

Когда вы разобрали входящие задачи, нужно решить, куда всё это положить. Аллен делит все элементы на категории, чтобы любая вещь знала своё место. База знаний — ключевое, ведь в неё мы будем записывать все дела и грандиозные планы. Вы можете создать свою собственную базу знаний в Notion, Tana, Wiki, Confluence, Obsidian или любом другом инструменте.

Каким делом заняться прямо сейчас?

Когда список задач приведён в порядок, мозг наконец освобождается. Но тут возникает новая дилемма: с чего начать делать? Аллен называет это моментом выбора программы действий и предлагает три модели, которые помогают принимать решения без внутренней паники.

Модель 1. Контекст, время, энергия и приоритеты

Это базовая «оперативная» модель принятия решений. 

1. Контекст — где вы находитесь и что доступно. Можно сделать звонок — отлично. В самолёте — прочитать книгу.

2. Время — сколько у вас его сейчас. Если до следующей встречи пять минут — это шанс закрыть короткое действие («ответить на письмо», «записать идею»). Если час — взять в работу задачу побольше.

3. Энергия — ваш текущий ресурс. Устал — займись рутиной. Полон сил — выбери креативную или сложную задачу. Это ключевой принцип Аллена: система должна подстраиваться под вас, а не вы под неё.

4. Приоритеты — что принесёт наибольший результат прямо сейчас. Когда все предыдущие фильтры отработали, спросите: «Что из оставшегося даст максимальный эффект?»

Модель 2. «Шесть горизонтов фокуса»

Если первая модель помогает действовать здесь и сейчас, то вторая — понимать, почему вы вообще делаете именно это.

Эта модель помогает проверять, насколько ваши ежедневные действия связаны с долгосрочными целями. Если вы постоянно заняты, но не двигаетесь вперёд — значит, вы действуете на «нулевом уровне» без связи с высшими горизонтами.

Идеальный момент, чтобы честно ответить себе: «Не просто делаю ли я что-то, а делаю ли я то, что действительно важно?»

Модель 3. Начинаем крупные проекты

Это третий инструмент, когда вам нужно спланировать что-то новое — проект, мероприятие, статью или сложную задачу. Аллен называет этот процесс естественным планированием — потому что наш мозг, по сути, уже умеет это делать. 

Шесть шагов выглядят так:

1. Определите цель и принципы.
   Спросите себя: что я хочу получить в итоге и какие рамки у этого проекта?

2. Представьте идеальный результат.
   Визуализируйте, как выглядит успех. Мозг работает лучше, когда видит картинку результата.

3. Мозговой штурм: соберите идеи.
   Без фильтров! Всё, что приходит в голову, — выпишите. Потом отфильтруете, но сначала позвольте хаосу развернуться. Дэвид предлагает рисовать ментальные карты.

4. Упорядочите.
   Разбейте идеи на этапы, выстроите логику: сначала сбор материалов, потом черновик, правки, публикация.

5. Определите конкретные действия.
   Каждому пункту — своё «следующее действие». Например: «позвонить дизайнеру за обложкой» или «вычитать текст».

6. Начните делать.
   Когда путь понятен, остаётся только идти. Любое действие запускает движение и снижает тревогу.

Эта модель убирает страх перед началом: вы не прыгаете в проект вслепую, а видите карту.

Что важно запомнить

Все три модели Аллена — это не правила, а оптики, через которые можно смотреть на свои дела:

• первая помогает выбрать что делать сейчас;

• вторая — почему именно это;

• третья — как начать новое.

Когда они работают вместе, у вас появляется редкое чувство: вы не просто заняты, вы действительно движетесь туда, куда хотите.

Учимся планировать: структурно, а не хаотично

Дэвид Аллен называет привычный нам формат неестественным планированием. Оно начинается не с цели, а с формы: мы открываем таблицу, создаём чеклист и начинаем придумывать шаги, хотя пока даже неясно, что именно мы хотим построить. В итоге планы выглядят логично, но не вдохновляют, потому что мозг работает иначе. Он не мыслит списками — он мыслит образами. Прежде чем действовать, мы сначала видим картинку результата: как всё должно выглядеть, ощущаться, звучать. Именно поэтому планы, сделанные «с головы», часто не живут — они не цепляют воображение, а значит, не включают внутреннюю мотивацию.

