Redmine сыскал славу прежде всего как гибкий инструмент. За его способность настройки под разные задачи его любят миллионы людей по всему миру. Так почему же не использовать это? Почему не доверить Redmine новые задачи?

Задачи, которые я решаю с помощью RedmineUP, характерны для многих продуктовых команд и стартапов. Управление проектами, продажами, клиентами, поддержкой, финансами, командой — все это можно делать на базе Redmine.

Что вам это даст? Те из вас, кто хорошо знакомы и уже используют Redmine для разработки, смогут увидеть преимущества от интеграции и использования дополнительных модулей. Ну а для всех остальных — это возможность попробовать Redmine в деле.

RedmineUp — SaaS платформа для продуктовых команд. Мы взяли базовый функционал Redmine, улучшили интерфейс, добавили самые популярные модули (Agile, Helpdesk, CRM, People) и развернули в облаке, обеспечив техподдержку, скорость работы и безопасность данных.

Преимущества и возможности RedmineUP:

1. Простой и удобный интерфейс.
2. Управление взаимоотношениями с клиентами. CRM
3. Организация службы поддержки клиентов. Helpdesk
4. Управление командой.
5. Управление разработкой по гибким методологиям. Agile
6. Хостинг, обновление и поддержка от экпертов Redmine.

1. Простой и удобный интерфейс

От качества интерфейса зависит ваша продуктивность и настроение. Итак, вот как большинство пользователей привыкли видеть Redmine:

А что если мы сделаем интерфейс удобнее, а именно:

• акценты на главном (приоритезация);
• правильно подобранные шрифты (читаемость);
• компоновка рабочего экрана (эргономика);
• цветовая гамма (сочетание цветов);
• адаптивный дизайн.

В итоге эта же страница будет выглядеть так:

Теперь, после того как мы продумали и улучшили интерфейсы Redmine, добавим функционал.

2. Управление взаимоотношениями с клиентами. CRM

Информация о клиенте выходит на первое место в конкурентной борьбе. Чем больше информации вы собираете и анализируете, тем больше у вас шансов продать продукт. Обращение в поддержку, скачивание бесплатной версии, заходы на сайт, участие в вебинаре, покупки — все это шаги воронки продаж и крайне важно отслеживать все эти касания.

Что вы можете делать в Redmine с помощью модуля CRM:

• вести базу данных клиентов, партнеров и контрагентов;
  
  • cегментировать клиентов с помощью тегов и фильтров;
  • видеть историю общения с клиентом;
  • видеть точки взаимодействия с клиентом (продажи, регистрации, переписка, звонки);
  • привязывать задачи к клиенту;
  • отправлять email сообщения;
  • организовать клиентский портал;
  • организовать процесс продаж.

Стоит отметить, что благодаря настройкам доступа пользователей, вы можете организовать настоящий личный кабинет для ваших клиентов, где могут видеть все свои обращения, скачивать продукты, оплачивать лицензии.

Для того, чтобы определить узкое место, мне пришлось построить отдельно воронку по продвижению пользователей триальной версии. Были выявлены проблемы на этапе авторизации и вовлечения клиентов. Мне нужно было понять, почему было 20 регистраций в неделю, и только одна становилась платной подпиской.

Чтобы найти узкое место на этапе пользования бесплатной версией, мне пришлось добавить точки касания с клиентом, анализировать поведение внутри триала и фиксировать обратную связь по каждому клиенту. В итоге мы добавили новые этапы взаимодействия с клиентом: онлайн презентация и обучающий тренинг и стали анализировать. Параллельно нужно было вести текущих клиентов, выявлять собирательный образ клиента и улучшать ценностное предложение.

В итоге я настроил для каждого типа клиентов свои "доски" и организовал работу как с лидами, так и текущими клиентами. С помощью фильтров я выстроил нужные мне отчеты, и по ответственным исполнителям я мог видеть кто как работает, а визуализация воронки по стадиям продаж давала мне пищу для размышлений.

Мне удалось организовать работу сразу пятерых сотрудников, выявить и ликвидировать узкое место (миграция данных из других систем), и, как следствие, повысить средний чек и доход.

3. Организация службы поддержки клиентов. Helpdesk

Если для вас общение по почте с клиентами стало приносить неудобства (потеря информации, срыв срока, нет ответственного), то пришло время организовать работу службы поддержки.

Каждое обращение от клиента имеет свой статус, автора и ответственного исполнителя. Все действия по тиккету хранятся в истории, и всегда можно отследить текущий статус обращения в отличии от почтового клиента.

