Есть такая проблема в компаниях — беспорядок в задачах. С ростом команды эта проблема приводит к параличу. Сроки срываются, работа по проекту тормозится, задачи теряются. И чем выше процент потерь, тем сильнее падает общая эффективность команды. А самое интересное то, что команды к этому привыкают.
Так, из-за потери 10% задач, компании теряют от 10% (если задачи не связаны между собой) до 100% (если связь сильная) эффективности и в конечном итоге выручки. Уберите один болт, и ракета не полетит.
В компании YouGile я выполняю роль заказчика продукта — общаюсь с пользователями и изучаю их проблемы. Так вот сейчас стало окончательно видно, что базовая проблема управления задачами в командах больше 20 человек остается нерешенной, и виноваты в этом в том числе существующие решения для управления.
Расскажу историю, которая «развернула» мое представление о том, в чем нуждаются реальные компании в области управления проектами и задачами.
Это была обычная встреча с компанией, в которой работают около 150 человек, разрабатывают немного секретные приборы видеонаблюдения…
На рынке они уже лет 20, и бизнес неплохо себя чувствует. Мы собрались у них в переговорке с хорошим видом на Москву, сразу появились печеньки и кофе. С их стороны было 5 человек (руководители отделов и замдиректора) и я один — с нашей.
Начинаю по уже много раз отработанной схеме расспрашивать: «Какая структура компании?», «Где сколько человек?», «Каков цикл проектов», «Какие проблемы и запросы?».
Мне охотно отвечают, а я записываю. Дальше буду показывать продукт и акцентировать внимание на том, как решаются их проблемы и запросы. Формат уже хорошо отработан и сбоев не давал.
Тут первый раз нашу дискуссию останавливает Зам (он единственный, кто сидит и явно чем-то недоволен):
Я начал рассказывать ему о том, что прежде всего необходимо создать доски для разных отделов, потом пригласить сотрудников, обучить их, и уже потом… Меня с удовольствием поддержали его коллеги, что-то добавили, задали вопросов, рассказали про белую доску с бумажками и разными системами в компании.
Мы еще долго «притирались», но мужик оказался крепким, я сгладил тон, но по сути вопроса не сдвинул его с места. Ему нужно было простое решение, которое позволит размещать всегда все задачи компании в одном месте. И все 1,5 часа он упорно держался этой позиции.
И да, такой «волшебной» кнопки для создания задач, как он просит, у нас нет.
И вообще все известные мне российские системы решают миллион разных кейсов, они одновременно являются и CRM, и управлением проектами, и конструктором сайтов, и конструктором бизнес-процессов, и бизнес-мессенджером…
Но ни одна из них не заточена полностью под управление задачами. В мире лучший, кто справляется с этим вопросом это Asana, но язык является большим барьером (перевода на русский нет), и после нескольких десятков сотрудников демократичной системы прав не хватает.
Большинству компаний вовсе не нужны «космические корабли», они нуждаются в очень приземленных вещах. Например, разобраться с «бардаком» в задачах.
Как рождается бардак
Да, возможно вы почувствовали, что все эти проблемы какие-то несущественные, и в хорошей команде решаются сами собой. Но это вопрос только размера группы. По собственным наблюдениям, критическая точка находится где-то около 12-17 человек, когда они все работают над одним общим результатом. Если в группе 50 человек и никто специально не работал над управлением задачами, бардак будет обязательно.
Наша главная цель — сделать сфокусированные интерфейсы именно для занесения и работы с задачами. И ничего лишнего. Конечно, еще не гарант успеха, все сильно зависит от грамотного управления. Но наша задача — как можно сильнее упростить все правила работы с системой. В идеале — эти правила должны умещаться в одно предложение. Например: «Теперь все задачи ставим в системе, нажимаем вот эту кнопку и создаем карточки».
У нас было стойкое предположение, что люди подсознательно сопротивляются тому, чтобы фиксировать задачи. Однако после первых внедрений обновленной версии нашей системы оказалось, что это вообще не так. Если все просто и понятно, то сотрудники с удовольствием показывают, над чем работают.
