Всем привет! Мы — Марина и Михаил, занимаемся оптимизацией внутренних процессов и автоматизацией управленческой и аналитической отчетности в Jira в команде РСХБ.Цифра. В этой статье расскажем о тренде на демократизацию данных, о том, как мы внедрили принцип демократизации данных в ИТ-кластере банка, и о том, что планируем в будущем.
Раньше на рынке стандартом использования BI были высокотехнологичные, но при этом высокобюджетные системы SAP BI, Tableau. Разработка такой отчётности считалась эксклюзивной за счет дорогостоящего оборудования и сотрудников разработки. В них мы готовили отчёты только для топ-менеджмента. Кто бы тогда мог подумать, что в скором времени отчёты BI будут доступны любому сотруднику, а стоимость разработки отчетов снизится в несколько раз?
Cуть демократизации данных заключается в переходе от разрозненного ручного сбора информации к прозрачной и проверяемой системе, доступной всем участникам процесса. Очевидно, что тренд появился из-за проблемы традиционного подхода к данным. Раньше подход к работе с данными выглядел примерно так: все подразделения вели учёт в своих системах, а затем какое-то одно ответственное подразделение собирало эти данные со всех остальных в единый источник.
При ручном сборе и переносе данных неизбежно возникают ошибки — от банальных опечаток до неверных формул. Подразделения могли предоставлять неточные данные. Когда информация поступает со всех сторон, верифицировать её крайне трудно: у собирающего отдела просто нет ресурсов, чтобы перепроверить каждый показатель. У нас особенно остро проблема проявлялась на данных, связанных с персоналом. Информации иногда не хватало: например данные об отпусках приходили то позже, то раньше положенного срока, показатели из разных источников не сходились между собой. Из-за рассогласованности данных по больничным возникало большое количество ошибок в отчётах.
Итак, какие принципы легли в основу демократизации данных?
Актуальность. Данные всегда свежие, поскольку обновляются автоматически в реальном времени.
Прозрачность. Вся информация видна всем заинтересованным сторонам.
Возможность обратной связи. Любой сотрудник может оспорить некорректные данные о себе и запустить процесс их исправления.
Равный доступ. Информация одинаково доступна и руководителю, и рядовому специалисту.
Как подступиться к демократизации данных на практике? Во-первых, для начала нужно сделать какой-то пилотный отчёт. Именно так мы и поступили: сделали его в BI Visiology. Нам нужно было показать, как всё это работает. В пилотном проекте мы хотели показать коллегам конкретный результат, а руководству принести живую ценность и пользу. Конечно, мы не ожидали, что вокруг пилота сформируется коалиция сторонников из разных блоков компании.
Как мы работали с Visiology?
Демократизация данных в этом проекте должна была дать дополнительные инструменты для менеджеров среднего звена и повысить прозрачность для всей остальной команды.
Пилотным внутренним проектом стал проект по автоматизации Jira (ИС СКАП) в части учёта ресурсов: нужно было внедрить процесс планирования и списаний 4000 сотрудников нескольких ИТ-компаний. Естественно данные для учета использовались из ИС СКАП (Jira), тогда еще не до конца внедренной 1С и систем для учёта ресурсов. На момент начала проекта все отчёты были реализованы в табличных форматах: использовались выгрузки из Jira, дополненные в ручном режиме данными из других систем. Далее отчёты приносили на акцепт топ-менеджменту ИТ-компаний.
Для решения этой задачи мы выбрали уже использующееся в контуре банка импортозамещенное решение BI Visiology. Проект длился 1,5 года. Многие сомневались, что выбранная нами оптимальная архитектура сработает: в качестве хранилища для витрин данных мы использовали Озеро Данных (ArenaData, Cloudera), функциональность которого позволяет хранить исторические срезы и данные в отличие от КХД (Оracle). Данные при помощи ETL-процессов из систем-источников, в нашем случае это были ИС СКАП(Jira), 1C и прочие, загружаются через специально разработанные запросы и формируют витрины в Озере данных, из которых, в свою очередь, визуализируются дашборды Visiology.
Мы реализовали первую визуализацию отчётной формы для учёта ресурсов в проектах в каскаде на российской BI-платформе Visiology c возможностью выбора параметров отчёта. Отчёт формирует сводную статистику по году, номеру проекта, названию проекта, ресурсному пулу, ФИО сотрудника, а также график План/Факт по проекту. По каждому проекту (выбор по фильтру) отображается поквартальное количество списаний и плановые трудозатраты.
С учетом оптимизации нам удалось существенно снизить стоимость и время разработки, чтобы топ-менеджмент группы ИТ-компаний мог использовать современную визуализацию в работе. Кроме того, мы получили важный для бизнеса дополнительный результат: для работы с данными мы прописали бизнес-глоссарий — реестр аттрибутов отчётов, свод всех бизнес-требований. Бизнес-глоссарий позволяет в любой момент времени посмотреть, как рассчитывается поле в отчёте, какие атрибуты витрин данных используются. Это удобно для пользователей и разработчиков отчётов.
При формировании требований на отчёт заполняется реестр аттрибутов отчета, который автоматически загружается непосредственно в бизнес-глоссарий. При изменениях информация в бизнес-глоссарии обновляется. Таким образом при помощи реестра всех отчётов происходит унификация и дедубликация атрибутов ИТ-ландшафта банка в части отчётности и витрин данных хранилищ.
А ещё Self-Serve Service
В отчёте для проектного офиса мы показали, как можно загрузить данные из Jira по всем сотрудникам, увидеть картину целиком в удобном визуальном формате, работать с отчётом онлайн. Это оказалось критически важно для руководства, и именно тогда возникло доверие к новому инструменту.
