Представьте: у вас в компании 800 ноутбуков, 150 серверов и бесчисленное множество установленного ПО. Вы точно знаете, что было закуплено, но не можете быстро ответить, что именно сейчас находится в эксплуатации, что лежит на складе и что скоро нужно будет заменить. Знакомая ситуация?

Проблема не в процессах — проблема в том, что инструмент учёта перестал справляться с ростом компании. 

Меня зовут Евгения Асоскова, я владелец продукта SimpleOne ITAM. В статье разбираемся, когда Excel ещё работает, в каких случаях нужны системы управления конфигурациями, а когда пора переходить на полноценное управление активами.

Что используют для управления оборудованием сейчас

Выбор инструмента для управления оборудованием и лицензиями зависит от размера компании, сложности инфраструктуры и того, какие задачи нужно решать. Кому-то достаточно знать, что есть в наличии. Другие хотят понимать, как компоненты связаны между собой и что произойдёт при сбое. А третьим нужен полный контроль процессов: от планирования закупок до списания с учётом всех финансовых показателей.

Давайте разберёмся, чем отличаются основные подходы и когда каждый из них оправдан. Важно: это не линейный путь от простого к сложному. Это разные инструменты под разные потребности. И Excel в умелых руках может быть вполне достаточным решением даже для крупных компаний — если задачи позволяют.

Excel

Плюсы: дёшево и доступно. Excel есть у всех, не требует внедрения и обучения персонала. Для небольших компаний с простой структурой активов это рабочий инструмент, который позволяет вести базовый учёт без лишних затрат.

Минусы: только фактический учёт — вы знаете, что есть, но не видите взаимосвязей. Все операции выполняются вручную, что увеличивает риск ошибок, а также ограничивает специалистов в одновременной работе с массивом данных. Сложно поддерживать актуальность данных при росте компании и расширении оргструктуры.

Есть риск случайно изменить формулы, что испортит точность отчётов. Главное, что планирование с Excel не становится легче: приходится обращаться к данным из разных источников или перемещаться по сложным листам электронных таблиц. При этом есть зависимость от конкретных сотрудников — если человек, который ведет таблицы, уволится и удалит данные, компания их потеряет.

Скрытые расходы: потеря контроля над управлением запасами и актуальным использованием, дублирование закупок (когда один отдел покупает то, что уже есть у другого), время сотрудников на поиск информации вручную.

Кому подходит: компаниям с небольшим разнообразием оборудования, достаточно статичным парком активов и минимумом операций (закупки, выдачи, перемещения, списания). Если у вас 50 ноутбуков одной модели и они редко меняют владельцев — Excel справится.

Системы управления конфигурациями

Здесь важно сразу объяснить: речь идёт о базе данных конфигурационных единиц — CMDB. Это инструмент, который показывает архитектуру вашей инфраструктуры: какие серверы, системы и программы у вас есть, как они связаны между собой и что произойдёт, если один из элементов выйдет из строя.

Плюсы: позволяет управлять инфраструктурой с точки зрения её устройства и взаимосвязей. Вы видите, на каком сервере работает ваша бухгалтерская система, сколько ресурсов она потребляет, какие еще объекты завязаны на этот сервер и что случится, если этот сервер упадёт. Помогает отслеживать состояние компонентов инфраструктуры, контролировать отказоустойчивость и выстраивать поддержку услуг, например, через систему обработки заявок (Service Desk) или ITSM-систему.

Минусы: не нацелен на контроль ответственности, планирование закупок и учет финансовых показателей. Не дает полного контроля над теми объектами, которые не входят в конфигурацию ИТ-инфраструктуры, являются активами организации и приносят определенные расходы. То есть вы знаете, что у вас есть, но не знаете, сколько это стоит и когда нужно обновить. Не предусматривает процессов планирования запасов и своевременного пополнения парка оборудования. Требует дополнительного контроля гарантийных обязательств и сроков действия договоров на обслуживание.

Скрытые расходы: отсутствие планирования закупок может привести к ситуациям, когда оборудование или сроки действия лицензий заканчиваются неожиданно, а новые нужно срочно покупать по завышенной цене.

Кому подходит: компаниям, которым критично важно поддерживать стабильность инфраструктуры и отслеживать, как компоненты влияют друг на друга. Если у вас регулярно что-то падает из-за перегрузки серверов или непонятных зависимостей — пора думать о системе управления конфигурациями.

Системы управления активами

Системы управления активами, например, ITAM-системы, работают с базой данных активов — AMDB (Asset Management Database). В отличие от базы данных конфигураций, которая фокусируется на технических параметрах и взаимосвязях компонентов инфраструктуры, AMDB хранит информацию о физических и программных активах с точки зрения их жизненного цикла, финансового учёта и операций.

В AMDB вы видите не только характеристики оборудования, но и его стоимость, дату покупки, срок амортизации, информацию о гарантии, контракты на обслуживание, историю перемещений между складами и сотрудниками, данные о ремонтах и модернизации. Если CMDB отвечает на вопрос «Как это устроено и связно»‎, то AMDB расскажет: «Где это находится, сколько стоит и что с этим происходит?».‎

В материале представлены реальные кейсы внедрения, честная оценка текущего состояния рынка и практический чек-лист для подготовки к проекту автоматизации управления ИТ-активами.

