Встречная сверка. Движение запасов. Проверка обеспечения. Амортизация. Резервы. Разделение обязанностей. Авторизация.
Почти каждый специалист , работающий с ERP системами, слышал эти термины. Но не каждый знает, что почти каждая сущность и каждое ограничение в современной ERP-системе (вроде SAP или Oracle) - это не просто скучное техническое правило. Это чья-то очень дорогая ошибка в прошлом. И у них есть своя интересная история в которой присутствуют реальные человеческие трагедии и грандиозные аферы .
Давайте отмотаем историю назад и посмотрим, из каких именно махинаций выросла архитектура нашего с вами корпоративного недоверия.
Уровень 1. Цицерон и поразительная сила сложения двух чисел
Начнём с самого базового понятия, которое сегодня называют «Встречная сверка контрагентов».
Бизнес-принцип: Встречная сверка контрагентов.
В 70 году до нашей эры Римская республика была местом шумным, пахучим и в высшей степени коррумпированным. Некий Гай Веррес, человек с превосходными связями и полным отсутствием совести, был отправлен наместником в Сицилию. За три года он умудрился разграбить этот благодатный остров с такой методичной эффективностью, что современные клептократы могли бы брать у него уроки. Он конфисковывал статуи, брал взятки и вымогал деньги.
При этом официальные свитки Верреса, которые он отправлял в Рим, были образцом учётной непогрешимости.Расходы на администрацию, выплаты за зерно - все зафиксировано. Он был абсолютно уверен в своей безопасности. В конце концов, кто в Риме сможет проверить то, что происходит в далёкой провинции?
Но тут появился Марк Туллий Цицерон. Цицерон, надо сказать, не стал потрясать кулаками и кричать о поруганной справедливости. Он просто сел на корабль, приплыл в Сицилию и попросил местные города показать их счетные книги. А затем вернулся в римский суд и просто положил два свитка рядом.
- По книге уважаемого Верреса, - сказал Цицерон, - городу Энна выплачено 435 000 сестерциев. А вот книга города Энна. Там сказано, что получено 217 000. Вопрос: где ещё двести тысяч, Гай?
И так строчка за строчкой. Цицерон изобрёл встречную сверку. Он доказал поразительно простую вещь: вы можете блестяще врать в своем документе (кредите), но вы не можете заставить контрагента соврать в его документе (дебете). Услышав это, Веррес даже не стал дожидаться конца суда - он собрал вещи и тихо сбежал в Марсель.
Сегодня, когда ваша 1С или программа налоговой службы автоматически подсвечивает расхождение в актах сверки, знайте: в этот момент где-то одобрительно кивает призрак одного въедливого римского оратора.
Уровень 2. Овцы, которые чудесным образом перестали рожать
Шло время. Люди поняли, что врать в финансовых документах опасно, и переключились на вещи более осязаемые. Родилось понятие «Движение запасов и нормативный выход».
Бизнес-принцип: Движение запасов и нормативный выход.
Представьте себе Англию XIII века. Погода, скорее всего, отвратительная. Крупный лорд сидит в своём замке в сотне миль от своих поместий. На местах всем заправляет управляющий (бейлиф). И этот управляющий быстро смекает: лорд видит только записи на пергаменте. Он не может пересчитать овец или понюхать сыр.
До нас дошёл очень интересный документ той эпохи - трактат некоего Роберта Карпентера. По сути, это пошаговая инструкция для менеджеров среднего звена о том, как незаметно обворовывать своего босса.
Вы не крадете деньги, а манипулируете нормами. Например, из 100 овец весной должно получиться примерно 80 ягнят. Ягнята исправно рождаются, но управляющий пишет лорду горестное письмо: «Ужасный год, милорд. Овцы нынче пошли бесплодные, родилось всего сорок ягнят, да и те хилые. А ещё волки утащили пятерых». Неучтённые сорок ягнят спокойно продаются на ближайшей ярмарке, а деньги оседают в кармане нашего предприимчивого бейлифа.
То же самое с сыром. Из определённого объёма молока должно получиться известное количество сыра. Управляющий просто заявлял, что молоко прокисло.
Это был триумф списаний на «естественную убыль». Сегодня мы называем это анализ отклонений. И когда современная ERP-система бьет тревогу, заметив, что на заводе выход готовой продукции из сырья упал на 2% ниже норматива, она делает это именно для того, чтобы воображаемые «волки» не съели вашу прибыль.
Уровень 3. Три замка от пустого склада
В XVIII веке бизнес стал сложнее. Появились кредиты под залог. И вместе с ними родилось правило, которое сегодня знает любой офисный сотрудник: «Разделение обязанностей».
Бизнес-принцип: Инвентаризация обеспечения и Разделение обязанностей.
В Лондоне 1730-х годов работала «Благотворительная корпорация» (Charitable Corporation). Как это обычно бывает, первоначальная идея была прекрасной: выдавать мелкие займы беднякам под залог их скромного имущества под божеские 5%. Чтобы никто ничего не украл, учредители придумали систему контроля. На главном складе на Фенчерч-стрит висело три замка. Один человек товар принимал, второй оценивал, третий вёл книгу, четвёртый выдавал деньги, а пятый - инспектор - регулярно всё это проверял.