Первое, с чего начинается наведение порядка в задачах большой команды — это формирование структуры с правами. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить и кто какие задачи видит.
Нужна бесконечная вложенность отделов — удобство работать, даже если вас 100 человек
Сотрудник может посмотреть, кто из коллег за что отвечает, к кому по какому вопросу обратиться. Руководитель может настроить права доступа к задачам для разных людей и отделов.
Систему настройки прав в системе можно реализовать еще примерно 10 различными способами, но если после этого не видно общей картины, повторяющей реальную компанию с отделами — то работать это не будет. Когда права всех сотрудников настроены и понятны с первого взгляда — систему можно смело использовать, не боясь что-то испортить.
Главное — скорость и простота. Задачу легко поставить в 1 клик. Постановка задач — приоритетный интерфейс. Любой сотрудник может за секунду во всем разобраться. Для старта работ не нужно внедрение и обучение.
«Волшебная синяя кнопка», которая позволяет ставить задачи в 1 клик
Раньше в нашей системе задачи можно было ставить только на доски, а теперь мы сделали «волшебную синюю кнопку». Как раз ту, о которой меня просил несговорчивый Зам на встрече. На которую жмешь — и задача готова.
Каждый сотрудник должен легко управлять задачами и не теряться в них:
«Порученные мной» задачи в YouGile, отсортированные по исполнителю
Очень интересным оказался интерфейс с приватными задачами. Так получилось, что очень часто хочется зафиксировать задачу в корпоративной системе и никому ее не показывать до определенного момента. Потом задача «дозревает», и ее можно выкладывать и обсуждать. Эта небольшая функция критически важна примерно для 20% задач (общая статистика с облачной версии).
Прозрачность, то есть возможность видеть задачи своих коллег помогает синхронизировать работу. Можно по комментариям заранее понять, в каком статусе находится то, что будет передано вам. Или ориентироваться, кто перегружен задачами, а кто свободен. Кого можно отвлечь, а кого лучше оставить в покое.
«Чужие задачи» в системе, отсортированные по исполнителю
Также всегда можно выяснить — кто тот герой, кто регулярно срывает сроки и игнорирует дедлайны. И это важно не только для руководителя, но и для коллег в командах с плоской структурой.
Возможность вести сложные проекты с учетом всех деталей, ресурсов и связей, конечно, нужна. Но главное, что это не первый экран для обычного сотрудника.
Например, диаграмма Гантта — великолепный инструмент. Очень удобно планировать ресурсы и отмечать прогресс, если ты старший в группе. Обычно один человек ее заполняет и ведет, остальные наблюдают. А вот если ты только что «закрутил свою гайку» — ты готов только отметить свой результат в простом интерфейсе, большего тебе не надо.
Рядовой сотрудник может вообще не знать про сложные связи и зависимости проектов – главное, чтобы ему было удобно просто выполнять свои задачи. Поэтому все задачи с досок автоматически появляются личном планировщике.
Переход от доски к диаграмме Гантта («спрятанный» интерфейс)
А уже для менеджеров и руководителей важно наличие проектов, досок, диаграммы Гантта, зеркальных столбиков и сводок для связи между отделами и учета деталей.
О! Это самый частый ответ на вопрос «Зачем выбираете систему управления?»: «Хотим понять, кто чем занят, нужна прозрачность». Решить этот вопрос вообще не составляет труда, но только в том случае, если все задачи в системе.
Инструмент просто должен отвечать на вопросы: кто чем загружен прямо сейчас? Какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику и отделу? Кто чем был загружен в прошлом месяце по конкретному проекту?
Оценка рабочей загрузки за прошедший месяц по проектам, отделам и людям
У нас хорошо пошел инструмент «Сводки». Это колонки, куда можно отфильтровать задачи по множеству параметров из любых доступных проектов, например, вывести все задачи по проекту за последние 7 дней, отмеченные стикером «Важно». Сделав несколько таких колонок, можно получить доску для онлайн-мониторинга чего угодно.
Сводка по всем задачам на доске за неделю
Задачи должны обсуждаться там же, где ставятся. Мы с этого начинали, когда запустили для личного пользования первую версию системы. Вообще планирование ведется в том месте, где идут обсуждения. И важно, чтобы этим местом были не только коридоры и курилки.
