С такой проблемой сталкивается огромное количество работодателей, когда подбор персонала превращается в бесконечный изматывающий процесс, которому нет ни конца, ни края. Рассказываем, почему такое происходит и что делать дальше????⬇

Мечта каждого владельца компании - заполучить самостоятельную думающую единицу, готового бойца, который закрывает пласт задач, всегда замотивирован и ежемесячно выдает высокие результаты. На самом деле здесь и скрывается главная «ловушка», потому что человеческий фактор и онбординг никто не отменял.

????????Например, представьте себе ситуацию: первую неделю ваш новый сотрудник активно развивает/продвигает/продает какой-либо продукт, но к концу месяца его «запал» проходит. Знакомо?

Чаще всего это происходит не потому, что вы наняли не того человека, а потому что не провели качественную адаптацию и делегировали ответственность за результат на одного человека, полностью исключив свое вовлечение в работу. То, что новый сотрудник «слился», в данном случае - это абсолютно нормально. Скорее всего, он не почувствовал поддержку и вовлечение с вашей стороны, растерялся от огромного объема задач или, проще говоря, «выгорел» в первый месяц работы.

Подбор персонала - это всего лишь первый шаг при найме сотрудника. Важно не забывать о таких существеных этапах, как онбординг и адаптация, наставничество, обучение. 

В компании TOYOTA, кстати, главным девизом является фраза «Увидеть все своими глазами»???? Вы когда-нибудь задумывались о ее значении и какая ценность вложена в данный девиз? Увидеть все своими глазами - значит, познакомиться лично с проблемой, которая возникла у сотрудника, причем неважно - руководитель он или только стажер.

Из чего состоит онбординг?

Онбординг специалиста сводится не только к тому, чтобы выдать ноутбук и показать рабочее место, а также провести беглое знакомство с коллегами. 

Это важнейший этап, который нельзя пропускать, если вы не хотите, чтобы ваш новый член команды «слился» через пару недель из-за отсутствия понимания, как устроен рабочий процесс, мотивации и поддержки со стороны руководства. 

Можно руководствоваться понятием «выживает сильнейший», вопрос только в том - сколько времени и денег вы готовы потратить на то, чтобы найти такого уникума, который сможет работать «на максималках», быстро приспособится к новой рабочей среде и будет абсолютно всем доволен?

????????Грамотный онбординг состоит из следующих пунктов:

• Прописать основные обязанности специалиста.

• Подготовить список целей, которые нужно достичь в первый день, первую неделю и месяц (или к концу испытательного срока).

• Предоставить контакты коллег, руководстава и наставников, к кому можно обратиться за помощью.

• Предоставить необходимую информацию об используемом оборудовании, а также все ссылки на документы, явки и пароли.

‼Важно: не перегружать новичка в первую неделю. Пусть первая неделя пройдет «на лайте» - погружение в новую среду это и так довольно серьезный стресс для любого человека.

Запланируйте на первую неделю следующие мероприятия: изучить нужную документацию, завести аккаунт в корпоративном мессенджере, пройти обязательные тренинги, познакомиться со всеми членами команды.

????????Со второй-третьей недели можно погружать специалиста в проект: также пропишите план как самостоятельных действий, так и вместе с другими членами команды.

????????Важно: как минимум раз в неделю проводите встречу с вашим новичком как тет-а-тет, так и в компании с его непосредственным руководителем. Это необходимо, чтобы получить срез по следующим аспектам:

• Чему новичок уже научился?

• Что дается легко, а что сложно?

• Какие навыки нуждаются в прокачке?

• Что можно улучшить в процессе онбординга и какие проблемы возникают?

• Какой настрой у новичка?

Встречи должны быть регулярными, чтобы сотрудник не чувствовал, что его «выкинули за борт».

И, конечно, не забывайте про менторство. Обычно во многих компаниях пропускают этот шаг - «Если что, спросишь у тимлида». В результате - тимлид постоянно отвлекается от своей работы, а новички теряются. Предоставьте новому коллеге опытного наставника, которого он сможет «мучить» в любое время суток.

