Согласно исследованию, проведённому платформой для корпоративного обучения Lerna.ru, почти 80% работодателей уделяют внимание обучению сотрудников. 69% из них делают упор на soft skills: универсальные умения вроде навыков коммуникации и критического мышления.
Когда мы в МойОфис решили помогать сотрудникам прокачивать гибкие навыки, то много размышляли над подходящим форматом. Требовалось охватить большую аудиторию, вовлечь её в процесс, при этом, желательно, обойтись умеренными ресурсами. Так мы пришли к идее проведения учебных марафонов.
По сравнению, к примеру, с электронными курсами, у этого формата есть важные преимущества: совместное общение коллег, их взаимодействие, закрепление навыков на вебинарах, — что сотрудники обычно и отмечают как самое ценное. По сути, марафон построен по системе перевёрнутого класса, когда теорию и базовую практику участники получают асинхронно индивидуально, а затем 1-2 раза за марафон собираются онлайн, отрабатывают навыки и обмениваются опытом.
Под катом рассказываем, как мы пришли к формату марафонов, как его развивали, каких успехов добились по итогам проведения таких мероприятий — и что планируем делать дальше.
Привет, Хабр! Меня зовут Анна Морозова, я специалист отдела обучения и развития в МойОфис. Сейчас в нашей команде более 1100 человек. Они работают по всей стране, поэтому выбирая формат обучения, мы ориентируемся в том числе на удобство для всех сотрудников, включая тех, кто работает удалённо. Выстраивая культуру непрерывного обучения в компании, за прошедшие полтора года мы перепробовали различные варианты для прокачки популярных тем по soft skills: подборки для саморазвития, вебинары от экспертов и учебные марафоны — и остановились на последнем инструменте как наиболее эффективном. Сегодня расскажу, как мы пришли к этому решению, и поделюсь нашим опытом организации обучения силами 2-3 специалистов HR-департамента.
С чего мы начинали
Два года назад централизованного отдела обучения у нас не было — все, кто хотел повысить свой уровень навыков или получить новые компетенции, могли самостоятельно подать заявку на обучение у внешнего провайдера за счёт компании. Но так как интерес наших сотрудников к профессиональному развитию достаточно высокий, перед нами стояла задача организации собственной системы корпоративного обучения. На тот момент у нас не было LMS, с помощью которой можно было бы организовать учебный процесс, не было штата тренеров и единой матрицы компетенций для понимания, какие скиллы нужно прокачивать в первую очередь. Зато было большое желание выстроить цельную систему обучения, комфортную и понятную для всех сотрудников. И всего два человека, которым предстояло эту задачу решить: руководитель отдела и специалист по обучению.
Для начала мы решили узнать о потребностях самих сотрудников. Пообщавшись с коллегами, выяснили, какие навыки им самим хотелось бы развивать, какие темы были бы интересны, какие форматы нравятся, в каких из них они готовы поучаствовать. Идею появления отдела обучения все восприняли с энтузиазмом и рассказали о своих ожиданиях и пожеланиях на этот счёт.
Отдельно мы поговорили с топ-менеджерами, тимлидами и руководителями направлений, чтобы узнать их видение и приоритетные компетенции, которые, по их мнению, нужно формировать членам команды в первую очередь.
Параллельно провели анализ рынка и составили список компетенций, которые сегодня наиболее востребованы и важны для специалистов ИT-компаний.
В итоге получился достаточно большой перечень тем на ближайшие год-два. Для удобства мы разделили их по направлениям и решили преподнести в разных форматах.
Форматы, которые нам не подошли
Подборки. Мы собрали весь полезный материал по отдельным темам и составили подборки тематических статей, электронных книг, видео, подкастов и бесплатных курсов для самостоятельного изучения. Весь контент разместили на внутреннем корпоративном портале и раз в месяц делали общую рассылку. Однако позже выяснилось, что почти никто эти подборки не открывал, отложив на потом. Ребята отмечали, что контент действительно полезный, и обязательно нужно будет просмотреть позже, когда будет время. Проблема в том, что это «позже» так и не наступало, а количество отложенного на потом с каждым месяцем только увеличивалось.