Чаты по задачам — коммуникации в системе управления
Каждая задача — это чат, удачная особенность YouGile. Коммуникации по задачам ведутся в системе, прямо в карточках.
Некоторые интерфейсы мы уже выпустили в облачной версии, что-то пока только на уровне кликабельных прототипов.
Но самое важное для нас сейчас — понять, решаем ли мы проблему, которая действительно есть? Или нам просто показалось, и мы делаем систему управления — одну из многих?
Буду признателен, если в комментариях или в личку кто-то расскажет со всеми деталями — какая проблема из области управления задачами и проектами самая важная в его практике?
Так, из-за потери 10% задач, компании теряют от 10% (если задачи не связаны между собой) до 100% (если связь сильная) эффективности и в конечном итоге выручки. Уберите один болт, и ракета не полетит.
В компании YouGile я выполняю роль заказчика продукта — общаюсь с пользователями и изучаю их проблемы. Так вот сейчас стало окончательно видно, что базовая проблема управления задачами в командах больше 20 человек остается нерешенной, и виноваты в этом в том числе существующие решения для управления.
Расскажу историю, которая «развернула» мое представление о том, в чем нуждаются реальные компании в области управления проектами и задачами.
Это была обычная встреча с компанией, в которой работают около 150 человек, разрабатывают немного секретные приборы видеонаблюдения…
На рынке они уже лет 20, и бизнес неплохо себя чувствует. Мы собрались у них в переговорке с хорошим видом на Москву, сразу появились печеньки и кофе. С их стороны было 5 человек (руководители отделов и замдиректора) и я один — с нашей.
Начинаю по уже много раз отработанной схеме расспрашивать: «Какая структура компании?», «Где сколько человек?», «Каков цикл проектов», «Какие проблемы и запросы?».
Мне охотно отвечают, а я записываю. Дальше буду показывать продукт и акцентировать внимание на том, как решаются их проблемы и запросы. Формат уже хорошо отработан и сбоев не давал.
Тут первый раз нашу дискуссию останавливает Зам (он единственный, кто сидит и явно чем-то недоволен):
«Мы уже заказывали аудит бизнес-процессов, нам не нужно всего вот этого рисовать. Лучше просто скажите, как нам работать с задачами, и чтобы завтра не было вот этого бардака» (явно намекая на коллег).
Я начал рассказывать ему о том, что прежде всего необходимо создать доски для разных отделов, потом пригласить сотрудников, обучить их, и уже потом… Меня с удовольствием поддержали его коллеги, что-то добавили, задали вопросов, рассказали про белую доску с бумажками и разными системами в компании.
«Вы меня не слышите!» — зло перебил Зам, — «Мне не нужно никакой цифровизации процессов, никакого аудита бизнеса, никакого обучения персонала. Просто покажите мне кнопку, как ставить задачи. Чтобы завтра я мог издать указ: с сегодняшнего дня нажимайте на вот эту кнопку и ставьте задачи в системе!».
Мы еще долго «притирались», но мужик оказался крепким, я сгладил тон, но по сути вопроса не сдвинул его с места. Ему нужно было простое решение, которое позволит размещать всегда все задачи компании в одном месте. И все 1,5 часа он упорно держался этой позиции.
И да, такой «волшебной» кнопки для создания задач, как он просит, у нас нет.
И вообще все известные мне российские системы решают миллион разных кейсов, они одновременно являются и CRM, и управлением проектами, и конструктором сайтов, и конструктором бизнес-процессов, и бизнес-мессенджером…
Но ни одна из них не заточена полностью под управление задачами. В мире лучший, кто справляется с этим вопросом это Asana, но язык является большим барьером (перевода на русский нет), и после нескольких десятков сотрудников демократичной системы прав не хватает.
Большинству компаний вовсе не нужны «космические корабли», они нуждаются в очень приземленных вещах. Например, разобраться с «бардаком» в задачах.
Как рождается бардак
- Забыли зафиксировать. Задачу поставили устно и нигде не отобразили, а потом потеряли.
- Сложная задача. Исполнитель изменил пару деталей и задача потеряла актуальность.
