Поделюсь личным опытом, как нанимать удаленных сотрудников, как формировать рабочие процессы и как обустроить уютный виртуальный «офис».
Сейчас в нашей команде YouGile работает 10 человек, и все – в удаленном формате. Мы не привлекаем инвестиций, получаем прибыль и растем в активных пользователях по 10% в месяц вот уже 2 года.
Ежедневная планеркаИ я могу сказать, что сформировать суперкоманду на удаленке вполне реально – рынок удаленной работы год от года растет. Мне есть с чем сравнивать: наша первая IT-компания (RedHelper) снимала 250 м2 на Павелецкой в Москве.
В статье две части: «Часть 1. Как мы ищем людей» и «Часть 2. Как мы организуем работу». Ведь перед тем, как организовывать процессы, важно сформировать хорошую команду.
Приглашаю заглянуть в наше «закулисье».
Часть 1. Как мы находим сильных специалистов
Конкурс из 100 человек на 1 вакансию – реальная перспектива даже для самой маленькой компании, если она готова нанимать удаленных сотрудников. Раскрою несколько правил, которые помогают нам получать много откликов и отбирать из них действительно сильных коллег.
Вот пример, как за 10 дней мы получили 294 отклика на hh.ru:
Отклики на вакансию на HHЭто не абсолютный показатель, число откликов зависит от позиции, уровня зарплаты и прочих факторов. Однако видно, что желающих поработать много.
Как пишем вакансию
Всегда указываем в названии вакансии, что это удаленная работа. На hh.ru иногда модерируют такое название, но я редактирую его обратно и звоню в поддержку. Результат (больше откликов в 3 раза, без региональных ограничений) того стоит.
Кроме того, это позволяет «заманить» к себе лучших спецов, которые трудоустроены всегда. И удаленка – чуть ли не единственный способ начать с ними работать. Особенно это актуально для стартапов, которые мечтают о крутом разрабе, но не могут предложить ему такой же шикарный опенспейс, как например у Яндекса. Зато могут предложить демократичную удаленку.
В описании вакансии придерживаемся «домашнего» стиля. Никакого официоза и канцелярщины. Одно дело – офисная вакансия большого банка, и совсем другое – вакансия на удаленку в современную IT-компанию. Просто пишем, кто мы и чем занимаемся.
Часто просим кандидатов выполнить короткое задание в сопроводительном письме:
«Напишите своими словами в 3-4 предложениях, что такое система управления проектами».
Так можно за 30 секунд понять, нужно ли проводить собеседование. Это хорошо работает при найме копирайтеров, дизайнеров и менеджеров, а вот для технарей такой ход лучше не использовать. Откликов крутых программистов и так маловато, стараемся их беречь.
Мы команда разработчиков системы управления проектами YouGile.com.
Ежедневно системой пользуются 5000 человек и несколько сотен компаний на платной основе. На текущей момент в команде нет ни одного активного продавца. Ищем первого сильного специалиста. Вся команда работает удаленно.
Необходимо:
Любить и уметь работать в активных продажах
Стать специалистом по продукту и общаться с клиентом с позиции эксперта
Находить способы и базы для активного привлечения клиентов
Уметь самоорганизоваться для удаленной работы
Условия и график:
Полностью удаленная работа
На полставки (20 часов в неделю, 4 часа в день)
Собеседование по скайпу с камерой
25 000 — оклад, от 10% с продаж (обсуждается индивидуально)
Можно объединять с чем-то еще
Зачем всегда держать вакансию открытой
Имеет смысл собеседовать 1 кандидата из 100, зато самого интересного. Если специалиста нужно найти срочно, за 2-3 недели, то неизбежно придется идти на жесткие компромиссы и понижать планку. Если же выбрать стратегию постоянного рекрутинга, то можно смело нацелиться на кандидата уровнем выше и подбирать действительно сильных коллег.
Кого зовем на собеседование
- Кандидат успешно выполнил мини-задание, которые мы попросили его сделать в сопроводительном письме.
