HR закрыл увольнение, доступы отключили, бывший сотрудник уже осваивается на новом месте. Через неделю ИТ задает неудобный вопрос: «А ноутбук где?» В это же время новый сотрудник выходит на работу и узнает, что его техника еще не закуплена. Разбираемся, почему оборудование теряется и на выходе, и на входе, а главное — сколько это стоит бизнесу.
Всем привет, это команда SimpleOne ITAM. Сегодня считаем потери в рублях, на реальных цифрах.
Сколько стоит забытый ноутбук: считаем потери при увольнениях
Оборудование теряется при увольнении по трем причинам, которые действуют одновременно. ИТ-отдел не включен в процесс увольнения как обязательный участник — кадровая служба закрывает свое дело, не уведомляя ИТ. Чек-листа возврата оборудования с подписью сотрудника нет или он существует только в Confluence, куда никто не заходит. Учетная система не отражает, за кем закреплено конкретное устройство прямо сейчас — данные устарели еще при последней реорганизации.
Важный операционный момент: материальная ответственность за оборудование обычно оформляется при найме, но редко обновляется при переводах и реорганизациях — и почти никогда не содержит серийных номеров конкретных устройств. Без этого взыскать стоимость невозвращённого ноутбука при увольнении на практике сложно. Чек-лист с подписью работает только в паре с актуальным юридическим основанием.
Отдельная проблема — удаленные и гибридные сотрудники: они физически не приходят в офис в последний день, а значит, чек-лист с подписью «в последний день» как инструмент не работает вообще. Для таких случаев нужен отдельный процесс: курьерский возврат, депозит или удержание из окончательного расчета — последнее требует заблаговременного согласования с юристами и HR.
По данным Capterra (Employee Offboarding Survey, 2022; опрошено 219 HR-специалистов, занимавшихся увольнениями), 71% сталкивались хотя бы с одним случаем, когда уволившийся сотрудник не вернул корпоративное оборудование — ноутбук или смартфон. 59% из них отметили, что устройства содержали чувствительные корпоративные данные, и лишь 55% смогли полностью заблокировать бывшему сотруднику доступ.
Простая математика на примере
Считаем на примере компании в 1 500 человек с текучестью 15% — это 225 увольнений в год.
На каждого сотрудника в среднем приходится один ноутбук, один монитор и периферия (мышь, гарнитура, клавиатура).
Средняя стоимость корпоративного ноутбука в России в 2025 году — 44 000 рублей по данным РИА Новости. Монитор среднего класса — около 18 000 рублей, периферия комплектом — около 5 000 рублей.
Итого комплект на сотрудника: ~67 000 рублей.
Статистика Capterra — про долю компаний, а не устройств. Для расчёта возьмём независимое консервативное допущение: 15% «зависших» при увольнении устройств так и не возвращаются или возвращаются в нерабочем состоянии.
(Цифра приблизительная — в вашей компании может быть выше или ниже.)
Если считаем только по ноутбукам — один на сотрудника: 225 × 15% × 44 000 = ~1 485 000 рублей прямых потерь в год.
А если по полному комплекту (ноутбук + монитор + периферия = 67 000 рублей), результат вырастает до ~2 260 000 рублей.
Формула для самостоятельного расчета:
Где:
S — штат,
T — текучесть,
Dₙ — доля невозврата,
Cᵧ — стоимость устройства.
Подставьте свои цифры. Даже если в реальности таких случаев вдвое меньше, компания на 1 500 человек теряет больше 700 000 рублей в год — и это до того, как посчитаны потери при найме.
Сколько стоит сотрудник без ноутбука: считаем потери при найме
Новый сотрудник оказывается сюрпризом для ИТ-отдела по той же причине, по которой оборудование не возвращают при увольнении: кадровый процесс и ИТ-процесс не связаны. Рекрутер закрыл вакансию, предложение о работе подписано, дата выхода согласована — и только потом кто-то вспоминает, что надо бы сообщить в ИТ.
Почему резерв не ведут — и зря
Без данных о плановых наймах и историческом темпе текучести ИТ-отдел не может обосновать бюджет на складской запас.
