В данной статье я предлагаю рассмотреть проблемы, с которыми за 2020-й удаленно-пандемийный год столкнулись множество разных команд и компаний, понять, что пошло не так при переходе из офиса на удаленку.

Да, я понимаю, что уже 2021-й год, и многие уже сами во всём разобрались. Но практика показывает, что это успешно удалось не стольким, скольким хотелось бы.

Всё это я проговаривал в подкасте Кода Кода.

Однако я уверен, что есть такие люди, которым не хочется полчаса слушать подкаст, а хочется за 5-10 минут прочитать структурированный текст. Поэтому я размещу его тут, в надежде на то, что он найдет своего заинтересованного читателя

Небольшой дисклеймер: Я веду телеграм-канал с названием Тимлид Очевидность. Поэтому все мои советы и рекомендации, вроде бы, довольно очевидные и плавают на поверхности. Однако при общении с разными командами оказывается, что не всегда всё настолько ясно и понятно. А еще важно, что ценность очевидных советов ощутимо возрастает, если применять их более-менее комплексно.

Сразу оговорюсь, что частично распределенной командой я считаю любую команду, в которой хотя бы 1-2 человека работают удаленно. И агитирую за то, чтобы даже при таком (пока) маленьком численном составе уже было понимание: рост удаленной части команды возможен, и надо строить так свои рабочие процессы, чтобы они нормально работали и для полностью распределенной команды.

Если этого не сделать, то всё может окончиться тем, что распределенная часть команды не сможет влиться в офисно-ориентированные процессы и отвалится. А вы потом будете говорить, что "удаленка виновата и так работать невозможно!".

Давайте возьмем четыре основные проблемы: Проблема контроля, Проблема коммуникаций, Проблема организации условий труда, Проблема здоровья.

Проблема контроля

У работников в офисе часто нет понятной системы контроля. Он производится стихийно. Есть какие-то люди, которые периодически спрашивают у других людей, как дела по задачам. Общей наглядной картины нет, но всегда можно собраться за обедом и обсудить коллективным разумом, при этом надеясь, что в результате обсуждения ничего не забыли.

Офисный формат, когда все рядом друг с другом, такой подход прощает. На удаленке это не сработает.

Чтобы контролировать (в хорошем смысле:)) работу сотрудников, необходимо выработать четкую систему, в которой можно однозначно понять, какую они работу делают сейчас, какую должны делать вообще, какой у команды фронт работ на будущее и насколько дела движутся в нужном направлении.

Таск-трекер

Для составления общей картины работ понадобится таск-трекер.

В нем должны быть понятным образом описаны задачи. Что за задача? Что нужно сделать? Как нужно сделать? Какие критерии готовности задачи? Кто эту задачу должен делать? Кто принимать? И т. д.

В идеале не нужно делать работу, если нет специальной задачи для этого. Тут я за то, чтобы не возводить всё в абсолют, а действовать в рамках разумного. Например, договориться, что если работу делать больше 15 минут, то заводим задачу, если меньше, - и так сделаем.

Ставить и двигать задачу следует методично. Заводим задачу, пишем понятно, что нужно сделать, назначаем на исполнителя. Исполнитель берет ее в работу, выставляя при этом ей соответствующий статус. Как закончит и отправит на проверку или в готовые задачи, то по возможности прикладывает какие-то полезные артефакты: например, ссылки на макеты, на разработанный функционал, на документацию и т. д. 

Ну и маленький штрих, который многие игнорируют: если к задаче нечего прикладывать, а вы её отправляете в "готово", то так явно и напишите, что она готова, иначе будет непонятно, почему задача поставлена и молча сдвинута в "готово". Её сделали? Или отменили, но не удалили, а оставили для истории, а в "готово" сдвинули, чтобы глаза не мозолила?

Все задачи должны дисциплинировано вестись всей командой. Без такого, что "вот Вася и Петя пусть пишут, а мне некогда, я так в чате сейчас объясню, или лучше голосовуху запишу". Если оказывается, что кто-то начинает халтурить и срезать углы, то в какой-то момент может оказаться, что таск-трекер не то что не помогает, а даже мешает. Вы в него смотрите, видите одну картину, а по факту она совсем другая, и никто особо не в курсе, насколько. Я советую прочитать и применить к данному абзацу теорию разбитых окон

Стендапы

Это не про комедию. Фьють ХА!

