Мы агентство аутсорс разработки, работающее с клиентами за пределами России с 2015 года. В этой статье расскажем зачем нам тайм-трекер, как мы его выбирали и в итоге решили делать свой.

Проекты бывают как сдельные, так и с оплатой по времени, и если в первом случае сотрудники могут не включать трекер, то во втором, отслеживание времени становится необходимостью, о чем и поговорим подробнее.

Зачем мы используем тайм-трекер

Отношение разработчиков к тайм-трекерам не однозначное и вызывает разнообразные ассоциации. Спроси разработчика, как он относится к отслеживанию времени, и слова «рабство, галера и т.п» будут далеко не на последнем месте, что прокрутятся в голове перед ответом.

Мы начали использовать трекер по инициативе заказчика. Опытные разработчики говорят, что если нет доверия между клиентом и исполнителем, то тут уже никакие отчеты-презентации не помогут, а что говорить о трекере-времени. И главное показать результат, тогда и не будут к команде лезть с трекингом времени и отчетами за каждые 15 минут работы.

Всё так, но заказы зарубежные клиенты размещают через сервис Upwork. А там свой трекер времени, по которому ты обязан отслеживать работу над проектом, если оплата привязана ко времени.

Upwork не платит денег за время бездействия. Например, если открыто было одно окно и не было переключений или нажатий клавиш, а ты только мышкой шевелил в течение пяти минут из часа, то тебе не заплатят за весь час. Upwork вычисляет не только частоту движения мыши, но и какие окна переключаются, сколько времени в каждом окне было затрачено, какие клавиши нажаты и т.д. Эта информация видна клиенту.

У работы по трекеру есть минусы, но она и не лишена преимуществ. Так мы использовали трекер, чтобы понимать трудозатраты каждого работника и улучшать процессы разработки. А в итоге так к нему привыкли, что когда в феврале 2022 года Upwork перестал работать с фрилансерами из России, стали искать другое решение.

Как мы выбирали себе трекер

Upwork ушел, а зарубежные клиенты остались. Мы начали подбирать сервисы для прямого взаимодействия с ними: трекер времени, выставление счетов и учет оплат. С точки зрения отслеживания рабочего времени, нашедшиеся решения мы условно разделили на дружелюбные и недружелюбные. Начнем с последних.

Недружелюбные - по своей сути похожи на Upwork. Фотографируют экран и предоставляют отчет по часам. По скриншотам можно посмотреть что человек делал в разные промежутки времени. Ярким примером такого сервиса является HubStaff.

Понаслышке, подобные решения используют некоторые агентства при найме на эпизодические проекты новых сотрудников, к которым еще не возникло доверие, на первых парах работы. Либо так складывается, что компании с давних времен продолжают использовать трекеры типа Hubstaff.

Также рассматривали Toggle, но в нем отсутствовал некоторый функционал, который нас интересовал, да и решение показалось дорогим, если переводить на него агентство полностью. Хотя Toggle не делает скриншоты, сервис может фиксировать активность (можно отключить).

Внутри агентства мы считаем, что если в команде доверия нет, то следует не работать на таких условиях. Иногда при написании кода нужно время, чтобы подумать. А осознание того, что сейчас будет сделан скриншот, а ты сидишь с пустым экраном, может мешать, а то и вредить рабочему процессу. Поэтому вариант с недружелюбными трекерами не устраивал.

К дружелюбным тайм-трекерам мы отнесли те, которые базово отслеживают время и интегрируются с task и project management приложениями, чтобы вся команда могла удобно использовать трекер.

К таким относятся, например, Harvest, Toggle (без отслеживания активности) и Bonsai. Тайм-трекеров много, но под наши задачи подходит всего несколько. Мы выбрали Bonsai, так как можно было еще оформлять коммерческое предложение, договор и рассчитывать оплату сотрудникам. Не смотря на то, что Bonsai многофункционален, он имеет ряд фундаментальных недостатков. Например, нельзя выставлять счета от различных компаний или устанавливать разные почасовые ставки для участников проекта — из-за этого, перед тем, как выставить счет, нам приходилось вручную редактировать десятки записей учета времени.