Скачать Guidebook

Плюсы: даёт полный контроль над планированием потребностей, закупок и управлением складскими запасами. Позволяет автоматизировать процессы жизненного цикла активов: выдачи, ремонты и модернизации, перемещения между офисами, инвентаризацию, списание и утилизацию. Вы видите полную картину — сколько активов используется, сколько на складе, когда заканчиваются гарантии и лицензии. Система может обмениваться данными с электронным документооборотом, бухгалтерскими системами или системами обработки заявок, что даёт возможность связать запросы пользователей с реальными активами. При необходимости можно масштабировать автоматизацию на другие подразделения и выстроить полноценную систему управления активами предприятия — можно управлять не только компьютерами, но и офисной мебелью или производственным оборудованием.

Минусы: может быть избыточным для небольших компаний или организаций, где управление активами не является приоритетной задачей.

Скрытые расходы: затраты на внедрение системы, обучение персонала и адаптацию процессов. Впрочем, в долгосрочной перспективе эти расходы окупаются за счёт оптимизации закупок и снижения потерь.

Кому подходит: компаниям с большим разнообразием оборудования, множеством операций (постоянные выдачи, перемещения, ремонты) и необходимостью контролировать финансовую сторону — затраты на закупки, амортизацию, обслуживание.

Сравнение подходов

Чтобы проще было выбрать подходящий инструмент, мы собрали главные различия в одну таблицу:

Главное отличие: Excel — это учёт того, что есть. CMDB — это понимание, как всё устроено и связано. ITAM — это управление жизненным циклом от закупки до списания с полным финансовым контролем.

Выбор зависит не от зрелости компании, а от того, какие задачи нужно решать прямо сейчас. Крупная компания может комфортно работать в Excel, если у неё статичный парк оборудования и нет необходимости отслеживать сложные зависимости. И наоборот — небольшая ИТ-компания может нуждаться в базе данных конфигураций, если её инфраструктура критична для бизнеса и любой сбой приводит к остановке работы.

Как понять, какой инструмент вам нужен

Можно выделить естественный, но не обязательный путь — по мере роста компании часто происходит естественный переход: Excel → (Управление конфигурациями или управление активами) → Управление конфигурациями + активами.

Сначала достаточно просто знать, что есть. Потом появляется потребность либо отслеживать техническую сторону (что падает, как компоненты связаны), либо контролировать операции и финансы (где оборудование, сколько стоит, когда обновлять). А в какой-то момент крупным компаниям нужны обе системы сразу — и техническая карта инфраструктуры, и управление жизненным циклом активов.

Но это не жёсткое правило. Можно годами успешно работать в Excel, или сразу внедрить систему управления активами, минуя этап с CMDB, если критично важен финансовый контроль. Главное не следовать трендам, а решать реальные проблемы бизнеса.

От Excel к корпоративной ITAM-системе: опыт цифровой трансформации ITGLOBAL.COM

Три вопроса для выбора инструментов

Чтобы лучше понять, какие из решений нужны вам, ответьте на три простых вопроса:

1. Что вам нужно знать об оборудовании и инфраструктуре?

• Только факт наличия (что куплено, где лежит, кому выдано) → Excel

Вам не важны технические параметры и взаимосвязи. Достаточно базовой информации для учёта.

• Как всё устроено и связано (какие системы от каких зависят, что упадёт при сбое) → Система управления конфигурациями

Вам критична стабильность инфраструктуры. Нужно видеть архитектуру и быстро находить причины проблем.

• Где находится, сколько стоит, когда обновлять (полный жизненный цикл) → Система управления активами (например, ITAM-система)

Вам важен контроль над операциями, затратами и планированием закупок.

2. Какие операции вы выполняете регулярно?

• Почти никаких — парк оборудования статичен, изменения редкие → Excel

Вы закупили оборудование, выдали сотрудникам и годами ничего не меняется.

• Отслеживаем сбои и зависимости — регулярно чините инфраструктуру, анализируете влияние изменений → Система управления конфигурациями

У вас часто что-то падает, нужно понимать причины и предотвращать проблемы.

• Выдачи, перемещения, ремонты, закупки — постоянное движение активов между офисами и сотрудниками → Система управления активами

Каждую неделю кто-то увольняется, кто-то приходит, оборудование перемещается между филиалами, что-то ломается и ремонтируется.

3. Что болит прямо сейчас?

• Ничего особенно не болит → Оставайтесь на текущем инструменте

Если система работает и не создаёт проблем — не чините то, что не сломано.

• Постоянные сбои, не понимаем причин → Пора внедрять систему управления конфигурациями

Каждый день что-то падает. Сервер перегружен, но вы не знаете, какие системы на нём работают и почему всё ломается.

• Теряем оборудование, дублируем закупки, не можем планировать бюджет → Пора переходить на систему управления активами

Вы тратите часы на поиск информации. Не знаете, сколько свободных ноутбуков на складе. Лицензии заканчиваются внезапно. Один отдел закупает то, что уже есть у другого.

• Всё вместе → Нужны и CMDB, и ITAM

У вас сложная распределённая инфраструктура, где критичны и техническая стабильность, и операционный контроль, и финансовое планирование.

***

Главное правило: выбирайте инструмент не по размеру компании, а по задачам, которые нужно решать. Excel в умелых руках может обслуживать тысячу активов, если процессы простые. А компания на 200 человек может нуждаться в полноценной системе управления активами, если у неё десять филиалов и постоянное движение оборудования.

Какое решение сейчас ближе для вас?