Коллеги проджект-менеджеры поймут: нет большего зла, чем встречи ради встреч — наш персональный ад перфекционистов, мир которых построен на контроле ресурсов и, в первую голову, контроле времени участников проекта. Поделюсь методикой, которой я пользуюсь, чтобы сделать зло управляемым. Это компиляция принципов 7Ps Framework от James Macanufo и моих доработок фреймворка под себя, которые я вынес из работы над проектами в UIS.

С чем боремся

С низкой эффективностью проведения встреч. Они затягиваются, никаких решений не принимается, коллеги ворчат про «очередную бесполезную встречу», цель не ясна и вообще непонятно, а зачем было нужно встречаться. Все это ведет к тому, что участники полностью демотивированы и не хотят принимать хоть какое-нибудь участие в процессе. Качество решений, если они и принимаются, снижается.

Решение 7Ps

Фреймворк 7Ps дает структуру, которая делает выполнимым основное правило: «Назначая встречу, вы обязаны позаботиться о том, чтобы ее участники потратили свое время с пользой для компании и для себя».

Почему 7Ps:

1. Purpose. Формируем цель встречи. Зачем мы вообще все собрались? Если не можете четко ответить на эти вопросы, то лучше встречу не проводить.
2. People. Кто будет участвовать во встрече и кто вообще нужен, чтобы достигнуть ее цели?
3. Product. Какой результат встречи должен получиться? Как измерить, что мы достигли результата?
4. Process. Агенда встречи, способы принятия окончательных решений, кто будет фасилитировать встречу. Например, вы можете собрать мнения всех участников встречи и единолично принять окончательное решение, но важно, чтобы все понимали, как оно будет приниматься.
5. Pitfalls. Продумываем возможные сложные ситуации, которые могут возникнуть на встрече и то, как их решать. Какие риски, как ими можно управлять? Какие правила нужно установить в начале встречи?
6. Prep. Что нужно подготовить перед встречей? Что дополнительно почитать? Может быть, участникам нужно выполнить какое-то «домашнее задание».
7. Practical Concerns. Где и во сколько будет проходить встреча? Достаточно ли всем будет места? Какое оборудование может понадобиться? Нужно ли заранее зарезервировать помещение?

Важно учитывать, что каждое «P» влияет на другие. К примеру, отсутствие правил (плохо проработанный Pitfalls) встречи может повлиять на Process и Product.

Дополнительные советы

1. Участникам лучше сообщать о встрече заранее, так как у них могут быть свои планы. По возможности, поставьте их в известность о дате и времени встречи за несколько дней, чтобы для них это не было сюрпризом.
2. Получите от всех подтверждение об участии во встрече.
3. Напомните всем участникам о встрече за пару дней до ее начала.
4. Обязательно сообщите предполагаемую длительность встречи.
5. Перед началом встречи договоритесь о перерывах. К примеру, можно использовать правило 50 на 10: 50 минут встреча, 10 минут перерыв.
6. Перед началом встречи желательно согласовать организационные правила: к примеру, никаких телефонов и ноутбуков, никаких обвинений в адрес друг друга и т.п.

Где изучить тему глубже

Детальнее о 7Ps Framework можно почитать тут: Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers, Dave Gray, Sunni Brown, James Macanufo