Это замкнутый круг: нет данных об активах → нет обоснования резерва → каждый новый найм становится внеплановой закупкой по текущим ценам, часто выше контрактных. Компании, которые ведут управление жизненным циклом активов в ITAM-системе, видят пиковые периоды найма заранее и закупают устройства в плановом режиме — дешевле и без спешки.
Считаем на том же примере:
225 наймов в год, треть из них сталкивается с задержкой оборудования — 75 человек.
Средняя задержка — 3 рабочих дня.
Стоимость одного рабочего дня специалиста с учётом зарплаты и накладных расходов — 10 000–15 000 ₽ в зависимости от грейда; возьмём консервативные 12 000 ₽/день (посчитайте под свою медианную зарплату).
Коэффициент потери продуктивности в первые дни без инструментов — 0,7: человек физически присутствует, но работает примерно на 30% от нормального темпа.
75 человек × 3 дня × 12 000 ₽ × 0,7 = ~1 890 000 ₽ упущенной производительности в год.
Упущенная производительность:
Где:
H — наймы,
P — доля с задержкой,
W — дни ожидания,
Cₔ — стоимость дня,
K — коэффициент потери продуктивности.
Для сравнения: подготовить ноутбук заранее — это один час работы ИТ-специалиста плюс стоимость устройства, которое уже есть на балансе. Простой того же сотрудника три дня стоит 25 200 ₽ (3 × 12 000 × 0,7). Разница очевидна — но без автоматической связки кадровой и ИТ-системы «заблаговременно» случается редко.
Где исчезает оборудование между наймом и увольнением
Увольнения и найм — две крайние точки, между которыми оборудование тоже исчезает. Сотрудника перевели в другой офис — ноутбук числится за старым местом. Отдел реорганизовали — часть техники «переехала» вместе с людьми без переоформления. Монитор переставили с одного стола на другой — в учетной системе он по-прежнему у того, кто уволился два месяца назад.
Excel перестает отражать реальность уже через несколько месяцев после заполнения. Файл редактируют несколько человек, правки вносятся не всегда, история изменений не ведется, а сверка с фактическим наличием происходит раз в год при инвентаризации — если вообще происходит. По данным Teqtivity, в компаниях без автоматизированного учета активов до 20% IT-бюджета связано с неиспользуемыми или неотслеживаемыми устройствами, которые в любой момент времени находятся в «серой зоне»: числятся за одним, используются другим, а физически — в третьем месте.
Что это означает операционно
20% «серых» активов — это не просто неточность в табличке. Это устройства, которые не попадают в плановое обслуживание и замену, не учитываются при закупках, создают слепые пятна при аудитах безопасности и лицензионных проверках.
В компании на 1 500 человек — около 1 500 рабочих ноутбуков. «Серая зона» ~20% — это порядка 300 машин, судьба которых в реальном времени неизвестна.
Оценка потерь:
Где для увольнений:
S — штат,
T — текучесть,
Dₙ — доля невозврата,
Cₖ — стоимость комплекта;
Для найма:
H — наймы,
P — доля с задержкой,
W — дни ожидания,
Cₔ — стоимость рабочего дня,
K — коэффициент потери продуктивности.
Что сокращает потери на практике:
Юридически оформленная материальная ответственность за закреплённое оборудование;
Обязательный чек-лист возврата с подписью сотрудника в последний день;
MDM-политика на блокировку или стирание устройства при закрытии учётной записи (защищает данные, но не возвращает само железо — возврат актива закрывается чек-листом и юридическим основанием);
Автоматические уведомления из кадровой системы в ИТ при найме и увольнении;
Единый контур учёта, когда кадровая система и система управления активами работают с одними и теми же данными в реальном времени.
Когда кадровое событие автоматически создает задачу на выдачу или возврат оборудования, ИТ-отдел перестает зависеть от того, вспомнит ли кадровик написать письмо.
