Организовать понятный рабочий процесс сложно, когда не знаешь, с чего начать. На такой случай подготовили 10 готовых канбан-досок с этапами работы: от простой Scrum-доски до большого пространства для целого отдела. Читайте статью и забирайте.
Как работать с шаблонами
В Kaiten можно копировать пространства из аккаунтов других пользователей. Это значит, что можно перенести весь процесс в свой аккаунт, а именно структуру доски, карточки, системные поля, метки и чек-листы.
Важно: не копируются история переписок в карточках, данные об участниках пространства и пользовательские поля.
Что еще стоит учитывать:
Все скопированные пространства можно редактировать — добавлять колонки и дорожки, редактировать обязательные поля в карточках, и т. д.
Копировать можно те пространства, у которых открыт публичный доступ.
К переносу доступны и все вложенные сущности. То есть если внутри доски есть вложенные доски, то они перенесутся вместе с основной.
О том, как сделать перенос, есть пошаговая инструкция.
Для статьи мы собрали несколько шаблонов: как простых для личных задач или небольших команд, так и более проработанных под задачи целого отдела.
Шаблон канбан-доски для разработки
В Kaiten есть универсальный шаблон канбан-доски для управления разработкой ПО. В нем есть готовые колонки со специфичными для сферы статусами и 2 доски для задач с разными приоритетами: «Срочно» и «Обычный приоритет».
В этом же пространстве есть отдельная доска с долгосрочными целями. На нее можно добавлять родительские задачи. Например, «Разработка модуля онлайн-оплат». К каждой такой карточке можно привязать дочерние задачи, которые находятся на рабочих досках других отделов.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Шаблон доски для личных дел
Классический канбан из трех колонок не всегда подходит для списка личных дел — их может быть много, и большая часть задач будут слишком краткосрочными, чтобы для них в принципе был актуален статус «В работе». В бесплатном шаблоне для личного планирования мы учли эту особенность, поэтому колонки в нем обозначают не этапы работы, как в обычных досках. Разберем подробнее.
Пространство состоит из двух досок:
Первая — для дел, с несколькими колонками для планирования на неделю, на месяц, и своего рода «бэклог».
Вторая доска — аналог расписания, где каждая карточка — временной слот. Поможет держать распорядок на виду и заносить в каждый слот обязательные рутинные дела.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Универсальный шаблон канбан-доски для Scrum-команд
Эта доска для, команд, которые работают по фреймворку Scrum. Она состоит из 3 канбан-досок. User Stories, Бэклог и Спринт.
На доске с User stories можно добавлять фичи и прикреплять к ней дочерние задачи, над которыми команда работает во время спринта.
Бэклог разбит на 2 дорожки: дорожка «Срочно» — для наиболее приоритетных задач, остальные дорожки — для запланированных спринтов, чтобы добавить туда задачи заранее.
В разделе Sprint есть бэклог и колонки с базовыми этапами. Доска для спринта тоже разбита на дорожки. Каждой дорожке присвоен свой приоритет выполнения.
Этапы работы в этом шаблоне прописаны без детализации, то есть состоят из базовых колонок Бэклог, В работе и Готово. Это не всегда может быть удобно, поэтому рекомендуем добавить больше колонок в раздел Sprint, чтобы доска лучше отражала ход работы над задачей. Для разработки, например, это могут быть колонки «Ревью» и «Тестирование».
Шаблон доступен для пользователей платных тарифов, так как включает деление на дорожки, которое недоступно на бесплатном плане.
Шаблон Bug Tracker для мобильного приложения
«Для мобильного приложения» — это просто пример, шаблон канбан-доски для работы над багами можно использовать для работы над любым цифровым продуктом. На доске есть дорожки для приоритетов и колонки со статусами от «Новые» до «Готово». В тегах есть дополнительная информация. Например, на каких устройствах появляется баг и насколько он критичен.
Чтобы адаптировать этот шаблон под потребности команды, можно детализировать статусы и добавлять другую информацию в теги. Например, добавьте отдельный тег для источника информации о баге: из отзывов в магазине приложений или из прямых обращений в техподдержку продукта.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Служба поддержки
Для пользователей с подключенным модулем Service Desk есть шаблон канбан-доски для служб поддержки. В нем есть:
Колонки с этапами работы для 2 линий техподдержки — без подробной детализации, ее можно настроить при необходимости.
Дорожки для разных типов запросов.
Настроенные WIP-лимиты для этапов «В работе» у каждой линии поддержки.
Метки для прояснения контекста запроса.
