Самый успешный инженерный предприниматель мира использует алгоритм улучшения процессов, благодаря которому весь мир пользуется классными продуктами от Tesla, SpaceX, Neuralink и других компаний. В статье расскажу про алгоритм — в деталях и с примерами.

Проблема: У нас есть процесс, который работает плохо, никого не устраивает и вообще уже пора взять AS IS и сделать из него TO BE...

Для начала соберем как можно больше первичных данных о процессе:

• Входы и выходы

• Метрики

• Промежуточные метрики

• Мнения Юзеров (относимся к ним как к статистическим данным с высокой вариабельностью. Но если все дружно говорят «эта штука вообще не работает» — скорее всего действительно не работает).

• Скорость итераций и другие показатели.

Шаг № 1. Проверьте требования

? Тщательно проверьте требования и цель бизнес‑процесса, особенно если они были придуманы давно или вы не можете найти человека, который их придумал.

Этот этап — про критическое мышление и здравый смысл.

Как много оптимизаторов полегло на внедрении улучшений, которые никто не просил делать...

Каждый процесс должен достичь определенных требований. Например:

Включаем скептика и циника. Задаем глупые очевидные вопросы и перепроверяем каждое требование:

• Почему мы не можем перечислять зарплату на карточку? Кто это решил? Давайте у него еще раз спросим.

• Почему мы обязаны продавать именно моющие средства? Есть какая‑то экономическая необходимость?

• Почему договор согласовывается две недели? Куда мы тратим столько времени? А если мне нужен договор за 1 час?

• Разве сможет менеджер по продажам объяснить юридические документы? Почему их не можем объяснить сам юрист? У него есть мобильный телефон?

Очень часто требования процесса исходят не из здравого смысла, а лени исполнителя, привычки, недопонимания, бюрократии, отсутствия технических знаний и тому подобное

При проверке требований ответы «всегда так было», «потому что так надо» или «прошлый генеральный директор 5 лет назад сказал так делать» свидетельствуют о том, что у процесса есть проблемы.

После проверки требований мы можем выяснить, что:

• Зарплату выдают на руки только потому, что бухгалтерия никогда об этом не задумывалась и ей так удобнее (а всем остальным сотрудникам компании — нет).

• Моющие средства год назад скопились на складе, и их надо было быстро продать. Но их уже давно продали — а правило осталось.

• Юрист взял времени «с запасом», а на самом деле договор согласовывается бесплатным ИИ за 10 минут.

• Менеджер должен заверять документы просто потому, что юрист боится брать на себя ответственность за правки, внесенные бесплатным ИИ за 10 минут.
  и так далее

В экстремальных ситуациях оказывается, что процесс вообще не нужен и мы должны его спокойно удалить.

После проверки требований приступаем к следующему шагу.

Шаг № 2. Приложите все силы, чтобы удалить лишние части процесса

? Обычно в процессе есть избыточные коммуникации, этапы, элементы, согласования, документы, развилки и другой мусор. Убираем это

Пришла пора взять ножницы и вырезать всё лишнее. Как и на первом шаге, нам придется побыть скептиком:

• Мы можем вообще не согласовывать этот договор?

• Нужно ли менеджеру заполнять этот отчет?

• Зачем нам вообще эта должность?

• Можно ли ограничиться одним слоем краски вместо двух?

• Зачем тут согласование?

• Зачем мы тут проводим промежуточный контроль?

Как говорит сам Илон Маск, если вы не удалили столько, что потом пришлось что‑то возвращать, то вы не удалили достаточно.

Шаг № 3. Упростите и оптимизируйте

? Обратите свое внимание на все элементы процесса, которые остались. Являются ли они настолько простыми и быстрыми, насколько могут быть?

Задайте себе следующие вопросы:

• Какие элементы процесса требуют инструкций и регламентов? Упростите их так, чтобы даже ребенок разобрался;

• Если инструкции все еще нужны, то являются ли они настолько простыми, насколько возможно? Чаще используйте видео и комиксы, избавляйтесь от больших объемов текста, убирайте канцелярит и бюрократию;

• Базы Данных — насколько они сложны? Можно ли получить те же данные проще?

• Интерфейсы — можно ли упростить? В некоторых случаях проще внедрить интерфейс общения между подразделениями, чем надеяться, что все не забудут про регламент;

• Если мы тут заплатим 1000 рублей, то мы сократим время на операцию в 26 раз. Почему тогда мы экономим тыщу?

Шаг № 4. Сократите время цикла

? Теперь мы приходим к необходимости ускорить процесс и сделать так, чтобы от момента старта до момента финиша проходило как можно меньше времени.

Так как мы уже убрали все лишнее, а остальное оптимизировали, то настало время посмотреть на очереди и паузы.

Примеры:

• Если конвейерная лента едет со скоростью Х, то можно ли ее запустить со скоростью х2?

• Если люди сначала делают действие А, а через 2 часа действие Б, то можно ли сделать А и Б сразу?

• Почему мы ждем, пока соберется несколько экземпляров — давайте обрабатывать каждый сразу по прибытию;

Хороший лайфхак — думайте не о текущей сложившейся практике, а о физическом ограничении скорости/стоимости. Илон Маск называет это First Principles (принципы первого порядка):

• Если скорость передачи данного JSON файла 200 миллисекунд, то как нам приблизиться к этой цифре?

• Если себестоимость комплектующих этой штуковины 20 000 рублей, то как нам производить ее за эту стоимость?

• Если на ручную операцию нужно 10 минут, то почему в регламенте написано «отдать результат на следующий день»?

• Если обработка фото со свадьбы занимает 20 часов, то почему свадебные фото приходится ждать два месяца?

Илон Маск всегда задает вопросы о том, можно ли производить машины Tesla еще быстрее?

Шаг № 5. Автоматизируйте

Если вы автоматизируете бардак — у вас получится автоматизированный бардак

? Поэтому к любой автоматизации мы приступаем на последнем шаге, когда процесс устоялся и работает так, как мы планировали.

На самом деле Хабр во многом посвящен автоматизации, поэтому эту сферу я описывать не буду. Забавно, но после первых четырех шагов вы поймете, что некоторые процессы просто не нужно автоматизировать. Они стали настолько удобными и простыми, что автоматизация становится излишней.

Если вам понравилась или не понравилась статья — то буду рад словам поддержки или замечаниям в комментариях.