В SimpleOne, например, это работает так:
Оформляется выход нового сотрудника в HRMS → система автоматически генерирует задачу на выдачу ноутбука и периферии в ITAM → после выдачи техники создаются учетные записи и выдаются права доступа в ITSM.
Заявка на ноутбук появляется в день подписания оффера, задача на возврат — в день, когда HR начинает процесс увольнения. Оборудование перестает жить отдельной жизнью от людей, которым оно выдано.
Итог
Серую зону в денежный итог не сводим намеренно: часть этих устройств уже посчитана в потерях при увольнении, а остальное — это риск, а не подтверждённый убыток. Задваивать не будем.
На компанию в 1 500 человек с текучестью 15% суммарные потери по двум статьям — около 3 375 000 рублей в год (1 485 000 при увольнениях + 1 890 000 при найме), считая только по ноутбукам. С полным комплектом оборудования цифра вырастает до ~4 150 000 рублей.
***
А вы точно знаете, сколько ноутбуков, мониторов и гарнитур сейчас числятся за сотрудниками только на бумаге?
Комментарии (217)
NeoCode2
02.07.2026 09:44Зачем офисным работникам (особенно программистам) ноутбуки и тем более смартфоны, когда гораздо удобнее классические, старые добрые десктопные комьютеры, к несколькими большими мониторами, нормальной клавиатурой, мышью.... Ну ладно если это какой-то ездок по командировкам, там логично. А обычному кодеру зачем?
xJasz
02.07.2026 09:44Я думаю идея в мобильности, ты можешь легко переехать в другой кабинет или сбегать к начальству с ноутом для демонстрации чего-либо
blik13
02.07.2026 09:44Берем ноутбук, цепляем к нему пару мониторов, клавиатуру и всё прочее. При необходимости ноутбук в рюкзак и работай откуда хочешь, но уже без удобных больших мониторов. Такое будет редко использоваться? Скорее всего да, редко, но возможность есть, а с обычным пк возможность эта очень сильно неудобная, а при отсутствии розетки почти что отсутствует. В чем бОльшее удобство обычного ПК не очень понятно.
Vedomir
02.07.2026 09:44Потянет пару мониторов в 4К/144? Там обычно и hdmi-то один разъем, а у всевозможных док-станций пропускная способность не безграничная.
Arty_Fact
02.07.2026 09:44И часто в Idea, VSCode, офисе, терминале необходимо 144 герц?
Два 4к в 60 Гц работают по одному USB кабелю.Vedomir
02.07.2026 09:44Скроллинг текста перестает мерцать, что сильно повышает комфорт работы.
Впрочем не совсем понятно что мешает иметь и десктоп и ноутбук, у меня именно такое сочетание.
PereslavlFoto
02.07.2026 09:44В чём бОльшее удобство обычного ПК не очень понятно.
В том, что сотрудник не будет сокращать рабочее время под предлогом якобы работы из других мест, а на самом деле проведёт это время на даче в теплице.
randomsimplenumber
02.07.2026 09:44Если рабовладец захочет считать жопочасы - он их сосчитает. Нужно шевелить мышкой, нажимать кнопки, делать скриншоты..
Makakiss
Ребята, я 15 лет в айти, и статья прям про нас, зуб даю.
За квартал уволилось 8 человек. Ноутбуки вернули пятеро. Один сказал «отправлю курьером» - и с концами. Второй заявил, что ноут сломался ещё месяц назад, просто сказать забыл. Третий честно: продал. Три ноута по 55 тысяч - 165 в трубу, красота.
С наймом вообще цирк. HR пишет: «завтра выходит новый менеджер, готовьте рабочее место». Завтра, Карл! А оффер, выясняется, подписали три недели назад. Три недели! Вместо этого бегаю по складу как ошпаренный из за суч*и этой.
Dick_from_mountain
Т.е. HR спихнули свою работу на вас я правильно понял?. Про обходной лист не в курсе у вас? Зачем вы бегаете по складу, если новому сотруднику должны выдать оборудование по приходному листу? Сам идёт на склад и получает.
А потом кстати они же эти 165 тыс на вас и повесят. Вы и работаете и платите, всем удобно.
