Приветствую, Хаброзритель. В данной статье я хочу познакомить тебя с органайзером Notion, поделиться своим опытом использования. Также я дам несколько советов, идей, к которым я пришел со временем, учась планировать и использовать свое время, силы и мыслетоплево.

Некоторые мысли, конечно, не будут напрямую связаны с данной программой и не все советы я как-то выделил отдельно, не упусти их.

Надеюсь, что буду полезен и прошу под кат.

Что такое Notion?

Notion - это органайзер, который предлагает использование мощного функционала реляционных баз данных пользователю, не знакомому с данной технологией, в красивой обертке. Вы можете настраивать связи между различными таблицами, гибко фильтровать свои данные, создавать вложенность любой глубины. Также в Notion есть возможность отформатировать ваши данные в виде таблицы, календаря, доски agile, диаграммы Ганта и другими способами. Конечно имеется поддержка todo-list, нумерованных или маркированных списков, различных разделителей, блоков кода, есть вставка видео или аудио, даже существует поддержка LaTEX.

Огромное количество функционала и гибкости разработчики смогли спрятать за минималистичным и лаконичным интерфейсом. Лично я, от стадии "ааа… странно, что? где?", перешел к стадии полного понимания того, что и как можно сделать буквально за 10-20 минут. Мне хотелось иметь пространство "для всего", и когда команда Notion открыла бесплатную версию, я нашел его.

Почему может быть сложно начать его использовать?

На написание данной статьи меня натолкнул пост "Почему не Notion". Выводы данного поста и некоторых комментариев можно описать так: "На организацию рабочего пространства уходит времени больше, чем на саму деятельность" или метафорично(укороченная цитата из того поста) "Перед тем как создать записку, вам надо создать стол, стул, листок и ручку".
Я с этим не согласен, и в моей голове сразу промелькнула одна интересная мысль:

Не нужно использовать сразу всё, что предоставляет данная программа. Пусть ваше пространство в Notion растет итеративно. Со временем оно само идеально подстроится под ваши нужды.

На просторах интернета можно найти различных личностей, например Томас Франк, с красивыми, качественными, продуманными дашбордами. Увидев такое, может даже стать немного завидно.
Некоторые из тех, кто "пропагандирует" Notion, могут делиться своими шаблонами (заранее настроенными страницами), но:

Я не рекомендую качать готовые шаблоны, если только они полностью вам не подходят. Они вряд ли будут удобны, так как их создали не вы. Также, ИМХО, будет ощущение чего-то чужого. Notion должен стать продолжением вас самих, вашим вторым мозгом.

Мой путь Notion

В данном абзаце, я расскажу, какой путь прошел мой Notion и покажу небольшие уловки/мелочи, которые упрощают реализацию желания - "быть более продуктивным".

Первая таблица

Первой причиной, для чего я хотел попробовать Notion, было планирование. Мне не зашел ни один планировщик, который я когда либо пробовал. В одном удалялись старые задачи, в другом не было связей, третий был неудобен в плане UX, в другом не хватало полей. Я даже бросился писать свою версию, но на данный момент этот проект лежит в черном сером ящике.

Итак, первое, что я решил попробовать в Notion - создать таблицу с задачами и отталкиваться от этого.
Посмотрите, как это выглядело, и я немного поясню, в чем был кайф:

Изначально, мною была создана таблица, которую видно на первом скриншоте. Для меня это был абсолютно первый опыт и я был приятно удивлен тому, как создатели данного приложения подошли к функции добавления какого либо блока(календарь, таблица, галерея или просто текст и тд.). Начав новый абзац, вы просто нажимаете \ и выбираете нужный блок в выпадающем списке с помощью стрелок.

В данной таблице, на выбор есть различные типы полей[второй скриншот]. Вы можете легко добавлять теги, сортировать по ним. Можете добавлять напоминания. По началу было обидно, что вы не можете сделать повторяющиеся напоминания, но через некоторое время использования я понял, что это большой плюс. Повторяющиеся напоминания захламляют ваш мозг и отпугивают от приложения.