Если таск-трекер - это общая картина в целом, то ежедневные стендапы - это срез обстановки на текущий момент.

В рамках стендапа нужно обсудить 3 вещи:

1. Что я делал вчера?

2. Что я буду делать сегодня?

3. Какие у меня есть проблемы?

Проводить можно стендапы как синхронно устно, так и асинхронно письменно.

Синхронный созвон

Здесь очень важно назначить кого-то одного ответственного модератором, который будет пресекать отклонение от темы, обсуждения вчера просмотренных сериалов и обсуждения, где нужны только двое, а группа из 10 человек сидит их и слушает 20 минут.

Я иногда слышал истории, что стендапы, которые задумываются как инструмент на 10-15 минут, затягиваются на 1 час каждый день. В таких случаях и время тратится бесполезно, и команда приунывает от долгой бесполезной траты времени и переключения контекста.

Асинхронный письменный стендап

Я хочу поделиться тем, как мы в своей распределенной команде проводим стендапы.

Письменное общение у нас происходит в слаке. Поэтому для стендапов мы выделили отдельный канал. В него каждое утро все сотрудники пишут 2-3 пункта: над какими задачами работал вчера, над какими планирует работать сегодня и (опционально) есть ли какие-то проблемы, мешающие его работе.

Флудить в этом канале, обсуждать чьи-то задачи или проблемы запрещено. Этот канал строго для агрегации информации о состоянии дел. Остальные обсуждения должны вестись в соответствующих тематических каналах.

Такой формат позволяет устранить многие минусы:

• Формат позволяет куче людей не подстраиваться под конкретное время.

• Можно не надевать парадную футболку, вместо вашей уютной домашней:)

• Написать и прочитать - это очень быстро. Такой формат, вместо устных 15-30 минут, отнимет у вас минут 5.

• Словоблудие отсутствует, потому что на уровне регламента запрещены любые другие обсуждения и в них на письме скатиться значительно сложнее, чем в устной беседе зацепиться языками.

• Ничего не забывается и не теряется, можно открутить канал на любой день, перечитать и проследить за динамикой работ.

Отмечу, что уже получил несколько благодарностей от разных команд за идею использования письменных стендапов и то, что их не обязательно единомоментно внедрять вместо созвонов.

Как вариант, можно договориться с командой пробовать несколько письменных стендапов в неделю и несколько созвонов, а потом после месяца эксперимента сравнить результат и посмотреть, что лучше подойдет. Знаю даже такие места, где гибридная модель взята на постоянную основу: 4 письменных стендапа и один пятничный очный созвон.

Рабочий график и дисциплина

Закончим совсем очевидным, но так часто забываемым. Работодателю и работнику следует сразу обговорить рабочее время, часы, когда все должны быть на связи, что делать, если сотруднику надо отойти и т. д.

Частые проблемы с обеих сторон, которых следует избегать:

• Работнику нужно среди дня отойти и он никого не предупреждает. В результате, когда человек срочно понадобится, его нет и неизвестно, когда будет. А еще тлетворный бонус: из-за такого поведения одного человека работодатель начинает думать, что все так работают и надо срочно всех гнать в офис.

• Работодатель начинает сотруднику писать или звонить в нерабочее время со словами: "Ну ты же всё равно дома, рядом с компьютером, сделай быстренько". Не надо так.

• Руководство априори думает, что если работник не перед глазами, то он не работает, а мультики на диване смотрит. Вот чтобы такой мысли не было, пользуйтесь двумя выше названными мной инструментами и смотрите на то, чем реально изо дня в день занят человек. Какие задачи он делает,  как он их делает, какой результат. По большому счету какая разница, в какой момент дня и сколько работник будет смотреть мультики, если он все свои задачи делает и в срок сдает?

Проблема коммуникаций

Письменное общение

Тут можно оооочень много говорить и приводить разных примеров, как надо и как не надо.

