По некоторым данным, обмен знаниями сокращает количество повторяющихся ошибок в организации, помогает сотрудникам принимать более обоснованные решения и повышает KPI на 20-30%. Обмениваясь знаниями, коллеги могут учиться друг у друга и находить новые, более эффективные способы выполнения задач. А сохраняющая ценные знания компания создает основу для постоянного развития и инноваций, даже если ключевые работники уходят.
Что же может сделать ваша компания, чтобы внедрить и развить культуру обмена знаниями среди сотрудников? Под катом читайте перевод текста с рекомендациями из 9 шагов, дополненный опытом Анны Морозовой, специалиста по обучению и развитию в МойОфис.
Формирование культуры обмена знаниями в вашей организации необходимо для того, чтобы привить каждому работнику соответствующий менталитет. Компаниям нужно сделать все возможное, чтобы сотрудники могли беспрепятственно делиться информацией и приобретенным опытом. Это особенно важно для удаленных и гибридных рабочих мест, где не всегда есть возможность объяснить что-то лично и есть большая надежда на технологии.
Есть определенные шаги и практики, которые могут помочь работодателям оптимизировать обмен знаниями внутри компании и сделать этот процесс более эффективным. В статье ниже пойдет речь о 9 основных шагах по внедрению, поддержанию и развитию успешной культуры обмена знаниями в любой организации.
Шаг 1. Расскажите о преимуществах культуры обмена знаниями
Один из лучших способов мотивировать сотрудников делиться знаниями — объяснить им преимущества этого подхода. Обмен знаниями в организациях имеет множество положительных сторон, и вот лишь некоторые из них:
- Меньше времени уходит на поиск информации
Когда процессы обмена знаниями не налажены должным образом, сотрудники тратят гораздо больше времени на поиск нужной им информации. Согласно отчету McKinsey, работники ищут и собирают данные в среднем 1,8 часа в день — то есть примерно 9,3 часа в неделю. Выходит, такой поиск — один из самых больших «убийц» производительности в организациях.
- Меньше дублирующей работы
Когда знания и информация недоступны, сотрудники разных отделов могут работать над одними и теми же задачами, не зная об этом. Одно из исследований показало, что 83% работников переделывают документы на свой лад, если не могут найти их утвержденные шаблоны в интранете компании.
- Карьерный рост и развитие
Работники, обладающие знаниями, часто считаются наиболее достоверным источником информации. Сотрудники, получившие такую репутацию, с бОльшей вероятностью получат признание за свою работу и соответствующее продвижение по службе.
- Улучшение межфункционального взаимодействия
Формирование культуры обмена знаниями может помочь компаниям преодолеть разобщенность и улучшить общее взаимодействие в коллективе. Согласно исследованиям, в настоящее время сотрудники тратят примерно на 50% больше времени на совместную работу, поэтому крайне важно, чтобы команды регулярно делились знаниями, опытом, выводами и другими сведениями, имеющими отношение к их деятельности.
- Сокращение разрыва в знаниях и навыках
Компании, которые развивают культуру обмена знаниями, гораздо успешнее ликвидируют возникающие пробелы в знаниях. Большие разрывы в навыках — растущая проблема для многих организаций, и обмен знаниями может стать наиболее эффективным способом ее устранения.
Не можем обойти здесь и тему наставничества как эффективного инструмента для передачи знаний, развития сотрудников и укрепления внутренних связей в организации. Не так давно мы рассказывали, как устроено наставничество в МойОфис — возможно, вы найдете полезными рекомендации по внедрению подобной программы в вашей компании.
А еще мы в МойОфис уверены, что профильных специалистов можно и нужно выращивать внутри компании, поэтому два года назад запустили программу стажировки «МойОфис Старт». Такое обучение — это не только получение реального опыта работы в ИТ-компании и возможность учиться у профессионалов, но и денежное вознаграждение после каждого этапа и трудоустройство для успешных стажёров. Ретроспектива проекта показала, что более 80% нанятых инженеров продолжают работать в компании — считаем это отличным показателем.
Анна Морозова, специалист по обучению и развитию МойОфис
Шаг 2. Регулярно делитесь новейшим опытом обмена знаниями
Если вы только начинаете формировать культуру обмена знаниями в своей компании, подумайте о том, как сделать этот процесс более структурированным и простым для сотрудников. Вы можете установить правила создания различных каналов и обсуждения определенных тем или проектов. Чтобы сделать знания более доступными для всех, вы можете определить предпочтительные средства коммуникации.
Например, решения для обмена мгновенными сообщениями, которые сотрудники чаще всего используют для синхронного общения, не могут быть местом для хранения знаний и информации. Часто «срок жизни» таких сообщений невелик, и к ним нелегко получить доступ в любой момент.
Чтобы хранить знания более эффективно и сделать их легкодоступными, необходимо создать централизованное пространство для обмена знаниями — некий «единый источник» для каждого сотрудника.
