Ситуация: При оказании ИТ-услуг, продвижении – нужен ли договор? Какие документы нужны Заказчику? Какое основание пишем в документах? Есть ли штрафы за неправильный документооборот?
Когда Вами достигнуто соглашение с Заказчиком или Исполнителем по условиям сотрудничества по ИТ-услугам, продвижению в сети, — встает вопрос оформления взаимоотношений и документооборота.
Нужен ли договор?
Сделки можно совершать устно (ст.159 ГК РФ). В простой письменной форме должны совершаться сделки (ст.161 ГК РФ):
1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;
2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую десять тысяч рублей.
В сфере коммерческих взаимоотношений договоренности лучше скреплять письменно. Подписанный сторонами договор, в котором расписаны предмет договора, итоговый результат, условия оплаты, исполнения, приемки результата, расторжения по окончании и до срока окончания, — сохранит время, усилия, средства сторон.
Каким образом можно заключить договор?
П.2 ст.434 ГК РФ: договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Акт – документ, закрывающий сделку по договору (или этап сделки) работ, услуг
Несмотря на отсутствие требований в ГК РФ по оформлению актов по оказанным услугам, — акты по сдаче работ, услуг лучше подписать. Акт не является унифицированной формой. Можно взять за образец следующее:
Акт
Г.ХХХХХХХ ДД.ММ.ГГГГ
Нами, ЗАКАЗЧИК в лице__, действующего на основании ___, с одной стороны, именуемый ЗАКАЗЧИК, и ИСПОЛНИТЕЛЬ в лице___, действующего на основании ___, с другой стороны, именуемый ИСПОЛНИТЕЛЬ, составили настоящий акт о том, что ИСПОЛНИТЕЛЬ выполнил работы (или оказал услуги): ремонт компьютера, отладка локальной сети, SMM продвижение сайта www.XXX { Если заключен договор, - указать «по договору №__ от ___» }.
Стоимость выполненных работ (оказанных услуг): ХХХХ,00 рубля (СУММА ПРОПИСЬЮ В РУБЛЯХ).
Вышеперечисленные услуги (работы) выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг (выполнения работ) не имеет.
ЗАКАЗЧИК ИСПОЛНИТЕЛЬ
Реквизиты Заказчика Реквизиты Исполнителя
Подпись Заказчика Подпись Исполнителя
Печати Заказчика, Исполнителя на договорах, актах и других документах по сделке
С 07.04.2015 г. и ИП, и организации смогут отказаться от использования круглой печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ) и применять печати только по своему желанию. Т.е. в договоре и в актах круглые печати могут и не стоять.
ИП и раньше могли работать без круглых печатей. А организациям нужно сделать выбор, -работать с печатью или без нее; выбор отразить в Уставе организации.
При подписании документов (договор, акты) с контрагентом-организацией обратите внимание на наличие/отсутствие положений о печати организации в ее Уставе.
Кстати, договор и акт на выполненные работы или оказанные услуги? Или это одно и то же?
Это не одно и то же:
— услуги – это действия, результат которых неотделим от процесса оказания услуг, потребляется в процессе оказания самих услуг (например, мойка окон, услуги связи). Иными словами, то, что нельзя продать;
— работы – это действия, результат которых отделим от процесса производства работ, материален. Иными словами, то, что можно продать.
Поэтому указывать в договоре и актах, как это часто бывает, то работы, то услуги (видимо, на вкус писателя), — неправильно.
Что будет, если не заключен договор в письменной форме?
Последствия не заключения договора в письменной форме (п.1 ст.162 ГК РФ): стороны лишены права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства
Что будет, если не подписали акт?
Отсутствие акта, который необходим для учета доходов Исполнителя и расходов Заказчика, может рассматриваться как грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения (ст.120 НК РФ). Наличие актов подтвердит расходы Заказчика, Исполнителя подстрахует от претензий Заказчика по объему, качеству услуг, работ; подтвердит право Исполнителя на оплату от Заказчика.
Чтобы не было проблем с учетом, и вы не теряли времени на решение вопросов, которые не находятся в вашей компетенции, рекомендуем обратиться к специалистам. Либо к нам – в компанию – «Учетный центр», специализирующейся на бухобслуживании умных компаний. Либо можете выбрать специалиста сами, выбрав среди фрилансеров на специализированных биржах (к примеру — НУЖЕНБУХ.РФ)
Когда Вами достигнуто соглашение с Заказчиком или Исполнителем по условиям сотрудничества по ИТ-услугам, продвижению в сети, — встает вопрос оформления взаимоотношений и документооборота.