Самое главное, что я могу вам посоветовать - прочитать две книги:

1. Л.Сарычева, М. Ильяхов "Новые правила деловой переписки".

2. О.Лукинова "Цифровой этикет" (у неё есть еще телеграм канал).

Там рассмотрены все типовые проблемы чатов, от которых мы все страдаем. Например:

• "Привет" и дальше доооолгая тишина.

• В чат на N десятков людей отдельными сообщениями "Привет" "как дела" "по задаче" "номер 13" "?". 

• "Доброго времени суток, коллеги, надо позавчера срочно сделать ASAP {{сумбурное описание}} заранее спасибо!"

Когда проблема цифрового этикета побеждена, остается еще проблема культуры письма.

Оформление своих мыслей в понятный и структурированный текст - дело сложное и требующее регулярной практики. Да, это тяжело, но без этого в распределенной команде еще тяжелее.

Потратив один раз 15-20 минут на написание большого, четкого, хорошо оформленного письма или задачи, можно сэкономить многие часы на лишние уточнения, или даже переделку, если вдруг вас поняли неправильно и сделали неправильно.

Устное общение (бесконечные созвоны)

В общих чертах алгоритм решения проблем бесконечных созвонов примерно такой:

1. Прикидываем, можем ли мы обойтись без созвона? Это перекликается с культурой письма, и сразу выдает ленивых ребят, которые не хотят и/или не умеют формулировать свои мысли письменно, потому могут общаться только созвонами. С такими надо проводить профилактическую работу. На долгосрочной основе в распределенной команде с такими работниками будет трудно.

2. Если без созвона не обойтись, то теперь подумаем, кто нам на самом деле там реально нужен. Не стоит звать на созвон кучу людей, просто потому что вы вспомнили их имена, и они врооооде бы работают на нужном проекте.

3. Когда назначаете созвон, заранее опишите тему собрания и, если есть какие-то обзорные материалы, то приложите их. В результате люди придут на "встречу" уже с пониманием о чем речь и готовностью к продуктивному диалогу. Иначе N человек будут сидеть и слушать, как вы пытаетесь объяснить, что вам нужно. Из них половина так быстро не поймет. Из этой половины половина даже со второго раза не поймет. Пока всем объясните, то уже и расходиться пора, а вы назначаете следующий созвон, которого могло бы и не быть.

4. Когда созвон закончен, фиксируем письменно все ключевые мысли и договоренности. Иначе кто-то что-то забудет, а кое-кто и вовсе будет отрицать, что он что-то обещал, потому что "вы, видимо, тогда не так поняли".

Банальная вежливость

Может быть, в офисе вы привыкли подбегать к человеку сразу, как вам пришла в голову мысль, но, пожалуйста, не надо на удаленке звонить без предупреждения. Кто знает, чем человек занят в это время? Просто уточните письменно заранее, может ли коллега говорить, пусть он точно будет на месте, подоткнет наушники, нальет водички, настроится на разговор.

Если вы на созвоне и говорит кто-то другой, а у вас на фоне сверлит сосед, а на него лает собака, а на неё кричит ребенок, то было бы неплохо замьютить микрофон. Это мешает.

Проблема организации условий труда

Рабочее место

Первое, с чем человек сталкивается на удаленке - отсутствие нормально оборудованного рабочего места.

Может не быть кресла и стола. Или есть стул, на котором час-два можно посидеть, а на третий час уже прихватывает радикулит. А вам на этом стуле теперь очень много времени надо будет проводить.

Может не быть нормального компьютера.

Может не быть хорошего, без регулярных обрывов, интернета. В этом случае кто-то проводит себе домой второй интернет, а я просто купил себе чуть подороже мобильный тариф и, в случае обрывов основного интернета, просто раздаю wi-fi с телефона.

Обо всем этом человеку частенько приходится заботиться самостоятельно. Однако бывает, что и компания помогает.

Компания может или отдать уже существующий компьютер сотруднику домой, или кое-где даже новые покупают ради такого дела. Знаю, что кто-то и столы с креслами помогает из офиса домой перевезти.