Что вы можете делать в Redmine с помощью модуля Helpdesk:

• helpdesk автоматом создаст тиккет из email клиента (или из контактной формы);
• за одно создаст и карточку контакта (если это новое обращение);
• вы сможете привязать задачу к контакту (история обращений по клиенту);
• сохранит вам время на ответы (шаблоны ответов);
• приватно общаться с коллегами, обсуждая, как помочь клиенту;
• организовать уровни поддержки (SLA);
• отслеживать метрики службы поддержки (время первого ответа и т.д.);
• получить оценку за ответ от клиента (оценка менеджеров);
• автоматизировать поддержку (Настроить авто-ответ с ссылкой на FAQ);
• инициировать диалог с клиентом первыми (Pop-up форма обратной связи).

Все мы любим внимание к своей персоне, и если вы упоминаете, а-ля: "Я вижу, что вы в прошлом году попробовали нашу триал версию облачного решения, однако вам не хватило поддержки по миграции данных из Trello", то для клиента это будет звучать примерно так: "Вы для нас очень важный клиент, и мы все как один понимаем ответственность и очень хотим помочь вам и вашему бизнесу!"

Интеграция данных из CRM и Helpdesk играет очень важную роль в организации взаимодейсвия с клиентами. А теперь посмотрим, как организуется работа команды.

4. Управление командой

Продуктовые команды состоят из людей с разной квалификацией, опытом и разными навыками. Если у вас под рукой вся информация о предыдущем опыте работы, проектах и компетенциях — вы легко сможете подобрать нужного человека. Особенно актуально для удаленных команд и проектов, в которых часто прибегают к услугам фрилансеров. По каждому фрилансеру есть "карточка", в которой хранится вся история взаимоотношений.

Что вы можете делать в Redmine с помощью модуля People:

• вести учет сотрудников;
• подбирать нужного сотрудника;
• планировать отпуска сотрудников;
• планировать праздничные мероприятия;
• отправлять оповещения команде;
• формировать счет по затраченному времени в проекте.

Итак, открываем список контактов (сотрудники) в Redmine и по тегу "Ux-Ui" отбираем потенциальных дизайнеров. Нам предстоит выбрать из 15 человек. Смотрим портфолио и последние работы на наличие IOS проектов — осталось 5.

Отбрасываем капризных и дизайнеров-хипстеров, потому как если их вариант не примут с первого раза — расстроятся и раскиснут. Как мы это узнали? Из истории прошлых проектов — комментарии менеджеров и коллег.

Отбрасываем тех, кто работает в настоящий момент в компании на фул тайме, так как сроки не позволят работать по выходным и когда муза придет. У оставшихся 2-х кандидатов есть все шансы — отправляем им детали проекта и запрашиваем ценник. В итоге выбираем одного.

По итогам работ, на основании затраченного времени выставляем счет, который тут же можно отправить по почте.

5. Управление разработкой по гибким методологиям. Agile.

Менеджер в Москве, разработчики в Самаре, дизайнер в декрете работает из дома, маркетолог в Варшаве, саппорт менеджер в Софии — вот реалии сегодняшнего дня. Agile команды оценят возможность работы по гибким методологиям.

Что вы можете делать в Redmine с помощью модуля Agile?:

• планировать спринты;
• оценивать задачи (story points);
• настраивать Agile-доски с помощью фильтров и сохранять их в виде запросов;
• устанавливать ограничение количества задач в конкретном статусе;
• отслеживать состояние проекта по Agile диаграммам — Burndown, Cumulative Flow, Velocity или Lead Time chart;
• персонифицировать доски под свои конкретные задачи.

Более подробный обзор модуля Agile:

6. Хостинг, обновление и поддержка от экпертов Redmine.

Jira, Basecamp и другие лидеры рынка систем управления проектами на базе своих продуктов создали облачные сервисы (Atlassian, Wrike) и взяли на себя вопросы, связанные c установкой, настройкой и обновлением ПО.

RedmineUP — это готовая для использования платформа в облаке на базе Redmine. Вам не придется заниматься вопросами настройки и конфигурации сервера, поддержкой и обновлением ПО, следить за скоростью работы и обеспечивать безопасность данных. Мы это уже сделали, чтобы вы могли сфокусироваться на главном — ваших проектах.

Попробуйте RedmineUP в деле и поделитесь впечатлениями. Удачных проектов!