Чтобы культура обмена знаниями «прижилась», она должна быть тесно связана с ценностями компании. В 2022 году мы провели большую работу по выявлению ценностей МойОфис — и с уверенностью можем сказать, что открытость, профессионализм, команда и ответственность помогает нам строить внутри сильное сообщество людей, готовых поддерживать друг друга.
Анна Морозова, специалист по обучению и развитию МойОфис
Шаг 3. Создайте централизованное пространство обмена знаниями
Сегодня многие удаленные сотрудники общаются асинхронно, поэтому информация, документы и данные могут храниться в разных местах. К ним относятся платформы мгновенного обмена сообщениями, решения для управления документами, инструменты управления проектами, программное обеспечение для социальных интрасетей и др. Такое разнообразие часто приводит к переключению приложений и снижению производительности. Исследование Anatomy of Work Index, проведенное Asana в 2021 году, показало, что при переключении приложений 27% сообщений и действий пропускаются. То же исследование показало, что работники интеллектуального труда переключаются между 10 приложениями 25 раз в день.
Как следствие, знания, которые сотрудники потенциально могли бы усвоить, теряются. Чтобы избежать этого и создать культуру обмена знаниями, организациям важно интегрировать различные платформы в единый источник знаний.
У сотрудников должно быть единое информационное пространство — во время адаптации и не только. Это сокращает нагрузку на HR, освобождает от однотипных вопросов и позволяет коммуницировать на всю компанию. В МойОфис таким пространством выступает корпоративный портал. Уже в приветственных письмах мы кратко рассказываем, что это, и даём ссылку, где новичок может подробнее узнать об устройстве компании.
На портале есть не только раздел с ответами и вопросами, но и информационно-организационные материалы: структура, история, ценности компании; список сотрудников с фотографиями и должностями — помогает быстрее влиться в коллектив; страницы команд с описанием, чем кто занимается; важные документы и шаблоны заявок; новости, объявления, голосования по инициативам сотрудников, схема рассадки сотрудников в разных городах — последняя, например, помогает найти нужного коллегу не только в своём офисе, но и в командировке.
В том числе через портал мы показываем, как у нас принято общаться.
Анна Морозова, специалист по обучению и развитию МойОфис
Шаг 4. Улучшайте внутренние коммуникации в целом
Одно из исследований показало, что 60% сотрудников относятся к внутренним коммуникациям в своей компании без особого энтузиазма. 44% утверждают, что внутриком в их компании находится в состоянии стагнации, и за последние годы ничего не меняется.
Некачественная коммуникация на рабочем месте — одна из главных причин, почему культура обмена знаниями не приживается. А последствия отсутствия обмена знаниями могут быть значительными. Согласно исследованиям, только 25% руководителей высшего звена утверждают, что люди в их организации эффективно обмениваются знаниями. Остальные 75% несут финансовые потери: компании из списка Fortune 500 теряют примерно 31,5 млрд долларов в год из-за отсутствия эффективных стратегий, стимулирующих обмен знаниями между командами.
Компании с налаженными внутренними коммуникациями обеспечивают гораздо более эффективное целевое взаимодействие с каждым сотрудником, что гарантирует, что ценные знания дойдут до тех, для кого они важны. С другой стороны, отделы внутренних коммуникаций, не имеющие возможности сегментировать аудиторию и рассылать релевантную информацию тем, кому она нужна, создают слишком много шума и информационной перегрузки. Как следствие, сотрудники оказываются перегруженными, а не наделенными новыми знаниями.
Шаг 5. Практикуйте мультиканальные коммуникации
Мультиканальная коммуникация — это термин, используемый для описания стратегии коммуникации на рабочем месте, когда для передачи важных новостей и обновлений компании используется несколько каналов. Такой подход крайне важен для повышения культуры обмена знаниями и позволяет людям быть в курсе событий.
К сожалению, самая большая проблема, с которой сегодня сталкиваются HR-специалисты, — это невозможность всегда донести нужное сообщение до нужной аудитории в нужное время. Некоторые отделы в качестве основного средства коммуникации на рабочем месте используют электронную почту, некоторые — корпоративные мессенджеры. Как же тут гарантировать, что информация будет доставлена по «правильным» каналам и вовремя?
Мультиканальные коммуникации позволяют использовать внутренние каналы стратегически — не перегружать сотрудников, но при этом держать их в курсе актуальной информации. По сути, такая коммуникация значительно повышает вероятность лучшего охвата и вовлеченности сотрудников.
Шаг 6. Побуждайте сотрудников участвовать
Обмен знаниями должен быть одной из основных ценностей каждой организации. На то, чтобы стать экспертом в какой-либо области, уходят годы, поэтому для бизнеса создание такой культуры бесценно. Постоянная мотивация сотрудников к внедрению менталитета и моделей поведения, связанных с обменом знаниями, имеет решающее значение.
Чтобы придать дополнительную мотивацию своим сотрудникам, вы можете рассмотреть возможность запуска голосования или специальной программы признания их заслуг, которая будет отмечать и укреплять поведение, связанное с обменом знаниями — и, следовательно, побуждать других делать то же самое. Добавив немного геймификации, вы сможете сделать свои инициативы более успешными и эффективными.