- Желательно, чтобы кандидат уже имел опыт удаленной работы. По моим наблюдением, в 80% случаев человек без опыта на удаленке не сможет втянуться в рабочие процессы. Но людей с таким бэкграундом все больше. Еще 3 года назад лишь 5 кандидатов из 100 ранее работали удаленно, сейчас же – каждый четвертый.
- Также мне важно, чтобы у кандидата были измеримые результаты и достижения. Если не профессиональные, то хотя бы личные. Например, звание мастера спорта для меня имеет значение. Оно показывает, что человек способен упорно работать, достигать целей и побеждать.
Хороший ход – нанимать удаленных сотрудников на халф-тайм. (4 часа в день)
Мой опыт показывает, что зачастую именно состоявшиеся профи выбирают такой формат. У них уже есть работа, но они хотят большего. Возможно, они совмещают несколько проектов. А это уже показатель того, что специалист стоящий. Кроме того, таким образом вы оптимизируете затраты сами: если сотрудник не оправдает ваших ожиданий, вы расстанетесь с ним с меньшими издержками, чем при фул-тайм режиме.
Как проводим собеседование
Главная задача, которую я ставлю перед собой на собеседовании – понять, сможет ли человек выполнить тестовое задание. Это отличается от обычных подходов, когда на собеседовании стараются принять решение о найме на испытательный срок.
Почему для меня это важно? Если на следующем этапе кандидат полностью провалит тестовое задание, то проблема в том, как мы организовали отбор, а не в кандидате. Поэтому все мои вопросы связаны с тем, сможет ли человек решить задачу.
Собеседование я провожу обязательно в видеоформате, через систему Whereby (хорошая альтернатива Skype).
Как мы играем с сейлзами на собеседовании
На собеседовании на позицию сейлза мы 2-3 раза проигрываем разные продажи. Первая игра – с продуктом, который соискатель продавал ранее. Вторая игра – с любым продуктом, который придет в голову. Лошадей продаем, апельсины… Я специально загоняю сейлза в тупиковые обстоятельства: «Мне не надо», «У меня уже подписан годовой контракт с другим поставщиком» – и смотрю, как он будет выкручиваться. Здесь ключевое – не шаблонные заученные скрипты, а гибкость и умение искать различные подходы. Иногда «разворачиваемся» ролями, и в роли продавца я сам предлагаю варианты решения тупикового вопроса. Если кандидат быстро улавливает мой ход мыслей и справляется с задачей в следующей игре, то это явно хороший претендент.
Оплачиваемое тестовое задание (самый главный пункт отбора!)
Во время данного этапа найма главная задача – проверить образ мыслей соискателя и понять, подходит ли он для того, чтобы выполнять задачи. И само тестовое задание должно быть маленькой реальной задачей.
Например, на вакансию «Копирайтер» мы предлагаем за 4 часа и 2000 рублей написать статью в любом формате – «Сравнение различных систем управления». При этом кандидат может (должен) задавать любые вопросы.
Все возникающие вопросы по системам можно задать эксперту, который предоставляется на все 4 часа.
Хорошая статья должна:
обучать;
развлекать;
вызывать желание прокомментировать.
Ошибки, которые делают кандидаты:
Заморачиваются над длиной текста, пытаются налить “воды”.
Не могут придумать темы, иногда все 4 часа.
Рекламно пытаются показать превосходство одной системы над другой.
Задают мало вопросов.
Сильные стороны в тестовых работах:
Задают много вопросов по всем деталям.
Небольшой аспект анализируется глубоко.
Выражают и аргументируют собственный взгляд.
Понимают логику полученных ответов и пишут авторский текст.
Пишут маленький хорошо продуманный материал.
Эту задачу даже при очень хорошем резюме и удачном собеседовании делают слабо 4 из 5 претендентов. Главная проблема – пытаются «налить воды», пишут длинный и бессмысленный текст. Либо пишут слишком рекламно и «дешево».