С чего начать?

Во-первых, во многих компаниях часто путают понятия «онбординг» и «адаптация». В чем разница?

Онбординг - это погружение в процесс. Как устроена работа, к кому обращаться за помощью, какие задачи в первые недели нужно закрыть. Это про то, как быстро включиться в работу без вреда для проекта и личного выгорания.

Адаптация - это про коммуникацию. Насколько новичок комфортно чувствует себя в коллективе, какие сложности у него возникают, какое впечатление он создает у команды - это также неотъемлемой процесс для слаженной работы в дальнейшем, но об этом мы поговорим позже.

Итак, с чего начинается грамотный онбординг?

С привественного письма и общей рассылки по корпоративным чатам. В письме поздравьте нового сотрудникам с тем, что он стал новым членом команды, опишите его цели и задачи на ближайшие месяц (или испытательный срок), передайте все необходимые контакты.

Следущий шаг - прикрепить к новичку наставника. Это ключевой момент в онбординге, благодаря которому включение в работу нового сотрудника будет проходить гладко и эффективно.

В качестве наставника нужно выбрать члена команды, который отлично значит все процессы изнутри, сможет дать обратную связь по работе и помочь новичку в случае возникновения рабочих проблем. 

????Его основные задачи:

• Помочь быстро погрузитсья в проект, научить использовать инструменты, необходимые для работы;

• Рассказать об иерархии в команде, а также нюансах работы;

• Давать обратную связь и подсказывать, как найти общий язык с коллегами.

Ну и, конечно, если у вас есть корпоративный мерч, то обязательно подарите его новичку в первый же день в качестве привественного подарка.

Общение с руководителем

В первые дни онбординга запланируйте встречу с тимлидом: это нужно не только для того, чтобы обозначить главные цели на ближайший месяц, но и чтобы помочь новому сотруднику адаптироваться быстро и безболезненно.

????????Если говорить о сфере IT, то новичок может показаться не самым открытым человеком, поэтому задачей тимлида, в том числе, является создание комфортной обстановки.

А именно: несмотря на неформальное общение в компании, лучше заранее понять, где находятся личные границы нового члена команды, и постараться их не нарушать.

Кстати, один из таких способов - подключить новичка к боту, который раз в неделю будет подыскивать ему рандомную пару для обеда или кофе☕

????????О чем еще важно поговорить с новичком на встрече с руководителем?

• Общий настрой, состояние, есть ли какие-то проблемы, не относящиеся к работе, но которые тимлид может помочь разрешить.

• Отношения с коллегами - как строится общение, есть ли какой-то негатив или напряжение внутри команды, нет ли проблем с взаимопониманием, как быстро коллеги отвечают на запрос о помощи.

• Загрузка - какие задачи нравится выполнять, а какие нет. Нужно ли увеличить нагрузка или, наоборот, уменьшить? 

• Увлекает ли текущий проект, сложно ли дается обучение новым навыкам? -Как новичок справляется, если не знает что делать - кого спрашивает и просит о помощи, находит ли он ответы на свои вопросы?

• Отношение к рабочему процессу в целом - как он относится к системе планирования, как построен рабочий процесс, к чьему мнению он прислушивается больше всего, хотелось бы что-либо изменить?

Встречи с руководителем в период онбординга должны быть регулярными и, желательно, длиться не больше часа, чтобы сотрудник не устал. В некоторых компаниях практикуют встречи не только те-а-тет, но и с другими членами команды.

‼Этот этап, пожалуй, один из самых важных - только личная встреча с руководителем позволяет понять, насколько новый сотрудник воодушевлен и чего от него можно ждать. Самое главное - не останаливайтесь на одном шаблоне проведения встреч. Пробуйте новые форматы, разбавляйте встречу отвлеченными вопросами («Какую книгу ты недавно прочитал?»).