Аллен предлагает противоположное — естественный подход. Это способ планирования, который не насилует мозг, а следует его логике. Всё начинается не с структуры, а с воображения. Представьте, что проект уже завершён.

Дальше всё происходит почти само собой. Мозг начинает подбрасывать идеи: кого позвать в проект, какие шаги сделать, где могут быть риски. На этом этапе Аллен советует не фильтровать и не оценивать. Пусть мысли текут свободно, даже хаотично. Если удобно — можно рисовать ментальную карту: в центре записать суть проекта, а от неё, как ветви дерева, — всё, что связано с темой. Неважно, получится ли красиво, важно другое — в этот момент вы вытаскиваете на поверхность скрытые идеи, ассоциации, подсказки. Это не мозговой штурм ради штурма, а способ увидеть проект живым, во всех его связях.

Когда идей становится много, постепенно появляется структура. Из десятков пунктов остаются несколько направлений, которые действительно ведут к результату. Здесь и начинается этап упорядочивания. Вы как будто раскладываете на столе всё, что успели достать из головы, и начинаете видеть связи: вот это нужно сделать раньше, а это можно делегировать; без этого не запустится следующее; а это вообще стоит отложить. Постепенно хаос превращается в карту — гибкую, но понятную.

Последний шаг — действие. Аллен подчёркивает, что проект остаётся фантазией до тех пор, пока не появляется конкретный первый шаг. Один — но реальный. Не «написать статью», а «открыть документ и набросать заголовок». Не «организовать митап», а «позвонить площадке и уточнить дату». Как только вы обозначили первое действие, проект оживает. План перестаёт быть теорией и становится движением.

Аллен считает, что именно этот естественный порядок — от видения к действию — и делает планирование творческим. Оно не подавляет, а вдохновляет. Оно не про контроль, а про осмысленность. Каждый проект, будь то редизайн, статья или отпуск, строится по одному и тому же принципу: сначала воображение, потом хаос идей, потом структура и первый шаг. Всё остальное — детали.

Главная мысль этой главы проста и очень живая: план не должен ограничивать — он должен помогать думать. Когда вы планируете по-человечески, а не по инструкции, в работе появляется лёгкость и смысл. Это уже не управление задачами, а искусство превращать идею в действие.

С чего начать: время, место и инструменты

У любой системы, даже самой гениальной, есть точка, где она сталкивается с реальностью. Можно сколько угодно вдохновляться идеями GTD, но в какой-то момент приходится задать себе очень практичный вопрос: а где, собственно, всё это делать?

Дэвид Аллен говорит, что эффективность начинается не с приложений и не с таймеров, а с физического пространства. Наш мозг не работает в вакууме: он замечает стол, видит бардак, отвлекается на уведомления и чашку вчерашнего кофе. Среда напрямую влияет на то, насколько легко нам концентрироваться. Поэтому первое, что нужно сделать, — создать место, где работа не сопротивляется тебе.

Аллен предлагает воспринимать пространство как экосистему для мыслей. В ней должно быть минимум трения и максимум предсказуемости. Если вы каждый раз ищете ручку, зарядку или нужную папку, мозг тратит энергию на поиск, а не на мышление. Организованное рабочее место — это не про перфекционизм, а про снижение когнитивных шумов.

Следующий элемент — время. Оно, как и пространство, нуждается в определённых границах. Аллен советует начать с простого: выделить несколько «якорных промежутков» в неделе, когда вы занимаетесь именно управлением делами, а не их выполнением. Например, пятничный обзор задач, утренние 15 минут на планирование или вечерний ритуал очистки инбокса. Постоянные слоты создают ритм, при котором система GTD начинает жить своей жизнью — без паники и откатов.

И наконец — инструменты. Книги, приложения, блокноты, списки — всё это лишь контейнеры для мыслей. Аллен подчёркивает: не существует «идеального» приложения. Главное, чтобы оно было под рукой и вы ему доверяли. Для кого-то это может быть старый ежедневник, для кого-то — Notion или Things. Инструмент должен помогать разгружать голову, а не отнимать внимание.

По сути, вся эта глава о том, что метод GTD невозможно начать «в голове». Ему нужен адрес — время, место и инструментарий. Это фундамент, на который потом ложатся списки, обзоры и действия.