Я рассчитываю получить авторский текст, хорошо продуманный материал с фактами и ценными советами. Конечно, за 4 часа глубоко изучить незнакомую тематику практически невозможно. Но я оцениваю именно попытку это сделать, а также умение добывать и обрабатывать информацию. Лучшие кандидаты задают много вопросов и пишут короткие статьи со смыслом в каждом предложении.
Почему тестовое задание надо оплачивать
Мы предлагаем только оплачиваемые тестовые задания. Это в разы повышает шансы заполучить хорошего спеца. Не каждый уважающий себя кандидат будет тратить время на бесплатное тестовое, а если и будет – то с неохотой, без должной степени вовлеченности. Тестовое задание с оплатой существенно ближе к реальной работе. Кто-то может возразить, что это дополнительные расходы для компании, и кандидаты часто согласны показать себя без оплаты. Реально это просто жмотство, в рамках затрат компании это вообще небольшие суммы, а уровень кандидатов будет разительно отличаться.
Часть 2. Как мы организуем работу
Вот мы и добрались до дела. Команду сформировали, а как теперь организоваться на удаленке? Как следить за работой, как понимать, что вообще происходит в компании? Поделюсь опытом, как мы решаем эти вопросы.
Миф: на удаленке сотрудников побеждает телевизор, холодильник и диван
Однако если вы привязали человека к офису – это еще не значит, что он будет работать. В офисе тоже может победить Фейсбук, кофемашина и курилка. Как в офисе, так и на удаленке – человек либо работает, либо нет. На удаленке, напротив, вам проще оценивать продуктивность сотрудника. Так как вы целиком сфокусированы на задачах, и сотрудник не может завуалировать свое бездействие приятным общением за чашечкой кофе и корпоративными мероприятиями. На удаленке практически невозможно имитировать бурную деятельность, потому что ее не видно. Зато результаты видны сразу. Продуктивность сотрудника очень легко оценить по количеству решенных задач.
Как понять, работает сотрудник или валяет дурака?
Никак. Но это никак нельзя понять и в офисе. Тут важно следить не за людьми, а за задачами. Любой сотрудник может заниматься чем угодно и когда угодно, это его дело. Наше дело – смотреть, решает ли он задачи или рассказывает красивые истории, почему не получилось.
Часто у управленцев, привыкших к офису, есть стойкое ощущение: сотрудники не работают, если их не пинать. При работе на удаленке необходимо это ощущение перевернуть на прямо противоположное – сотрудники работают по умолчанию!
Нужно ли проверять, сколько часов отработал сотрудник
Не стоит даже пытаться. Именно этим удаленный формат работы и отличается от офисного. Удаленно мы не работаем «от звонка до звонка». Некоторые компании предлагают удаленным сотрудникам устанавливать на компьютер программы для учета рабочего времени. И тем самым отпугивают специалистов, которые ценят удаленку именно за ее демократичность, гибкий график и нацеленность на результат (независимо от потраченного на процесс времени). Отслеживая рабочее время, вы по факту нивелируете все плюсы удаленной работы, ослабляете самодисциплину сотрудников и снижаете их мотивацию закрывать задачи вовремя. Особенно, если их зарплата зависит от количества отработанных часов. В этом случае сотрудники специально будут растягивать время работы над задачей.
Как мы планируем работу
Мы разрабатываем систему управления проектами, где каждая задача это чат и, конечно, все коммуникации и планирование ведем в YouGile. Иногда ради тестов ведем некоторые процессы в конкурирующих продуктах.
Проводим общие еженедельные планерки по понедельникам. Ставим задачи на текущую неделю по всем направлениям: разработка, дизайн, маркетинг, тестирование. Отображаем все на доске «Планирование». Если за неделю не успеваем сделать задачу, переформулируем ее точнее. Например, стояла задача «Написать статью», переформулируем на «Выпустить статью». Штрафов за просроченные задачи нет, все основывается на здравом смысле.