Следующую приятную эмоцию я испытал тогда, когда узнал, что в выпадающем списке, в левом верхнем углу, можно одним нажатием добавить дополнительную визуализацию.
После первого клика, у меня появилась возможность, открыв Notion, увидеть план в форме календаря на завтра, сегодня или любой другой день[скриншот 3].

После второго, по диаграмме Ганта[скриншот 4], я смог видеть какие блоки времени заняты, какие свободны и использовать это. Ранее я планировал в основном "на листочке", часто использовал timeboxing (советую изучить эту идею, если слышите о ней впервые). Некоторые дни даже пробовал расписывать весь день от пробуждения до сна блоками по 25 минут. Получалось отлично, но я не готов так делать каждый день. Данная диаграмма[скриншот 4], позволяет применять данный подход в очень удобном виде и без особых усилий. Конечно, у вас есть возможность манипулировать блоками на данной диаграмме, что очень удобно.
Итак, третий клик, и мы имеем agile таблицу. Из за проф. деформации, такой подход, лично мне, очень удобен. Мозг перестает видеть что-то лишнее, он не отвлекается, вопрос "что делать?" встает редко, я сконцентрирован только на столбце InProgress. Столбцы это те-же теги, никто не мешает вам добавить или удалить что-либо.

Всё максимально гибко.

Каждая строка/ячейка/box это такая же страница. Вы можете "провалиться" в неё, добавить вложенности, текста, дополнительных полей. Почти всё, что может придумать ваша фантазия, можно реализовать. Я решил последовать первому совету, написанному выше, и не увлекаться.

Первый дашборд

Однажды мне посоветовали видео Стеллы Васильевой, о том, как она настроила свои пространства. Мне понравилась идея некого дашборда, централизованного места, главной страницы, и я решил сделать нечто похожее. Ранее, выбирать страницы из "дерева" слева, мне было попросту не удобно.

То, что у меня получилось, можно увидеть на следующем скриншоте:

Реализовав свою версию дашборда, я познакомился с тем, как можно приятно кастомизировать свое рабочее пространство. Я добавил изображение в header, научился добавлять иконки к страницам, узнал как разделить пространство на несколько столбцов.
На дашборде я решил разместить backlog/inbox справа, и небольшую agile таблицу, для отслеживания текущего дня.

Ранее я держал под рукой тетрадку, в которую можно было быстро записать то, что неожиданно вспомнил, дабы не засорять ОЗУ головы. Теперь этот список был в дашборде Notion.
В agile таблицу я вывел story-point, estimation time и некоторые дополнительные теги. Есть возможность перетянуть строку из таблицы сразу в agile-board. Все дополнительные поля (story-point, estimation time) сразу добавляются к странице, которая была перетянута.

Страница "Книги" на данном дашборде не представляет особого интереса, "Plan Legacy" был описан выше.

Также я добавил описание утренней рутины. Notion у меня всегда включен на отдельном рабочем столе MacOS, поэтому часто находился перед глазами. Как показывает практика, то что я вижу перед глазами, со временем "само" становится новой привычкой. Привычки же формируют ту личность, которой ты хочешь стать.

Советую попробовать наклеить стикеры, парой слов описывающие привычки, которые вы хотите получить. Стикер должен находиться перед глазами максимально большой процент дневного времени. Для меня это рабочий стол дома, зеркало в ванной, и самое главное - дверь холодильника, именно то место, за которое его открываешь. Недавно я добавил туда стикер "думать позитивно".
Эффект не заставил себя долго ждать.

Как я и говорил ранее, каждая ячейка, или строка таблицы - это такая же страница, с таким-же гибким функционалом.

Открыв любую задачу в agile-board, можно увидеть более подробное описание, прогресс, блоки кода:

Всё было бы хорошо, если бы не одно но.
Backlog очень быстро разрастается, начинает пугать, его становится невозможно разобрать.