Мини-чеклист для запуска собственной системы GTD

Какие факторы решают, получится или нет?

Полезная привычка вести базу знаний 

У большинства из нас день проходит под знаком забытых мелочей. Мы слышим умную мысль на встрече, ловим красивую формулировку в книге, замечаем удачное решение в чьей-то презентации — и думаем: надо запомнить. Через сутки всё исчезает, как сон.

Аллен говорит: дело не в памяти, а в отсутствии привычки собирать материал. Наш мозг не предназначен для хранения — он создан для обработки. И если мы не помогаем ему, ценные наблюдения превращаются в шум.

Он предлагает смотреть на сбор материала как на лёгкий жест заботы о себе. Записать идею — это как поймать птицу и отпустить её в безопасную клетку, чтобы потом вернуться и рассмотреть её внимательнее. Каждый раз, когда вы что-то фиксируете, вы освобождаете внимание и создаёте пространство для новых мыслей. Эта привычка со временем превращается в особый тип восприятия. 

Собирать — значит не только сохранять идеи, но и доверять их внешней системе. У каждого человека она своя: блокнот, заметки, папка «inbox», скетчбук, голосовые сообщения. Важно одно — чтобы между моментом появления мысли и её фиксацией не было барьера. Чем короче путь от головы к хранилищу, тем больше идей вы спасаете от забвения.

Со временем это становится почти телесной реакцией: мозг перестаёт судорожно «держать» идею и просто знает, что есть место, где она останется целой. И вот тогда начинается самое интересное — материалы начинают работать сами. Вы открываете старые записи и вдруг видите систему: то, что казалось хаотичным, оказывается картой ваших интересов.

Аллен пишет, что в этом и есть подлинная продуктивность: не в том, чтобы помнить всё, а в том, чтобы не упустить то, что действительно важно. Когда вы умеете собирать материал, работа перестаёт быть борьбой с хаосом — она превращается в диалог с миром.

Каждая мысль, которую вы зафиксировали, — это кирпич в будущем проекте.
А каждая идея, оставленная без вниман��я, — камешек, о который вы споткнётесь позже.

Когда система становится частью тебя

Когда вы только начинаете осваивать GTD, кажется, что всё крутится вокруг списков. Потом — вокруг порядка. Позже — вокруг осознанности. А ещё через какое-то время вы вдруг замечаете: всё это уже не про дела, а про спокойствие.

Моя цель никогда не была в том, чтобы научить людей успевать больше. Я хотел, чтобы они перестали жить в тревоге. Чтобы могли думать ясно, выбирать осознанно и действовать без внутреннего шума.

Когда вы строите систему, шаг за шагом разгружаете голову, пересматриваете задачи, вы постепенно выходите на новый уровень восприятия. В голове становится тихо. Появляется ощущение, будто вы наконец слышите себя. Я называю это состоянием mind like water — ум как вода. Он реагирует на происходящее ровно настолько, насколько нужно: без суеты, без паники, без следов.

Итоги

Если свести концепцию Getting Things Done (GTD) к одной фразе, она будет такой: освободи голову — и начни двигаться маленькими, видимыми шагами к тому, что для тебя действительно важно. Всё остальное — инструменты. 

GTD — это про экологию внимания. Про доверие к внешней системе, регулярный пересмотр и честность с собой: что оставить, что отложить, а что сделать прямо сейчас. Система не делает жизнь предсказуемой — она делает вас устойчивыми в непредсказуемости. И в этот момент продуктивность перестаёт быть целью и становится формой свободы: думать, творить, отдыхать без внутреннего шума.

Что попробовать сегодня:

• за 10 минут выгрузить всё в один инбокс;

• выбрать один проект и назвать одно следующее действие;

• назначить слот на еженедельный обзор (дата и время — в календарь).

А дальше — просто жить в ритме системы: собирать, уточнять, выбирать и делать. Расскажите в комментариях, какой маленький шаг вы сделаете сегодня — и что для вас станет признаком того, что вода в голове стала чуточку спокойнее.

А если хотите вместе с нами адаптироваться в мире стремительно развивающихся технологий — присоединяйтесь к командам. Свежие вакансии есть на нашем карьерном сайте.