Доска недельного планирования
Также каждое утро мы встречаемся с сотрудниками на 20-минутной планерке, чтобы обсудить, что успешного удалось реализовать вчера, а что предстоит сделать сегодня.
Как организованы рабочие процессы в разных отделах
Отдел разработки
Вот так выглядит доска отдела разработки. Все по спринтам, есть специальный стикер спринтов, по которому можно отфильтровать задачи. По умолчанию выводятся актуальные задачи. Есть беклог, куда попадают идеи и отложенные задачи. Отдел пока небольшой, и все реализовано очень просто, специально не усложняем.
Доска отдела разработки
Отдел маркетинга
Отдел маркетинга – не совсем обычная доска. На ней идет непрерывный брейншторм и обсуждаются различные методы продвижения. Пока здесь 5 ключевых моментов, на которых решили делать акцент: Контекстная реклама, Видеоролики, Статьи, Email-рассылки и Соцсети. Ключевые задачи также выносятся на доску недельного планирования на всеобщее обозрение.
Доска отдела маркетинга
Отдел продаж
На базе доски отдела продаж сформирована полноценная CRM-система. Клиенты делятся на категории по состоянию: «Не удалось связаться», «В обработке», «Провести скайп», «Обсуждение оплаты», «Выставлен счет», «Оплатил». Также есть много стикеров: откуда пришел лид, о чем договорились, какой следующий шаг. В работе постоянно находятся несколько сотен карточек. На доске могут работать несколько человек. Чтобы посмотреть задачи каждого менеджера отдельно, можно отфильтровать их по исполнителю.
CRM отдела продаж
Техподдержка
Все обращения пользователей, которые к нам прилетают, автоматически попадают в систему на отдельную доску Helpdesk. Техподдержка работает с тикетами и расставляет приоритеты. Также на другой доске составляется общая картина обращений с счетчиками по каждому запросу.
Картина обращений
P.S. Все-таки в организации удаленной команды есть и минусы. Например, на удаленке нет единого режима, который формирует офис, а это действительно важный аспект. Но это уже тема для отдельного материала.
И напоследок небольшой опрос…
Комментарии (28)
stantum
29.10.2019 13:54Например, на удаленке нет единого режима, который формирует офис
Это может быть наоборот плюсом. Поскольку люди сами выбирают график, а в мире есть совы, жаворонки и часовые пояса, то компания без лишних расходов получает круглосуточную работу. Как империя, над которой никогда не заходит солнце.
Pavenci
29.10.2019 18:03После двух лет удалённой работы с уверенностью могу сказать: в офис больше не вернусь. Настолько прошлым веком кажутся ежедневные поездки на работу, пробки, очереди, офисный шум и прочая суета. Как прекрасно работать в удобном тебе режиме дня с комфортом и успевать заниматься еще и хобби за те 2-3 часа, которые раньше уходили на дорогу. Будущее IT определенно за удаленной работой. Не знаю почему в РФ так всё медленно, на западе давно уже многие специалисты (не только ИТ) работают дома, даже домашние офисы есть.
faiwer
29.10.2019 20:50Не хватает варианта ответа: пробовал, это точно "моё", но временно вернулся в офис.
sintez
29.10.2019 21:12Очень печалит, что обычно на удаленные вакансии предлагается зарплата сильно ниже чем выплачивается сотрудникам в офисе в стране где расположена компания. Замечал это и в европейских и в американских вакансиях. Такое ощущение, что удаленка для них просто инструмент, чтобы сэкономить денег, привлекая более дешевую рабочую силу из других стран.
shopoloff
31.10.2019 12:15Собственно, так и есть. Для компании важнее сэкономить средства и расширить диапазон доступных специалистов. Удобство специалистов это бонус.