Какой трекер мы теперь используем

Намучившись с Bonsai, мы решили сделать сервис для таких же небольших фриланс команд, как наша.

Так появился Edens — сервис для учета времени и выставления счетов для фрилансеров. Вот как мы используем его в работе.

Трекинг времени. Понятный интерфейс с управлением через веб приложение и телеграм бот. Легко найти и включить, а также добавить в проект время вручную по факту и записать над чем работали. В скором времени выпустим интеграцию с удобным сервисом Linear, где мы отслеживаем задачи.

Выставление счетов клиентам. Как по отслеженному времени с разбивкой по проектам, так и по добавленному вручную. Если оплата сдельная, к счету добавляется услуга вместо времени. Опционально прикрепляется timesheet, либо выгружается отдельно - такая функция полезна тем, у кого с работодателем заключен договор и оплата происходит по предоставленному в конце месяца табелю. Шаблоны счетов настраиваются, что позволяет сформировать клиенту счет в разных валютах с реквизитами одного или разных юр. лиц любой страны.

Базовый интерфейс для организации команды, проектов и клиентов. Предусматривает разделение рабочих пространств для работы с несколькими командами над разными проектами. В зависимости от проекта, сотрудникам назначаются разные ставки (возможно даже в разных валютах), например, нулевая, если его время не тарифицируется. Сотрудники, добавляемые в проект, не видят ставки друг друга, и просто трекают время. Клиентам, которые хотят видеть сколько и на какой их проект вы тратите время, в один клик на почту направляется приглашение в клиентский кабинет Edens.

Edens получился гибким и сценариев его использования масса. Вот примеры:

Пример 1. Вы московская студия вебдизайна из пяти человек и ведете проекты с клиентом из Екатеринбурга. В этом месяце веб-дизайнер Настя разработала клиенту дизайн нового сайта, в то время, как программист Олег разрабатывал новый функционал и периодически подключался к другому проекту того же клиента, и занес в сервис 5 часов, когда закончил работу. Когда настает дата расчета с клиентом, вы добавите в счет услугу “Разработка дизайна сайта” и 5 часов времени по услуге “Поддержка сайта” и направите клиенту шаблон счета с реквизитами своего банковского счета.

Пример 2. Вы агентство аутсорс разработки из 10 человек. Работаете из Грузии с клиентом из США. Он просит отслеживать время и периодически высылать отчет. Чтобы сэкономить время на выгрузке отчетов, вы приглашаете его в личный кабинет Edens. Так как команда работает по трекеру, то клиент видит время, добавленное в инвоисы, и может посмотреть детализацию timesheet по проекту. В конце месяца вы формируете счет с реквизитами вашего грузинского банка, после чего клиент получает уведомление о счете на почту и видит Invoice в клиентском кабинете.

Пример 3. Вы фрилансер из РФ, предоставляющий услуги SMM. Работаете с работодателем РФ по договору ГПХ. Ваши услуги как со сдельной оплатой, так и почасовой. В конце месяца вместо счета вы формируете табель и отправляете работодателю, а он на его основании рассчитывает выплату и переводит деньги на банковский счет.

С Edens фрилансеры и небольшие команды могут гибко и удобно вести учет времени и формировать счета. Работая с Edens, команда испытывает меньше стресса, приносит больше результатов и оставляет клиентов довольными, а те приводят других клиентов.

Приглашаем вас попробовать Edens в действии!

Мы хотим сделать Edens лучше и ищем для глубинного интервью владельцев небольших агентств аутсорс разработки, таких же, как наше. Если вы пользовались одним из сервисов: Bonsai, HubStaff, Zoho, Toggle или другими сервисами для учета времени и выставления счетов, пожалуйста, напишите в телеграм. Отблагодарим расширенным доступом к сервису. В том числе за контакты владельцев агентств и рекомендацию нас к общению ????