Дисциплина домочадцев

К сожалению, не всегда люди сразу понимают, что если ты работаешь из дома, то ты правда работаешь, и тебя нельзя отвлекать без особой нужды.

Взрослым людям объяснить это проще (я надеюсь), а вот с детьми тяжелее. Не буду никому говорить, как воспитывать детей, и понимаю, что все дети разные, и педагогическая методика у всех разная. Знаю только, что с этим что-то нужно решать, ибо бизнес вас нанимает, чтобы вы задачи делали, а разговор типа "я нормально перестал работать, потому что меня ребенок отвлекает", может устроить не каждого работодателя.

Знаю несколько случаев, когда удаленщики детей с детства приучают, что если папа/мама днем за компьютером, то  он/она занят(а) и отвлекать нельзя. И это у них работает. А если есть отдельная комната для работы, то это работает еще лучше.

Смена локации

Бывают ситуации, когда и жилплощадь, и уговоры, и педагогика явно делают работу из дома невозможной. В таком случае я знаю довольно распространенный вариант, когда человек выбирает какой-то коворкинг, или сам/с коллегами снимает квартиру, куда и ходит работать. Если же вам такой выход не нравится, а дома трудиться не получается, то, может, удаленка - это и не ваш формат?

Собственная дисциплина

Самодисциплина в удаленной работе крайне важна. Лично мне повезло, и я с первого дня легко принял, что не важно где - дома или в офисе, - я наемный работник, которому платят деньги, а взамен я делаю работу.

Но я прекрасно понимаю, что есть много людей, которым сложно заставить себя дома работать. Что тут поможет:

1. Всё из пункта про проблемы контроля. Менеджер должен держать руку на пульсе, смотря, кто как работает. И если обнаружил какие-то негативные тенденции, то нужно выяснять причины, решать проблему.

2. Какие-то формальные ритуалы, настраивающие на рабочий лад. Кому-то помогает в рабочее время одеваться в одежду для офиса. Кто-то ставит будильник, чтобы было явное понимание того, когда начинается и кончается рабочее время, когда перерыв на обед. Кто-то декорирует рабочее место так, чтобы напоминало офис, а не было просто куском домашнего пространства.

3. Если после ритуалов и контроля ваша домашняя продуктивность всё еще низка, и дома хочется не работу делать, а мультики смотреть, то подумайте хорошенько, может быть, распределенная команда вам не подходит.

Проблема здоровья

Здоровье физическое

Работая в офисе, мы хоть как-то, хоть немножко двигались: пока дойдешь до офиса, там походишь, с коллегами на обед сходишь, обратно домой придешь. При удаленной работе же объем двигательных активностей сокращается и гиподинамия подстерегает чуть ли не за каждым углом. Если вас затянуло в рутину, где 8 часов полежал поспал, потом 8 часов посидел поработал, и еще 8 часов посидел "отдохнул", то ничего хорошего от такого графика не ждите.

Врачи рекомендуют делать разминку каждый час. Это очень важно для позвоночника, суставов и здоровья в целом. Но мы ведь взрослые люди и  не слушаем врачей:) Даже если мы каждые 2-3 часа будем вставать из-за стола, делать разминку, немножко ходить, это уже будет намного лучше, чем в среднем двигаются удаленные сотрудники, особенно которые только начали знакомиться с этим форматом.

Также иногда требуется какая-то нагрузка повыше, чем "встать, встряхнуть руки и пойти за кофе". Не буду заниматься агитацией к занятиям спортом - это личный выбор каждого. А вот к занятиям физкультурой всё же призову. Если сами не знаете что делать, а в спортзал идти не хочется, сейчас есть куча платных и бесплатных приложений, которые вам расскажут, что делать, как делать, сколько делать, всё за вас запишут, когда заниматься напомнят. Мой фаворит уже много лет - бесплатное приложение Nike Training Club. Там есть куча всяких тренировок, и легких, и сложных, где не нужно ничего, кроме более-менее удобной одежды и коврика.