- В задаче участвуют несколько исполнителей, зависла где-то при передаче.
- Задача была декомпозирована, потерялась часть, и вся задача рассыпалась.
- Сроки затянулись. И когда все было готово, выяснилось, что задача уже требует изменений.
Да, возможно вы почувствовали, что все эти проблемы какие-то несущественные, и в хорошей команде решаются сами собой. Но это вопрос только размера группы. По собственным наблюдениям, критическая точка находится где-то около 12-17 человек, когда они все работают над одним общим результатом. Если в группе 50 человек и никто специально не работал над управлением задачами, бардак будет обязательно.
Как мы хотим решить проблему «бардака в задачах»?
Наша главная цель — сделать сфокусированные интерфейсы именно для занесения и работы с задачами. И ничего лишнего. Конечно, еще не гарант успеха, все сильно зависит от грамотного управления. Но наша задача — как можно сильнее упростить все правила работы с системой. В идеале — эти правила должны умещаться в одно предложение. Например: «Теперь все задачи ставим в системе, нажимаем вот эту кнопку и создаем карточки».
У нас было стойкое предположение, что люди подсознательно сопротивляются тому, чтобы фиксировать задачи. Однако после первых внедрений обновленной версии нашей системы оказалось, что это вообще не так. Если все просто и понятно, то сотрудники с удовольствием показывают, над чем работают.
Что мы сейчас прорабатываем на языке функций
Понятная структура компании с отделами
Первое, с чего начинается наведение порядка в задачах большой команды — это формирование структуры с правами. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить и кто какие задачи видит.
Нужна бесконечная вложенность отделов — удобство работать, даже если вас 100 человек
Сотрудник может посмотреть, кто из коллег за что отвечает, к кому по какому вопросу обратиться. Руководитель может настроить права доступа к задачам для разных людей и отделов.
Систему настройки прав в системе можно реализовать еще примерно 10 различными способами, но если после этого не видно общей картины, повторяющей реальную компанию с отделами — то работать это не будет. Когда права всех сотрудников настроены и понятны с первого взгляда — систему можно смело использовать, не боясь что-то испортить.
Быстрая постановка задач
Главное — скорость и простота. Задачу легко поставить в 1 клик. Постановка задач — приоритетный интерфейс. Любой сотрудник может за секунду во всем разобраться. Для старта работ не нужно внедрение и обучение.
«Волшебная синяя кнопка», которая позволяет ставить задачи в 1 клик
Раньше в нашей системе задачи можно было ставить только на доски, а теперь мы сделали «волшебную синюю кнопку». Как раз ту, о которой меня просил несговорчивый Зам на встрече. На которую жмешь — и задача готова.
Удобный личный планировщик
Каждый сотрудник должен легко управлять задачами и не теряться в них:
- Смотреть задачи, которые ему поручили
- Смотреть задачи, которые он кому-то подкинул
- Создавать для себя личные приватные задачи (особенно важный пункт)
- Переносить личные задачи в общие проекты
«Порученные мной» задачи в YouGile, отсортированные по исполнителю
Очень интересным оказался интерфейс с приватными задачами. Так получилось, что очень часто хочется зафиксировать задачу в корпоративной системе и никому ее не показывать до определенного момента. Потом задача «дозревает», и ее можно выкладывать и обсуждать. Эта небольшая функция критически важна примерно для 20% задач (общая статистика с облачной версии).
Наблюдение за тем, что творится в команде
Прозрачность, то есть возможность видеть задачи своих коллег помогает синхронизировать работу. Можно по комментариям заранее понять, в каком статусе находится то, что будет передано вам. Или ориентироваться, кто перегружен задачами, а кто свободен. Кого можно отвлечь, а кого лучше оставить в покое.
«Чужие задачи» в системе, отсортированные по исполнителю
Также всегда можно выяснить — кто тот герой, кто регулярно срывает сроки и игнорирует дедлайны. И это важно не только для руководителя, но и для коллег в командах с плоской структурой.
Возможность вести сложные проекты, но для сотрудников все остается просто
Возможность вести сложные проекты с учетом всех деталей, ресурсов и связей, конечно, нужна. Но главное, что это не первый экран для обычного сотрудника.