Шаблон доступен для пользователей платных тарифов, так как включает деление на дорожки, которое недоступно в бесплатной версии.
Шаблон канбан-доски для согласования документов
Для команд, чья работа связана с документами, подойдет шаблон, который систематизирует процесс согласования договоров, счетов, соглашений и других бумаг.
В колонке «Согласование» по умолчанию 3 столбца, которые отражают, кому надо показать документ: бухгалтеру, юристу и генеральному директору.
В каждой карточке есть пример чек-листа. Чек-лист нужен, чтобы упростить проверку документов. Эту функцию можно не использовать, сделать такой же, как в примере, или продумать свой с учетом специфики процессов в вашей компании.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Шаблон P3.express
P3.express — это упрощенная методология управления проектами. В рамках метода работа разделена на 7 этапов и 33 конкретных шага, которые охватывают все стадии проекта от запуска до получения выгод.
Вместе с экспертами онлайн-школой по управлению проектами pmclub мы создали бесплатный шаблон специально для работы по этой методологии. В нем есть:
5 досок: для бэклогов, карты результатов и реестра последующих действий.
Готовые типы карточек: Риск, Задачи, Верхнеуровневые задачи.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
→ Скачать шаблон рабочего пространства
→ Шаблон документов P3.express
Шаблон «Отдел маркетинга»
Это большое пространство в Kaiten с несколькими досками для организации работы отдела маркетинга. Шаблон состоит из 7 досок:
Цели — для родительских карточек с крупными задачами;
Текучка — для операционки, например, поиска нового специалиста или подготовки отчета. Есть две дорожки для приоритизации — «Срочно» и «Обычный приоритет»;
Контент-отдел — для задач редакции;
Отдельные доски для каналов продвижения — SEO, SMM, реклама, партнерские программы. Можно добавить дополнительные доски для других каналов — например, для CRM-маркетолога.
На доске SMM есть две дорожки для ВК и Telegram-канала — чтобы разбить задачи по разным площадкам.
Шаблон доступен для пользователей платных тарифов, так как включает деление на дорожки и более 5 досок на 1 пространстве.
Отдел продаж
Для организации работы отдела продаж в Kaiten есть базовый шаблон с простой воронкой клиента. Пространство делится на 3 доски для крупных и средних клиентов. Если у вас платная версия Kaiten, вместо досок создайте 2 дорожки для разных типов клиентов.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Контент-план
Шаблон «Контент-план» в Kaiten заточен в первую очередь под блоги компаний, но его можно использовать для SMM, ведения баз знаний или работы над PR-статьями для внешних площадок.
Разберем структуру шаблона:
Бэклог — с планами на месяц и неделю.
Доска с текущими задачами — все, что в работе или очереди на работу в ближайшее время.
На паузе — отдельная доска с 1 колонкой для заблокированных карточек. Например, сюда можно отправить задачу по статье с экспертом, который пока не может выделить время на интервью с редактором.
На доске с текущими задачами есть 5 статусов от очереди до публикации. Приоритетные задачи можно обозначить двумя способами: поместить карточку на доску «Срочные» или добавить тег «Срочно». Теги подойдут для приоритизации внутри конкретной доски.
Идеи для кастомизации:
Детализируйте этапы. Например, вместо «Согласования» создайте колонки «Ревью редактора», «Ревью эксперта», «Правки» в зависимости от того, как у вас устроена работа над контентом. Или добавьте чек-листы для этих этапов.
Добавьте работу других сотрудников. В работе над лонгридами в блог, скорее всего, дизайнер займется иллюстрациями параллельно с редактурой статьи. Для SMM это может быть не так актуально — может понадобиться отдельная колонка «Дизайн».
Используйте теги или метки. В шаблоне теги карточек описывают тип статьи в блоге — кейсы, технические статьи и др. Если вы используете доску для контента в целом, а не одной площадки, в тегах и метках можно прописывать каналы. Например, блог, Хабр, Telegram-канал, рассылка и др. Еще один вариант — тип задач: новый текст, апдейт опубликованного, ресайз.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Можно ли обойтись без шаблонов
Иногда сложный шаблон с длинным списком предустановленных колонок и обязательных полей в карточках и правда не нужен. Например, если вы организуете материальное производство — в зависимости от конечного продукта стадии могут быть настолько специфическими, что ни один готовый шаблон это не отразит.
А в остальных ситуациях — особенно если вас не устраивает канбан-доска по умолчанию из трех колонок и нет времени на сборку кастомной доски с нуля, лучше взять шаблон и сразу начать работать.