Прекрасным примером того, как в отдельно взятом департаменте может быть выстроен обмен знаниями, довольно подробно делился мой коллега. В дизайн-департаменте МойОфис поддерживают развитие сотрудников при помощи Fun With Research — серии регулярных встреч по обучению и обмену опытом.
А про опыт централизованного обучения сотрудников наиболее востребованным софт скиллам я рассказывала в своей статье про марафоны. Сейчас в нашей команде более 1100 человек. Они работают по всей стране, поэтому выбирая формат обучения, мы ориентируемся в том числе на удобство для всех сотрудников, включая тех, кто работает удаленно. Если вы только начинаете выстраивать внутреннюю систему обучения и не располагаете собственной LMS и штатом тренеров, то скорее всего марафон — это то, что вам нужно. Благодаря несложному формату, провести его можно силами 2-3 человек из HR-отдела. А наличие интерактивных элементов, рейтинговой системы и возможности отработать полученные навыки на практике делают марафон привлекательным для самих участников.
Анна Морозова, специалист по обучению и развитию МойОфис
Шаг 7. Попросите сотрудников дать обратную связь
Еще один способ улучшить обмен знаниями в вашей компании — спросить сотрудников. Вы можете организовать простой опрос, чтобы узнать, что работники думают о текущем состоянии обмена знаниями. Наверняка некоторые коллеги предложит вам рекомендации и озвучат идеи по его улучшению.
Вот несколько простых вопросов, которые помогут вам начать. Предложите сотрудникам оценить по шкале следующие утверждения:
Я могу легко найти информацию, необходимую мне для работы.
Я чувствую, что постоянно получаю новые знания на работе.
Я могу легко делиться знаниями со своими коллегами.
В моей организации хорошо поставлена работа по обеспечению обмена знаниями в организации.
Периодически мы проводим опросы сотрудников об эффективности наших внутренних коммуникаций. Так, в МойОфис, например, преобладают визуалы — те, кто предпочитает получать информацию преимущественно посредством зрения, а информацию — через текст. Обязательно учитываем этот факт в выборе формата. Большинство сотрудников предпочитают в качестве самых удобных и полезных каналов коммуникаций корпоративные рассылки, тематические каналы в Squadus и встречи AllHands. Коллеги из года в год высоко оценивают степень своей информированности о событиях и изменениях в компании, удовлетворены стилистикой коммуникаций и удобством корпоративного портала.
Анна Морозова, специалист по обучению и развитию МойОфис
Шаг 8. Не оставляйте без внимания никого из своих сотрудников
Когда речь заходит об организационной коммуникации и обмене знаниями, сотрудники «на передовой» часто остаются в тени. Главная причина этого — ограничения в технологиях, которыми эти сотрудники пользуются ежедневно. По данным Statista, прогнозируется, что количество разъездных сотрудников в США увеличится с 78,5 млн в 2020 году до 93,5 млн к 2024 году. Другое исследование показало, что более 83% работников, взаимодействующих с клиентами на передовой, даже не имеют корпоративного адреса электронной почты, а у 45% сотрудников нет на рабочем месте доступа к интранету.
Как следствие, у рядовых сотрудников нет возможности легко получать знания и делиться ими с коллегами. Кроме того, они часто упускают важную информацию о компании.
Шаг 9. Внедряйте технологии, способствующие развитию культуры обмена знаниями
Как уже шла речь выше, технологии на рабочем месте играют важнейшую роль в создании и развитии успешной культуры обмена знаниями. И хотя существует множество продуктов, обеспечивающих коммуникацию на рабочем месте, интрасети имеют репутацию лучших решений для обеспечения эффективного хранения и распространения знаний в компаниях. По сути, основная задача интранета — служить хранилищем важной информации, документов и инструментов, которые ежедневно нужны сотрудникам. Он считается неким «цифровым домом» для каждого работника, независимо от его местонахождения и характера деятельности.
Кроме того, эти платформы отлично подходят для поддержания связи между людьми. Их способность интегрировать важнейшие технологические решения для рабочих мест в единое решение чрезвычайно ценна, особенно для предприятий со сложной организационной структурой.
Наш продукт Squadus способен заменить иностранные программы для командной работы. Общаясь в привычном формате и используя функции мессенджера, можно легко структурировать каналы и обсуждения в чатах, назначать роли, отправлять текстовые, аудио- и видеосообщения, звонить в формате конференций, а также записывать встречи и делиться записью с коллегами.
Анна Морозова, специалист по обучению и развитию МойОфис
В общем, думаю, эта статья помогла вам убедиться в том, что обмен знаниями играет важную роль в обучении сотрудников и успехе компании в целом. Обмен знаниями позволяет коллегам учиться друг у друга, развиваться и расширять свои навыки. Когда мы делимся знаниями, мы помогаем друг другу лучше понимать поставленные задачи и находить более эффективные способы их решения. А обсуждая свои знания и опыт, мы можем прийти к новым способам решения проблем и улучшения текущих процессов.