Нужен ли договор?
Сделки можно совершать устно (ст.159 ГК РФ). В простой письменной форме должны совершаться сделки (ст.161 ГК РФ):
1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;
2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую десять тысяч рублей.
В сфере коммерческих взаимоотношений договоренности лучше скреплять письменно. Подписанный сторонами договор, в котором расписаны предмет договора, итоговый результат, условия оплаты, исполнения, приемки результата, расторжения по окончании и до срока окончания, — сохранит время, усилия, средства сторон.
Каким образом можно заключить договор?
П.2 ст.434 ГК РФ: договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Акт – документ, закрывающий сделку по договору (или этап сделки) работ, услуг
Несмотря на отсутствие требований в ГК РФ по оформлению актов по оказанным услугам, — акты по сдаче работ, услуг лучше подписать. Акт не является унифицированной формой. Можно взять за образец следующее:
Акт
Г.ХХХХХХХ ДД.ММ.ГГГГ
Нами, ЗАКАЗЧИК в лице__, действующего на основании ___, с одной стороны, именуемый ЗАКАЗЧИК, и ИСПОЛНИТЕЛЬ в лице___, действующего на основании ___, с другой стороны, именуемый ИСПОЛНИТЕЛЬ, составили настоящий акт о том, что ИСПОЛНИТЕЛЬ выполнил работы (или оказал услуги): ремонт компьютера, отладка локальной сети, SMM продвижение сайта www.XXX { Если заключен договор, - указать «по договору №__ от ___» }.
Стоимость выполненных работ (оказанных услуг): ХХХХ,00 рубля (СУММА ПРОПИСЬЮ В РУБЛЯХ).
Вышеперечисленные услуги (работы) выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг (выполнения работ) не имеет.
ЗАКАЗЧИК ИСПОЛНИТЕЛЬ
Реквизиты Заказчика Реквизиты Исполнителя
Подпись Заказчика Подпись Исполнителя
Печати Заказчика, Исполнителя на договорах, актах и других документах по сделке
С 07.04.2015 г. и ИП, и организации смогут отказаться от использования круглой печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ) и применять печати только по своему желанию. Т.е. в договоре и в актах круглые печати могут и не стоять.
ИП и раньше могли работать без круглых печатей. А организациям нужно сделать выбор, -работать с печатью или без нее; выбор отразить в Уставе организации.
При подписании документов (договор, акты) с контрагентом-организацией обратите внимание на наличие/отсутствие положений о печати организации в ее Уставе.
Кстати, договор и акт на выполненные работы или оказанные услуги? Или это одно и то же?
Это не одно и то же:
— услуги – это действия, результат которых неотделим от процесса оказания услуг, потребляется в процессе оказания самих услуг (например, мойка окон, услуги связи). Иными словами, то, что нельзя продать;
— работы – это действия, результат которых отделим от процесса производства работ, материален. Иными словами, то, что можно продать.
Поэтому указывать в договоре и актах, как это часто бывает, то работы, то услуги (видимо, на вкус писателя), — неправильно.
Что будет, если не заключен договор в письменной форме?
Последствия не заключения договора в письменной форме (п.1 ст.162 ГК РФ): стороны лишены права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства
Что будет, если не подписали акт?
Отсутствие акта, который необходим для учета доходов Исполнителя и расходов Заказчика, может рассматриваться как грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения (ст.120 НК РФ). Наличие актов подтвердит расходы Заказчика, Исполнителя подстрахует от претензий Заказчика по объему, качеству услуг, работ; подтвердит право Исполнителя на оплату от Заказчика.
Чтобы не было проблем с учетом, и вы не теряли времени на решение вопросов, которые не находятся в вашей компетенции, рекомендуем обратиться к специалистам. Либо к нам – в компанию – «Учетный центр», специализирующейся на бухобслуживании умных компаний. Либо можете выбрать специалиста сами, выбрав среди фрилансеров на специализированных биржах (к примеру — НУЖЕНБУХ.РФ)