Тем не менее, чем больше специалистов, особенно экспертов и синьоров будут ставить удаленную работу приоритетом тем быстрее это станет корпоративной нормой.
a1ex322
29.10.2019 21:16Работал на удалёнке 5 лет, после чего вернулся в офис. Сложилось устойчивое мнение что удалёнке категорически не подходит одиноким.
kloppspb
30.10.2019 09:16Я развёлся в 2015. Параллельно на удалёнке работал. Мечтаю о ней, жаль, вакансий профильных мало. Или что вы понимаете под «одинокими»? Наличие жены/детей/семьи — это вопрос самодисциплины, но никак не статуса.
a1ex322
30.10.2019 09:56Ну представьте, Вы живёте один. Только что закончился 8 часовой рабочий день, было, допустим несколько созвонов по скайпу. После вы идете гулять с друзьями/на фитнес/вставить нужное, возвращаетесь в разумное время, делаете домашние дела и лождитесь спать. На следующий день все повторяется, и так из года в год. И вот этих нескольких созвонов и пары вечерних тус как мне кажется крайне мало для человека — существа социального.
sashavoloh
30.10.2019 16:42По-моему, тут еще есть некоторые моменты, не упомянутые в статье:
1. Размер оплаты. Очевидно, что при удаленной работе в пуле кандидатов будет множество людей из провинции и более дешевых стран. А, значит, оплата будет всегда ниже, чем в Московском офисе.
2. Интересно узнать, какого размера тестовые вы даете разработчику (на сколько дней, что там за функционал) и какую оплату вы за них предлагаете, говорите ли сами об оплате или ждете, пока попросят?
Я вот, например, не делаю тестовые. Мне проще и быстрее полайвкодить на интервью за 15-30 минут и ответить на вопросы, чем тратить несколько дней на тестовые. В процессе интервью и сам понимаешь, с какими людьми и какого уровня будешь работать. А вот глухой ответ HR с тестовым не дает никакого представления о будущей команде и их уровне. Чаще всего по тестовым и фидбека нет. Поэтому считаю их пустой тратой времени. Кстати, ни одна компания не соглашалась мне их оплачивать.
Superslon Автор
31.10.2019 12:40- Да, оплата ниже чем на топовых позициях московских офисов, но это у всех, в том числе и у гендира… Правда бывает много исключений. Например, нужен один очень сильный разработчик, который забирает целое направление, и тут скорее мы подстраиваемся по деньгам. Или на нижних позициях из маркетинга бывает нормально поставить вполне московский оклад (он и так небольшой), и конкурс будет огромный.
- Тестовое — от 4 до 8 часов. Оплата соответствует дальнейшему окладу в перерасчете на часы. Условия оплаты согласовываем, конечно, до задания. Задача максимально приближена к тем, с которыми придется сталкиваться. Например, реализовать элемент интерфейса — квест в том, что надо разобраться с кодом и придется задавать вопросы.
Мне лично искренне непонятно, почему за тестовые не платят, там просто огромная разница в кандидатах происходит.
afrokick
30.10.2019 16:46По поводу оплаты можно пару вопросов задать?)
Если плохо чувствует сотрудник себя или др у мужа, как быть?
Как планируете загрузку задачами на месяц?
Ведь в любом случае нужно загрузить человека и при этом понимать сколько примерно задач сделаете (т е оценка должна быть по часам)
Мы оплачиваем по часам, но всегда говорим что работы на весь месяц есть. Раньше считали время в жире, но удобнее оказалось трекером. + перерывы на чай/туалет тоже считаем рабочим временем.
Ещё был кейс когда человек не мог фултайм, и мы сошлись на парттайм. Иногда получается фул. Т е гибко получается с размером рабочего дня.
И мы все также смотрим в конце спринта на закрытые задачи, как и вы, чтобы оценить эффективность процессов.
Superslon Автор
31.10.2019 12:42Если др у жены или заболел, то как и в офисе берут “дей-оф” или больничный. Оклад при этом платится и отпуск тоже есть. Если человек явно злоупотребляет этим, он достаточно быстро должен отвалиться из команды, у нас таких случаев не было. И кажется, что люди готовы к каким-то махинациям, только когда хотят скорее “навредить” компании, а не работать в ней.