Kamil_GR
Увольнение и обходной лист по-моему закон не связывает.
Dick_from_mountain
Технически да, но можно добавить возврат материальных ценностей в договор, прописать ответственность за невозврат материальных средств по суду. В любом случае материальные ценности должны быть учтены и сотрудник проинформирован об этом.
Иначе будут постоянно тащить, просто потому что "я знаю вон Васян на прошлой неделе уволился и прихватизировал сервер и 2 ноутбука"...
Это работа HR, не просто колбаску на бутерброды резать, как те дамы из шортсов, а думать как они будут эти ценности возвращать. Это не ваша работа как начальника подразделения, а их головная боль. В этом был намёк.
oleg_go
А если "склад" в Москве, а работник во Владивостоке - как он пойдет на склад и что-либо возмёт?
Dick_from_mountain
Да хоть на луне, этим должен заниматься склад и HR. HR отвечает за наличие и документо-оборот, склад за выдачу и\или пересылку.
oleg_go
Так "склад" это полка или шкаф в комнате "админов" или Вы думаете что есть какая-то отдельная комната или своё здание с названием "слад"?
А смысл на какие-то скажем 500 сотрудников городить какие-то отдельные "склады". Да и вообще HR они же тоже в условном Новосибирске на удалёнке сидят. Это ещё админом повезло (или не повезло, смотря как на это смотреть), что они не в Чите находятся.
randomsimplenumber
Что то про богатую компанию и степлер в аренду. В компании на 500 чел ежедневно кого то принимают-увольняют. Если ноутбуки после увольнения попадают не на склад а на полку.. админ найдет куда деть ничей ноутбук.
vmpg
То есть в компании на 500 чел за год сменяется 250+ сотрудников? Такие наверняка тоже есть, но сомнительно, что это норма.
randomsimplenumber
Ну, каждую неделю. Неважно. Если в конторе такого размера не изобрели процессов передачи ТМЦ - странно очень.
lanuser
Админу нужно его проверить/занулить перед выдачей новому сотруднику, иначе от оставленного на ноуте трояна потом куча информации может утечь/зашифроваться, в т.ч. и в локальной сети.
Админ не всегда знает как сотрудника ушли или сам ушел. Привязанные MS аккаунты, драйвы/диски и прочий cloud. Все это нужно зачищать.
По мне, если ноут б.у. больше двух лет, нормальная практика списать его на сотра как морально устаревший / нерабочий / изношенный. С удержанием очень разумной суммы.
randomsimplenumber
Конечно. Процесс передачи ТМЦ должен учитывать ьакие случаи. Иначе будет бардак.
Wan-Derer
Списать-то списать, но что делать с информацией на нём? Понятно что если сотрудник захочет "прикопать" себе какие-то данные, он это сделает. Но данные могут уплыть и без всякого злого умысла: продал, отдал ребёнку, пользуется сам, уже без всякого присмотра.
Так что, КМК, лучше всё-таки вернуть, а потом списать.
debagger
Все данные на виртуальном рабочем месте в корпоративном облаке. А на ноутбуке залоченная напрочь ОС с заранее настроенным корпоративным VPN и клиентом для доступа на удаленный рабочий стол.
vmpg
И все работники сидят в офисе. А при распределенной команде все получают латенси (иногда до нескольких сот мс) при любой работе. Дизайнерам, наверное, очень удобно будет работать с задержкой под 200мс. И нестабильный интернет канал делает работу крайне затруднительной. Как при этом будут видеозвонки работать, если у каждого латенси до облака 200 мс, тоже можно представить.