Но люди, как известно, не любят сложностей. Руководство решило «оптимизировать процессы». Инспектора, который задавал много вопросов, уволили, а должности совместили. В итоге ключи от всех трёх замков (и физических, и бумажных) оказались в руках одного человека, шотландца Джона Томсона.
Томсон был неглупым парнем . Он тут же начал выдавать колоссальные займы на вымышленные имена под залоги, которых в природе не существовало.
Когда осенью 1731 года компания обанкротилась, кредиторы сбили замки на складе и вошли внутрь. По бухгалтерским книгам там должно было лежать товаров на умопомрачительные 400 000 фунтов стерлингов (в те времена на них можно было приобрести стадо из 133 000 коров, или содержать частную армию из 30 000 солдат в течение целого года ) . На деле же, они нашли жалкие кучи хлама стоимостью едва ли в 40 000. Более 90% активов корпорации оказались чистой фантазией, буквальными чернилами на бумаге.
С тех пор правило гласит: человек, создающий заявку на платёж, никогда не должен иметь права сам её оплатить. Если ваша IT-система позволяет одному пользователю завести контрагента и самому же перевести ему деньги - вы просто ждёте своего Джона Томсона.
Уровень 4. Иллюзия фарфорового богатства
К концу XVIII века обман достиг уровня высокого искусства. Мошенники сообразили: зачем вообще что-то красть или прятать, если можно просто творчески переоценить то, что у тебя уже есть? Приветствуйте термины «Обесценение» и «Резервы».
Бизнес-сущность: Обесценение активов , Резервы по сомнительным долгам и Прибыль против денежного потока.
Венеция, 1784 год. Фабрика элитного фарфора Геминиано Коцци три года подряд показывала в отчётах восхитительную прибыль. Инвесторы были счастливы. Но внезапно фабрика объявила о банкротстве. На её счетах не оказалось ни единого дуката.
Как можно быть невероятно прибыльным и абсолютно нищим одновременно? Следователи взялись за книги и обнаружили, что бухгалтер фабрики, некий синьор Паскуали, был настоящим мастером креативного учёта.
Он не выдумывал активы, а просто оценивал их так, как ему хотелось.
Старые, рассыпающиеся печи? Запишем их по цене новых.
Залежалый, вышедший из моды фарфор, который никто не покупает? Оценим его по максимальной розничной цене (как если бы за дверью стояла очередь из покупателей).
Долги от купцов, которые умерли или разорились пять лет назад? Запишем как полноценный актив , вдруг когда-нибудь заплатят!
В балансе всё выглядело великолепно , а в реальности, когда ликвидаторы попытались всё это продать, оказалось, что фабрика - полный банкрот.
Именно поэтому сегодня в международных стандартах финансовой отчётности (МСФО) прописаны жесточайшие правила тестирования на обесценение. Прибыль - это, как выяснилось, всего лишь мнение оптимистичного бухгалтера. А вот деньги на расчётном счёте - это упрямый факт.
Уровень 5. Смертельная подпись банкира
Закончилась эта эволюция, когда деньги окончательно стали нематериальными ценными бумагами. Здесь на сцену выходит «Авторизация операции».
Бизнес-сущность: Авторизация операции, Разделение клиентских и собственных средств.
В 1824 году управляющий лондонским банком Генри Фонтлерой оказался в ужасном положении - его банк тонул в долгах. Чтобы затыкать дыры, Фонтлерой решил продавать не принадлежащие ему облигации, которые его клиенты просто хранили в банке. Но чтобы продать бумагу, нужна была личная подпись клиента.
Для этого Фонтлерой годами виртуозно подделывал подписи своих вкладчиков на доверенностях (взламывал их "права доступа"). Продажи некоторое время оставались незаметными, пока банк продолжал выполнять обязательства перед клиентами. Когда афера всё же вскрылась, 30 ноября 1824 года сто тысяч лондонцев пришли посмотреть, как Фонтлероя вешают перед тюрьмой Ньюгейт.
Это было жестокое напоминание о том, что даже технически правильная, обеспеченная деньгами сделка абсолютно незаконна, если её не авторизовал реальный владелец. Сегодня мы используем ЭЦП, токены и сложнейшие маршруты согласования (Workflow), чтобы гарантировать: тот, кто нажал кнопку «Одобрить», действительно имел на это право.
Эпилог
Когда вы в следующий раз будете с тоской смотреть на запутанную схему бизнес-процессов, ругаться на то, что система не даёт вам провести документ - вспомните эти истории. Вы пользуетесь арсеналом, который создавался тысячелетиями, впитывая в себя опыт наглых римских наместников, хитрых средневековых бейлифов и висельников лондонского Сити.
Каждая галочка в вашей ERP-системе — это чей-то чужой, давно забытый, но очень впечатляющий провал. И, откровенно говоря, это делает бухгалтерию куда более захватывающей штукой, чем кажется на первый взгляд.