Например, диаграмма Гантта — великолепный инструмент. Очень удобно планировать ресурсы и отмечать прогресс, если ты старший в группе. Обычно один человек ее заполняет и ведет, остальные наблюдают. А вот если ты только что «закрутил свою гайку» — ты готов только отметить свой результат в простом интерфейсе, большего тебе не надо.
Рядовой сотрудник может вообще не знать про сложные связи и зависимости проектов – главное, чтобы ему было удобно просто выполнять свои задачи. Поэтому все задачи с досок автоматически появляются личном планировщике.
Переход от доски к диаграмме Гантта («спрятанный» интерфейс)
А уже для менеджеров и руководителей важно наличие проектов, досок, диаграммы Гантта, зеркальных столбиков и сводок для связи между отделами и учета деталей.
Оценка загрузки по задачам, людям и отделам
О! Это самый частый ответ на вопрос «Зачем выбираете систему управления?»: «Хотим понять, кто чем занят, нужна прозрачность». Решить этот вопрос вообще не составляет труда, но только в том случае, если все задачи в системе.
Инструмент просто должен отвечать на вопросы: кто чем загружен прямо сейчас? Какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику и отделу? Кто чем был загружен в прошлом месяце по конкретному проекту?
Оценка рабочей загрузки за прошедший месяц по проектам, отделам и людям
У нас хорошо пошел инструмент «Сводки». Это колонки, куда можно отфильтровать задачи по множеству параметров из любых доступных проектов, например, вывести все задачи по проекту за последние 7 дней, отмеченные стикером «Важно». Сделав несколько таких колонок, можно получить доску для онлайн-мониторинга чего угодно.
Сводка по всем задачам на доске за неделю
Работа над задачами и обсуждения — в одном месте
Задачи должны обсуждаться там же, где ставятся. Мы с этого начинали, когда запустили для личного пользования первую версию системы. Вообще планирование ведется в том месте, где идут обсуждения. И важно, чтобы этим местом были не только коридоры и курилки.
Чаты по задачам — коммуникации в системе управления
Каждая задача — это чат, удачная особенность YouGile. Коммуникации по задачам ведутся в системе, прямо в карточках.
Какая проблема из области управления задачами самая важная для вас?
Некоторые интерфейсы мы уже выпустили в облачной версии, что-то пока только на уровне кликабельных прототипов.
Но самое важное для нас сейчас — понять, решаем ли мы проблему, которая действительно есть? Или нам просто показалось, и мы делаем систему управления — одну из многих?
Буду признателен, если в комментариях или в личку кто-то расскажет со всеми деталями — какая проблема из области управления задачами и проектами самая важная в его практике?
amarao
Во многих проектах, если в них навести порядок, то всё сломается. Причина? Проект живёт не благодаря руководству и задачам, а вопреки, на инициативе снизу. Сломали инициативу или затруднили "самоволку" — и проект перестаёт жить, сколько бы его не пытались потом поправить.
Грустно, конечно, но самоорганизация — великая вещь.
Superslon Автор
Да, такое бывает. В гос компаниях чаще, в коммерческих реже. Чем-то напоминает ситуацию: внедрили CRM и продажи упали.
Это всегда вопрос открытого диалога внутри команды и плавного перехода к новым правилам, если они нужны. В малых компаниях где все работает, редко кто-то задумывается о систематизации. Если большая команда (50 человек) держится только на инициативе — это чудо.
amarao
Бывает так, что в основе бизнес-процесса чьё-то очень удачное решение, которое
а) не вербализировано
б) распределено между несколькими людьми
в) включает в себя критичные и нетривиальные этапы, отсутсвующие в ТЗ или проигнорированные при обсуждении
г) являющееся центральной частью решения. Администрирование фокусируется на известных вещах, которые являются второстепенными, а первичным (по генерируемому результату или стабильности процесса) является этот "ad-hoc" бизнес-процесс.
Напоминаю рассказ про ракетные двигатели, где старый дядечка на ощупь мог проверить правильность детали, а (существавшие) приборы не справлялись.