Чтобы данные случайно не утекли - шифрованный диск, MDM, EDR. И тогда после увольнения просто "отдал ребенку" не прокатит.
ifap
Склад, полка - это абстракции, а не ангар с колючкой по периметру или физическая полка в некоем помещении. Попасть на склад = бремя ответственности перешло от "произовдтственника" к "кладовщику". Оформляется переход перед строем полка с развернутым знаменем или передачей из рук в руки один на один - вопрос регламентов и договоренностей.
alcanoid
Ещё и дочь админа, поди?
beswalod
У этого аккаунта 21 комментарий, из которых 12 содержат слова "Мужики, я 15 лет в айти...". Причём комментарии только под постами от SimpleOne, да и в подписках только SimpleOne
glorden
попався получается :)
g3falsht
Так это их сотрудник видимо, и описывает реалии внутри компании наверное
IrenBelozerova
Похоже, что это его фишка. в следующем году будет писать 16 ^^
Makakiss
Мужики, я 15 лет в айти. В декабре будет 16. Все что в моих комментах я сам пережил и за слова отвечаю !
beswalod
Вы сотрудник SimpleOne?)
artemerschow
Не могу утверждать, но предположу, что Customer Success Manager
https://setka.ru/users/5ebb8456-793c-4a91-b57b-7a71d6fec019
SolidSnack
xDDD
vlad_bo
Так у него и в профиле написано: «15 лет в айти»...
numark
А в "Сетке" написано - 14. Забыл синхронизировать :))
Arcanum_Viator
И сразу после вашего замечания человек подписался на кучу других каналов, чтобы
так не палиться... то есть, чтобы всесторонне развиваться, конечно же!beswalod
Тоже заметил)
V-Maksim
Забавно.
Раз оффер подписан 3 недели назад, а техники нет, то просто кто то не выполняет свою работу. Видимо HR.
Раз люди спокойно уходят с техникой, то кто то не выполняет свою работу, видимо HR, а еще и бухгалтер. А вот бухгалтера за такие вещи и гнать можно.
Если компания ценит свое имущество, то выдача техники в пользование происходит по определенным правилам. Это или приказ на выдачу техники с ознакомлением под роспись, либо акт передачи. По копии документа всегда можно с сотрудника стрясти технику.
У нас таких бардаков не было за те же 15 (ой, нет, уже 20 :)) лет, потому что всегда перед увольнением сотруднику сообщалось, что он должен вернуть. И это было почти во всех компаниях. Был случай отказа, пригрозили судом - сразу вернул. Знаю, ибо был бухгалтером и отвечал за кадры.
Касательно статьи. Проблема актуальна, но раздута. В крупных компаниях обычно контроль нормальный, а в мелких другие масштабы.
Считать потери того, что просто не стоит терять, немого странно. Потери из за неработающих процессов всегда огромны, а тут простейшие процессы.
maniak
Что, за 15 лет так и не сподобились защитить себя от подобного? Это же элементарно делается.
Pogramist
бляха-муха обидно как, не в айти, около того, пришлось ноут брать для подработки безработному, а мог бы на халяву забрать, на последнем рабочем в киберпанк можно было даже играть. На нынешнем только камень 225Н радует. Но если честно моральную составляющую удивлён встретить подобную, люди чужое же взяли алё
vtal007
у вас вообще нет учета ТМЦ и понятия "обходной лист" что ли
Aelliari
Учет должен быть, если стоимость организации учета меньше чем ТМЦ которые могут оставить у себя сотрудники за некий период. А обходной лист… Сотрудник откажется его заполнять, дальше что? Для увольнения он не нужен.
Вообще я не против «обходного» как явления, но этим не сотрудник должен заниматься. Это должен быть процесс в рамках местной службы кадров где они сами проверят что сдано, а что - нет. Ну и если после уведомления о том, что он все ещё должен сдать <список ТМЦ> все равно не сдал или иным образом не отчитался/рассчитался - штош, переносим конфликт в правовое поле
vtal007
сотрудник то зачем этим должен заниматься? у нас за ноуты отвечает IT-шники, получаю ноут - расписываюсь в бумаге о передаче ТМЦ
не захочу возвращать? ну дело в суд пойдет. А кому оно надо
Aelliari
Так я и пишу что этим принципиально должен заниматься не сотрудник, который увольняется. Учет и проверка сдачи ТМЦ должны проходить в обход него.
При этом его должны уведомить о том, что он что-то не сдал. А он в свою очередь после уведомления - сдать.