После того как мы внедрили пилот и получили первые результаты, работа стала масштабироваться. В проекте так или иначе участвовал практически весь ИТ-кластер Россельхозбанка — топ-менеджмент, проектный офис, бизнес-аналитики, команда департамента больших данных. Демократизация данных — не проект одного отдела и не инициатива «сверху вниз». Мы увидели результат совместной работы, где каждый уровень организации вносит свой вклад.
Все компании ИТ- кластера банка начали использовать решение, формирование отчета стало удобным, функциональным, менее трудозатратным за счет автоматизации, кроме того, все получили современную визуализацию в формате дашборда. Согласитесь, гораздо приятнее работать не просто с цифрами, а с графиками и диаграммами с получением актуальных данных онлайн. Формирование отчётов оказалось быстрым, как и должно быть с любым продуктом в современном мире.
Пилот выполнил сразу несколько задач — демонстрировал новые возможности инструмента, позволял «пощупать» систему руками, формировал доверие к новому подходу. Интересный показатель того, что подход «выстрелил» , — реакция коллег из смежных подразделений. Уже через полгода они начали сами подходить и спрашивать: «А что же вы там такое новенькое сделали?». О решении заговорили внутри компании, это был индикатор того, что пилот принес реальную ценность.
После успешного пилотного дашборда мы продолжили развитие и реализовали 11 дашбордов в течение года: смогли демократизировать данные, внедрить новую BI-отчётность таким образом, чтобы ей смогли пользоваться все сотрудники ИТ-компаний для учета ресурсов.
Visiology стал не только импортозамещённым банковским BI-решением, но и позволил демократизировать данные — использовать витрины Озера данных, а также сервис для сбора данных, фильтра и формирования любых графиков и диаграмм, выгрузки в привычные таблицы формата .exl. самими пользователями. После успешного внедрения проекта инструмент стал настолько популярным, что им захотели пользоваться и сотрудники банка. Cо стороны подразделений отчетности было внедрено использование формата Self-Serve Service по аналогии с современными решениями глобальных ИТ-корпораций: настолько это просто и быстро, что каждый человек может обучиться этому и делать дашборды BI. Платформа позволяет автоматически формировать документы в табличной форме по предоставленному пользователем шаблону.
В итоге было реализовано около 11 форм внутренней отчетности с актуальными данными, которые обновлялись раз в сутки. Сейчас в новых отчетах обновления происходят раз в 4 часа. По сравнению с проектами SAP BI окупаемость уменьшилась в 10 раз по стоимости и трудозатратам.
Мы сделали проект в идеальных условиях: у нас была классная, высокопрофессиональная и понимающая команда, архитектура была выверена до каждого элемента (прошло два года, а нам практически нечего оптимизировать в части архитектуры), данные для отчётов поставляются в Visiology в идеальном формате. Конечно, на старте было недоверие к новому продукту: коллег пугала непривычная архитектура и незнакомые «импортозамещенные» названия систем.
Чтобы дашбордами пользовались как можно больше внутренних сотрудников, мы совместно с Академией трансформации банка проводили обучающие вебинары и демонстрировали функционал дашбордов. Мы изменили мнение коллег после ряда вебинаров, в некоторых из них участвовало по 600 человек. Вскоре всем стало понятно, что продукт на самом деле упрощает работу и отображает реальные данные.
Главный урок этого проекта — не нужно бояться отдавать BI в руки конечных пользователей. Связка «российская платформа Visiology + Self-Service-подход» позволила закрыть задачу планирования без долгой и дорогой разработки, дать сотрудникам инструмент, которым они действительно пользуются, построить процесс, в котором отчётность развивается силами самого бизнеса.
Как демократизировать дальше?
Один из ключевых принципов, к которому мы пришли на практике, — это открытость информации внутри команды. Сотрудники могут списать задачу, посмотреть списание по блоку, увидеть, какой блок идёт впереди, а какой позади. Вся эта информация ни от кого не скрывается, она есть в дашбордах и доступна каждому, кому она нужна для работы. Демократизация данных убирает привилегии и создает общий инструмент, которым пользуется вся команда, чтобы принимать более осознанные решения.
Следующий логичный шаг развития — это конструктор, который позволит собрать данные из разных источников в одном окне. Причём собрать именно так, чтобы получить ответ на конкретный бизнес-вопрос, а не просто картинку. Например, чтобы руководителю можно быстро понять, сколько проектов сейчас в реализации, сколько людей работает в проекте прямо сейчас, какие ещё ключевые операционные показатели сегодня в работе. Сейчас у нас такого дашборда нет. Логика здесь очень простая. Руководитель, потратив 30 секунд своего времени, должен иметь возможность контролировать ключевые показатели и принять решение.
Второй важный запрос от пользователей звучит так — «нашёл ошибку в данных прямо в отчёте Visiology (забыл списаться по задаче, неправильно спланировал работу) и хочу исправить». И в этот момент не хочется вспоминать, что нужно лезть в Jira и что-то там менять. Хочется исправить всё сразу из Visiology, чтобы данные в отчётах моментально обновились. Пользователи сами признают: этот запрос выглядит несколько фантастически. BI-система исторически — это инструмент чтения данных, а не их редактирования. Но запрос сформулирован, значит, у него есть реальная бизнес-потребность. Оба запроса — про один и тот же тренд: пользователи хотят, чтобы BI стал не окном для просмотра, а полноценным рабочим местом.
По сути для нас это будет следующим этапом зрелости. Движение от «мы научились видеть данные» к «мы научились работать с данными и управлять ими в одной системе». И именно в эту сторону нам предстоит двигаться дальше.