Еще не забывайте регулярно проветривать помещение. Про это много всего написано. Вот пример статьи на Хабре про то, чем опасно редко проветривать жилое помещение.

Режим дня и нужное количество сна в одно и то же время. На удаленке очень легко сбить режим дня. Всегда хочется поваляться в кроватке подольше утром. А лучше потом еще не сразу работать, а чем-то веселым заняться. Авось потом отработаю. И в итоге сидишь, за полночь делаешь какую-то работу, а завтра утром митинг назначили рано. Раз не выспался, два сбился, оно всё одно за другое цепляется и несет за собой печальные последствия и для физического самочувствия, и для умственной деятельности. 

На себе я заметил, что как только я стал ложиться и вставать в одно и то же время, спать примерно 8 часов, у меня и днем перестала возникать сонливость и желание вздремнуть после обеда, да и в целом работаться стало бодрее. Ну и, соответственно, когда я режим дня нарушаю, не высыпаюсь, я сразу вижу, как это негативно отражается на моей работоспособности.

Здоровье психическое

Первая серьезная ловушка, в которую попадают очень многие - это овертаймы. Когда дом и работа в одном месте, легко начать овертаймить, не замечая этого. А если остальные коллеги тоже таким страдают, да ещё и подогревают всё тем, что начинают писать в общий чат и выяснять несрочные рабочие вопросы в нерабочее время, то это еще сильнее усугубляется.

Я сам этим страдал первые полгода-год удаленки. Потом постепенно приучил себя, а после - и коллег, что у меня есть основные рабочие часы и вся работа происходит только в них. Если что-то срочное загорелось, то пишите/звоните, я подключусь, но если не срочное, то извините. Вы можете писать, но у меня режим "не беспокоить", я увижу, скорее всего, уже утром.

Вторая серьезная ловушка - это отсутствие социализации. Люди меньше видятся, меньше общаются вживую, меньше коммуницируют в принципе. Кого-то такой режим вполне устраивает, а кого-то очень деморализует. Тут нет универсального рецепта как это можно побороть. Кто-то периодически собирается в оффлайне. Кто-то собирает онлайн посиделки после работы, онлайн обеды, онлайн настолки и прочее. Где-то поощряется приходить на онлайн собрания со своими домашними питомцами. Ну вы поняли, все любят на кошечек и собачек посмотреть.

Где-то просто отводят отдельные чаты-флудильни для мемов и неформального общения.

Я понимаю, что есть такие люди, которым ну прям точно недостаточно полумер с чатами и онлайн посиделками. В таком случае надо задуматься, может быть, формат удаленки им не подходит, и надо подыскать такую работу, которая будет делать их счастливыми в офисе.

Молчуны и выгорающие молчуны. Бывает, что удаленно человек где-то там сидит, работает и не отсвечивает. А потом - бац, говорит вам, что он он выгорел, устал и вообще увольняется. Тут уже задача менеджера всегда держать руку на пульсе команды и вовремя замечать все тревожные сигналы, или тревожное отсутствие сигналов.

Итог

Удаленка - это вполне валидный формат работы. Соблюдая базовые правила контроля, коммуникаций, оборудования рабочего места и сохранения здоровья, можно в общем случае вполне неплохо и без серьезных проблем работать в распределенной команде. 

Да, если вас внезапно резко перевели из офиса на удаленку, а люди не готовы и процессы не готовы, то всё идет наперекосяк. Но если команда заранее выстраивала подходящие рабочие процессы (которые, кстати, вполне подходят и для офисной работы), то такой трансфер пройдет практически безболезненно. Чем раньше вы начнете этим заниматься, тем проще будет вам в дальнейшем.

Еще стоит помнить, что ничего абсолютно хорошего или абсолютно плохого нет, и надо индивидуально подходить в любым процессам. Для кого-то удаленка правда может не подходить. Но решать о том, подходит она или нет, надо на основе организации/реорганизации процессов, наблюдения, рефлексии, а не просто говоря "не пробовал, но критикую".

Учитесь понятно и этично писать, воспитывайте самодисциплину, стройте доверие друг к другу, старайтесь не пускать процессы и людей на самотек, берегите себя и коллег.