Вебинары. Раз в месяц мы проводили открытые вебинары с приглашёнными экспертами, принять участие в которых могли все желающие сотрудники. Несмотря на то, что темы были интересные, материал структурированный, а спикеры — профи, от этого формата в итоге тоже пришлось отказаться. В основном из-за того, что он не предусматривает отработку полученных знаний на практике, и после просмотра они так и остаются на уровне теории. Кроме того, нам было важно, чтобы материал был адаптирован именно к нашим бизнес-реалиям, чего сторонние эксперты, естественно, нам дать не могли.
Как мы нашли идеальный формат для развития soft skills — учебный марафон
Пытаясь решить вопросы, с которыми мы столкнулись при использовании подборок и вебинаров, мы пришли к выводу, что больше всего нам подходит механика марафонов. Первый марафон прошёл в августе 2022 года по наиболее актуальной для всех на тот момент теме — эффективному проведению встреч. Многие опрошенные нами сотрудники отмечали, что на встречи и совещания уходит много времени, но на половине из них можно было бы не присутствовать, да и договорённости, достигнутые на встречах, не всегда фиксируются и выполняются. То есть времени уходит много, а эффективность небольшая. Мы решили менять эту ситуацию с помощью марафона.
В качестве площадки для проведения первого марафона мы выбрали наш корпоративный мессенджер Squadus, где в течение пяти дней по утрам публиковали краткие теоретические статьи и небольшие практические задания на закрепление материала. К примеру, в марафоне по проведению встреч в качестве одного из ДЗ нужно было написать приглашение по необходимым требованиям: с названием, повесткой встречи, обоснованием выбора участников и т.п. Пример ещё одного задания — подготовить «минутки» по итогам встречи, отобразив договоренности, сроки, ответственных, способ отслеживания прогресса. На выполнение каждого домашнего задания были даны сутки, прислать его на проверку на почту отдела обучения нужно было утром следующего дня. Все, кто добросовестно выполнял ДЗ, получили ценную обратную связь по выполненным заданиям. По итогам марафона мы подготовили для всех участников чек-листы и полезные материалы по пройденным темам уже в более развернутом формате. Всего в первом марафоне приняли участие 59 сотрудников, 16 из которых попали в топ-участников и получили подарки.
Выбрав марафон в качестве формата обучения, мы решили сразу несколько проблем:
Наладили обратную связь с участниками и дали им возможность отработать полученные знания на практике.
Адаптировали обучающий материал с учетом специфики нашей компании. Участники также оценили ритм обучения и возможность каждый день в одно и то же время получать информацию дозированно. Так было намного легче выделить время на её изучение.
Но у нашего первого марафона как формата обучения были и минусы: время на выполнение домашнего задания нашли не все, поэтому многие были просто пассивными наблюдателями. В итоге активно принимали участие в марафоне только 35 человек.
Ещё в первом марафоне нам не хватило вовлеченности участников. Запуская его, мы рассчитывали на более активную коммуникацию между коллегами — обсуждение домашних заданий и обмен опытом. Но дискуссия сама собой не завязалась, хотя тема была актуальная и интересная многим.
Анализируя невысокую вовлечённость, мы также пришли к выводу, что ошиблись с выбором призов. Участникам, выполнившим все задания, мы подарили сертификат издательства «МИФ», где можно было бы выбрать книги на своё усмотрение. Коллеги отмечали, что приз за обучение, связанный с обучением, не особо мотивирует. Ребята рассчитывали, что за активную учёбу они заслужили отдых.