Оценка результатов

Для качественного онбординга нужно зачекать, что человек усвоил, как выполнял рабочие задачи, к кому обращался, как проходил его рабочий процесс.⠀

????????Как правило, оценку проводит HR-менеджер, и после прохождения оценки новичок становится полноценным членом команды. Вопросы, которые нужно задать при оценке:

• Что было самым сложным в работе?

• Была ли нагрузка слишком большой или, наоборот, ее не хватало?

• Каково твое общее впечатлении от компании, руководства, команды, проектов?

• Можешь ли ты сказать, что хорошо знаешь своих коллег и членов своей команды?

• Чтобы ты хотел улучшить в процессе онбординга?⠀

Вместе с чеком оценки процесса работы можно скорректировать ошибочное представление о компании и работе у новичка - если он не совсем правильно понял некоторые процессы или зафиксировал некорректную инфомацию.⠀

????????Эти и другие вопросы (в зависимости от специфики работы) значительно помогают улучшить не только сам процесс онбординга, но и рабочих процессов в целом. Например, по результатам такого опросника может выясниться, что новичку крайне не хватало времени на погружение в новые стеки технологий - это отличный повод для того, чтобы подкорректировать план онбординга и добавить время на дополнительное обучение.

В итоге

Грамотный онбординг - залог успешного бизнеса, и чтобы он не был слишком сложным или скучным, обязательно руководствуйтесь нижеперечисленными правилами. 

????????Что больше всего раздражает новичков в первые недели работы:

• Огромное количество бумаг для заполнения и длительное согласование документов;

• Недоступность менеджеров, неправильно построенная коммуникация;

• Несвоевременное предоставления необходимых ресурсов: доступы к программам, техника, контакты коллег и тд.;

• Отсутствие качественной обратной связи.

Не забывайте о разных «фишечках» онбординга, чтобы облегчить жизни и работу вашему новому специалисту, а также продемонстрировать свою заинтересованность и вовлечение. Ниже предлагаем несколько полезных лайфхаков, которые помогут вам в организации качественного онбординга.

????Лендинг «Добро пожаловать»

В первый день новичок получает письмо с приглашением познакомиться с компанией и переходом на привественный лендинг, где есть все необходимое для начала работы:

• Ссылки на документы, контакты и все, что нужно для первого дня;

• Информация о том, как пройдет его первый день;

• Ответы на часто заадваемые вопросы;

• Какой формат общения принят внутри компании и команды;

• Примеры дресс-кода;

• Раписание тренингов и встреч, которые ему нужно посетить во время онбординга;

• К кому обращаться за помощью, контакты наставника.

????Справочник

Максимально полезный инструмент, который также оптимизирует рабочий процесс новичка. Что должно быть в таком справочнике:

• Информация о компании;

• Инструкции и регламенты;

• Внутренние правила (сколько времени отведено на обед, оформление отпуска и тд).

????Ежедневник

Вручается в первый день при встрече с HR-менеджером (в бумажном или электронном виде). Это может быть просто аккаунт на платфоме, где есть исчерпывающая информация по следующим пунктам:

• Инструкция действий до первого welcome-тренинга;

• Чек-лист по прохождению тренингов и мероприятий онбординга;

• Памятка по всему периоду онбординга;

• Тесты для самопроверки и анкеты обратной связи, которые формируют полезную статистику;

• Блок по выполнению задач в адаптационный период.

????Онлайн-курс с элементами геймификации

После прохождения такого курса новичок получает награды в виде баллов, которые на усмотрение работодателя можно обменять на какие-либо приятные бонусы. Какие задания могут быть на курсе:

• Написать краткий расскза о себе, представиться коллегам;

• Попросить одного из сотрудников провести экскурсию по офису и рассказать обо всех подразделениях;

• Подписаться на страницы в соц.сетях компании;

• Предложить свой вариант по тимбилдинг-мероприятию.

А еще очень классный инструмент - написание письма своему наставнику в конце первой недели. Предложите новичку описать свои мысли и впечатления от работы и поблагодарить своего ментора, вспомнить самые яркие и интересные моменты.

Удачи!