Текущий дашборд

Итак, у меня была проблема постоянно растущего inbox. Одной из основных причин данной проблемы был постоянный поток идей. Конечно такой поток в сотни раз быстрее, чем возможность их исполнения. Для меня это действительно проблема: хватаешься за несколько проектов, по итогу ни один не доходит до конца, даже, казалось бы несложный проект о написании статьи на habr.

Решение пришло из workflow scrum. Создавать пользовательские истории, жестко ограничить их количество, и двигаться по ним.

Получившийся дашборд выглядел таким образом:

Как можно заметить из данного скриншота, я взял идею Стивена Кови из книги "7 навыков высокоэффективных людей" о том, что нужно развивать в себе 4 вида интеллекта: ментальный, физический, духовный, социальный. Когда существует гармония в развитии этих 4-х интеллектов, ты счастлив. Если развитие какого-либо интеллекта "проседает", ты можешь начать чувствовать упадок, что в свою очередь негативно влияет на развитие оставшихся.

Пользовательские истории, в данном контексте, должны придерживаться нескольким несложным правилам:

1. Название. Как тот, кто играет определенную роль, пользователь(я) делаю определенную вещь, для того, чтобы развить определенную черту, важную для данной роли.

2. Должен быть четкий критерий окончания, даже если его очень сложно придумать.

3. Дедлайн. Если его нет, то мозг может посчитать, что задачу можно не делать еще оочень долго. Никогда.

4. Должно быть четкое понимание того, зачем нужна эта история.

Пример описания, одной из историй можно увидеть ниже:

На доске, для истории о чтении книг, я попробовал поле с типом "формула". Функционал формул минималистичен, но достаточен. Процедуры и функции хорошо задокументированы и, как мне кажется, даже если у вас нет опыта программирования, при должном желании, вам не составит труда в них разобраться. К примеру я сделал формулу, которая выводит прогресс чтения книги:

concat(
    "Прочитано ",
    slice(format(prop("Страница остановки #") / 
        prop("Последняя страница #") * 100), 0, 5), 
    "% книги."
)

В данном коде prop - берет значение поля, format - кастует любой тип данных в строку, slice - обрезает, оставляя только первые 5 символов и concat - конкатенирует/склеивает.
Так это выглядит:

Мне очень нравятся практики, которые Максим Дорофеев предлагает в своих книгах "Путь джедая" и "Джедайские техники". Одна из таких практик - писать первое действие, которое надо выполнить. Так проще обезьянке сиюминутного удовольствия. Во многих планировщиках это сделать можно только костылями.

В Notion можно добавить любое количество полей, и я начал это использовать в описаниях задач:

Когда я реализовал всё вышеописанное, я испугался. "Как следить за всеми этими историями?" Всё разложено по полочкам, но каждый раз лазать по полочкам не круто, не удобно, не эффективно. В тот раз я добавил графу "следующее действие" к истории. Хочу напомнить, что добавив поле на одну страницу, оно появляется на аналогичных. В данное поле я продублировал некоторые даты из задач внутри истории.

На следующее утро я был приятно удивлен. Уведомления на многие задачи стояли на 5 утра, и проснувшись я увидел небольшой инбокс на сегодня. Всё, что прилетело в этот инбокс, я легко перенес в agile-board для задач на сегодня, который заранее создал под галереей с историями.
Продуктивный день начался.

Также у меня наконец появилась страница с красиво оформленными блокнотам на различные темы.

Notion стал "всё в одном". Он стал тем, что я относительно давно искал.

Выводы

По моему мнению, Notion очень удобный, гибкий, настраиваемый под любые "хотелки" инструмент, который может быть полезен каждому. Итеративно, он становится идеальным именно для вас. Облако очень быстро синхронизирует все ваши таблицы с телефоном. Также вы можете использовать его для командной работы, аналогично Jira/Confluence, но я данный функционал не пробовал.

Это однозначно тот инструмент, который я не мог не посоветовать, особенно учитывая то, что бесплатной версии может быть более чем достаточно.

Приятного опыта использования.