Как планируем загрузку на месяц?
У нас сейчас спринты в разработке по 1 неделе (иногда меняем на две) и есть бэклог на 3 года вперед. Оценки задач по сложности есть — 1 2 4 8 40 и это примерно соответствует часам. Но при этом оплата не за количество закрытых задач с оценками, а фиксированный оклад. Подход когда платим за часы для нас не работает. При этом я представляю, что в веб-студиях с заказными разработками, это единственно правильный подход.
le1ic
Хорошая статья, но «Мы не привлекаем инвестиций, получаем прибыль» = «Мы позволяем конкурентам развиваться в 10 раз быстрее используя плечо инвестиций».
kilya123
Но зато без риска потерять контроль над компанией. А то бывает инвестор так заинтересован в компании, что желает избавиться от основателей.
habradante
Инвестор, как правило, вкладывается в команду, когда дает деньги компании. Основателей же убирают, когда компания начинает идти не туда куда хочет инвестор, т.е. не туда куда она шла, когда получила инвестиции.
Pavenci
Зачастую как раз инвестор заставляет компанию идти туда, куда не хочет идти сама компания и её основатели, полностью в разрез философии и принципам компании. Посмотрите на Blizzard, EA, APPLE, на российский VK и сотни других примеров. В прошлом передовые лидеры своей области, а сегодня просто очередные компании без души с целью высосать как можно больше денег из своих пользователей.
le1ic
> Посмотрите на Blizzard, EA, APPLE, на российский VK и сотни других примеров
Извините, а какая именно из этих успешных (в какой-то момент времени) компаний них была без инвесторов? Ну и вообще, за последние лет 20 много таких насчитаете?
Pavenci
Так я не о том, что они были без инвесторов, а о том, что к большому сожалению не все инвесторы с уважением относятся к культуре и традициям компаний, в которые инвестируют. Очень хорошо, когда попадается действительно хороший инвестор, который близкий по духу к основателям той компании, в которую инвестирует.
habradante
Инвестор вкладывается в компанию, чтобы она продолжала идти в том направлении, куда идет. Иначе зачем инвестору вкладываться. Разногласия начинаются, когда основатели считают, что надо идти в другом направлении, что важнее дух, а не заработок и т.п.
Инвестор, в первую очередь, хочет заработать, он хочет чтобы компания приносила прибыль. И из перечисленных Вами компаний, я не вижу ни одной, которая бы сейчас бедствовала. Более того, они процветают, достаточно взглянуть на финансовые отчеты (ну кроме VK, соц сети вообще тяжело монетизировать).
Цель любой коммерческой компании — заработок. Духовность — это та штука, которая есть у компании, пока она маленькая и цепляется за каждого клиента. По мере роста, необходимость цепляться за каждого пропадает.
le1ic
Что значит риск. Тут все абсолютно детерменированно. Вы отдаете такую долю и на таких условиях (можно префы выпустить, если не хотите, чтобы инвесторы голосовали), каких считаете нужным.
le1ic
Ну и конечно это какое-то извращенное понимание бизнеса — сохранить контроль. Бизнес делают для зарабатывания денег, никогда не надо это забывать.
Superslon Автор
В прошлой компании я привлек около $500000, в этой пока на свои. Несколько главных тезисов по этому вопросу:
le1ic
Здорово. Рад, что вы все понимаете, и значит делаете осознанно! Не совсем согласен, что с инвестициями — «короткая красная». Зависит от взаимоотношений. В случае неудачи нередко инвесторы забивают на свои вложения (все равно на посевной стадии они небольшие, и априори высокорискованные), и дают проекту дальше развиваться на усмотрение фаундеров. Поднимать больше денег, или пытаться выжить на самоокупаемости. Знаю один стартап, который уже 6 лет в таком режиме живет )))