Марафон 2.0
Проанализировав результаты первого марафона, во второй мы внесли следующие коррективы:
Пересмотрели политику вознаграждения участников. Чтобы повысить вовлечённость, мы разработали рейтинговую систему, которая предусматривала начисление баллов не только за выполнение домашних заданий, но и за участие в дискуссиях и обсуждениях, комментарии в чате и посещение онлайн-мероприятия. Участники, которые возглавили топ-15, получили конструктор LEGO. Ребята сами выбирали приз из нескольких вариантов, поэтому желание его получить было в разы выше, чем в первом марафоне.
Провели круглые столы для закрепления теории. В последний день марафона мы устроили онлайн-встречи в мини-группах под руководством тренера. Участников распределили таким образом, чтобы в каждой группе были сотрудники из разных подразделений. Это позволило им ближе познакомиться и сделало обмен опытом более эффективным. Коллегам предложили рассказать о реальной проблеме по теме марафона, с которой они сталкивались, и придумать варианты решения, опираясь на пройденный материал. Таким образом, у участников была возможность не только применить полученные знания на практике, но и получить готовое решение проблемы.
Оптимизировали выполнение домашних заданий. Чтобы сэкономить время участников, мы заранее подготовили шаблоны для ДЗ и создали отдельные облачные файлы для каждого сотрудника. Кроме того, мы добавили возможность досдать домашнее задание уже после дедлайна — правда, снимали за это баллы. Но участники, которые проявляли активность в обсуждениях и на круглом столе, легко могли их компенсировать и даже выйти в топ.
Добавили элементы геймификации. Обучающий контент, который мы публиковали в канале, разбавляли мотивационными видео и смешными мемами, устраивали голосования и собирали лайки. Это позволило сделать процесс обучения более интересным и живым.
Все эти изменения позволили увеличить число участников, вовлечь их в дискуссию и наладить механизм обмена опытом, а благодаря возможности досдать домашнее задание после дедлайна больше ребят смогли дойти до конца марафона.
С февраля 2023 года мы провели несколько марафонов, в рамках которых:
учились проводить рабочие встречи и совещания максимально продуктивно;
уделили немало внимания коммуникациям в команде — решали конфликты и аргументировали свои мнения;
познавали азы тайм-менеджмента и эффективнее распоряжались своим временем;
Со временем вовлеченность выросла — с 34% в первом марафоне августа 2022 года до 88% в марафоне февраля 2024 года. Средняя оценка марафонов по мнению участников — 4,6 из 5.
Отзывы непосредственных участников можно почитать в соответствующих статьях, ссылки на них — чуть выше.
Дальнейшие планы
Останавливаться на достигнутом точно не собираемся, уже намечена программа следующих марафонов по развитию soft skills. Например, в апреле 2024 года планируем провести марафон по обратной связи. Также от сотрудников поступают запросы на организацию марафонов по развитию hard skills.
Сейчас наша главная цель — повысить вовлечённость сотрудников в марафоны, поэтому будем работать в этом направлении, в том числе путём совершенствования системы мотивации и качества контента. В планах перевести часть теоретической информации, которую мы даём в рамках марафона, в видео- и аудиоформат, а также создать систему вознаграждений участников, которая бы мотивировала не только дойти до конца, но и принимать участие во всех наших марафонах. Например, в этом году мы выпустили тематические наклейки, чтобы участники могли собрать коллекцию. Словом, идей много, работаем над их реализацией.
Подведём итог
Если вы только начинаете выстраивать систему обучения сотрудников и не располагаете собственной LMS-системой и штатом тренеров, то марафон — это то, что вам нужно. Благодаря сравнительно несложному формату в плане организации, провести его можно силами всего лишь 2-3 человек из HR-отдела, как это было в нашем случае. А наличие интерактивных элементов, рейтинговой системы и возможности отработать полученные навыки на практике делают марафон привлекательным для самих участников. Этот формат больше подходит для развития soft skills, однако при желании его можно использовать и для организации обучения профессиональным навыкам. В целом, марафон — это своеобразный трамплин, освоив его механику и получив положительный отклик от команды, можно приступать к работе над более сложными и затратными по времени форматами обучения.